Vorgangsmappen - Vorlage

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Hallo 

wir sind am Montag von DMS Classic auf Datev DMS umgestiegen und möchten verstärkt die Vorgangsmappen nutzen. Hierfür haben wir einige Mustermappen angelegt. Können Mustermappen auch als Vorlage (z.B. über die Vorlagenverwaltung) angelegt werden?

Um den Inhalt der Mustermappen zu nutzen, öffnen wir bislang eine neue Mappe und kopieren die Struktur vom Muster in die neue Mappe. Gibt es einen einfacheren Weg?

So ganz erschließt sich uns noch nicht der Unterschied von Vorgangsmappen mit den bisher genutzten Dokumentenstrukturen. Beim Öffnen sehen beide identisch aus, sie unterscheiden sich nur im Dateityp. Bringen die Vorgangsmappen tatsächlich Vorteile? 

Grüße 

Christine

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

 Können Mustermappen auch als Vorlage (z.B. über die Vorlagenverwaltung) angelegt werden?

nach meinem Kenntnisstand ist das derzeit nicht möglich.

Um den Inhalt der Mustermappen zu nutzen, öffnen wir bislang eine neue Mappe und kopieren die Struktur vom Muster in die neue Mappe. Gibt es einen einfacheren Weg?

Mein Weg ist ähnlich. Ich habe eine strukturierte Mustervorgangsmappe angelegt und dieses Muster beim Mustermandant 99999 abgelegt.

Ich kopiere dann die komplette Mappe über Strg-C von diesem Mustermandanten in den gewünschten Mandantenbestand.

[#3]

Hallo Zusammen,

aktuell besteht keine Möglichkeit eine Mustermappe in der Vorlagenverwaltung anzulegen.
Uns liegt jedoch ein entsprechender Wunsch vor. Ich erfasse Sie hierzu als Nennung.

Das Vorgehen von @peter entspricht jenem das wir aktuell empfehlen:

Sie können eine Vorgangsmappe ohne Dokumenteninhalt erstellen und diese dann bei Bedarf kopieren.

1. Erstellen Sie wie gewohnt eine Vorgangsmappe und legen Sie die gewünschten Ordner innerhalb der Vorgangsmappe an.
2. Speichern Sie die Vorgangsmappe bei einem kanzleiweit zugänglichen Mandanten in DATEV DMS.
   Sie können dafür zum Beispiel den Ablagebereich Kanzlei nutzen.

Wird die Vorgangsmappe nun benötigt gehen sie bitte wie folgt vor:

1. Suchen und markieren Sie die Mustervorlage.
2. Wählen Sie im Kontextmenü (rechten Maustaste) Kopieren, um die Mustervorlage zu kopieren.
3. Wählen Sie in der Mandantenübersicht den gewünschten Mandanten, bei dem Sie die Vorgangsmappe speichern möchten.
4. Klicken Sie in die Schnellinfo Dokumente und wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einfügen, um die Mustervorlage einzufügen.
5. Verschlagworten Sie die Vorgangsmappe und klicken Sie auf Speichern.
6. Nun befindet sich die Vorgangsmappe bei dem gewünschten Mandanten und kann dort mit Dokumenten gefüllt werden.

Eine kurze Erklärung zum Unterschied zwischen Vorgangsmappen und Dokumentenstrukturen finden Sie in diesem 💡DATEV Ideas Beitrag. 

Viele Grüße aus Nürnberg🌞

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#4]

Hallo Frau Szczepanska,

im Juni 2021 hatten Sie geschrieben, dass der Wunsch, dass die Vorgangsmappe in die Vorlagenverwaltung integriert wird, als Wunschumsetzung bereits vorliegt.

Nach nunmehr 2,5 Jahren wollte ich einmal nachfragen, wann es mit der Umsetzung des Wunsches kommt bzw. was notwendig ist, damit der Wunsch umgesetzt werden kann?

Viele Grüße,

Melanie W.

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Hallo @MellaBerlin,

aktuell ist keine Umsetzung dafür geplant.

Alternativ kann eine Mustervorgangsmappe kopiert und verwendet werden wie einen Beitrag drüber beschrieben.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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UX Verbesserung ist nicht geplant.

Vermutlich aber schon das nächste DATEV Seminar "Vorgangsmappen in DMS richtig nutzen" ...

SUPER DANKE Anton! 

Jetzt mal ehrlich. Seit immer werden über den Arbeitsplatz ESt-Erklärungen angestoßen und gemanagt und der empfohlene Standard-Workflow ist ernsthaft ein Copy-Paste Workaround?? 

Ich bin erst seit kurzem (2 Jahre) dabei und muss mir echt solche undurchdachten Prozesse aneignen, in einem Programm was seit Tag 1 darauf ausgelegt sein sollte diesen Prozess (EStE) zu unterstützen? 

Oder sind die VGM garnicht für EStE (u.a. Belegesammlung) vorgesehen? Wie sähe dann aber der ideale Prozess aus die ESt-Belege usw. abzulegen? 

[#7]

eine Vorgangsmappe ist m.E. eigentlich nur ein Briefumschlag um bereits in DMS befindliche Dokumente zu strukurieren. Natürlich kann ich auch externe Dokumente hineinziehen, welche dann aber beim Löschen der VHM weg wären.

Ich persönlich finde aus diesem Grund die Tatsache, dass ich eine Mustervorgangsmappe mit Copy&Paste kopiere gar nicht so verkehrt. Ich sehe momentan den mehrwert nicht, wenn ich das über die Dokumentenvorlage mache könnte. 

Der Programmweg und die Funktionalität sind momentan nicht wirklich identisch.

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lt. DATEV ist dafür Meine Steuern vorgesehen.