Löschung von Lodas-Daten im RZ

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Wir sind im Grunde zum ersten Mal dabei aufzuräumen. Insbesondere die Daten im RZ zu löschen. Ich war auch schon auf MyDatev Bestandsmanagement drauf. Die Daten 10 Jahren und älter können sowieso gelöscht werden. Bei Daten der Finanzbuchhaltung/Rechnungswesen spielt es aktuell sowieso keine Rolle, da diese Daten noch auf unserem Server in Kanzlei-Rechnungswesen sind, also technisch jederzeit wieder ans RZ übermittelt werden könnten.

Aber ich kann nicht einfach die Lodas-Daten im RZ löschen, da diese Daten nicht auf dem Server sind. Wir haben zwar Lodas Auswertung, aber damit kann ich nichts elektronisch übertragen. Uns geht es nicht nur um sehr alte Daten, sondern um alle Daten von ehemaligen Mandanten (die z. B. letztes Jahr gegangen sind) oder Mandaten, die z. B. kein Lohn mehr haben.

Falls eine Datenübertragung von Lodas zu Lodas statt gefunden hat, wurden die Daten sowieso nach der Übertragung gelöscht. Die sind also nicht mehr unser Problem. In den meisten Fällen: Der Mandant ist gegangen, aber die Daten sind noch hier. Und ich weiß nicht, ob bereits bei allen die euBP statt gefunden hat.

Ist es richtig, dass über Export Prüfungsdaten und Lohn-Archiv die Daten nicht nur für das Finanzamt erstellt wird, sondern auch für die DRV? Und wie können die Daten dann elektronisch an die DRV übermittelt werden? Bevor ich Lodas-Daten lösche, die noch keine 8/10 Jahre alt sind, möchte ich sicherstellen, dass wir im Notfall trotzdem die Daten elektronisch an FA/DRV übermitteln können.

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Daten löschen Lodas im RZ bedeutet Daten weg. Einzig mit Lodas Auswertungen sollte man noch Abrechnungen etc. sehen können, wenn diese nicht zwischendurch mal gelöscht wurden. (Ist einem Kollegen vor vielen vielen Jahren mal passiert das er dort alles gelöscht hatte.) Aber damit kann man auch keine Prüfungsdaten exportieren, wenn ich mich nicht irre (ich mache keinen Lohn)

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Hallo,
DRV geht nur über Datenbestand im DATEV-RZ.  DRV betrifft Lohn und Finanzbuchführung.
Gruß
Torsten

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Moin Moin,

bzgl. SV-Prüfung hat @glasi vollig recht: Einmal gelöscht, geht die euGP nicht mehr! Muss aber nicht, wenn Sie das Dokument der Datev mit dem Übertrag der Lodas-Daten gesichert haben. Dann ist der neue STB verantwortlich.

Für eine Lohnsteuerprüfung reicht hingegen der Export der Prüfungsdaten in Lodas, bevor Sie die RZ-Daten löschen.

Mit einer Ausnahme: Wenn es keinen nachfolgenden STB gibt (also der Mandant pleite ging oder sonst wie die Lohndaten nicht mitnimmt). Dann ist es sicherer, die Daten max. 4 Jahren aufzuheben im RZ. Schreiben ggf. den Mandanten an, er soll die Kosten für die Speicherung im RZ übernehmen (ich glaube derzeit , 65 Eueo pro Monat<9.

Ich mache tatsächlich immer einen Export der Prüfungsdaten nach dem Übertrag und lege diesen im DMS ab. Mit Dokumenten, sofern es diese gibt. Vielleicht übervorsichtig, aber beruhigend.

HTH

QJ

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Ich setze mich gerade genau mit diesem Thema auseinander. In Zeiten der Digitalisierung finde ich es eher eine schwache Lösung, dass hier kein Export gemacht werden kann und man mehr oder weniger auf das "Zwischenspeichern" für anscheinend 65€/Monat angewiesen ist?!

Wer fühlt sich nach 4 Jahren noch dafür verantwortlich diese Daten dann endgültig zu löschen?!

Wofür gibt es dann die Exportmöglichkeit, wenn nicht zum archivieren und für die Weitergabe von Daten?

