Datev Personalakte

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Hallo zusammen,

wir nutzen bereits seit Ende 2024 die DATEV Digitale Personalakte. Bis vor Kurzem war diese auch ganz normal über UO erreichbar.

Heute musste ich jedoch feststellen, dass ich nicht mehr auf die Digitale Personalakte zugreifen kann. Stattdessen werde ich lediglich auf die Pilotierungsseite der „neuen DATEV Personalakte“ weitergeleitet.

Daher habe ich folgende Fragen:

• Wurde die bisherige Digitale Personalakte eingestellt und muss man nun auf den offiziellen Start der neuen Personalakte warten?
• Oder erfolgt der Zugriff jetzt wieder wie früher über Lohn und Gehalt, sodass die Belege dort manuell in die Personalakte übernommen werden müssen?

Was mich zusätzlich verunsichert: Einige unserer Mandanten nutzen die Digitale Personalakte bereits und haben dort ihre Unterlagen eingereicht.

Können die Mandanten ihren bisherigen Zugang weiterhin wie gewohnt verwenden? Werden die eingereichten Dokumente dann im Posteingang der Personalakte innerhalb von Lohn und Gehalt angezeigt? Oder steht diese Funktion aktuell nicht mehr zur Verfügung?

Falls die bisherige Lösung ersetzt wird: Gibt es bereits eine Möglichkeit, die neue Personalakte vorab zu nutzen, oder ist dies ausschließlich mit Abschluss der Pilotierung erst wieder möglich?

Vielen Dank im Voraus!

[#2 · Accepted solution]

Heyo!

Die Personalakte ist aus der Kanzleisicht von DATEV Personal nicht erreichbar. Dazu müssen Sie in die Mandantenansicht wechseln (zwei Kacheln links von dem Button zur Pilotierung).

Oder direkt: https://apps.datev.de/personal-unternehmen/de/ 

In Lohn und Gehalt selbst können Sie die Personalakte auch direkt aufrufen.

Beste Grüße!

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Die Personalakte liegt in den Anwendungen in Personal. Man muss also von DUO nach DATEV Personal wechseln und kann dann auch wieder auf die alten Unterlagen zugreifen.

Ich bin auch eigentlich der Meinung, dass die direkte Verlinkung zur Personalakte schon eine ganze weile nicht mehr vorhanden sind. 

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Vielen Dank!

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Der Wechsel zu DATEV Personal war schon erfolgt. Nur das man die Personalakte aus Kanzleisicht nicht mehr erreichbar war bzw. nur noch über die Mandantenansicht erreichbar ist, ist mir neu. Trotzdem vielen Dank!

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Ja das hat die DATEV heute wieder spontan freigegeben. Hab mir das ganze gerade auch nochmal genauer angeguckt. Man kann dann direkt aus der Kanzlei Ansicht auf die Mandantenansicht umspringen (gibt dort ein extra Kästchen mit der Bezeichnung "zur Mandanten Ansicht"), aber das finde ich wieder sehr gewöhnungsbedürftig. Naja wenigstens kommt man noch dran.

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Wir haben es gestern für einen Mandanten eingerichtet (erstmal ohne Freigabe für den Mandanten) und dann mal mit einem Dokument getestet.

Ist ja schön, wenn der Mandant die Dokumente hochladen kann, aber wir als Kanzlei nur über die Mandantenansicht an das Dokument kommen und dieses dann aber auch nicht weiter bearbeiten können (zuordnen etc).

Finde ich ein wenig befremdlich, wenn man dem Mandanten dann die halbfertigen Sachen "verkaufen" soll, diese aber gar nicht vernünftig nutzen kann. Bringt mir keinen Mehrwert. Wenn ich überlege, ein Mandant (oder wir) laden diverse Dokumente hoch, um diese den Mitarbeitern zuordnen zu können, aber dann geht das gar nicht. Soll ich mich dann nach Monaten hinsetzen und alles nachbearbeiten? 

Demnach warten wir erstmal weiter, bevor wir hier dies den Mandanten ans Herz legen.

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Leider gerade Standard, dass nur halbfertiges Zeug auf den Markt kommt und man seine Workarounds baut um 3 Monate später oder vllt auch 1 Jahr später dann das volle Programm zu bekommen und den Mandanten wieder neu einlernen zu dürfen.

Wir warten auch und widerstehen der "leicht" Aggressiven Werbung von Datev das Programm zu nutzen.

Grüße

AKW

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Naja, das Problem an der ganzen Geschichte ist, dass ab dem 1. Januar 2027 gesetzlich vorgeschrieben ist, bestimmte Lohnunterlagen ausschließlich in digitaler Form und revisionssicher aufzubewahren.

Hier kann man glaub ich tats. erst einmal nur abwarten und hoffen das es bis dato vernünftig funktioniert.

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Wie bekommen Sie bisher die Unterlagen vom Madnant?

Per Mail/Portal/DUO?

Ab in die DMS damit und damit haben Sie Ihre digitale Ablage... dazu brauche ich kein Sondersystem Datev Personalakte. 

Und von einer revisionssicheren Ablage habe ich jetzt noch nicht gelesen. Lediglich das die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und aufzubewahren sind. Aber hierzu gibt es meines Wissens andere Beiträge die dieses Thema Durchdiskutieren. 

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@S_Harnischmacher  schrieb:

Wir haben es gestern für einen Mandanten eingerichtet (erstmal ohne Freigabe für den Mandanten) und dann mal mit einem Dokument getestet.

