Nachberechnung Minijoblöhne Vorjahre

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Für eine Gastromandantin, die ich heuer in 2025 als Mandantin übernommen habe (Buchhaltung, Steuererklärungen und Löhne) hat sich herausgestellt, dass die vorherige Kanzlei Minijobbern keinen Urlaubslohn ausgezahlt hat. Das soll im Auftrag meiner Mandantin (die hier einfach schlecht beraten war vom Vorgänger) nun nachträglich für die Jahre 2022 (Betriebseröffnung) bis 2024 berechnet und ausbezahlt werden (für 2025 habe ich es gleich richtig gemacht). 🙂 

Letztlich kommt ohnehin nächstes Jahr die SV-Prüfung, aber wir möchten es vorher richtig stellen (es war ja schlichtweg falsch, dass der Vorgänger keinen Urlaubslohn abgerechnet hat).

Die Nachberechnungen kann ich nicht über die normale DATEV-Lohnabrechnung bewerkstelligen, da keine Vorjahresdaten übertragen wurden. Relativ leicht ist die Nachberechnung an sich, das habe ich bereits erledigt (AN-Abzüge fallen nicht an, keiner hat RV gewählt, also bekommen die Minijobber einfach den nachberechneten Urlaubslohn brutto = netto). Nun muss ich "nur noch" für das Formale eine Lösung finden.

Von der Minijobzentrale habe ich die gemeldeten Bestandsdaten der betroffenen Minijobber erhalten. Laut deren "Zugeständnis" müsste ich hier keine umständlichen SV-net-Meldungen erzeugen (bin dort gar nicht registriert), sondern dürfte das Formular der "Meldung zur Sozialversicherung" für jeden Minijobber einmal mit dem alten Lohn (pro Jahr) stornieren und einmal mit den neuen Lohn neu ausfüllen. Das klingt für mich machbar. 

Meine Frage nun aber: Wie bekomme ich den nachberechneten Urlaubslohn in eine Lohnabrechnung? Diese müsste ich ja für jeden (es sind 13 Minijobber betroffen) Minijobber mit seinen Daten neu anlegen. 
Oder wäre es vielleicht möglich, den Minijobbern nur ein einfaches Schreiben mit dem nachberechneten Urlaubslohn zukommen zu lassen? Letztlich gibt es ja eh keine SV- oder Steuerabzüge (nur die AG-Anteile, und die würde, so wie ich die Bearbeiterin der Minijobzentrale verstanden habe, die Minijobzentrale von sich aus über die geänderten Meldungen errechnen).

Hatte sonst schon jemand so einen Fall oder Erfahrungen? 

Ich bin über jeden Mitdenker dankbar. 

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@Kleine-Einfraukanzlei  schrieb:

Für eine Gastromandantin, die ich heuer in 2025 als Mandantin übernommen habe (Buchhaltung, Steuererklärungen und Löhne) hat sich herausgestellt, dass die vorherige Kanzlei Minijobbern keinen Urlaubslohn ausgezahlt hat. Das soll im Auftrag meiner Mandantin (die hier einfach schlecht beraten war vom Vorgänger) nun nachträglich für die Jahre 2022 (Betriebseröffnung) bis 2024 berechnet und ausbezahlt werden (für 2025 habe ich es gleich richtig gemacht). 🙂 

Letztlich kommt ohnehin nächstes Jahr die SV-Prüfung, aber wir möchten es vorher richtig stellen (es war ja schlichtweg falsch, dass der Vorgänger keinen Urlaubslohn abgerechnet hat).

Die Nachberechnungen kann ich nicht über die normale DATEV-Lohnabrechnung bewerkstelligen, da keine Vorjahresdaten übertragen wurden. Relativ leicht ist die Nachberechnung an sich, das habe ich bereits erledigt (AN-Abzüge fallen nicht an, keiner hat RV gewählt, also bekommen die Minijobber einfach den nachberechneten Urlaubslohn brutto = netto). Nun muss ich "nur noch" für das Formale eine Lösung finden.

Von der Minijobzentrale habe ich die gemeldeten Bestandsdaten der betroffenen Minijobber erhalten. Laut deren "Zugeständnis" müsste ich hier keine umständlichen SV-net-Meldungen erzeugen (bin dort gar nicht registriert), sondern dürfte das Formular der "Meldung zur Sozialversicherung" für jeden Minijobber einmal mit dem alten Lohn (pro Jahr) stornieren und einmal mit den neuen Lohn neu ausfüllen. Das klingt für mich machbar. 

