DATEV Personal Individuelle Arbeitszeiten aus den "Mandanteneinstellungen" in Lohn und Gehalt übernehmen

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Zur Erfassung von Abwesenheiten müssen für jeden Mitarbeiter "individuelle Arbeitszeiten" erfasst sein.

Bei einem Mandanten mit sehr vielen Mitarbeitern ergeben sich die Arbeitszeiten überwiegend aus den "Mandanteneinstellungen" in DATEV Lohn und Gehalt und dort wurden sie wiederum zentral aus dem Tarifvertrag übernommen.

Entsprechend der Programmlogik in DATEV Lohn und Gehalt müssen daher auf Mitarbeiterebene nur regelmäßige Arbeitszeiten erfasst werden, wenn diese von den Mandanteneinstellungen abweichen.

In DATEV Personal, Register "Beschäftigung" sind jetzt nach der Synchronisation der Stammdaten mit DATEV Lohn und Gehalt bei den einzelnen Mitarbeitern nur die ausnahmsweise abweichend auf Mitarbeiterebene erfassten Arbeitszeiten übernommen worden.

Für die Masse der Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten nur zentral auf Mandantenebene erfasst sind, fehlen jetzt "individuellen Arbeitszeiten", so dass keine "Abwesenheiten" erfasst werden können.

Die Lösung kann doch nicht sein, dass wir die Arbeitszeiten zusätzlich in DATEV Personal für jeden einzelnen Mitarbeiter nochmal individuell von Hand erfassen müssen, und bei einer Änderung der tariflichen Arbeitszeiten beginnt der Spaß von vorne?!

Weiß jemand Rat?

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

aktuell ist es notwendig, dass für jeden Mitarbeiter die "individuelle Arbeitszeit" erfasst ist.

Wir arbeiten an einer Lösung, damit in DATEV Personal / Lohn und Gehalt keine Arbeitszeiterfassung pro Mitarbeiter mehr benötigt wird.

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Vielen Dank @Nina_Schöneweis für den Hinweis.

Leider müssen wir jetzt wohl einiges Nacherfassen...

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@Nina_Schöneweis  schrieb:

Hallo,

aktuell ist es notwendig, dass für jeden Mitarbeiter die "individuelle Arbeitszeit" erfasst ist.

Wir arbeiten an einer Lösung, damit in DATEV Personal / Lohn und Gehalt keine Arbeitszeiterfassung pro Mitarbeiter mehr benötigt wird.

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Nachdem wir nun sämtliche Arbeitszeiten nochmals "individuell" erfassen mussten, stellt sich nun eine weitere Frage:

Muss bei den freigegebenen Ausfallschlüsseln in DATEV Personal zwingend eine Lohnart hinterlegt werden, damit es beim Einspielen in DATEV Lohn und Gehalt nicht zu Fehlermeldungen kommt? (Vermutlich nicht, da kein Mussfeld.)

Beim Erfassen von Ausfallschlüsseln im Kalender von DATEV Lohn und Gehalt ist die Erfassung der Lohnarten nicht zwingend. Vielmehr wird diese bei Baulöhnen, abhängig davon, ob ein Arbeitszeitmodell hinterlegt ist, entweder automatisch ergänzt (bei Mitarbeitern mit Arbeitszeitkonto) oder bleibt leer (bei Gehaltsempfängern).

Auffällig ist, dass bei der Erfassung von "Anwesenheiten" die Lohnart nicht ausgewählt werden kann. Warum?

Bei der Erfassung von "Abwesenheiten" gibt es dagegen ein Eingabefeld für die Lohnart, und dies wird mit der zum Ausfallschlüssel in den Einstellungen erfassten Lohnart vorbelegt.

Im Register "Freigabe" sind die Lohnarten dann nicht mehr sichtbar. Warum?

Was passiert nun beim Einspielen der erfassten Ausfallschlüssel in DATEV Lohn und Gehalt?

Werden Lohnarten von Baulohnempfängern automatisch ergänzt, wenn diese nicht zuvor in DATEV Personal erfasst worden sind?

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@steuerberaterbalingen  schrieb:

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@Nina_Schöneweis  schrieb:

Hallo,

aktuell ist es notwendig, dass für jeden Mitarbeiter die "individuelle Arbeitszeit" erfasst ist.

Wir arbeiten an einer Lösung, damit in DATEV Personal / Lohn und Gehalt keine Arbeitszeiterfassung pro Mitarbeiter mehr benötigt wird.

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Nachdem wir nun sämtliche Arbeitszeiten nochmals "individuell" erfassen mussten, stellt sich nun eine weitere Frage:

Muss bei den freigegebenen Ausfallschlüsseln in DATEV Personal zwingend eine Lohnart hinterlegt werden, damit es beim Einspielen in DATEV Lohn und Gehalt nicht zu Fehlermeldungen kommt? (Vermutlich nicht, da kein Mussfeld.)

