Hallo Community bzw. DMS classic Anwender,
wie bereits hier geschrieben: DMS Funktionsvergleich gibt es eine "Landingpage" (LP) für die DMS-Umstellung:
www.datev.de/dms-classic-umstellung. Dort wiederum gibt es den ersten Fahrplan, wie eine sinnvolle Vorbereitung aussieht: Vorbereitung zum Umstieg auf DMS neu und auf dieser Seite gibt es u. a. einen Film, wie man:
- Mandantenbezeichnungen
- Auftragsbezeichnungen
- Erledigerbezeichnungen
für viele Mandanten in einem "rutsch" ändern kann.
Hintergrund ist, dass über einen geplanten Task bei uns jede Nacht die obigen Stammdaten von den DATEV Stammdaten nach DATEV DMS classic (alt) exportiert werden. Leider hat dieser schlecht gemachte Export nur eine Auswirkung auf zukünftig neu gespeichert Dokumenten. Ändert sich z. B. der Mandantenname, so bleibt dieser für die alten Dokumente in der DMS alt (Arbeitsweise über den Client) unverändert und nur bei neuen in der DMS gespeicherten Dokumenten wird dann der geänderte Mandantenname auch in dem DMS Client berücksichtigt. Im DATEV Arbeitsplatz kann man dieses Problem nicht erkennen, da dort immer die aktuellen Stammdaten angezeigt werden, obwohl im Hintergrund in der Fremdsoftware DMS classic noch für alte Dokumente der alte Mandantenname verwendet wird.
Mit diesen drei Buttons in DMS alt werden die neuen Bezeichnungen aus obigen drei Bereich auch auf die alten Dokumente übertragen. Geht relativ schnell und einfach. Warum das nicht automatisch passiert, habe ich nicht verstanden.
Daneben gibt es noch einen Film wie man zusätzlich das Programm DMS classic Datenqualität sinnvoll ausführt.
Ich habe über dieses Programm in den letzten Monaten (hat leider viel Zeit in Anspruch genommen) bei mehreren tausend Dokumenten die Datenqualität hoffentlich verbessert.
Seit Samstag sieht es bei uns in diesem Programm nun so aus:
D. h. bei allen unseren rd. 900.000 stimmt nun hoffentlich die Datenqualität um die Umstellung auf die DMS neu vornehmen zu können.
Am Montag war ich im Rahmen einer Kundeneinbezugsmaßnahme in Nürnberg und habe eine der ersten Versionen eines "Umstellungsassistenten" gesehen mit welchem die Daten vom alten DMS classic Server auf den Fileserver in DATEV DMS neu umgezogen werden sollen. Der Assistent soll ab der DVD 13.1 (Jahreswechsel) auf unseren Systemen verfügbar sein.
Bei unseren 900.000 Dokumenten wird der Assistent über mehrere Stunden/Tage beschäftigt sein, die Dokumente vom alten DMS Server auf den Fileserver zu "kopieren". Wenn ich die DATEV richtig verstanden habe, so kann man den Umstellungsassistenten:
- während des laufenden Kanzleibetriebs starten (hat aber Auswirkung auf die Performance)
- immer wieder unterbrechen und er prüft jedes mal, welche Dokumente schon umgezogen sind und überträgt dann nur noch die Dokumente, die bisher nicht umgezogen sind bzw. an denen Änderungen noch nach der letzten Kopie vorgenommen wurden
- optional kann auch über einen geplanten Task die Datenübernahme in z. B. die Nacht verschoben werden
Dieser Abgleich wird aber leider nur bezüglich den Dokumenten vorgenommen. Bezüglich:
- Knigge
- Ablagerahmenplan
- Erlediger
- etc.
erfolgt kein Abgleich, sondern diese Daten werden in einem ersten Schritt vor der Dokumentenübernahme in die neue Datenbank kopiert. D. h. werden hier in der Zeit zwischen erstmaligem Start des Assistenten und der späteren Aktivierung von DMS neu Änderungen an diesen Daten vorgenommen, müssen die in der DMS neu händisch nachgepflegt werden.
