Wie sicherstellen, dass Dokumente immer auffindbar sind (Digitalisierung)?

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Hallo Community,

ich wollte einmal eine Frage an die Community stellen, wie ihr sicherstellt, dass alle digitalisierten Unterlagen auch immer auffindbar bleiben.

Hintergrund ist der, dass wir den Digitalisierungsgrad erhöhen wollen und Dokumente "nur" noch digital vorhalten wollen, um die Aktenberge zu reduzieren.

Aber wie stellt man sicher, dass ein Dokument auch immer auffindbar bleibt?

Zuerst hatte ich gedacht, dass man auf dem Original die DokID handschriftlich aufnimmt, nachdem diese archiviert wurde und das Original zur Bearbeitung an den Sachbearbeiter weitergibt.

Problem: DATEV vergibt die DokID erst, nachdem gespeichert wurde. Da kann es aber schon zu spät sein, wenn das Dokument unter einer falschen MdNr.  gespeichert wurde. Gerade bei gleich klingenden Namen oder mehreren Grundstücksgem. kommt das Sekretariat schnell durcheinander. Da wäre eine Schnellsuche nach der DokID hilfreich.

Daher meine Frage an die Runde:

Wie macht ihr das?

Für Tipps bin ich immer dankbar.

Gruß Achilleus

P.S. In meinem alten DokMa-Programm hatten wir das Problem nicht, da wir das System mit assoziierten Mandantennummern hatten. Also einem Hauptmandanten und {n}-Unter-Mandanten. Da war Digitalisierung einfach. 😁

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Habe ich die Frage richtig verstanden?

Sie wollen anhand des Originaldokumentes das digitale Dokument auffinden?

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Ja, da folgendes Problem auftauchen kann.

GuE-Bescheid für Grdstcks. GbR A+B wird in Grdstcks. GbR A+B+C versehentlich abgelegt oder es wird bei der Archivierung einfach die MdNr. vertauscht (12031 <> 12013).

Dieses Dokument ist dann nie wieder auffindbar.

Wenn der Sachbearbeiter das aber bearbeitet, dann kann er unter dem Mandanten das Dokument nicht finden, was "kein" Problem ist, da er ja nach der DokID suchen kann und den Fehler schnell beheben. Ohne die DokID ist das Dokument für immer verloren/verwaist.

Gruß Achilleus

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Paginierstempel und die Paginiernummer wird in der Dokumentenbeschreibung erfasst.

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Auf die Idee bin ich gar nicht gekommen.
Gruß Achilleus

Top Idee, obwohl es ja im Grunde schon eine Paginiernummer von DATEV gibt, aber egal. 👍

Ich werde das einmal so weitergeben.

Wie machen es denn die anderen?

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Dumme Frage, da wir kein DMS (neu) oder alt nutzen:

Gibt es keine OCR-Erkennung, die die Daten automatisch in die Dokumentenbeschreibung überträgt?

Die Sache mit dem Paginierstempel habe ich bereits vor 15 Jahren bei einem Kollegen gesehen, der die Belege dann in Reihenfolge der Paginiernummer abgelegt hat. Also in keinen Ordner der/des Mandanten. Die Belege wurden fortlaufend in Kisten sortiert. Allerdings möchte ich nicht wissen wieviel tausend Kisten inzwischen bei ihm aufgelaufen sind. 🙄

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Bei der Vielzahl der DATEV-Programmvarianten komme ich hier immer durcheinander. Wir nutzen DMS-Classic, wenn ich richtig informiert bin, also nicht die neue Variante mit der Revision.

Wie gesagt es geht um die Endkontrolle. Was danach passiert liegt in Gottes Hand und da ist man einfach machtlos.

In unserem alten Dokumentarchiv war das alles kein Problem, weil der Dokumentname nur eine unwesentliche Rolle spielte, da sämtliche Dokumente in Echtzeit in einer Vorschau sichtbar war. Ferner war das Ablagesystem erheblich flexibler und intuitiver als der DATEV-Ablagehaufen. Hier ist alles sinnentleert in einer Datenbank gespeichert und es herrscht einfach keine Ordnung. Zumal ja auch die Sortierungen/Gruppierungen keiner Ordnung folgen, sondern jeder macht was er will. Kann von Vorteil sein, ist aber aus meiner Sicht eher nachteilig und kontraproduktiv. Aber das ist alles ein ganz anderes Thema.

