Schnittstelle Personio zu LuG und Lodas

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Hallo Zusammen,

ich wollte bei euch nochmal nachhören ob ihr Updates habt zur Schnittstelle Personio zu LuG und Lodas.

Was klappt da am besten?

Was kann nicht übertragen werden?

Konkret geht es mir um alle Änderungen in Personio bei den Stammdaten und Bewegungsdaten sowie alle Lohnbestandteile (Zuschläge, Essensabrechnung, Autos, Fahrräder, BAV)

Auch wie die Übertragung vom Lohn zu Personio ist würde mich interessieren, also Rückmeldungen wie zum Beispiel zur Steuer...

Vielen Dank für eure Hilfe

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Hallo Community

hat jemand aus der Community bereits Erfahrungen mit der Personio-Schnittstelle gesammelt und möchte diese hier teilen?

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Hallo @MKL1 ,

wir nutzen bei uns im Unternehmen Personio (knapp 200 Mitarbeiter). Die Gehaltsabrechnungen erfolgen derzeit noch über unseren Steuerberater. Dort ist Lohn und Gehalt im Einsatz. Daher kann ich nur bedingt sagen, was genau auf der anderen Seite ankommt, aber ich kann ja mal sagen, was wir zusätzlich schicken müssen und was nicht.

Generell erfolgt ein Übertrag der kompletten Stammdaten inklusive der Änderungen jeden Monat an die Schnittstelle von Datev. Das klappt soweit auch ganz gut; auch was die Festbezüge angeht. Es gibt jedoch eine weitere Liste, in die wir noch ein paar weitere Dinge eintragen müssen, weil die offensichtlich nicht (richtig) an Datev übermittelt werden können (bAV, VL, JobRad, Abzug Essensgelder, Kindergartenbeiträge - auch wenn diese Dinge in Personio richtig gepflegt sind). Was auch nicht geklappt hat, war eine einmalige Überstundenvergütung - Personio hat zwar für sowas eine Schnittstelle mittlerweile, aber irgendwie kommt das nicht beim Steuerberater an.

Ich kann jetzt aber nicht sagen, ob das alles generell nicht funktioniert oder ob nur etwas nicht richtig konfiguriert ist. Als Fazit würde ich sagen, dass je einfacher der Fall in Personio ist, umso eher alles ohne Probleme und vollständig an Datev geht und je mehr Besonderheiten da sind (die vielleicht sogar noch außerhalb von Personio gepflegt werden müssen), umso mehr noch zusätzlich dokumentiert werden muss für die Gehaltsabrechnung.

Langfristig werden wir allerdings die Gehaltsabrechnung im Haus machen und da werde ich auf jeden Fall schauen, ob man das ein oder andere nicht vielleicht noch automatisieren kann und nicht händisch eintragen muss.

Ich hoffe, das hilft dir ein wenig weiter, ansonsten frag gern - was ich beantworten kann aus der täglichen Arbeit beantworte ich gerne.

Viele Grüße

Dirk Schmakies

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@dirkschmakies  schrieb:

Langfristig werden wir allerdings die Gehaltsabrechnung im Haus machen und da werde ich auf jeden Fall schauen, ob man das ein oder andere nicht vielleicht noch automatisieren kann und nicht händisch eintragen muss.

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Wenn ich fragen darf, mich würde interessieren, wird es dann Personio Lohn, weiter Datev oder was ganz anderes und warum?

Vielen Dank.

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Vielen Dank für deine ausführliche Antwort @dirkschmakies.

Wir haben auch mit einer Kanzlei gearbeitet und nun machen wir die Abrechnung über Personio Payroll.

Wir überlegen aber den Lohn über Datev bei uns im Haus zu machen.

So wie ich das verstanden habe wurde hier schonmal ein Termin mit Datev gemacht und die Essensabrechnung scheitert wohl nicht an Personio, was ich nicht so ganz verstehe da ich es doch eigentlich über die Bewegungsdaten importieren könnte. Ich habe eine Excelliste dazu.

Vielleicht ist es in Datev irgendwann möglich auch VWL, BAV, JobRad und der gleichen zu importieren.

Wie sieht es denn bei euch mit Sonderzahlungen und Bonus aus werden die dann auch automatisch übernommen?

Und wie gut klappt es mit den EAU.

Liebe Grüße Melina

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Soweit ich weiß, kann man bAV, VWL, etc. schon zu DATEV übertragen, aber es sind sehr viele unterschiedliche Eingabefelder, die da erwartet werden. Und dann wahrscheinlich nicht einmal bei LuG und LODAS gleich aufgebaut. Das würde Personio ziemlich aufblähen und ich glaube, das ist nicht gewollt.
Manche Dinge sollten vielleicht doch noch über den Tisch eines/einer SteuerberaterIn laufen.

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Ich kann @Marius_Kreis da nur zustimmen, wenn er sagt:

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@Marius_Kreis  schrieb:

Manche Dinge sollten vielleicht doch noch über den Tisch eines/einer SteuerberaterIn laufen.