Erst wenn man sich sicher ist, dass alle Dokumente richtig angekommen sind, wird über einen Button "DATEV DMS aktivieren" die alte DMS abgeschaltet und die neue DMS aktiviert.
Da für den Umstellungsassistenten die Datenqualität Voraussetzung ist und bei vielen Dokumenten in der alten Datenbank die Bearbeitung mit obigen Programm DMS classic Datenqualität leider viel wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, kann ich nur empfehlen, sich rechtzeitig mit dem Programm DMS classic Datenqualität zu beschäftigen und ggf. über einen Servicekontakt bei DATEV sich Hilfe über z. B. eine Fernbetreuung zu holen.
Zur zeit haben wir einen Testserver (WTS) mit der neuen DATEV DMS am laufen und testen die DMS neu auf Auswirkungen auf unsere Kanzleiprozesse. In der nächsten Zeit werde ich hier über unsere Probleme bzw. über die Verbesserungen aus unserer Sicht berichten.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Community,
der erste Blick in der WTS-Sitzung an unserem Test-Server DMS NEU:
Es gibt wieder eine gesonderte Anwendung "DATEV DMS" (übersteht hoffentlich zeitlich alle Cloud-Anwendungen der DATEV) und es gibt wieder die Ordner und Fächer (auch im Arbeitsplatz und in den Schnellinfos) der guten alten DokOrg:
Wie in der guten alten DokOrg kann man über "Extras / Einstellungen / Bereich" die Bereiche ausblenden, die nicht benötigt werden.
= Super 😀
Es gibt nun auch wieder den Bereich Mitarbeiter. Hier muss ich noch testen, wie wir nun die Dokumente von den gesonderten unter der DMS classic erforderlichen ZMSD-Nummern für die Mitarbeiter wieder in diesen Bereich Mitarbeiter bekomme.
Leider sind alle Sortierungen / Gruppierungen für die Arbeitsblätter "Dokumente zur Erledigung" und "Dokumente zur Kenntnis" sowie die Schnellinfos in den Auftragssichten (EO-Comfort) weg!
= Schlecht 😠
Empfehlung vor der Umstellung (da die Einstellungen nicht kanzleiweit vorgenommen werden können):
- Alle Mitarbeiter empfehlen sich vor der Umstellung ihre Einstellungen über das Snipping-Tool zu dokumentieren.
- Alternativ für EO-Comfort: Einen Mitarbeiter aussuchen, der nach der Umstellung zeitnah einmal die Einstellungen vornimmt und sein Profil (Extras Profilverwaltung) speichert und allen anderen Mitarbeitern freigibt. Weiter Hinweis man kann auch die Ansichten der Auftragssichten auf mehrere Auftragssichten einfach kopieren/verteilen:
Leider gibt es für EO-Comfort-Kunden (das DATEV-Programm ohne Comfort) nicht mehr die Möglichkeit das Feld "Auftragsbezeichnung" in die Dokumentenansicht bzw. Schnellinfo einzublenden (einblenden kann man die Auftragsnummer z. B. "2019 - 007605 VJ:2019" - das braucht kein Mensch!). Auch kann man sich nicht mehr das Feld Kenntnisnehmer einblenden.
= Schlecht; Comfort-Kunden, die mehr zahlen, bekommen hier weniger Leistung 😠
Wie bei der guten alten DokOrg kann man mehrere Dokumente markieren und z. B. Ordner und Fach übergreifend ändern. Das ersetzt somit die sehr komplizierte Massenindexierung der DMS classic.
= Super 😀
Für das Bemerkungsfeld (nun "Notiz vorhanden") gibt es ein Symbol und sogar einen "Mouseover":
= Super 😀
Gruß
Ralf Blum
Hallo DMS classic Umsteller,
im Rahmen der Umstellung erhaltet Ihr von der DATEV eine "individuelle Vorbereitungscheckliste", die Euch vor der Umstellung evtl. weitere Problembereiche der "Datenqualität" neben dem obigen Tool aufzeigt.
Die Checkliste hat bei uns drei Seiten.