Meine Frage nun aber: Wie bekomme ich den nachberechneten Urlaubslohn in eine Lohnabrechnung? Diese müsste ich ja für jeden (es sind 13 Minijobber betroffen) Minijobber mit seinen Daten neu anlegen. 
Oder wäre es vielleicht möglich, den Minijobbern nur ein einfaches Schreiben mit dem nachberechneten Urlaubslohn zukommen zu lassen? Letztlich gibt es ja eh keine SV- oder Steuerabzüge (nur die AG-Anteile, und die würde, so wie ich die Bearbeiterin der Minijobzentrale verstanden habe, die Minijobzentrale von sich aus über die geänderten Meldungen errechnen).

Hatte sonst schon jemand so einen Fall oder Erfahrungen? 

Ich bin über jeden Mitdenker dankbar. 

STopp keiner hat RV gewählt ? Das ist schon seit einiger Zeit andersherum, wenn nicht aktiv abgewählt wurde besteht RV Pflicht für die Minijobber. Wenn ihnen keine Abwahl vorliegt liegt Pflicht vor. 

=> es gibt RV Abzüge

Wenn es richtig laufen soll, werden sie befürchte ich ausserhalb der Datev Welt die Lohnabrechnungen, Lohnkonto SV Meldung durchführen müssen. 

Ich hoffe ich habe jetzt nicht etwas falsch verstanden. 

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@Kleine-Einfraukanzlei  schrieb:

Die Nachberechnungen kann ich nicht über die normale DATEV-Lohnabrechnung bewerkstelligen, da keine Vorjahresdaten übertragen wurden. Relativ leicht ist die Nachberechnung an sich, das habe ich bereits erledigt (AN-Abzüge fallen nicht an, keiner hat RV gewählt, also bekommen die Minijobber einfach den nachberechneten Urlaubslohn brutto = netto). Nun muss ich "nur noch" für das Formale eine Lösung finden.

Von der Minijobzentrale habe ich die gemeldeten Bestandsdaten der betroffenen Minijobber erhalten. Laut deren "Zugeständnis" müsste ich hier keine umständlichen SV-net-Meldungen erzeugen (bin dort gar nicht registriert), sondern dürfte das Formular der "Meldung zur Sozialversicherung" für jeden Minijobber einmal mit dem alten Lohn (pro Jahr) stornieren und einmal mit den neuen Lohn neu ausfüllen. Das klingt für mich machbar. 

Meine Frage nun aber: Wie bekomme ich den nachberechneten Urlaubslohn in eine Lohnabrechnung? Diese müsste ich ja für jeden (es sind 13 Minijobber betroffen) Minijobber mit seinen Daten neu anlegen. 
Oder wäre es vielleicht möglich, den Minijobbern nur ein einfaches Schreiben mit dem nachberechneten Urlaubslohn zukommen zu lassen? Letztlich gibt es ja eh keine SV- oder Steuerabzüge (nur die AG-Anteile, und die würde, so wie ich die Bearbeiterin der Minijobzentrale verstanden habe, die Minijobzentrale von sich aus über die geänderten Meldungen errechnen).

Hatte sonst schon jemand so einen Fall oder Erfahrungen? 

Ich bin über jeden Mitdenker dankbar. 

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Unabhängig ob jetzt RV-frei oder RV-Pflicht aber über Datev kannst du in deinem Fall keine Nachberechnung machen. Also bleibt nur SV-Net.

Nur dort kannst du die alten Meldungen stornieren und den neuen Lohn melden. 

Den Beitrag den der AG zahlt, rechnet die Knappschaft natürlich auch selbst aus. Aber es geht um die Jahresmeldung vom Einkommen. Da reicht ein einfacher Zettel für den Mitarbeiter nicht aus. Ein Prüfer prüft immer die Lohnzettel und abgegebenen Beitragsnachweise. Keine selbst erstellten Zettel!

Achso.... und nicht vergessen vermutlich hängt auch noch eine Korrekturmeldung bei der BG hintendran, wenn die Entgelte höher sind.

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Letztlich kommt ohnehin nächstes Jahr die SV-Prüfung, aber wir möchten es vorher richtig stellen (es war ja schlichtweg falsch, dass der Vorgänger keinen Urlaubslohn abgerechnet hat).

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In so einem Fall rufe ich unsere DRV-Prüferin an und bitte sie das auszuwerten, das heißt die Prüfung wird von ihr vorgezogen. Sie setzt die Mehrbeträge fest und erstellt die geänderten Meldungen.

Bisher hat das schon einige Male so funktioniert.

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Tja, das wollte ich auch, aber trotz zig Anrufen und Emails keine Antwort von der Prüfstelle.

Ich gehe nun wie folgt vor:

Ich schicke der Minijobzentrale per Email die geänderten Beitragsnachweise (ausgefülltes Formular) mit den zusätzlichen Beiträgen und für die Minijobber ebenfalls je ein Formular "Meldung zur Sozialversicherung" als Storno und einmal als Korrektur mit dem neuen Jahreswert.