Ich werde das mit dem Paginierstempel einmal weitergeben. Letztendlich ist es egal, ob ein Schriftstück in einem Ordner je Mandant oder in einem Sammelordner nach Eingang abgelegt wird.

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer : Eine saubere Verschlagwortung ist mehr als die halbe Miete.

Wo ich immer das 🤢 kriege wen Mails "WG:AW:WG:AW:AW:WG;AW: Immobilienkauf Musterstraße" im DMS landen und der Inhalt der Mail dreht sich um die Renovierung der Mietwohnung in der Sonnenstraße. --> Sowas ist tötlich.

Gleiches gilt für Dokumente: Einheitliche Verschlagwortung,

"Einspruch Fristverlängerung ESt-2019 wg Arbeitszimmer"

Den Brief findet man auch noch 2025 wenn es mal Rückfragen zu dem Sachverhalt geben sollte wieder. 

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Hallo Hr. @jjunker,

da bin ich ganz bei Ihnen und wird auch schon versucht (ich zumindest) darauf zu achten. Aber ein Tippfehler reicht ja schon aus, dass ein Dokument schwer zu finden ist.

Dennoch ist es hinderlich, dass hier strikte Ablage-Hierarchien von DATEV vorgegeben werden. Das macht es nämlich extrem unübersichtlich, da viele Metainformationen in der Bezeichnung landen, die besser in einem Reiter aufgehoben wären.

Aber egal. Wir müssen ja damit zurechtkommen und nicht die DATEV. 

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Wir nutzen DMS-Classic, wenn ich richtig informiert bin, also nicht die neue Variante mit der Revision.

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DMS-classic ist natürlich MIT Revisionssicherheit, gemeint ist wahrscheinlich OCR.

OCR ist hier aber gesondert zu erwerben.

Beim NEUEN DMS (ohne classic) ist OCR immer dabei!

Und MIT OCR hat man bei falsch abgelegt Belegen deutlich weniger Stress.

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@Gelöschter Nutzer Sie nutzen noch die DMS-Classic?

Falls ja: dann freue ich mich auf Ihre Beiträge nach dem Wechsel auf das/die  neue DATEV DMS...

Falls nein..., nun ja....

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@andreashofmeister  schrieb:

@Gelöschter Nutzer Sie nutzen noch die DMS-Classic?

Falls ja: dann freue ich mich auf Ihre Beiträge nach dem Wechsel auf das/die  neue DATEV DMS...

Falls nein..., nun ja....

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Also bitte nicht so optimistisch 😉

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Das neue DMS werden wir definitiv nicht nutzen. Ich kann auch den Sinn der Revisionssicherheit für Arbeitsunterlagen nicht erkennen. Und dann muss es auch noch abartig teuer sein.

Wir bleiben bei dem alten System und leben mit den Unzulänglichkeiten.

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Wir bleiben bei dem alten System und leben mit den Unzulänglichkeiten.

Ok, aber es wird der Tag kommen, an dem das nicht mehr funktioniert.

Wenn auch der Umstellungskorridor immer wieder verschoben wird....

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Spätestens dann gehe ich in Rente. 😀

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Die Zeiten der Datev werden in der neuen Einheit BER gemessen; alternativ in der Minutenanzeige der Kölner Verkehrsbetriebe (die Anzeige "kommt in einer Minute" kann da schon mal eine fünfache Zeitausdehnung bedeuten).

Schönes Wochenende.

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... mich stört am meisten, dass der Umstieg zu Datev-DMS quasi ein 'One-Way-Ticket' ist oder (für die Fans der deutschen Sprache) eine 'Einbahnstraße' oder eine 'Sackgasse ohne Wendemöglichkeit'.

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Also ohne DMS bzw. Verschlagwortung mit OCR kann man es eigentlich nicht vernünftig realisieren.