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Ich glaube, die wenigsten verstehen, dass nicht das "Knopfdrücken" bei LODAS oder einem anderen Abrechnungsprogramm das Schwierige ist, sondern die entsprechenden Vorerfassungen. Und um die abrechnungrelevanten Daten korrekt "einzugeben", muss man eben mehr sein als ein Datenerfasser, der sich in ein HR-Tool einwählen, deutsch und eine Tastatur bedienen kann. Ich habe aber den Eindruck, dass in zunehmendem Maße die Einstellung wächst, man könne in Personio etc. die Eintragungen vom Arbeitnehmer selbst und hilfs- bzw. teilweise noch von in lohnabrechnungstechnischen Dingen unbedarften "Personalern" machen lassen, das alles "per Schnittstelle nach LODAS" übertragen und HUSCH!!! ist die Lohnabrechnung fertig. Welches HR-Tool hat denn einen solchen (intuitiven?) Aufbau, dass alles Wissen, was ein ausgebildeter und erfahrener Lohnabrechner vorhält, durch "das Programm" korrekt erfragt wird?

Ich kann mir das leider nicht vorstellen und würde hier (ketzerisch?) gerne einmal nach Erfahrungen fragen, in welchem Umfang und für welche Abrechnungsdaten Schnittstellen zwischen HR-Tools und Lohnabrechnungsprogrammen tatsächlich sinnvoll sind.

Vielen Dank und viele Grüße!

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Ich stimme dir in vielen Dingen zu. Derjenige der die Lohnabrechnungen macht sollte dafür ausgebildet sein und sich auskennen.

Ich selber bin Personaler und kenne mich mit Abrechnungen aus und habe dies auch Jahre gemacht.

Ich pflege aber eben auch die HR Software Mit allem was dazu gehört.

Für mich wäre es einfach schön nicht alles doppelt eingeben zu müssen da es viel Arbeit ist und auch Fehleranfälliger wird.

Es geht ja nur um eine Schnittstelle zur Datenübernahme und nicht eine automatisierte Lohnabrechnung.

Liebe Grüße

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Hallo Dirk Schmakies,

meine Rückfrage an Sie passt nicht ganz zu diesem Thema, da mich der Datentransfer von DATEV zu Personio interessiert.

Mein Mandant möchte die Lohnabrechnungen seinen ArbeitnehmerInnen in Personio zur Verfügung stellen und für mich stellt sich die Frage, ob eine Schnittstelle zum Übertrag der Lohnabrechnungen zu Personio bei Ihnen genutzt wird und ob Sie schon hiermit Erfahrungen machen konnten?

Viele Grüße

Jörn Weiler

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Wir haben auch einige Mandanten mit Personio. Bei dem einen klappt es ganz gut, da die Erfassung sehr ordentlich in Personio gemacht wird. Bei anderen, sehr problematisch, dass wir sogar momentan alles manuell in DATEV erfassen, um uns nicht die LODAS Daten komplett zu zerschießen. Ist leider bei der Übernahme aus Personio  z.B. bei Arbeitszeiten passiert und musste für 50 MA wieder rückgängig gemacht werden in LODAS. 

Es ist nicht möglich nur z.B. neue Mitarbeiter zu übernehmen, sondern es werden immer alle Änderungen bei den  MA übernommen. Wenn etwas in Personio nicht richtig angelegt ist, wird das in LODAS so für alle MA übernommen, wie gesagt z.B. die Arbeitszeiten.

Einmalzahlungen und Boni funktionieren gut. Müssen aber auch als Einmalzahlung und nicht als wiederkehrende Zahlungen angelegt werden. 

Wenn in Personio die eAUs abgerufen werden, haben wir die Rückmeldung gleichzeitig auch in LODAS drin gekennzeichnet  "als Partnerlösungen".  Das funktioniert auch sehr gut. 

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Hallo @t_r_ ,

es wird dann weiter Personio werden in Kombination mit Datev Lohn und Gehalt.

Personio hat den Vorteil, dass dort die ganzen Stammdaten gepflegt sind, bei jedem Mitarbeiter quasi eine digitale Personalakte vorliegt (ich weiß, dass es auch in Datev eine digitale Personalakte gibt, wobei ich die neue nicht kenne, sondern nur die alte, aber die fand ich ehrlich gesagt eher so semi...), die Zeiterfassung der Mitarbeiter läuft darüber inklusive der Fehlzeiten (das geht auch über die Diensthandys mit der Personio App) und schließlich werden noch die internen Schulungen darüber abgebildet.

Datev Lohn und Gehalt deswegen, weil die Umstellung eigentlich nur einen einen Datentransfer über das Rechenzentrum bedeutet mit ein paar wenigen Anpassungen. Außerdem habe ich lange Jahre in mehreren Steuerberatungskanzleien gearbeitet und komme mit der Bedienung des Programms eigentlich gut klar. Ich finde, aber auch das ist wieder meine persönliche Meinung, wenn man ein bisschen Vorkenntnisse hat und vielleicht den ein oder anderen komplexen Fall hat in der Gehaltsabrechnung, dass ein Programm wie Personio, das auch wieder meiner Meinung nach und definitiv nicht abwertend gemeint ist, eher dafür gedacht ist, dass das jeder benutzen kann, ohne dass er zuviel wissen muss.

Und schließlich finde ich noch, aber das ist ein Problem bei uns, dass wir schon viel zu viel verschiedene Software einsetzen, die irgendwie miteinander kommunizieren soll. Da ist es echt mal besser, nicht wieder etwas komplette Neues aufbauen muss, das dann am Ende nicht funktioniert oder nicht so, wie erwartet.

Viele Grüße

Dirk Schmakies

[#12]

Hallo @MKL1 ,

Sonderzahlungen und Boni haben wir eigentlich nur in der Art, dass mal für einen Werkstudenten, der in den Semesterferien etwas mehr gearbeitet hat, eine Überstundenabgeltung erfolgt. So etwas lässt sich zwar grundsätzlich seit einigen Monaten an Datev übergeben, hat aber in der Vergangenheit nicht geklappt laut unserem Steuerbüro. Da ist dann wohl nichts angekommen. Daher schreiben wir derartige Dinge mit in die Email zur Abrechnung, dass bitte soundsoviele Überstunden x soundsoviele € = y € abgerechnet werden sollen. Ob das jetzt nur ein Einstellungsfehler ist oder generell ein Problem bei der Übertragung kann ich nicht sagen, aber ich werde mir das mal im Detail anschauen, wenn wir die Abrechnung selbst machen.

Und eAU ist, wie bei vielen anderen Anbietern auch, eine Katastrophe, was natürlich daran liegt, wie der Arzt die Bescheinigung ausstellt, aber auch wie der Mitarbeiter das in seinen Fehlzeiten erfasst. Zum Glück kann man dann das Ganze auch noch nachbearbeiten mit den entsprechenden Rechten, dass das dann passt, aber das ist im Einzelfall recht mühselig. Der Vorteil ist nur, dass wir nicht unter die U1-Regelungen fallen, aber leider haben wir immer mal wieder Mitarbeiter, die potentiell ins Krankengeld rutschen, weshalb das dann doch passen sollte. Und das System versucht auch immer einen Abruf für Kinderkrank, was natürlich ins Leere läuft. Auch da kann ich nicht sagen, ob das vielleicht nur ein Einstellungsproblem ist.

Viele Grüße

Dirk Schmakies

[#13]

Hallo @Jörn_Weiler ,

wenn die Abrechnung in Datev durch ist, kann man in Personio mit einem Klick die Daten von Datev abrufen und mit einem zweiten Klick an alle Mitarbeiter verteilt wird. Das funktioniert unproblematisch und ist in weniger als einer Minute erledigt. Da kann ich wirklich nichts Negatives zu sagen.

Viele Grüße

Dirk Schmakies

[#14]

Vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Personio als Lohnprogramm kam nicht in Frage, weil es "jeder" bedienen kann? 

Sie hätten ja mit Personio als Lohnprogramm ein Schnittstellenproblem ausgeschlossen?!

Das Sie die Datev Personalakte nicht nutzen möchten, kann ich in vielerlei Hinsicht, verstehen. Alleine schon der Umzug aller Dokumente wäre mir auch zu aufwendig.

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Guten Morgen @t_r_ ,

möglicherweise habe ich mich da etwas missverständlich ausgedrückt. Die Gründe, weshalb für uns für Datev Lohn und Gehalt und gegen Personio als Lohnabrechnungsprogramm entschieden haben waren zum einen, dass die ganzen Daten ja bereits in Lohn und Gehalt enthalten sind und somit ein "Umzug" zu unserer mandantengenutzten Beraternummer relativ einfach ist. Zum anderen, da Personio nicht alles so abbilden kann, wie wir es brauchen. Was in jedem Fall wegfallen wird, sind die Listen und Anhänge, die zusätzlich mitgeschickt werden mussten bisher ans Steuerbüro. Ich glaube, dass da auch eine Fehlerquelle weniger wird dadurch.

Sollte sich die Frage auf die Vergangenheit beziehen, kann ich da nicht allzuviel sagen, da ich da noch nicht hier war und die "Geschichten" nur vom Hören-Sagen kenne. Es war wohl damals die Überlegung Personio oder Sage HR (letzeres resultiert daraus, dass wir das als Warenwirtschaftsprogramm nutzen und damals auch die Buchhaltung darüber lief - das wurde dann aber auch zugunsten der besseren Kommunikation mit dem Steuerberater auf Rechnungswesen und Unternehmen online umgestellt). Und ich glaube, da war dann auch schon das Problem, dass man in Personio einiges nicht abbilden konnte, das über den Steuerberater abwickeln zu lassen. Personio ist dann geblieben für die Vorerfassung der Stammdaten, die Erfassung der Arbeitszeiten und auch für die Verwaltung der Schulungen.

Viele Grüße

Dirk Schmakies

[#16]

Guten Morgen Herr Schmakies,

noch einmal vielen Dank für die Erläuterungen.

Viele Grüße

Thomas Reich