Digitale Personalakte und zusätzlich DMS

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Hallo zusammen,

wir nutzen bei einigen Mandanten die digitale Personalakte. - und zwar nur diese und nicht mehr DMS, zumindest für die Ablage der Personaldaten.

Was macht ihr, wenn ein Mandant mit Mandantenübertrag geht? Dann sind ja auch alle Belege/Nachweise weg sollte man sich im Nachhinein für irgendetwas in der Abrechnung rechtfertigen müssen bsp.weise i.R. einer Prüfung.

Eine Hilfe wäre es, alle Dokumente auf prüfungsrelevant zu setzen und im Falle einer Mandatsübertragung eine Archiv-DVD mit Belegen abzurufen....außerdem hat man so auch die Lohnauswertungen, denn diese wären mit der Übertragung ja auch weg (bis auf das, was in der Rückübertragung der Auswertungen noch nicht gelöscht wurde).

Prüfungsrelevant muss man, soviel ich bei meiner Recherche raus gefunden habe,  aber schon bei der Ablage setzen und geht später nicht mehr, oder?

Ich freue mich über eure Meinungen und Antworten!

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Hallo Community, 

kann jemand seine Erfahrung teilen?

Wenn die Belege zugeordnet sind, kann der Haken "prüfungsrelevant" nur noch gesetzt werden wenn der Beleg von der Zuordnung nochmal gelöst und neu verschlagwortet wird.

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@Wolfgang_Stein schrieb:

kann jemand seine Erfahrung teilen?

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Ich kann nur so viel dazu beitragen: bitte auch die Community Suche nutzen 😬 .

Das von @c_baum beschriebene Problem, dass nach einem Übertrag alles weg ist und man keinerlei Daten zur "Rechtfertigung" mehr hat, wurde in der Community schon oft diskusstiert aber eine schicke Lösung gibt es dazu meine ich, bis auf die genannte DVD, wohl leider nicht.  

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Guten Morgen @metalposaunist,

hab natürlich vorher in den Themen gesucht und nichts gefunden - bestimmt die falschen Schlagwörter eingegeben. 

Also muss es uns entweder egal sein, dass alles weg ist oder man macht sich doppelt Arbeit während das Mandat besteht und gibt Geld aus, wenn das Mandat geht?!

Wir hatten erst jetzt den AHA-Effekt, dass ja auch alle Auswertungen weg sind; bis auf die, die noch in der Rückübertragung sind. Und das sind wie gesagt nur das aktuelle und das Vorjahr. Bisher war die Meinung immer, es ist ja im UO, wenn man mal was sucht und es lässt sich auch leichter finden.

Oh man, das ist alles nicht rund 😞

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Hier ein Thread zu diesem Thema:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Digitale-Personalakte-Dokumente-nach-DMS-importieren/m-p/114888/highlight/true#M26257 

Es ist nicht möglich.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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Danke @einmalnoch den hab ich auch gerade gelesen. 

Bin gerade etwas 😞  Fand die diPA super und hab meine Kolleginnen (fast schon) dazu gedrängt bei allen Mandanten mit Belegen im UO auch diese zu nutzen. Die Mandanten nutzen es sicherlich am wenigsten, weil sie die Unterlagen durch originale Unterschriften sicherlich in Papier haben und nach dem Scan vielleicht auch nochmal an anderer Stelle digital gespeichert wurde. 

Also werden wir wohl mal eine Aktion machen und wenigstens die wichtigsten Dokumente nochmal ins DMS packen müssen.

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@Wolfgang_Stein  schrieb:

Hallo Community, 

kann jemand seine Erfahrung teilen?

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Ihre Antwort empfinde ich als Nutzer als Unverschämtheit.

Liebe Datev, wie sieht denn Eure Lösung für das Problem aus? Ich arbeitet ja nicht erst seit gestern für Stb & Co, also sollte die Situation gut vorhersehbar gewesen sein. Ist es tatsächlich so, dass Eure Mitglieder in der Situation im Regen stehen, bzw. sich die Belege einzeln aus UO herunterladen sollen?

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@c_baum schrieb:

Bisher war die Meinung immer, es ist ja im UO, wenn man mal was sucht und es lässt sich auch leichter finden.

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Aber wenn man den DUO Datenbestand auch mit abgibt, hat man auch darauf keinen Zugriff mehr.  

Wie es bei uns gehandhabt wird, kann ich leider wirklich nicht sagen. Vielleicht sehen wir aktuell aber auch (noch) nicht das große Problem darin. 

Auf der anderen Seite: Wenn man selbst immer eine Kopie des Bestandes behalten würde; das Mandat wechselt und dann doch für eine 2. Chance zurückkommt und das ggf. nicht nur 1x am Tag in Deutschland, sondern deutlich öfter passiert - dann haben wir aber ganz großen Datensalat am Ende und niemand weiß mehr, welcher Bestand denn aktuell ist und ob man den neuen Bestand wirklich einfach so "überschreiben" möchte und wenn nicht, legt man sich nochmal eine Kopie an und irgendwann herrscht wirklich absolutes Chaos. IT muss eindeutig sein: 0 oder 1. Ich wüsste aber auch nicht, wie man es einfach, flexibel, übersichtlich lösen könnte und wenn, kommt dann das aktuelle RZ samt aktuellem LODAS / Lohn&Gehalt ins Spiel, welche Programme aus 199x stammen und einfach nicht für "solche Dinge" meiner Meinung nach programmiert wurden. 

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Das ist die Zwickmühle, auf der einen Seite die Abgabe und Ruhe vor der Archivierungspflicht, auf der anderen Seite die Nachweisfähigkeit z. B. in einem Honorar- oder Haftungsprozess.

Und gerade in Personalangelegenheiten kann das schnell notwendig werden.

Mein Denkansatz ist bei Dokumenten immer das Highlander Prinzip - Es kann nur einen geben.

Und das ist das DokumentenManagementSystem. Alles Andere wäre nur eine teilweise Dokumentenablage.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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@einmalnoch so machen wir es nun auch wieder. Nach 1,5 Jahren Testphase..... was wichtig ist wird nochmal in DMS abgelegt und sollte ein Mdt. in den kommende 10 Jahren gehen, dann werden die UO-Dokumente im Haufen im DMS gesichert. 

Haben uns ein Lohn-Ablage-Knigge erstellt damit es ähnlich übersichtlich wird wie in der diPA....es bleibt spannend 😉

Nun hat jede im Lohn den A4-Zettel vor sich liegen, damit ja alles so getextet und abgelegt wird, wie wir es und ausgedacht haben.

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@c_baum  schrieb:

@einmalnoch so machen wir es nun auch wieder. Nach 1,5 Jahren Testphase..... was wichtig ist wird nochmal in DMS abgelegt und sollte ein Mdt. in den kommende 10 Jahren gehen, dann werden die UO-Dokumente im Haufen im DMS gesichert. 

Haben uns ein Lohn-Ablage-Knigge erstellt damit es ähnlich übersichtlich wird wie in der diPA....es bleibt spannend 😉

Nun hat jede im Lohn den A4-Zettel vor sich liegen, damit ja alles so getextet und abgelegt wird, wie wir es und ausgedacht haben.

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Mir rollen sich die Fußnägel hoch, aber es geht wohl nicht anders mit der Datenmanufaktur.

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@cwes ich könnte alle Verknüpfungen lösen und dann wieder neu ablagen mit dem Haken, dass der Beleg auf die ArchivDVD soll. Aber das fällt aus! 2030 können die Daten eh weg 😉

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Hallo, 

gerne haben wir den Wunsch, Belege aus der digitalen Personalakte in DMS zu verschieben (und umgekehrt) an unsere Entwicklung weitergeleitet. 

Sobald wir hier Näheres erfahren, werden wir selbstverständlich hierüber informieren.