Stammdaten von Mandanten digitaler und effizienter Prozess

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Hallo Community,

wie gehen Sie bei dem Mandanten-Onboarding vor? Gibt es eine Möglichkeit den Prozess der Stammdatenpflege oder das Einspielen der ZMSD digital und effizient zu gestalten?

Aktuell tragen wir in der ZMSD aus verschiedenen Datenquellen (E-Mails, Bescheide, etc. …) die Informationen entsprechend ein. Ein Wunschgedanke wäre, dies nicht händisch abzugreifen, sondern von einem Tool auslesen und einspielen lassen zu können. Ist dies möglich?

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@Cynthia_Reinhardt schrieb:

Gibt es eine Möglichkeit den Prozess der Stammdatenpflege oder das Einspielen der ZMSD digital und effizient zu gestalten?

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Da gibt es mittlerweile mehrere Wege:

1. milia.io
2. DATEV Onboarding
3. fastdocs Clients

Mit milia kannst Du beim Onboarding alle Stammdaten ausfüllen lassen: vom Unternehmen bis hin zum Gesellschafter, Geschäftsführer. In DATEV kommen die Daten fertig an und die Beziehungen müssen noch gepflegt werden. Die Adressaten wurden schon angelegt. Steuernummern und weitere Dokumente kannst Du beim Onboarding gleich anfordern. 

Ist das Onboarding abgeschlossen, kann man im gleichen Tool mit dem Mandanten chatten und Dokumente austauschen. Eine DMS Schnittstelle ist in Arbeit aber Du kannst mit milia.io Dokumente mittels DocuSign digital rechtssicher unterschreiben und austauschen. Soll das Mandat also Dokument A unterzeichnen, muss es nichts downloaden oder drucken oder selbst eine Lösung vorhalten; der Mandant unterzeichnet das Dokument wie es ist einfach digital. 0 Medienbrüche und 4 Augen-Prinzip ist möglich. myDATEV Nachrichten oder kanzlei.land sind auch nicht unbedingt nötig; auch wenn kanzlei.land heute mehr Funktionen anbietet, wenn man sie denn braucht. 

Zum DATEV Onboarding ist hier bereits einiges gesagt und getestet. Eine digitale rechtssichere Unterschrift leistet aber meines Wissens nach nur milia 🤖. Will man also die Vollmacht in Steuersachen vom Mandanten unterschreiben lassen, muss man nur PDF Dokumente ausfüllen und digital unterzeichnen. Fertig. Keine externe Lösung wie FP Sign nötig, wenn gleich sich milia vielleicht noch nicht ganz so gut in DMS integriert aber ob DATEV DMS der Wahrheit letzter Schluss auf lange Sicht ist - fraglich. 

Einfach eine Demo auf der Webseite mal buchen 😊. 

Solltet Ihr auch noch Mitarbeiter-Stammdaten Eurer Mandanten analog oder via E-Mail einsammeln, lohnt ein Blick in fastdocs Staff. Zusammen mit fastdocs Client kann man da sicher ein schönes Paket mit @e_oettinger schnüren 😉. Wir nutzen seit Jahren nichts anderes und sind super happy. Mein eigenes Onboarding bei der megra war mega easy, weil mein Browser schon weiß, wer ich bin und die IBAN musste ich auch nur copyy/paste am PC; meine Steuernummer habe ich mir aus ANO vom alten Arbeitgeber gezogen (bzw. aus der PDF, die ich monatlich herunterlade) - zack zack waren meine Stammdaten eingesammelt; in LODAS eingespielt, fertig. 

EDITH: Lese gerade auf LinkedIn die erfreuliche News, dass fastdocs auch Lohnimportdatenservice spricht 😍. Damit landen die erfassten Daten gleich da, wo sie auch hingehören. LODAS > Daten importieren > RZ und Go!

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Vielen Dank das du an uns denkst @metalposaunist.

Der Marktplatz ist schon ein Meilenstein, quasi von der DATEV selbst auf Herz und Nieren geprüft. 

Und wir hoffen natürlich, dass die DATEV in naher Zukunft eine Schnittstelle zur Verfügung stellt, die es auch Fastdocs Client Fastdocs Client ermöglicht die Daten in die ZMSD einzuspielen. 

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Ihre Beziehungen zur DATEV haben sich doch im November letzten Jahres verändert? 🤗

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,...quasi von DATEV auf Herz und Nieren geprüft.

Bei der Qualität des Prozesses zur Wiederherstellung (erneuten Einladung) eines Arbeitnehmers in ANO kann man nur hoffen, dass die Schnittstellen zu den Partnern besser geprüft werden als die hauseigenen Prozesse der DATEV.

In Summe ist das ja wohl inzwischen ein fragwürdiges Prädikat. "Von DATEV geprüft" übersetzt: verlass dich drauf das unnötige manuelle Arbeit drin steckt.

Und bevor die DATEV eine Schnittstelle in die ZMSD anbietet besteht der eigentliche Auftrag der DATEV, nach meinem bescheidenem Dafürhalten, darin den Beratern aus eigener Kraft ordentliche Software zur Verfügung zu stellen. Z.B. endlich Mal eine ordentliche Option für die Bewegungsdatenvorerfassung. Woran es wohl liegt, dass die noch aussieht wie aus den 90ern. 🤔

@DATEV warum kann man in den ZMSD die Kanzleimandatnummer nicht zentral verknüpfen. (OPOS Daten) Auf der anderen Seite wird hier seitens Marktplatzteilnehmern von Schnittstellen zu den ZMSD geträumt...