Hier mal ein Auszug davon:
Problembereiche werden von DATEV rot markiert. Hier waren es sieben Dokumente, die wir im Bereich "Anwälte" abgelegt hatten (war ein versehen). Die rote 7 war die erste Auswertung unserer der DATEV überlassenen Daten. In der Rechten spalte ist dann ein Info-Dokument, welches einem hilft, die Dokumente zu finden und den Fehler zu bereinigen. Neben der roten 7 steht nun eine 0. Das war das Ergebnis der zweiten Analyse von Datev nachdem wir die Checkliste bearbeitet hatten. Also nun hier in unseren Daten alles OK.
Das nachstehende Problem:
"Arbeitnehmer ohne Personalnummer" haben wir leider noch nicht gelöst. Bei der Analyse handelt es sich bei uns um folgende "Arbeitnehmer":
Diese haben wir weder beschäftigt noch angelegt. In der Anleitung steht ich soll die löschen. Insbesondere den OCR "Mitarbeiter" zu löschen traue ich mich nicht.
Ich habe daher am Donnerstag eine Fernbetreuung um dieses und anderer Probleme anzusprechen und ggf. die Checkliste und die Info-Dokumente noch zu verbessern.
Ich kann nur jedem Anwender von DMS classic raten, sich frühzeitig mit der Umstellung zu befassen. Es ist kein Update, sondern eine Datenübernahme in ein anderes neues Programm!
Gruß
Ralf Blum
Hallo DMS Umsteller,
letzte Woche habe ich die Funktionen der Weitergabe des Postausgangssatzes getestet. Ich bin zwar der Meinung, dass dies die DMS besser und für uns deutlich einfacher könnte als PFB (siehe: DMS neu Nahtstellen 5: das P von PFB muss die DMS neu ersetzen), aber so lange es keine DATEV Prozessmager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung ) gibt werden sich die DATEV Produktmanager in der indischen DATEV Kaste (Silo) PFB weigern, bei der Prozessanpassung sinnvoll mitzuarbeiten (uns als Postausgangsbuch gab es schon immer und daran werden wir auch nichts ändern).
Wir haben für die gute und alte Briefpost zur Zeit folgenden work-flow in diesem Bereich:
- Sachbearbeiter (SB) erstellt Dokument und speichert es in der DMS
- SB stell den Status des Dokumentes an dem Tag an dem es tatsächlich versendet werden soll auf "zu Postausgang"
- SB legt am gleichen Tag den Brief in den "Postausgangskorb" im Sekretariat (bei uns Orga-Abteilung)
- Am Abend vergleicht die Orga-Abteilung ein Filter im Arbeitsplatz "Dokumente zu Postausgang" mit denen im tatsächlichen Postausgangskorb. Bei Abweichungen wird beim SB nachgefragt.
- Wenn die Menge identisch ist, erstellt die Orga-Abteilung alle Postausgangssätze in einem "rutsch" (Status in der DMS wird in diesem Zeitpunkt auf "Erledigt" gesetzt)
- Danach werden dann alle Postausgangssätze in PFB festgeschrieben
- Zeitgleich werden die Briefe zu Post gebracht
Der SB kann somit immer sehen (Arbeitsblatt Dokumente zu Erledigung) welche Dokumente von ihm zwar erstellt, aber noch nicht versendet sind.
Das funktioniert auch so noch mit der DMS neu. Es hat aber leider etwas gedauert, bis ich die entsprechenden Einstellungen gefunden hatte, da bei den ersten Dokumenten die ich erstellt hatte, der Postausgangssatz automatisch erzeugt wurden und das Dokumente wie von Geisterhand den Stauts "erledigt" erhielt.
Ursache war hier der zweite Haken in den Einstellungen zum DMS Knigge (d. h. muss bei uns je Kniggeeintrag so eingestellt werden) "Postausgang anlegen":
Bei unserer Vorgehensweise, muss der erste Haken gesetzt und der zweite nicht gesetzt sein.
Da die Einstellungen hier zum Postausgang leider nicht für mehrere Dokumente auf einmal im Knigge geändert werden kann, ist dies für uns auf Grund unserer rd. 1.000 Einträge viel viel unnötige Arbeit für unsere Orga-Abteilung direkt nach der Umstellung (oder ich habe etwas übersehen).
