Abschlagszahlungen in Lohn und Gehalt importieren

[#1]

Hallo liebe Community,

ich starte in dieses tolle Forum direkt mit einer Frage:

Und zwar suche ich nach einer Möglichkeit, wie ich in DATEV Lohn und Gehalt Abschlagszahlungen importieren kann. Ich nutze bereits zur monatlichen Lohn-Vorerfassung die entsprechende Excelliste der DATEV und importiere dann für die monatliche Buchhaltung die Bewegungsdaten per ASCII-Import in einen Buchungsstapel.

Gibt es eine ähnliche Import-Möglichkeit, mit der ich monatlich Abschlagszahlungen importieren kann?

Vielen Dank für eure Unterstützung

[#2]

Hallo,

in Lohn und Gehalt haben Sie die Möglichkeit über eine Stammdatenimportschnittstelle Mandanten- und Mitarbeiter-Stammdaten aus externen Datenquellen nach Lohn und Gehalt zu übernehmen. Mit wenigen Ausnahmen können alle Stammdaten importiert werden, die auf der Mandantenebene in den Masken unter Mandantendaten und auf der Mitarbeiterebene unter Stammdaten enthalten sind. Somit können auch Abschlagszahlungen in das Programm übernommen werden.

Hierfür benötigen Sie in erster Linie eine geeignete Bereitstellung der Daten für die Stammdatenimportschnittstelle, damit diese in der Importdatei erfasst werden können. Danach übernehmen Sie die erfassten Stammdaten nach Lohn und Gehalt und führen gegebenenfalls eine Nachbearbeitung der Datenübernahme durch.

Für die Erstellung der Stammdatenimportschnittstelle stehen Ihnen in unserer LEXinform/Info-Datenbank im Dokument 1080789 unter Punkt 6.2 die Satz- und Feldbeschreibungen für den Import zur Verfügung.

Viele Grüße

Selina Heubeck

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#3 · Accepted solution]

Guten Morgen,

ich vermute, dass Sie sich monatlich ändernde Abschläge erfassen und dann über das Programm LuG die Zahlungsträger erfassen wollen?

Das Einlesen von Abschlagszahlungen ist relativ einfach. Sie erfassen in einer Excel-Tabelle die Personalnummer, den Vorschuss und die lfd. Nummer des Vorschusses. Dann speichern Sie die Excel-Tabelle als csv-Datei ("csv (Trennzeichen-getrennt)" auswählen).

Nun können Sie auf Mandantenebene Mandant | Importassistent | eine "Neue Importbeschreibung über den Assistenten erstellen" |vergeben Sie einen Namen für die Importbeschreibung und legen Sie den Ort fest, wo die Datei ist | danach können Sie den Spalten der Excel-Tabelle die Importfelder zuordnen. Das war es im Prinzip schon. Wenn Sie die Importbeschreibung gespeichert haben und jeden Monat die Datei mit dem gleichen Namen am gleichen Ort abspeichern, dann können Sie monatlich die Datei einfach über den Importassistent einlesen.

Problematisch bei Abschlagszahlungen ist nur, dass die laufende Nummer für den Abschlag benötigt wird. Nach Erzeugung des ersten Abschlags ist die Nummer 1 weg. Sie müssen somit eine Lösung finden, dass immer eine neue laufende Nummer erfasst wird. Sinnvollerweise sollten immer alle Abschläge mit der gleichen laufenden Nummer erfasst werden können, damit die Nummer immer nur einmal eingegeben werden muss und danach runterkopiert werden kann. Es funktioniert, wenn man erst mit einer späteren laufenden Nummer anfängt. Also könnte man z. Bsp. die Nummer vom Abrechnungsmonat abhängig machen, so z. Bsp. für 07/19 die Nummer 719 verwenden.

Viele Grüße

T. Reich

[#4]

Guten Morgen und vielen Dank, Herr t.r. für Ihre ausführlich Antwort und die hilfreichen Erläuterungen.

Ich habe noch eine Rückfrage zu den laufenden Nummern:

Sie schreiben, dass man immer eine neue (noch nicht vergebene) fortlaufende (oder nur "laufende" Nummer vergeben werden muss.

Da in der Maske zur manuellen Erfassung der Abschläge diese Nummer nicht vorhanden ist, frage ich mich gerade, wie diese Nummer aufgebaut sein muss.

Angenommen, ich habe zwei Mitarbeiter Meier und Müller, die jeden Monat immer eine Abschlagszahlung erhalten.

Wenn ich jetzt die Abschläge für 07/2019 importiere dann sollten die Daten in etwa so aussehen:

Personalnummer | Name | Abschlag_Betrag | Laufende_Nummer

---------------------------------------------------------------------------------------

1 | Meier | 10,00 | 7191

2 | Müller | 15,00 | 7192

Im August sähen die Daten dann in etwa so aus:

Personalnummer | Name | Abschlag_Betrag | Laufende_Nummer

---------------------------------------------------------------------------------------

1 | Meier | 10,00 | 8191

2 | Müller | 15,00 | 8192

Ich würde also die "Laufende_Nummer" so erzeugen, dass aus der Monat-Jahr-Kombination jeden Monat ein eindeutiges "Präfix" (719, 819, ...) erzeugt würde. Und da die Personalnummern ebenfalls eindeutig sind, würde ich diese einfach hinten anhängen.