Gibt es tatsächlich keine Möglichkeit die euGP-Daten für eine DRV-Prüfung nachträglich ins System einzuspielen?

Wie machen das noch andere Kanzleien? 

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@Kim_Schmidt  schrieb:

man mehr oder weniger auf das "Zwischenspeichern" für anscheinend 65€/Monat angewiesen ist?!

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Nene - beachten Sie bitte das Komma vor der 65 im Beitrag von @quantenjoe .

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Bei einem Datenübertrag soll -auch bei gleichbleibendem Programm- eine Datenübermittlung für die euBP erfolgen:

Info von der Seite der DRV:

Wie verhalten wir uns bei einem Wechsel des Abrechnungsprogramms oder des Dienstleisters?

Arbeitgeber sind bei einem Wechsel des systemgeprüften Programms oder bei Wechsel eines Dienstleisters seit 01.01.2025 verpflichtet, die euBP-Daten für die nächste Prüfung zu übermitteln (§28p Abs. 6b SGB IV).
In diesem Fall ist darauf zu achten, den Grund der Übermittlung entsprechend anzupassen (Wechsel des systemgeprüften Abrechnungsprogramms oder Wechsel eines Dienstleisters). Wie das in Ihrem Programm genau funktioniert, erfragen Sie bitte bei Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister.
Bei Übersendung plausibler Daten speichert die DSRV diese bis zum Abschluss der nächsten Prüfung.
Eine Deinstallation des Programms oder eine Löschung des Mandanten kann erst vorgenommen werden, wenn die erfolgreiche Datenverarbeitung von der DSRV per Datensatz mitgeteilt wurde.

Das lässt sich auch bei DATEV entsprechend erfassen.

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Guten Morgen,

ich hatte mit der DATEV hierzu Kontakt und mir wurde mitgeteilt, dass die übermittelten Daten nach 2-3 Wochen wieder gelöscht werden, wenn keine aktuelle DRV-Prüfung ansteht.

Daher meine "Unsicherheit", wie wir mit den Mandantendaten umgehen. Übermitteln und darauf vertrauen, dass die Daten in 4 Jahren immer noch zu verarbeiten sind. Ich hätte gerne einen handfesten Nachweis und einen klar festgelegten Prozess für die interne Umsetzung bei Mandatsabgängen.

@Uwe_Lutz wärst du so nett, und würdest mir den Link von der DRV (dein Screenshot) zusenden

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@Kim_Schmidt  schrieb:

@Uwe_Lutz wärst du so nett, und würdest mir den Link von der DRV (dein Screenshot) zusenden

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Oh, den hatte ich vergessen gleich mit einzufügen

elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) | Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) | Deutsche Rentenversicherung

Dort zu finden in den FAQ unter Allgemein.

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Man kann bei der euBP-Datenübermittlung inzwischen auch das Kennzeichen zum Beraterwechsel oder Wechsel des Abrechnungssystems setzen. Die Daten sollen dann wohl im Pool der DRV bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.

So soll sichergestellt werden, dass die Daten eben auch bei einem Mandatswechsel weg von Datev für die euBP zur Verfügung stehen.

Wenn ein Mandant seine betriebliche Tätigkeit komplett einstellt und auch das Mandat beendet, würde ich ihm sämtliche Lohndaten über den Prüfungsexport herunterladen und auf Stick/CD aushändigen. Er hat dann dafür Sorge zu tragen, dass im Prüfungsfall alles vorliegt.

Bei einem Mandatswechsel weg non Datev würde ich ebenso verfahren. Mandant bekommt Daten und ist selbst verantwortlich.

Im RZ löschen wir im Regelfall erst wenn die 14 Jahre erreicht werden und die Archivierung entsprechend teurer wird.

Das wird aber einmal jährlich geprüft und aufgeräumt. U.U. werden auch Mandate gelöscht, die schon seit Ewigkeiten keinen Lohn mehr haben.

Kleiner Tipp bei gelöschten Lohnauswertungen, wer mit Lodas arbeitet kann sich alle Auswertungen im DUo anschauen, auch die die nicht in der Rückübertragung sind. War mir schon bei einigen Mandatswechseln sehr hilfreich.

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Vielen Dank an Euch, dass hat mir sehr weiter geholfen.