Nachtrag: Postausgangsdatumsfeld gibt es in der Ablagemaske nicht mehr. Spiel zumindest für unsere Vorgehensweise aber keine Rolle.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Dombrowski,
vielen Dank für den Hinweis.
Ich habe aber noch Hoffnung, das es für uns evtl. doch einfacher ist, da dies nach meiner Kenntnis eine neue Funktion ist und der "alte" Knigge aus DMS classic im Umstellungsassistent in den neuen Knigge übernommen werden kann, hoffe ich, dass der Haken, der uns ärgert standardmäßig nicht gesetzt wird.
Ende Februar werde ich den Umstellungsassistenten in unserem Testserver mit unseren Echtdaten testen und dann hier weiter berichten.
Aber eigentlich gehört diese Funktion in die Verwaltung des Knigge. Dort kann man grundsätzlich mehrere Kniggeinträge mit wenigen Klicks ändern:
Auf der Eingabemaske zum Ändern mehrerer Kniggeeinträge (DMS neu) ist auch noch viel Platz.
Auch hoffe ich, dass die DMS neu Mitarbeiter der DATEV hier mitlesen und sich vielleicht zu dem Problem äußern.
Evtl. ist es aber den Mitarbeiter im Service langweilig, dann können die sich ja bei den rd. 4.000 DMS Umstellern aufschalten und direkt in der DMS-Datenbank die Änderungen vornehmen 😁.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Community,
ich habe heute erstmals den Umstellungsassistenten DMS calssic auf DMS neu bei uns gestartet.
Wir haben einen gesonderten virtuellen DMS-Server mit 900.000 DMS Dokumenten und rd. 300 Medien (in meiner alten Sprache: 300 Mofa-Tanks für einen 40-Tonner; siehe auch hier unter "Humoriges" aus alten Zeiten der Newsgroup: Premiumprodukt DMS / 40-Tonner mit Mofa Tank ).
Zur Zeit belegen diese 300 Medien der DMS classic rd. 1,28 TB Festplattenspeicher. Diese werden dann im Rahmen der Umstellung vom DMS-Server auf unseren Fileserver in die SQL-Datenbank der anderen DATEV Anwendungen kopiert.
Der Umstellungsassistent zeigt bei uns im Bereich Vorbereitung folgende Werte:
D. h. aus den 1,28 TB der alten DMS classic werden 2,22 TB in der DMS neu. Das ist ein Faktor: 1,7!
"Leider" kann man nicht mit der Übernahme beginnen, sondern wir müssen jetzt zuerst mal auf unserer SAN die LUN´s so konfigurieren, dass auf unserem Fileserver (Windows Server 2016 = NTSTEUER = Name ist so schon aus alten Zeiten von NT) genügend Platz vorhanden ist.
Ich habe aber noch Hoffnung, dass der Festplattenbedarf tatsächlich kleiner ist, da nach meinem Kenntnisstand während des Kopiervorganges (in Paketen) im ersten Schritt die Dateien aus unserem alten DMS Server "herausgeholt" werden und in einem Transferverzeichnis zwischengespeichert werden, danach dann in die SQL-Datenbank im Fileserver eingefügt werden und somit zeitweise die Daten dreifach vorhanden sind. Des weiteren hoffe ich, dass es noch eine Komprimierung der Daten evtl. im Anschluss der Übernahme stattfindet.
Daher die Empfehlung: Rechtzeitig den Plattenbedarf einschätzen und auf den richtigen Laufwerken für entsprechende Kapazitäten sorgen.
@Helmut_Lerm : Nach meinem Kenntnisstand wird zur Zeit der Plattenbedarf nur im Umstellungsassistenen berechnet und auch nicht in der individuellen Vorbereitungscheckliste angedruckt. Evtl. sollten Sie dieses Berechnungstool gesondert als EXE anbieten oder evtl. in das Tool zur Datenqualität mit einbauen. Denn wenn die Kollegen am Wochenende umstellen möchten und dann Festplattenkapazität fehlt, ist es zu spät und der erste Frust ist da bevor es überhaupt los geht.
Gruß
Ralf Blum