Beim Erfassen von Ausfallschlüsseln im Kalender von DATEV Lohn und Gehalt ist die Erfassung der Lohnarten nicht zwingend. Vielmehr wird diese bei Baulöhnen, abhängig davon, ob ein Arbeitszeitmodell hinterlegt ist, entweder automatisch ergänzt (bei Mitarbeitern mit Arbeitszeitkonto) oder bleibt leer (bei Gehaltsempfängern).

Auffällig ist, dass bei der Erfassung von "Anwesenheiten" die Lohnart nicht ausgewählt werden kann. Warum?

Bei der Erfassung von "Abwesenheiten" gibt es dagegen ein Eingabefeld für die Lohnart, und dies wird mit der zum Ausfallschlüssel in den Einstellungen erfassten Lohnart vorbelegt.

Im Register "Freigabe" sind die Lohnarten dann nicht mehr sichtbar. Warum?

Was passiert nun beim Einspielen der erfassten Ausfallschlüssel in DATEV Lohn und Gehalt?

Werden Lohnarten von Baulohnempfängern automatisch ergänzt, wenn diese nicht zuvor in DATEV Personal erfasst worden sind?

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Bei den freigegebenen Ausfallschlüsseln in DATEV Personal ist die Hinterlegung einer Lohnart nicht in jedem Fall zwingend. Es gilt zu unterscheiden:

• Zwingend erforderliche Lohnart: Es gibt Ausfallschlüssel, bei denen eine Lohnart hinterlegt werden muss. Diese sind in der Konfiguration mit dem Hinweis versehen: „Für Ihr Lohnsystem ist eine Lohnart für diesen Ausfallschlüssel nötig“.

• Nicht zwingend erforderlich: Andere Ausfallschlüssel – z. B. K6 – benötigen keine Lohnart.

Ihre Feststellung ist korrekt:

Bei Anwesenheiten kann keine Lohnart im Erfassungsdialog ausgewählt werden, diese steckt hinter dem Ausfallschlüssel der im Vorfeld in der Konfiguration um eine Lohnart ergänzt wurde. Wohingegen bei Abwesenheiten eine vorbelegte Lohnart angepasst werden kann, da es hierfür deutlich mehr Ausfallschlüssel gibt und auch die Fehlzeiterfassung über Abwesenheiten erfolgt. 

Es erfolgt keine automatische Ergänzung von fehlenden Lohnarten beim Import. Die Ausfallschlüssel müssen in DATEV Personal analog zu dem Lohnprogramm erfasst sein.

Infodokument: Ausfallschlüssel für die Erfassung von An- und Abwesenheiten konfigurieren ... - DATEV Hilfe-Center

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Vielen Dank @Julia_Kalic für die detaillierten Hinweise.

Das Problem bei den Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankheit) ist allerdings, dass es nicht nur die eine richtige Lohnart für jeden Ausfallschlüssel gibt, die wir einmalig hinterlegen können. Für die Stundenlöhner gibt es die speziellen Baulohnarten, die hinterlegt werden müssen, damit der Mitarbeiter hierfür überhaupt Lohn erhält.

Für die Gehaltsempfänger darf keine Lohnart hinterlegt werden, da es sonst in der Gehaltsabrechnung zu einer Doppelzahlung bei Krankheit oder Urlaub kommt.

Wir haben uns jetzt entschieden, die Baulohnarten bei den Ausfallschlüsseln zu hinterlegen.

Das bedeutet aber, dass der Mandant bei den Gehaltsempfängern die falsche Baulohnart jedes Mal manuell löschen muss (was er hoffentlich auch weiter in DATEV Personal kann??), damit es nicht zu Doppelabrechnungen kommt. Das war auch schon in der Vergangenheit das Problem in der alten DATEV Lohnvorerfassung.

Dieses fehler- und haftungsanfällige Prozedere kann doch nicht die Lösung sein, die die DATEV auf Dauer für die Zukunft vorsieht?!

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@steuerberaterbalingen  schrieb:

Vielen Dank @Julia_Kalic für die detaillierten Hinweise.

Das Problem bei den Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankheit) ist allerdings, dass es nicht nur die eine richtige Lohnart für jeden Ausfallschlüssel gibt, die wir einmalig hinterlegen können. Für die Stundenlöhner gibt es die speziellen Baulohnarten, die hinterlegt werden müssen, damit der Mitarbeiter hierfür überhaupt Lohn erhält.

Für die Gehaltsempfänger darf keine Lohnart hinterlegt werden, da es sonst in der Gehaltsabrechnung zu einer Doppelzahlung bei Krankheit oder Urlaub kommt.