Die Mandantin als Arbeitgeberin schreibt ihre (ehemaligen) Minijobber an und bezeichnet die Nachzahlung.

Wenn dann dem Prüfer nächstes Jahr etwas nicht passt, dann darf er sich weiter damit vergnügen. Die Berechnungen erhält er natürlich, an den fehlenden neuen Lohnabrechnungen als solches wird´s schon nicht liegen, aus meiner Sicht. Es ist ja alles tabellarisch berechnet und prüfbar.

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Ja wenn die Knappschaft das in Papierform anerkennt, dann ist das ok. Ist halt nur eher selten dass es sowas noch gibt. Generell hätte ich das Thema gar nicht aufgewühlt. Einem Prüfer juckt das ziemlich wenig. Dem geht es nur um die richtigen prozentualen Beiträge auf das ausgezahlte Geld.

Das Thema ist eher eine arbeitsrechtliche Sache. Und wenn keiner der Mitarbeiter zum Arbeitsgericht und das Geld einklagt, dann kommt da auch nichts. Von daher hätte ich die Vergangenheit ruhen lassen. 

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@Claudia-  schrieb:

Und wenn keiner der Mitarbeiter zum Arbeitsgericht und das Geld einklagt, dann kommt da auch nichts. Von daher hätte ich die Vergangenheit ruhen lassen. 

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Von Phantomlohn, auch aufgrund betrieblicher Übung, haben Sie aber schon gehört?

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Es geht aber auch um Fairness und was den Minijobbern - die gerade im Gastrobereich eh nicht viel verdienen -  nunmal rechtlich zusteht und das ist auch bezahlter Urlaub ! Die lapidare Auffassung "Minijobber/Aushilfen nur für die Stunden zahlen, die sie wirklich arbeiten" geht schon lange nicht mehr. Meine Mandantin war hier von der Vorkanzlei einfach falsch beraten und wenn ich das in 2025 - wenn ICH die Urlaube abrechne - feststelle, dann kann ich nicht einfach die Augen zumachen. Ist vielleicht Typsache. Oder Berufspflicht... jedenfalls habe ich heuer die Mandantin darauf hingewiesen und sie will den Minijobbern den zustehenden Urlaub ausbezahlen (die Nichtauszahlung war nicht ihre Idee, sondern der Fehler der Vorkanzlei, und die haben sich nicht für die Nachberechnungen gewinnen lassen - es gab schon gute Gründe für den Wechsel zu mir). 🙂  Klar hätte ich sagen können: War vor mir, geht mich nichts an, ICH habe schließlich nichts falsch gemacht. Aber es geht mir um eine "ganzheitliche" Beratung. Und die Mandantin evlt. bei einer Prüfung ins offene Messer laufen lassen, das entspricht nicht meiner Berufsauffassung. 

Genau und zum Thema "Phantomlohn" ist es ja zumindest so, dass ohne bezahlten Urlaub die Gefahr besteht, dass der Mindestlohn unterschritten wird. Denn wenn ich den bezahlten Lohn durch die Stunden MIT Urlaubsanspruch dividiere und eh nur der Mindestlohn gezahlt wird, kommt es logischerweise zu einer Unterschreitung!

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@Claudia-  schrieb:

Ja wenn die Knappschaft das in Papierform anerkennt, dann ist das ok. Ist halt nur eher selten dass es sowas noch gibt. Generell hätte ich das Thema gar nicht aufgewühlt. Einem Prüfer juckt das ziemlich wenig. Dem geht es nur um die richtigen prozentualen Beiträge auf das ausgezahlte Geld.

Das Thema ist eher eine arbeitsrechtliche Sache. Und wenn keiner der Mitarbeiter zum Arbeitsgericht und das Geld einklagt, dann kommt da auch nichts. Von daher hätte ich die Vergangenheit ruhen lassen. 

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DAs würde ich auf gar keinen Fall unterschreiben.  Die Zeiten in denen die Prüfer nur die richtigen Prozentwerte abgleichen sind zumindest hier in Ba- Wü schon seit jahren vorbei.  Wenn Prüfer zu mir kommen , kann hier kein Fehler auftreten da alles über Datev läuft.  Aber ob das Urlaubsgeld lfd. oder jährlich abgerechnet wird mit oder ohne Umlage ob ein GGF sv-frei oder sv pflichtig ist. Ob Scheinselbständigkeit vorliegt oder nicht, Ob das Werkstudentenprivileg richtig abgerechnet wurde oder nicht, ob der Mindestlohn unterschritten wurde oder nicht, das alles "juckt" die SV Prüfer sehr wohl. 

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@bodensee  schrieb:

Die Zeiten in denen die Prüfer nur die richtigen Prozentwerte abgleichen sind zumindest hier in Ba- Wü schon seit jahren vorbei. 

🖐

In NRW auch.