Es passieren halt Fehler.. und die OCR bzw. der Index ist letztlich das Netz.

Außer man hat (viele) Mandanten die noch gerne mit Hand und Stift Briefe schreiben.. da hilft auch keine OCR :-).

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Spätestens dann gehe ich in Rente. 😀

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Einer muss doch bleiben, der weiß wie es geht.😉

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Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy  % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

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@jjunker  schrieb:

Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy  % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

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Es kommt der Tag, da wird bestimmt auch die DokOrg abgekündigt. Man soll nie nie sagen...

Dokorg ist doch klasse. War bei uns der Schritt zum DMS. Perfekte Abfolge...

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@jjunker  schrieb:

Wenn ich jetzt schreibe, dass wir die DocOrg nutzen und alle soweit diszipliniert haben um 99,xy  % aller Dokumente an Hand der Verschlagwortung auffindbar sind werde ich dann gesteinigt?

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Nein, nicht von den Nutzern, nur von DATEV Consulting da Sie das DMS nicht DATEV konform einsetzen. 😉

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Vielleicht sind wir da etwas altertümlich, aber wir nutzen ganz einfach eine feste und "sprechende" Syntax, damit die Unterlagen zum Mandanten wiedergefunden werden können. Bei Bescheiden z.B.:

ESt B 2019 18.05.2020 - Mustermann, Max

Der (erste - nicht geänderte, durch die von uns erstellte ESt-E) Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2019 vom 18.05.2020 von Max Mustermann.

Das ganze liegt dann im Ordner Einkommensteuer/Bescheide (ESt B JAHR DATUM - NAME)/

Der Zielordner gibt dann in seinem Namen gleich auch die Syntax der Dokumente vor. 

Wenn der jetzt beim anderen Mandanten abgelegt wird, kein Problem. Andersrum (beim richtigen Mandanten mit falschem Text) geht das auch, weil man sich dann einfach das Dok öffnet. 

Wenn das Dok gar nicht gefunden wird kann es mit der Syntax auch gesucht werden. Zumindest bislang haben wir alles nach diesem System wiedergefunden. Zu Not auch über weitere Merkmale im Text, der Datei oder des Datums der Ablage.

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So ist es, aber leider kennt DMSclassic keine mandantenindividuellen Unterstrukturen. Das ist bei umfangreichen Grundbesitz schon störend weil ja die klaren Strukturen nicht anwendbar sind - oder es muss "gebastelt" werden, worin dann wieder die Gefahr der falschen Zuordnung liegt.

Dies aufzulösen ist mit DMSclassic Bordmitteln nicht einfach bis unmöglich.

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... nur ein Gedanke:

... hätte man nicht auch schon mit der GUID jedes Dokuments einen Indexschlüssel und eine eindeutige Identifikations- und Such-Möglichkeit zur Verfügung ?

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GUID? @vogtsburger wie so manches Mal sprechen Sie zumindest für mich in Rätseln.

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Genau das meine ich.

Es gibt 5 Grundstücke:

Max-Meier-Allee

Alfred-Weber-Str.

[...]

Die Unterlagen müssen jetzt also alle wie folgt beginn:

Max-Meier-Str. - Verwalterabrg. 2019

Alfred-Web-Str. - Verwalterabrg. 2019

Besser wäre es, wenn es hierfür Ordner geben würde, was aber nicht möglich ist.

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Moin,

das wäre dann eventuell doch ein Grund auf das neue DMS zu wechseln. Soweit ich weiß, wird die Anlage von Unterstrukturen in DMS neu gerade pilotiert.

Viele Grüße,

bfit

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Vielen Dank für die Info.

Wir haben uns ausdrücklich gg. das neu DBM von DATEV entschieden, da es wenig Mehrnutzen, aber viel mehr Kosten verursacht.

Gruß Achilleus

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Vielleicht gucken Sie sich das ganze von Zeit zu Zeit noch einmal an. Die Kosten wurden gerade reduziert, der Nutzen steigt langsam, da dieses Programm tatsächlich noch weiterentwickelt wird.

Viele Grüße,

bfit