Wir haben uns jetzt entschieden, die Baulohnarten bei den Ausfallschlüsseln zu hinterlegen.

Das bedeutet aber, dass der Mandant bei den Gehaltsempfängern die falsche Baulohnart jedes Mal manuell löschen muss (was er hoffentlich auch weiter in DATEV Personal kann??), damit es nicht zu Doppelabrechnungen kommt. Das war auch schon in der Vergangenheit das Problem in der alten DATEV Lohnvorerfassung.

Dieses fehler- und haftungsanfällige Prozedere kann doch nicht die Lösung sein, die die DATEV auf Dauer für die Zukunft vorsieht?!

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Bei der Erfassung von Abwesenheiten für Gehaltsempfänger wird die Lohnart, die dem Ausfallschlüssel zugeordnet ist, nicht automatisch gebucht (das Feld wird inaktiv) und auch nicht an das Lohnprogramm übergeben.
Es ist somit keine Korrektur durch den Mandanten erforderlich.

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Bei der Erfassung von Abwesenheiten für Gehaltsempfänger wird die Lohnart, die dem Ausfallschlüssel zugeordnet ist, nicht automatisch gebucht (das Feld wird inaktiv) und auch nicht an das Lohnprogramm übergeben.
Es ist somit keine Korrektur durch den Mandanten erforderlich.

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Das ist beruhigend zu wissen. Dann sehen wir der ersten Datenübernahme mit DATEV Personal zuversichtlich entgegen...

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Hallo @Julia_Kalic ,

nachdem die Lösung für die Gehaltsempfänger von Ihnen benannt wurde, bleibt aber bei den Stundenlohnempfängern leider immer noch das Problem der Nicht-Eindeutigkeit hinsichtlich der Lohnart, d.h. es gibt zum AS "1" bei den Mandanten durchaus mehr als eine einzige Lohnart in der Abrechnung, die wir benötigen.

Und da ich in LuG von Anfang an z.B. bei Überstunden, SFN-Stunden mit Folgelohnarten gearbeitet hatte, sind bei uns generell immer die Lohnarten "verkehrt herum" im Einsatz - wie erfassen die Zuschläge und steuern über die Folgelohnart die Grundvergütung für die Zuschlagsstunden hinzu. Das macht die Erfassung einfacher und wir brauchen nur noch die zuschlagsfreien Stunden separat zu erfassen.

Es wäre schön, wenn in DATEV Personal auch solche Szenarien mit abgehandelt werden könnten.

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Hallo @Nina_Schöneweis, wann können wir hier mit eine Lösung rechnen?

[#11]

Hallo,

seit Anfang November 2025 kann in DATEV Personal gewählt werden, ob die unternehmensweite Arbeitszeit oder die individuelle Arbeitszeit angewandt werden soll.

Im Dokument 1029074 erhalten Sie einen Überblick sowie Hintergrundinformationen zu den geplanten Weiterentwicklungen für DATEV Personal. Diese Übersicht wird regelmäßig mit dem aktuellen Planungsstand abgeglichen und angepasst.

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Leider erschließt sich mir nicht, wo die sog. "unternehmensweite Arbeitszeit" erfasst werden.

In Lohn und Gehalt sind die "unternehmensweiten Arbeitszeiten" erfasst. Individuelle Arbeitszeiten beim Mitarbeiter wurden ursprünglich nur bei Abweichung von den unternehmensweiten Arbeitszeiten erfasst.

Nachdem die Funktion "unternehmensweite Arbeitszeit" in DATEV Personal zu Beginn noch nicht vorhanden war, haben wir in Lohn und Gehalt bei allen Mitarbeitern manuell individuelle Arbeitszeiten erfasst, auch wenn diese tatsächlich nicht von den unternehmensweiten Arbeitszeiten abgewichen sind.

In DATEV Personal können noch immer keine "unternehmensweiten Arbeitszeiten" angeklickt werden. Stattdessen kommt der Hinweis:

"Keine Unternehmensweite Arbeitszeit angegeben. Um die Angaben zu ändern, wenden Sie sich an Ihren steuerlichen Berater."

Heißt das jetzt im Ergebnis, wir müssen alle nicht abweichenden individuellen Arbeitszeiten in Lohn und Gehalt wieder löschen, damit diese neue Funktion auswählbar ist?

[#13]

Hallo,

von der Programmlogik in LuG her kann und darf es in DATEV Personal nur so realisiert werden, dass die unternehmensweite Arbeitszeit immer NUR DANN verwendet wird, wenn keine individuelle Arbeitszeit beim einzelnen Arbeitnehmer gespeichert wurde.

Alles andere würde nicht nur die Programmlogik von LuG ad absurdum führen, sondern auch all jene Anwender ins Chaos führen, die schon immer wie - sinnvollerweise - in LuG vorgesehen gearbeitet haben.