Unterschied ZUGFeRD/Digitale Rechnung/E-Rechnung

[#1]

Hallo Community,

wir sind nun auch dabei unsere Mandanten nach und nach auf elektronische Wege umzustellen. Zumindest soweit es diese mitmachen. An den elektronischen Rechnungsversand haben wir uns allerdings bisher noch nicht gewagt. Heute hat der erste Mandant gesagt, er würde unsere Rechnungen auch gerne per E-Mail haben. Da habe ich mich ein wenig in lexinform informiert, wie es geht und bin dann auf die drei Arten elektronischer Rechnung gestoßen: ZUGFeRD-Format, Digitale Rechnung und E-Rechnung/Rechnungsservice.

Nun habe ich versucht mal die Unterschiede herauszufinden, versteh ich das so richtig?

Zugferd: standartisierte PDF-Rechnung mit XML-Daten für die elektronische Verarbeitung z.B. in Buchhaltungsprogrammen

Digitale Rechnung: Nur eine PDF-Datei ohne xml, bei der ich aber eine individuelle Rechnungsvorlage verwenden kann mit unserem Kanzleilogo

E-Rechnung: Nur xml-Datei ohne Möglichkeit, die Rechnung anzusehen

Ist das jetzt so korrekt oder hab ich was falsch verstanden? Auf muss ich noch achten?

Danke schon mal im Voraus. 😊

[#2 · Accepted solution]

Hallo @Toffi-Fee,

Im Prinzip schon auf einem guten Weg, ich fasse es mal in meinen Worten zusammen:

Digitaler Beleg: z.B. gescannte Papierrechnung, einfache .pdf Rechnung

E-Rechnung (elektronische Rechnung) : Eigentlich nur Überbegriff für alle tatsächlich 100% digitalen Rechnungsformate wie z.B.:

X-Rechnung: Spezielles xml basiertes Datenformat zum Austausch mit öffentlichen Einrichtungen

ZUGEeRD: hybrides Format einer .pdf Datei mit eingebetter xml Datei welche die Rechnungsinformationen enthält 

Hoffe, das war verständlich 🙂 

VG und ein schönes Wochenende!

[#3]

Hallo @Ricarda_Hieber 

Ja, ich denke, ich verstehe. Also ist die E-Rechnung im "normalen" Schriftverkehr mit Mandanten gar nicht so interessant, sondern eher die digitale Rechnung oder Zugferd, je nachdem was der Mandant benötigt korrekt? 🤔

[#4]

Guten Morgen, 

genau, Stand heute auf jeden Fall schon primär über digitale Rechnung und ZUGFeRD.

Die Entwicklung geht aber immer mehr hin zu den vollumfänglichen E-Rechnungen. Anders wird auf Dauer eine robuste Digitalisierung auch nicht umzusetzen sein, denn Maschinen arbeiten logischerweise immer besser mit maschinellen Daten, als mit Daten die erst über OCR wieder abgelesen werden mussten.

Ich hoffe, dass es dazu vielleicht sogar bald ein einheitlich definiertes und zumindest europäisches Standardformat geben wird.. aber seien wir gespannt!

LG
Ricarda Hieber

[#5]

Vielen Dank. 

Ja, das ist richtig. Überall andere Formate und Voraussetzungen, da wird man ja irgenwann kirre ... 

[#6]

EU-Richtlinie EN-16931 (2014) gibt die Verwendung des Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor. Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.

Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um spezifische, nationale Geschäftsregeln.

Internetseite der Koodinierungsstelle IT Standards (KoSIT): Direkteinstieg xRechnung

FYI @Ricarda_Hieber @Toffi-Fee 

[#7]

hallo, hänge mich mal hier dran mit einer frage:

ich habe herausgefunden, dass auch eine PDF als mailanhang die anforderungen an den elektronischen rechnungsversand erfüllt!?

jetzt zur praktikerlösung:

kann man als aussteller der rechnung einfach an einzelne kunden seine rechnungen per mail schicken und an die anderen weiterhin per gelber post?

gibt es für den versender besondere aufbewahrungspflichten im hinblick auf die elektronisch verschickten rechnungen?

oder einfach kopie in den ordner, wie bei den papierrechnungen?

vielen Dank!

