Upload Reisekostenbelege und DATEV Personalakte

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Hallo,

unser Mandant hat die Reisekostenbelege der Mitarbeiter immer über den Mailupload in die betreffenden Reisekosten-Belegordner hochgeladen. Anhand dessen konnten die Belege wunderbar in die Buchhaltung eingebucht werden. 

Nun haben wir unseren Mandanten auf die DATEV Personalakte umgestellt für die Lohnunterlagen. Seitdem geht der Reisekosten-Upload nicht mehr. Es wurde hier nie darauf hingewiesen, dass DATEV Reisekosten entfällt bei Nutzung der neuen Personalakte.

Wie können wir das Problem lösen?

Viele Grüße

Claudia 

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@Claudia- schrieb:

Es wurde hier nie darauf hingewiesen, dass DATEV Reisekosten entfällt bei Nutzung der neuen Personalakte.

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Nja, ganz so stimmt das nicht. In einer E-Mail steht das tatsächlich drin, was alles danach nicht geht. Aber deshalb hatte DATEV doch die Korridore eingerichtet, sodass keinerlei Funktion entfallen kann? Wobei @mapex diese E-Mail auch nicht bekommen hat, oder?

Wie kann das sein @Sven_Wieczorek, dass @Claudia- einen Bestand mit aktivem UploadMail umstellen soll? Ich bin verwirrt und verunsichert 😵. 

Sind dann aber auch schon wieder folgende Quellen:

1. DATEV Mitteilung
2. DATEV Community
3. E-Mail
4. extra Landingpage

Und man braucht alle, um sich ein einheitliches Gesamtbild bilden zu können, um dann zu handeln. Klar, dass da niemand mehr durchblickt. Hm. 

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@Claudia- schrieb:

Wie können wir das Problem lösen?

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Gar nicht. Der Mandant muss nun manuell über die Webseite alles hochladen. Die Funktion wird im "Sommer 2024" nachgereicht. Also bis zum 21.09.2024.

@tu_heggi hat HIER einen Fahrplan gepostet, weil noch mehr als UploadMail fehlt. 

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Das Problem ist, dass die Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen per Upload Mail selbst hochladen. Dafür brauchen und haben sie keine UO Zugänge.

Wenn ich dem Mandanten jetzt sagen soll, dass er jetzt für alle Mitarbeiter das händisch selbst einzeln hochladen muss, dann ist er sofort weg. 

Funktioniert der alte Weg wieder, wenn ich die DATEV Personalakte wieder kündige?

Ich habe gesehen, dass ich neue Mitarbeiterordner als Belegtyp Sonstige anlegen könnte. Dann sollte der Weg für die Mitarbeiter vermutlich wieder gehen. Dann ist nur einmalig jedem Mitarbeiter eine neue UPLOAD Mailadresse zu vergeben, oder? Was für den Mandanten auch schon sch... ist, da er sich mit solchen bürokratischen Sachen nicht beschäftigen will. 

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@Claudia- schrieb:

Wenn ich dem Mandanten jetzt sagen soll, dass er jetzt für alle Mitarbeiter das händisch selbst einzeln hochladen muss, dann ist er sofort weg. 

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Und wohin? Zu einem Addison Berater? Also wenn er geht, möge man ihm die Information mitgeben, dass da auch ein anderer DATEV Berater nichts dran drehen kann 😅.

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@Claudia- schrieb:

Funktioniert der alte Weg wieder, wenn ich die DATEV Personalakte wieder kündige?

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Steht in den aufklappbaren FAQs: Ein Wechsel zurück zur alten Digitalen Personalakte ist nicht möglich.

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@Claudia- schrieb:

Ich habe gesehen, dass ich neue Mitarbeiterordner als Belegtyp Sonstige anlegen könnte. Dann sollte der Weg für die Mitarbeiter vermutlich wieder gehen. 

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Ja, nur die UploadMail E-Mail Adressen sind dann neue / andere. 

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@Claudia- schrieb:

Dann ist nur einmalig jedem Mitarbeiter eine neue UPLOAD Mailadresse zu vergeben, oder?

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Ja und zwar eine neue. Die bestehenden bis dato sind digitaler Müll 🚮. Aus DATEV Erfahrung heraus und weil Manuel best friend of DATEV ist, kann ich mir nur schwer vorstellen, dass DATEV auch im Sommer 2024 die bestehenden Adresse technisch mitnehmen kann und man dann wieder die E-Mail Adressen in seinen Prozessen anfassen muss, damit Automatisierung und Workflows wieder funktionieren.  

