Mandantendaten sichern, wenn Mandant "verschollen" ist

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Liebe Communitiy, 

wie macht Ihr das. Wir haben einen Mdt, aber weder eine Mdt.kündigung noch sonst etwas. Der Mdt ist einfach verschollen. 

Wir haben noch LODAS im RZ gespeichert. Wir sind aber nicht mehr bereit die Kosten hierfür zu tragen wenn der Mdt. sich einfach nicht mehr meldet. Auf Grund der Aufbewahrungsfristen kann ich die Daten doch nicht einfach löschen im RZ für LODAS. (Rewe hätten wir ja in unserem Kanzleibestand, aber bei LODAS ist das glaube anders oder?)

Eine Lohnarchiv-DVD verursacht Kosten, die wir nicht tragen möchten für den Mdt. Aber was mache ich denn dann mit den im RZ gespeicherten Daten? 10 Jahre weitertragen wegen der Aufbewahrungspflicht für die der Mdt verantwortlich ist, wir aber die Daten haben aber nicht auf unsere Kosten sichern wollen. 

Ich bin gerade etwas Ideenlos. Wie ich Rewe selbst sichere weiß ich, aber wie ich LODAS ohne eine Archiv-DVD sichere um es für uns im RZ löschen zu können, weiß ich leider nicht. LODAS agiert hier so anders als REWE.

Kann mir jemand auf die Sprünge helfen?

DANKE

Liebe Grüße IRis S.

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Hallo.

Darf ich fragen was das ca. pro Jahr kostet?

[#3 · Accepted solution]

Haben Sie noch eine Adresse des Mandanten, bei der die Post nicht zurückkommt und an die Sie ein Einschreiben senden können? Dann kündigen Sie das Mandatsverhältnis zu sofort, fordern zur Entgegennahme der Unterlagen/Daten auf und informieren darüber, dass Sie die Daten nach Ablauf von sechs Monaten vernichten/löschen werden und daraus entstehende (negative) Konsequenzen voll zu Lasten des (ehemaligen) Mandanten geht. Nach einem halben Jahr (ich geb normalerweise noch 2 - 3 Monate "Karenzzeit" dazu - man kennt ja seine Pappenheimer) wird alles, was Kosten verursacht gelöscht. 🙂

[#4 · Accepted solution]

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@irisla  schrieb:

Liebe Communitiy, 

Kann mir jemand auf die Sprünge helfen?

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Ein aktiver LODAS-Bestand kostet erst einmal gar nichts.

Wenn mit dem LODAS-Bestand ein Jahr lang nicht gearbeitet wird, verwandelt er sich in einen inaktiven LODAS-Bestand. Der wird bepreist.

Nun ist die Nennung von Preisen seitens DATEV ja unerwünscht.

Also:

Ein inaktiver LODAS-Bestand kostet so viel wie eine Postkarte vor Corona.

Lohndaten sind 6 Jahre aufzubewahren, es sei denn sie sind JA-relevant.

Dann bleiben also 5 Jahre x 12 Postkarten von 2019.

Das wären unter 40 Euro.

Jetzt ist die Frage: Wie lange kann man sich mit dem Thema beschäftigen, bis die Arbeitszeit teurer wird?

Wenn man jetzt mal platt mit 100 Euro pro Stunde rechnet, dann darf man sich keine 25 Minuten damit beschäftigen, bevor Nichtstun günstiger wird.

Ich würde an der Stelle das tun, was ICH am besten kann: Nüscht!

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@irisla  schrieb:

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Eine Lohnarchiv-DVD verursacht Kosten, die wir nicht tragen möchten für den Mdt. Aber was mache ich denn dann mit den im RZ gespeicherten Daten? 10 Jahre weitertragen wegen der Aufbewahrungspflicht für die der Mdt verantwortlich ist, wir aber die Daten haben aber nicht auf unsere Kosten sichern wollen. 

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Wofür eine Lohnarchiv-DVD? Das geht wunderbar und kostenlos über die Lösung im MyKAnzlei-Bestandsmanagement. Dort einen GDPdU-Download für alle Jahre, diesen archivieren (geht auch für die Fibu, ebenfalls kostenlos).

Mandant dann löschen (die Konsequenzen kennen Sie aber bestimmt, oder?). GdPdU-Datei dann im DMS (oder ähnlichem archivieren).

Wenn dann der Mandant irgendwann wieder um die Ecke kommt, Daten benötigt, weil das Finanzamt eine Prüfung machen will, lassen Sie sich das natürlich entsprechend bezahlen.

DVDs gibt´s bald eh nicht mehr. Und die sind momentan ja auch bepreist.

Mehr Ideen muss man da nicht haben.

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@andreashofmeister  schrieb:

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@irisla  schrieb:

...

Eine Lohnarchiv-DVD verursacht Kosten, die wir nicht tragen möchten für den Mdt. Aber was mache ich denn dann mit den im RZ gespeicherten Daten? 10 Jahre weitertragen wegen der Aufbewahrungspflicht für die der Mdt verantwortlich ist, wir aber die Daten haben aber nicht auf unsere Kosten sichern wollen. 

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Wofür eine Lohnarchiv-DVD? Das geht wunderbar und kostenlos über die Lösung im MyKAnzlei-Bestandsmanagement. Dort einen GDPdU-Download für alle Jahre, diesen archivieren (geht auch für die Fibu, ebenfalls kostenlos).

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Kannst du das genauer Erläutern, wo ich in myDATEV Bestandsmanagement einen Download der Lohndaten starten kann?

Wenn ich auf LODAS gehe, wird mir lediglich die DVD angeboten:

Mein Stand ist, dass die Möglichkeit des Exports demnächst geplant ist.

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Ist in Pilotierung, leider keine Plätze mehr verfügbar.

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@andrereissig  schrieb:

Ein inaktiver LODAS-Bestand kostet so viel wie eine Postkarte vor Corona.

Lohndaten sind 6 Jahre aufzubewahren, es sei denn sie sind JA-relevant.

Dann bleiben also 5 Jahre x 12 Postkarten von 2019.

Das wären unter 40 Euro.

Jetzt ist die Frage: Wie lange kann man sich mit dem Thema beschäftigen, bis die Arbeitszeit teurer wird?

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Darauf hat meine Frage abgezielt. Bevor ich mir da den Kopf zerbreche und der Mandant dann doch wieder auftaucht oder ich diskutieren muss, da zahlen wir lieber 40,00 € und preisen so Fälle einfach mit ein 😄

Alleine das Löschen, Dokumentieren, Kontrollieren etc. das stresst und kostet Zeit. 

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@Chris607  schrieb:

Ist in Pilotierung, leider keine Plätze mehr verfügbar.

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Wie, immer noch?

Ich dachte, das wäre jetzt für alle frei. Zumal es im Lohn ja noch erweitert werden soll um  Auswertungen. Die es wiederum im Rechnungswesen nicht gibt (zumindest wurde das nach mehreren Auskünften bei DATEV dann mal so gesagt).

Aber nach der @andrereissigschen Rechenformel ist es eh günstiger, nichts zu tun, als sich jetzt irgendwelche  Konzepte  einfallen zu lassen.

Irgendwann dann sind die Bestandsmanagement-Anwendungen dann ja für alle da...

Hat ja doch schon was, so eine Pilotphase...