Datev Personal und Arbeitnehmer online

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Hallo Zusammen,

wir sind aktuell absolut nicht digital aufgestellt und das wollen wir nun ändern.

Wir arbeiten als Unternehmen mit Datev Lodas und rechnen entsprechend selbst ab.

Gerne würde ich nun eine digitale Personalakte einführen. Dabei bin ich auf Datev Personal gestoßen. Für mich auf den ersten Blick eine gute Lösung, die vor allem mit 0,40€ pro abgerechnetem Mitarbeiter in einem kleinen Unternehmen deutlich günstiger ist, als Personio etc. 

Im Zuge des elektronischen Rechnungsversands hat unsere Buchhaltung bereits einen Account bei Datev Unternehmen online angelegt.

Benötige ich das für Datev Personal?

Wie sieht es mit Arbeitnehmer online aus? Sind Datev Personal und Arbeitnehmer online miteinander verknüpft? Also wenn ich Datev Personal einführe, kann der Mitarbeiter dann auch da seine Lohnabrechnung selbst einsehen?

Benötige ich dieses "Programm" Rechteverwaltung online?

Leider finde ich es etwas undurchsichtig, wann man welches Programm wofür genau benötigt. Und da wir in der Digitalisierung noch ganz weit hinten sind, würde ich mich über eine einfache, ausführliche Antwort sehr freuen.

Vielen Dank vorab und ich freue mich auch über zusätzliche Hinweise und Denkanstöße! 

Liebe Grüße Sybille 🙂

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Hallo,

gerne versuche ich Ihr Anliegen Schritt für Schritt zu beantworten:

"Im Zuge des elektronischen Rechnungsversands hat unsere Buchhaltung bereits einen Account bei Datev Unternehmen online angelegt."

Ich lese hieraus, dass Sie bereits Zugriff auf DATEV Unternehmen online haben und somit Ihr eigenes Zugangsmedium. 

Benötige ich das für Datev Personal?

Damit das eigene Zugangsmedium ebenfalls auf Personal zugreifen kann, benötigt es zwingend einen Vertrag über DATEV Unternehmen online.

Sie sollten durch den bereits existierenden Zugriff also alle Voraussetzungen erfüllen.

Wie sieht es mit Arbeitnehmer online aus? Sind Datev Personal und Arbeitnehmer online miteinander verknüpft?

Nein, Arbeitnehmer online & DATEV Personal sind voneinander getrennte Produkte.

Also wenn ich Datev Personal einführe, kann der Mitarbeiter dann auch da seine Lohnabrechnung selbst einsehen?

Nein, die Lohnabrechnungen sind nur in Arbeitnehmer online durch einzelne Arbeitnehmer einsehbar oder können mittels Auswertungen Personalwirtschaft heruntergeladen werden. Ich rate Ihnen davon ab, die Auswertungen herunterzuladen und wieder in DATEV Personal zu importieren. Der Zugriff erfolgt nur über DATEV Unternehmen online und somit hätten nur Arbeitnehmer mit SmartLogin/SmartCard Zugriff auf seine Auswertungen.

Benötige ich dieses "Programm" Rechteverwaltung online?
Die Rechteverwaltung online ist nur Administrativ für DATEV Zugangsmedien relevant. Entsprechend also für Ihre SmartCard oder SmartLogin.

Sollten ihre Mitarbeiter Zugriff auf Arbeitnehmer online erhalten, benötigen Sie ein eigenes "DATEV-Konto". Dieses Konto kann kostenfrei angelegt werden, hat aber zum aktuellen Zeitpunkt keine nennenswerte Schnittmenge zu Arbeitnehmer online.
Sie können damit Zugangsmedien SmartCards/SmartLogins Zugriff auf das Arbeitnehmer online Cockpit gewähren. Dort werden Mitarbeiter eingeladen zu Arbeitnehmer online, es gibt aber keine weiteren Rechte in dieser Konstellation.

Antworten sie gern, falls ich Ihnen etwas genauer schildern soll.

