Vorgangsmappen-doppelte Dokumente

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Hallo,

bei uns in der Kanzlei haben wir den Vorgang so 

bei Posteingang werden zb die Bescheide abgelegt. Und im Nachgang in die jeweilige Vorgangsmappe „Bescheide“ abgelegt um es übersichtlicher zu machen.Jedoch haben wir vermutlich am Anfang der Vorgangsmappen Geschichte die Dokumente nach Ablage darin, gelöscht. Um es zu umgehen dass der Filter „Alle Dokumente“ einen nicht erschlägt.

Das war offensichtlich nicht schlau durchdacht..

Da es sich ja um wichtige Dokumente handelt, haben wir nun die gelöschten Dokumente wiederhergestellt.

Nun stehen wir vor dem Problem, dass wir nicht wissen was wurde bereits in der Vergangenheit in der Vorgangsmappe abgelegt und was nicht?! 
1. Frage: Kann man das irgendwie filtern was drin gelandet ist und was nicht? Oder hat jemand eine sinnvolle Idee ? 
2. Frage: Gibt es eine eventuell in naher Zukunft die Option, die Dokumente bereits im Dokumentenkorb bei Ablage in die Vorgangsmappe zu legen?

Vielen Dank schonmal 🙂   

Thema final in Office-Management verschoben, Kategorie DMS&Dokumentenablage zugeordnet.

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Mich würde das auch interessieren. Ich muss leider auch mit "Vorgangsmappen" arbeiten. Die sind der fehleranfälligste Teil aller Datev-Anwendungen die ich benutze. 

Postulat:

1. Wenn Dokumente gelöscht werden, landen sie nicht im Papierkorb.
2. Revisionshistorie greift nicht.
3. Wenn sie abstürzen, was sie vor allem tun, wenn man nicht zwischenspeichert, reißen sie den Arbeitsplatz mit ab.

4. Mit ggf. ganz üblen Folgen.
5. Die Volltextsuche des DMS wirkt nicht bis in die VGM.

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6. "Senden nach" geht nicht.
7. "Belegnachreichung" geht nicht.

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früher konnte man in der schnellinfo dokumente eine spalte anzeigen lassen, die aufgezeigt hat, ob ein dokument mit einem anderen verknüpft ist bzw. die dokumentennummer des verknüpften dokuments. das würde nun helfen.

warum früher? weil datev das abgeschafft hat beim letzten oder vorletzten update. haben uns darüber ehr gefreut *sarkasmus aus*

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1. Für Filter oder Suchen sind Vorgangsmappen schwarze Löcher, sie nehmen alles auf, geben aber 0 Infos zurück

2. Gehe nicht davon aus, da die Vorgangsmappen von DATEV für sowas nicht vorgesehen sind. Lt. DATEV gehören Dokumente in die DMS und dann per Verknüpfung in die Vorgangsmappe.

Ich finde das insgesamt aber ziemlich umständlich, was Sie da machen. Welche Vorteile bietet eine Vorgangsmappe bei Bescheiden? 

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Leider ist das System mit den Vorgangsmappen meiner Meinung nach nicht vollkommen ausgereift… 

Wir verwenden die Vorgangsmappen um alles sauber abzulegen. 
Wie ein Aktenordner.

Bescheide

Steuerklärungen 2023

Stammakte usw

so erhält man meiner Meinung nach die Übersicht aller Dokumente die ja mit der Zeit immer mehr werden.

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das ist aber nicht sinn und zweck von DMS.

DMS ist eine art chaotisches lagersystem und sie sollten sich lieber mehr auf den knigge konzentrieren und da eine einheitliche beschriftung etc. hinterlegen,  da ist mehr gewonnen als zu versuchen, alles in VGM zu pressen um den überblick zu behalten.

sie werden das irgendwann eh nicht mehr können, weil die anzahl der dokumente zu groß wird

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Eine Knigge haben wir bereits…

Ich merke schon, dass man sich auf Dauer ein anderes Konzept überlegen sollte. 
Womgölich macht es dann mehr Sinn die Dokumente ordentlich nach Register abzulegen.  

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Aber das im Nachgang fertig zu bringen ist Irrsinn… wo fängt man an und wo hört’s auf …

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bei uns sind ordner und register pflichtfelder. ohne wir gar nichts abgelegt sonst krachts

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Das macht völlig Sinn,  im

Nachgang!  

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da hätte man sich schon vor einführung von DMS ordentlich beraten lassen sollen und ein konzept erstellen, da haben sie recht.

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@Sonne2606  schrieb:

[...]
1. Frage: Kann man das irgendwie filtern was drin gelandet ist und was nicht? Oder hat jemand eine sinnvolle Idee ? 

[...]

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Ich sehe ich keine Möglichkeit das zu filtern. Da würde ich nicht lang herummachen und die wiederhergestellten Dokumente im DMS lassen. Über die "Erweiterte Suche" in DMS kann man soviel filtern, dass man Vorgangsmappen eigentlich nicht benötigt. Schriftverkehr, Verwaltungsakte und Arbeitspapiere gehören m.E. sowieso direkt in DMS.

Selber nutze ich eine Vorgangsmappe nur dann, wenn ich z.B. von einem Mandanten unterjährig und laufend irgendwelche Einzelbelege bekomme um diese dann in der Vorgangsmappe (z.B. für verschiedene Immobilien) zu sammeln.

mfg

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Weißt du zufällig ob man in der Maske das dann vor belegen kann, dass man ohne Eingabe von Register und Ordner gar nicht speichern kann? 

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Alles was gelb ist, sind bei uns Pflichtfelder. Ordner u. Register werden dann durch den Knigge automatisch befüllt.

Die Vorgaben lassen sich aber durch den ein oder anderen Trick aushebeln.

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irgendjemand in der kanzlei oder das softwarehaus hat adminrechte für DMS. dort kann man hinterlegen, welche felder zwingend zu füllen sind.

sonst kann ja jeder einfach schreiben, tun und lassen was er will.

für mich wäre das inzwischen ein kündigungsgrund, wenn es keine gescheiten richtlinien für DMS gäbe. in so einer kanzlei findet nieman mehr irgendwas und jeder macht was er will...

...ohne mich...

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Nachdem hier Nachteile und Einschränkungen zu Vorgangsmappen genannt wurden… Was ist der Sinn / Nutzen einer solchen Mappe insbesondere im Vergleich zu einem herkömmlichen DMS-Dokument, unter dem sich ja auch strukturiert mit Verzeichnissen ablegen lässt?

Im Selbststudium konnte ich mir diese Frage bisher nicht beantworten.