Ist ja schön, wenn der Mandant die Dokumente hochladen kann, aber wir als Kanzlei nur über die Mandantenansicht an das Dokument kommen und dieses dann aber auch nicht weiter bearbeiten können (zuordnen etc).

Finde ich ein wenig befremdlich, wenn man dem Mandanten dann die halbfertigen Sachen "verkaufen" soll, diese aber gar nicht vernünftig nutzen kann. Bringt mir keinen Mehrwert. Wenn ich überlege, ein Mandant (oder wir) laden diverse Dokumente hoch, um diese den Mitarbeitern zuordnen zu können, aber dann geht das gar nicht. Soll ich mich dann nach Monaten hinsetzen und alles nachbearbeiten? 

Demnach warten wir erstmal weiter, bevor wir hier dies den Mandanten ans Herz legen.

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Wenn der Mandant oder die Kanzlei Dokumente in die Personalakte hochladen, können diese von beiden dort (Mandantenansicht) auch zugeordnet und freigegeben werden.

Entscheidend ist hier, wie der Beleg hochgeladen wurde. Nur das direkte Hochladen in der Personalakte macht ein weiteres Bearbeiten und Freigeben der Belege möglich. Belegtransfer, Upload Mobil und Upload Mail können zwar auch hochladen - diese Belege sind dann aber direkt freigegeben und nicht bearbeitbar. https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1027603 

Ihr könnt dem Mandanten die Personalakte ruhig zeigen. Er lädt hoch, ordnet zu und gibt frei.
Ihr selbst öffnet die Personalakte dann ja eh über das Lohnprogramm.

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Sie können doch immer noch über das Lohnprogramm die Personalakte öffnen und dort zuordnen / umbenennen / etc.

Den "Umweg" über UO bin ich noch nie gegangen. Ich brauche die Personalakte im Lohn und öffne sie daher auch nur von dort. Hier habe ich auch den Vorteil, dass die Texte bei Bezeichnung "gespeichert" werden und ich die gleiche  Texte immer wieder nutzen kann.

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Vielen Dank für die Infos.

Ich war über Lodas über "Personal" ins Programm gegangen. Darüber geht die Personalakte nicht, sondern dort wird "In Pilotierung" angezeigt. Gehe ich über Lodas in "Personalakte" komme ich zum Dokument.

Muss man auch erstmal wissen... 

Dann noch eine Frage, bei den "In Arbeit" Dokumenten kann ich keinen Mitarbeiter auswählen, ist das richtig, dass man hier die Daten manuell erfassen muss? Gebe ich manuell ein, kommt der Hinweis, dass ich aus der Liste aussuchen soll, es ist aber keine List vorhanden. Oder habe ich einen Arbeitsschritt übersehen? Es ist ein Lodas-Mandat.

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Danke. Wir hatten es eingerichtet und dann getestet und uns bei der Anwendung gewundert, dass wir als Kanzlei nicht auf die Personalakte zugreifen können. Im Lohnprogramm sind dort aktuell zwei Punkte aufgeführt - Personalakte - darüber geht es - und Datev Personal - darüber geht es nicht...

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@S_Harnischmacher  schrieb:

Vielen Dank für die Infos.

Ich war über Lodas über "Personal" ins Programm gegangen. Darüber geht die Personalakte nicht, sondern dort wird "In Pilotierung" angezeigt. Gehe ich über Lodas in "Personalakte" komme ich zum Dokument.

Muss man auch erstmal wissen... 

Dann noch eine Frage, bei den "In Arbeit" Dokumenten kann ich keinen Mitarbeiter auswählen, ist das richtig, dass man hier die Daten manuell erfassen muss? Gebe ich manuell ein, kommt der Hinweis, dass ich aus der Liste aussuchen soll, es ist aber keine List vorhanden. Oder habe ich einen Arbeitsschritt übersehen? Es ist ein Lodas-Mandat.

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Hier ein paar Dokumente zum Durcharbeiten:
https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1037232 

https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1027596 

https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1028256 

Ansonsten zum allgemeinen Aufruf von Datev Personal:
https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/cloud-anwendungen/datev-personal 
Hier dann die Mandantenansicht wählen und dann dort die Personalakte. Das wäre dann auch der Weg für den Mandanten.

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@S_Harnischmacher  schrieb:

Danke. Wir hatten es eingerichtet und dann getestet und uns bei der Anwendung gewundert, dass wir als Kanzlei nicht auf die Personalakte zugreifen können. Im Lohnprogramm sind dort aktuell zwei Punkte aufgeführt - Personalakte - darüber geht es - und Datev Personal - darüber geht es nicht...

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Wenn man in Lodas auf Datev Personal klickt landet man in der Kanzleisicht von Datev Personal, wo nur administrative Tätigkeiten möglich sind.

Die hier angezeigte "Dokumente (Personalakte)" ist noch in Pilotierung, weil die jetzige Personalakte (Aufruf aus der Mandantensicht) noch technischer Bestandteil von Unternehmen online ist. Die Personalakte wird irgendwann direkt in Datev Personal implementiert.

Das momentane Arbeiten sieht wie folgt aus:

Mandant lädt über die Mandantenansicht Belege in die Datev Personalakte. Ordnet die Belege dort zu und gibt diese frei.

Steuerbüro öffnet die Personalakte über Lodas -> Personalakte und kann dort anhand der Belege Änderungen in Lodas vornehmen und die Belege endgültig ablegen.

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Vielen lieben Dank, das hat mir sehr geholfen!