[#8]

---

@Inder  schrieb:

kann man als aussteller der rechnung einfach an einzelne kunden seine rechnungen per mail schicken und an die anderen weiterhin per gelber post?

gibt es für den versender besondere aufbewahrungspflichten im hinblick auf die elektronisch verschickten rechnungen?

Jeder kann seine Rechnung so verschicken, wie man es gerade braucht. Abwechselnd, alle digital, alle analog, zufällig... rechtlich kein Problem.

Die Aufbewahrungspflichten sind in den Gobd geregelt, danach muss alles so aufbewahrt werden, wie es versendet wurde. Papier also in Papierform, digitale Belege digital. 

[#9]

Ich häng mich hier auch noch mal dran:

Wir sind dabei, auf Elektronische Rechnungen um zustellen. Empfehlung Dokumente 9274951 und 9274952 der DATEV.

Digitale Rechnung:
Hier muss das Briefpapier als Formular im Rechnungsprogramm hinterlegt werden. Zudem muss der elektronische Versand über eigene E-Mail-Logistik (E-Mail Einzelversand oder Massenversand) erfolgen = m.E. nicht so gut.

ZUGFeRD-Rechnung: 

Meiner Meinung nach gute Lösung. Allerdings fix standardisiertes Format ohne Anpassungsmöglichkeit (hübsch ist anders!). => Hier hänge ich jetzt an einem Problem: Die ZUGFeRD-Rechnung ab 2.0 kann via E-Rechnung Service der DATEV versendet werden. Lokale E-Mail-Logistik nicht erforderlich = gut. Allerdings muss zwingend in jeder E-Rechnung der verantwortliche Mitarbeiter eingetragen werden. Muss ich den tatsächlich bei jedem Mandanten oder jeder Rechnung händisch manuell eingeben oder gibt es eine elegantere Lösung dies für alle Mandanten auf einmal zu hinterlegen?

[#10]

Hallo udolech,

in den Mandanten-Stammdaten müssen Sie die Eingabe für jeden Mandanten vornehmen. Übergreifende Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich. Anders für noch nicht abgerechnete Rechnungen. In den Rechnungslisten (z. B. offene Rechnungen) können Sie mehrere Rechnungen markieren und mit Rechtsklick "Mitarbeiter zuordnen..." wählen. Die Einstellung wird in automatisch generierte Folgerechnungen übernommen. Bei Rechnungen, die neu angelegt werden, müssen Sie den Mitarbeiter wieder hinterlegen.

Noch ein Hinweis: Wenn Sie Auswertungen zur Umsatzerlösverteilung i. V. m. der Zuordnung von Mitarbeitern auf Rechnungs- oder Gebührenebene nutzen, berücksichtigen sie ggf. bei Änderung der Mitarbeiter Auswirkungen auf die Auswertung (Dok.-Nr. 9271683 ).

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

[#11]

Frau Schulz,

heißt das, wenn ich (Chef) als "Verantwortlicher Mitarbeiter" in der Rechnungsschreibung hinterlegt bin, kann ich die Auswertung 22/1 Erlösverteilung Mitarbeiter/Auftrag/Mandant/Euro nicht mehr nutzen, weil dann mir der gesamte Umsatz zugerechnet wird? Oder kann die Auswertung wie bisher weiter genutzt werden und die Umsatzverteilung erfolgt wie bisher auf anteiliger Kosten- und Stundenbasis aller beteiligten Mitarbeiter?

Das wäre ja lustig, wenn mich die DATEV "zwingt" einen verantwortlichen Mitarbeiter bei der Rechnungsschreibung einzugeben und mir gleichzeitig die Möglichkeit nimmt anschließend noch den Umsatz pro Mitarbeiter zu sehen?

[#12]

Hallo udolech,

wenn Sie mit den Auswertungen 22/1 - 22/13 arbeiten, hat die Zuordnung eines Mitarbeiters auf Rechnungs- oder Gebührenebene keinen Einfluss auf diese Auswertungen.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG