SV-Prüfer möchte Sachbezüge (Gutscheine) verbeitragen

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Wir haben im Moment eine SV-Prüfung bei unseren Mandanten und

dabei kam jetzt folgendes Problem hoch:

Wir haben bisher die Sachbezüge (Tankgutscheine usw.) nicht mit ins Lohnkonto aufgenommen. Natürlich wissen wir, dass es die Aufzeichnungspflicht gibt, aber es es ist halt einfach so. 

Der Prüfer hat dies jetzt bemängelt und folgendes ins Protokoll der Schlussbesprechung aufgenommen:

Im Rahmen der Prüfung wird festgestellt, dass die steuerfrei gewährten Sachbezüge (Gutscheine) zwar nicht die Freigrenzen übersteigen, aber nicht im Lohnkonto dokumentiert wurden. Wir bitten ab sofort um künftige Beachtung, da ansonsten im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung Sozialversicherungsbeiträge nach zu erheben sind.

Nach Aussage des Prüfers würde es auch nicht reichen, sich beim Betriebsstättenfinanzamt von der Aufzeichnungspflicht befreien zulassen. Diese Befreiung würde nicht für die Sozialversicherung gelten.

Für was gibt es dann die Befreiung und warum soll der Gutschein trotzdem SV-Pflichtig sein? Wir haben dazu auch nichts gefunden. Es heißt immer nur - Sie können sich befreien lassen- aber es ist nie die Rede von der Sozialversicherung.

Hat schon jemand Erfahrung damit? 

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Hallo,

ehe man hier viel theoretisiert: Was spricht denn gegen die Aufzeichnung im Lohnkonto?

Das Prinzip ist doch immer das gleiche: Wenn man eine Vergünstigung haben möchte (hier: Steuer- und SV-Freiheit) und somit eine Ausnahme nutzen möchte, muss man ein bisschen Aufwand treiben und die Voraussetzungen einhalten. Umsonst gibt es das nun mal nicht. 😉

Viele Grüße und einen schönen Tag.

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sehe ich auch so, und einmal in der Lohnabrechnung erfasst hat man den Nachweis im Lohnkonto automatisch. 

Es ist der einmalige Erfassungsaufwand, ansonsten könnte auch noch der Lohnsteuerprüfer (in) auf dumme Gedanken kommen. 

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Guten Tag Zimmermann,
Erfahrungen in dem Sinne auch nicht.

Sicher, wenn man natürlich wie die anderen beiden schreiben ein Mandat hat das immer Gutscheine und jeden Monat rausgibt, dann ja.
Aber es gibt auch andere Mandate....

Zu deiner Frage, kann ich in dem Sinne nicht bestätigen was der Prüfer meint, denn wenn man § 28f SGB IV ließt der sich ja auf die Aufzeichnungspflichten bezieht, steht ja die Entgeltunterlagen müssen zur Verfügung stehen.
Unter dem § 8 Abs. 1 Nr. 10 BVV (der die Entgeltunterlagen definiert) steht: "das Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht".

Also wenn ich das richtig lese, wenn die von der Aufzeichnungspflicht befreit bist, dann greift die doch auch, da doch keine Aufzeichnungspflicht mehr besteht?!

Sonst mal mit den Fachleuten für Sozialversicherung sprechen, die man auch oft bei den Seminaren sieht.

Hoffe das hilft etwas.

MfG nh

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Ohne nachzulesen : 

Für die Gutscheine besteht eine Aufzeichnungspflicht  Lohnsteuerrichtlinien 

und über diesen Weg gilt diese auch für die Sozialversicherung.  Ich würde vermuten da gibt es keine 2 Meinungen. 

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@n_h_2015 genau das ist aber das Problem.

Der Prüfer behauptet, dass die Befreiung nicht für die Sozialversicherung gilt. Also warum soll man sich befreien lassen, wenn ich die Sachbezüge auf jeden Fall ins Lohnkonto mit aufnehmen muss, damit sie nicht verbeitragt werden.

Da wir viele Mandate haben, die die Gutscheine nicht regelmäßig, sondern wie sie Lust und Laune haben, ausgeben, haben wir die Sachbezüge bisher nicht im Lohnkonto aufgezeichnet, wegen dem enormen Verwaltungsaufwand. Ein Teil dieser Mandate ist befreit, aber trotzdem besteht der Prüfer auf die Aufzeichnung im Lohnkonto. Die Unterlagen liegen alle ordnungsgemäß vor und sind auch ohne Probleme in der Buchhaltung nachzuvollziehen.

Sind wir wirklich die Ersten, die dieses Problem haben? Es gibt bestimmt noch mehr Kanzleien, die nicht alle Sachbezüge im Lohnkonto aufgezeichnet haben, oder? 

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Hallo Zimmermann,

wir haben auch so Chaos-Mandate oder geben falsche Zahlen durch für den Lohn und dann kommt die Jahres-Fibu und haben Differenzen!!!
Dann haben wir die auch nicht aufgeführt, auch wenn es falsch ist.
Bisher hat unser SV-Prüfer nichts gesagt, da wir über die Fibu die betriebliche Regelung und entsprechenden Überwachungsmaßnahmen gewährleisten.

Das ist aber was ich nicht genau verstehe von eurem Prüfer, sicher es gibt Aufzeichnungspflichten, aber lt. der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung im § 4 Abs. 3 darf man sich von der Aufzeichnungspflicht nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG befreien lassen und es steht in der Beitragsverordnung unter § 8 Abs. 1 Nr. 10 das die ausgenommen sind, wenn keine Aufzeichnungspflichten nach EStG bestehen.
Also würde ich das so verstehen durch die Befreiung hebelt man das aus...

Sonst mit einem Fachanwalt für Sozialrecht nochmal sprechen, wir haben leider erst nächstes Jahr wieder Seminar mit den Dozenten für Sozialversicherung.

MfG nh

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@EZimmermann  schrieb:

.................Da wir viele Mandate haben, die die Gutscheine nicht regelmäßig, sondern wie sie Lust und Laune haben, ausgeben, haben wir die Sachbezüge bisher nicht im Lohnkonto aufgezeichnet,............

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Das nachzuarbeiten, um die zwingende Vorgabe -im Lohnkonto- zu erfüllen, kostet den Mandanten schmerzlich viel. Das dauert vielleicht etwas bevor die Mitwirkung erfolgt, aber wir haben dadurch noch kein Mandat verloren.