Freundliche Grüße

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Unternehmen Online ist erstmal eine "Hülle", für die es einen Vertrag für den Mandanten braucht. Dann kann ich dazu verschiedene zusätzliche Module (meist kostenpflichtig) hinzubuchen:

- Belege online

- Bank online (auch mit online-Banking Funktionalität)

- Liquiditätsvorschau

- Datev Personal (die Personalsoftware, in der der Mandant sowohl seine Auswertungen, Lohnabrechnungen sowie Dokumente der Personalakte sehen kann)

- Auftragswesen next (Rechnungen schreiben)

Getrennt davon gibt es weitere unabhängige Programme:

- ANO (Arbeitnehmer online)

- DATEV Meine Steuern

- ...

Viel Erfolg bei der Digitalisierung!

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Hallo,

vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Verstehe ich es wie folgt richtig:

Ich benötige für die Personalabteilung Sachbearbeiter-bezogene Zugänge im Bereich Unternehmen Online.

Außerdem müsste ich Datev Personal grundsätzlich buchen, für die digitale Personalakte.

Wenn ich möchte, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnung digital einsehen können, müsste ich zusätzlich noch Arbeitnehmer online dazu buchen.

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JA, DP muss separat gebucht werden (über die MyDatev Mandantenregistrierung).

JA, ANO muss man separat lizenzieren (über Lodas / L&G).

ANO funktioniert aber m.W. grundsätzlich unabhängig von DP. Aber ein Unternehmen Online Vertrag ist nötig. 

Welche Personalabteilung meinst du?

• Mandant (in der RVO auch als Mandant betitelt) arbeitet zu: erfasst Zeiten, Personaldaten, lädt Personaldokumente hoch
• Kanzlei-Sachbearbeiter (in der RVO Lohnsachbearbeiter genannt) führt durch: legt die Personaldokumente ab, erstellt Lohnabrechnungen (Lodas / L&G), stellt Auswertungen zur Verfügung.

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@mriess  schrieb:

ANO funktioniert aber m.W. grundsätzlich unabhängig von DP. Aber ein Unternehmen Online Vertrag ist nötig. 

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Nein, für ANO ist kein Unternehmen Online-Vertrag erforderlich.

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Wir als Unternehmen selbst sind die abrechnende Stelle und Personalabteilung.

Wir benötigen dann also die Zugänge.

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Hallo,

Ihr Unternehmen wird für die Angestellten der Personalabteilung DATEV Zugangsmedien benötigen.
Diese Zugangsmedien werden durch Ihre Kanzlei auf einer mandantengenutzten Beraternummer (auch Kundennummer) für Sie bestellt um damit eine Zuordnung zu den einzelnen Verträgen herstellen zu können bei DATEV.

Damit diese Zugangsmedien auf derselben Kundennummer Zugriff auf DATEV Unternehmen online und sonstige Zusatzkomponenten, wie DATEV Personal erhalten können, bedarf es zwingend eines Vertrages für DATEV Unternehmen online. Ein Vertrag auf der "Kundennummer" ist ausreichend für alle Zugangsmedien (DATEV SmartCard/SmartLogin) auf dieser Nummer.

Abseits von DATEV Unternehmen online bezahlen Sie also dazu "DATEV Personal" um die Nutzung von DATEV Personaldaten (eAU-Abfrage/Stammdatenerfassung) oder zum Beispiel die Funktionen der Lohn-Akte innerhalb von DATEV Unternehmen online nutzen zu können. DATEV Personal ist in diesem Fall eine Zusatzkomponente.
Da Ihre Personalabteilung sich in DATEV Unternehmen online "bewegen" möchte, benötigen diese Zugangsmedien eine entsprechende Administration durch die DATEV Rechteverwaltung online.
Die Programmverbindung befindet sich ebenfalls in DATEV Unternehmen online, ist aber nur Administratoren oder falls nicht vorhanden - Ihrem Steuerberater vorenthalten. Wenden Sie sich zur entsprechenden Administration der Zugänge also an Ihren Berater. 🙂

Die Komponente Arbeitnehmer online ist komplett gesondert von DATEV Unternehmen online zu betrachten. Arbeitnehmer die dieses Portal nutzen wollen benötigen ein DATEV Konto, dieses wird nicht über die DATEV Rechteverwaltung online verwaltet.

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Ergänzend zu den Ausführungen von @LWi :

Für Arbeitnehmer online haben Sie auf Arbeitgeberseite eine browserbasierte Administration. Für diese braucht die Personalabteilung auch die entsprechenden Rechte. Dann können die Arbeitnehmer eingeladen werden. Die Einladungscodes könne per Post verschickt oder als Excel-Datei heruntergeladen werden.