Ich kann die DATEV auf der StB EXPO in Köln ja mal auf Prozesse ansprechen. So wie das manuelle Synchronisieren von DATEV Personaldaten / eAU mit LODAS ist das ja nicht so schwer die Adressen auszutauschen 😂. Selbstverwaltung, damit Daten von A nach B fließen ... 

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@Claudia- schrieb:

Was für den Mandanten auch schon sch... ist, da er sich mit solchen bürokratischen Sachen nicht beschäftigen will. 

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Jupp. Daher: nicht auf DATEV verlassen, alles in Frage stellen und ggf. einen Vollnerd Fachexperten zu Rate ziehen, damit's nicht in die Hose geht. Selbst ich würde es mir anders wünschen. 

Dran denken, dass Du alle Belege dann vom Typ sonstiges umspeichern musst, damit zum Start von UplodMail in der neuen Personalakte nicht x Belegtypen von gestern rumliegen, die man aber nicht löschen kann, weil eben die Belege in der Personalakte damit verknüpft sind. Dann muss man rumhampeln und die Belegtypen in "NICHT NUTZEN" umbenennen. Geil? Geht so, oder? 🤣

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Der Mandant hat bisher keine Personalakte genutzt. Diese haben wir ganz neu bestellt und bei der Bestellung habe ich nichts davon gelesen dass dann die Ordner Reisekosten-Belege in UO wegfallen. 

Die Reisekostenbelege brauche ich nur in der Buchhaltung. Dort sind sie ebenso gut abgelegt, sodass ich diese nicht separat nochmal in die Personalakte mit reinnehme. Sie können also dauerhaft als Sonstiger Belegtyp verbleiben. (wenn das nicht auch irgendwann gelöscht wird)

Um jetzt nochmal sicher zu gehen:

Auf die alte Personalakte zurück geht es nicht. Schön und gut, die Personalakte brauche ich auch nicht. 

Zurück auf die DATEV-Reisekosten Belegordner geht es also auch nicht?

[#6 · Accepted solution]

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@Claudia- schrieb:

Der Mandant hat bisher keine Personalakte genutzt.

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Die war ja auch nur ein Teil von DUO, was der Mandant wegen UploadMail aber dann genutzt hat.  

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@Claudia- schrieb:

Diese haben wir ganz neu bestellt und bei der Bestellung habe ich nichts davon gelesen dass dann die Ordner Reisekosten-Belege in UO wegfallen. 

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Streng genommen tun sie das auch nicht, weil alle Belege aus DUO in die neue Akte kopiert werden. Deshalb kann der Mandant nach wie vor die Belege dort hochladen aber die landen dann in DUO - nicht der neuen Akte.  

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@Claudia- schrieb:

Sie können also dauerhaft als Sonstiger Belegtyp verbleiben. (wenn das nicht auch irgendwann gelöscht wird)

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Dran denken, dass es nur 98 Belegtypen geben kann und je mehr als werden, umso verwirrenender für den Mandanten.  

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@Claudia- schrieb:

Zurück auf die DATEV-Reisekosten Belegordner geht es also auch nicht?

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Hm, wenn auch der Assistent durchgelaufen ist, wohl nicht. Bei der megra sind wir aber leider erst ab Juni dran. Dann kann ich aus eigener Erfahrung mehr sagen. 

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Noch eine letzte Frage: 

Die Frage betrifft einen zweiten Betrieb mit eigenem UO mit gleichem Szenario bzgl. Reisekosten Upload per Mail.

Ohne Bestellung der DATEV Personalakte. Bleibt der Belegordner-DATEV Reisekosten inkl. Mailupload dauerhaft erhalten oder fallen die Belegordner generell sowieso irgendwann weg und man muss sich was neues einfallen lassen?

Viele Grüße, Claudia

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@Claudia- schrieb:

Bleibt der Belegordner-DATEV Reisekosten inkl. Mailupload dauerhaft erhalten oder fallen die Belegordner generell sowieso irgendwann weg und man muss sich was neues einfallen lassen?

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Denke nicht, dass das in den FAQs steht. Aber ab 30.06.2025 werden die wohl wegfallen würde ich sagen. Was DATEV genau ab 01.07.2025 mit all denen geplant hat, die nicht umgestiegen sind: keine Ahnung. Weil, wenn man nicht umsteigt bzw. auch wenn man umsteigt, verbleiben die Dokumente im Posteingang mit den Belegtypen ja genau da. Wenn DATEV dann die Belegtypen löscht, liegen im Posteingang Dokumente mit welchem Typ? DATEV wird die nicht einfach auf sonstiges schieben können, weil diese dann ggf. im Rechnungswesen auftauchen.