Habe ich damit Ihre Ausführungen zur laufenden Nummer korrekt umgesetzt?

[#5]

Hallo Frau selinaheubeck​,

vielen Dank für Ihre Antwort. Ich habe aus dem verlinkten LEXinform/Info-Datenbank Dokument 1080789 leider nicht entnehmen können, wie die von Herrn T. Reich in seiner Antwort genannten laufende Nummer aufgebaut sein muss, und in welches Feld in DATEV ich diese Nummer importieren muss (ich vermute, es ist das Feld "Nr der aktuellen Abschlagszahlung").

Ich werde ein wenig experimentieren und berichten, wenn der Import geglückt ist.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

[#6]

Guten Tag,

es reicht, wenn Sie 719 verwenden. Ohne Personalnummer dahinter. Es geht "nur" darum, dass ohne die laufende Nummer keine Zeile angelegt wird.

[#7]

Hierhin wird ihr Import gespeichert. Auf Mitarbeiterebene.

[#8]

Nachdem Sie die Abschläge erstellt haben, landen diese unter der von Ihnen beim Import vergebenen Nummer im Archiv des Arbeitnehmers. Deshalb müssen die Nummer einmalig und eindeutig pro Monat aber nicht pro Mitarbeiter sein.

[#9]

Guten Tag Herr t.r.​,

vielen Dank für Ihre ausführlichen, bebilderten Antworten. Ich habe soweit alles technisch vorbereitet und werden bei der nächsten Runde der abzurechnenden Abschlagszahlungen Mitte September den Import testen. Ich melde mich, sobald ich den Import durchgeführt habe, zurück mit einer Rückmeldung (bzw. hoffentlich Erfolgsmeldung).

Vielen Dank nochmals für Ihre Hilfe und Unterstützung!

[#10]

Gerne. Über die entsprechende Rückmeldung, ob alles so geklappt hat, würde ich mich freuen. Sie können einen solchen Import auch über einen Musterbestand testen.

[#11]

Hallo Herr t.r.​,

vielen Dank nochmals für Ihre Hilfe. Der Import der Abschläge hat genau so funktioniert, wie Sie es beschrieben haben. Ich habe lediglich drei Felder (drei Spalten) "Personalnummer", "Abschlagsbetrag" und die "fortlaufende Nummer" (in Form von JJJJMM) in einer CSV-Datei für den Import bereitgestellt - und das hat wunderbar funktioniert.

Besten Dank!

[#12]

Hallo in die Runde,

nachdem wir einige Monate die Abschläge über diese Methode problemlos in Lohn und Gehalt importieren könnten, schlägt der Import nun fehl. Bei uns hat sich nichts geändert, ich habe dreifach nachgesehen - die Import-Daten sind 1:1 identisch (bis auf die Bewegungsdaten natürlich) zu den Daten aus den Vormonaten.

Mein Verdacht: es hängt mit dem letzten Update von Lohn und Gehalt zusammen?!

Hat noch jemand das gleiche Problem?

[#13]

Hallo seb_ms,

leider können wir Ihnen anhand der Angaben keine konkrete Lösung anbieten. Erhalten Sie beim Import der Daten eine Fehlermeldung? 

Stimmt der Aufbau der Importdatei mit der Formatbeschreibung in Lohn und Gehalt überein? Gegenfalls hat sich der Aufbau der Datei durch den Hersteller geändert. Auf der Mandantenebene unter Extras | ASCII-Import Assistent finden Sie Standardformatbeschreibungen einiger Hersteller und ggf. individuell erfasste Beschreibungen. Gleichen Sie diese bitte mit dem Aufbau der zu importierenden Datei ab. 

Natürlich können Sie sich zur Unterstützung und Klärung über die üblichen Servicekanäle an unseren Programmservice wenden. 

Weihnachtliche Grüße aus Nürnberg

Dominika Raciborska

Personalwirtschaft

Datev eG

[#14]

Hallo @Dominika_Raciborska,

vielen Dank für Ihre Antwort - auf unserer Seite hat sich nichts geändert: wir haben die Import-Schritte weitestgehend automatisiert, so dass sich lediglich die Bewegungsdaten als solche ändern. Auch ist der Aufbau der Import-Datei sehr einfach (und dementsprechend werden auch bei einer Sichtprüfung Fehler leicht erkannt) - anbei ein Bild aus der Feldauswahl des Importassistenten in Lohn und Gehalt.

Sobald wir im Januar wieder Abschläge importieren, werde ich die Fehlermeldungen protokollieren und mich zurückmelden.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!