Wer findet den Fehler? 

Beste Grüße aus dem leider wieder regnerischem München.

JJunker

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Hallo @Cynthia_Reinhardt ,

unser DATEV Onboarding wurde ja bereits dankenswerterweise von @metalposaunist angesprochen.

Die Lösung ist seit März verfügbar, kostenlos nutzbar und deckt aktuell das Thema effizienter() Stammdatenaustausch/-einholung vom Interessenten und Weiterverarbeitung der Daten (z.B. zum Angebotsassistenten oder der Mandatsanlage in den Online/OnPremise-Stammdaten) ab. Weitere kollaborative Funktionen sollen zeitnah folgen.

Wenn Sie sich hier näher informieren oder direkt ausprobieren möchten, schauen Sie doch einmal unter www.datev.de/onboarding vorbei.

Viele Grüße

Steffen Götze

Business Analyst @DATEV Onboarding

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Vielleicht gibt´s hier noch neue Ideen oder Lösungen: Arbeitskreis für Key Account Kanzleien - Best Practices zu digitalen Prozessen - online (datev.de)

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@Steffen_Goetze 

Feedback schaut zunächst mal schick aus.

Warum wird dem Mandanten die Möglichkeit gegeben mehr Daten einzutippen als angefordert? --> Minimal Prinzip..

und dann noch zwei Punkte die mir im Registrierungsprozess aufgefallen sind.

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@Steffen_Goetze schrieb:

Weitere kollaborative Funktionen sollen zeitnah folgen.

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Bei einem der DATEV Days (BarCamp, Demo Day, ...) wurde aber auch gesagt, dass die Signatur-Funktion wie sie FP Sign oder milia mit DocuSign umsetzt, wohl nicht in 2023 kommt. Eher sehr viel später.  

Mit milia kann man auch Steuerberaterverträge dann gleich digital mit 2 Klicks unterzeichnen. DATEV Onboarding sammelt "nur" Stammdaten aber alle Dokumente müssen dann wie unterschrieben werden? Ausdrucken 🖨, unterschreiben, einscannen, oder? Und myDATEV Nachrichten kann bis heute keine Anhänge, oder? Oder kann man im Onbording auch Dokumente austauschen? Gut, wenn ja, wie tauscht man später Dokumente aus? Mit DUO? 

Ich kann da noch keine klare technische Linie sehen, was DATEV genau wie mit seiner Produktpalette vor hat und wenn man sich die Geschwindigkeit anschaut 🐌 ... 

Aber, es wäre doch mal mega cool 😎, wenn @Cynthia_Reinhardt alle 3 Möglichkeiten ausprobiert, miteinander vergleicht und einen kleinen Bericht schreibt, welches System was wie gut kann und was für wen geeignet ist, weil man unterschiedliche Schwerpunkte setzt. Keins davon ist schlecht, weil alle was anderes in den Fokus stellen 😉.

@Cynthia_Reinhardt: Ich stelle mich als Privatperson gerne zum Testen bei Euch zur Verfügung 🙌. 

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Hallo @jjunker 

danke für die Hinweise.

Was die Schnittstelle zur Mandatsanlage via Basisdaten online betrifft, gibt es bei erstmaliger Nutzung ein paar Grundkonfigurationen, die gemacht werden müssen. Siehe hier: Voraussetzungen der Schnittstelle zur Mandatsanlage online in der ... - DATEV Hilfe-Center

Aber guter Hinweis, den Hinweistext werden wir noch mit einem Verweis auf das Hilfe-Dokument ergänzen.

Was die Datenfelder angeht - hier haben wir bei einigen Felder bereits Validierungen (integrierte Plausibilitätsprüfungen) eingebaut. Andere sinnvolle Optimierungen bei weiteren Feldern fließen im Rahmen der agilen Softwareentwicklung stetig mit ein. "Fertig" sind wir hier noch lange nicht.

Viele Grüße

Steffen Götze

Business Analyst @DATEV Onboarding

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Basisdaten Online bereitstellen (datev.de)

Dann bitte gleich vor das Video die Info: "Sind Sie Hauptadministrator? Nein --> Geben Sie die Aufgabe weiter oder leihen Sie sich im Vertrauen die Karte des Hauptadministrators.

so hört man sich 2:18 eine nette Dame an die viel redet allerdings wenig Inhalt liefert und bricht dann ab. "...Assistenten den ich nur als Hauptadministrator starten kann"

Didumm.... ich möchte eigentlich nur schnell die Onboarding Funktion testen und müsste erst die Hilfedatei/das Hilfevideo zu Fuß finden. @Steffen_Goetze danke fürs Aushelfen. Was macht der User der hier nicht aktiv ist? --> SK unnötiger weise.

Dann motiviere ich mich ein zweites Mal am gleichen Tag eine auf den ersten Blick schicke neue DATEV Anwendung zu testen und laufe in die Falle nicht berechtigt (weil keine Vorwarnung da ist).... Motivation bei mir aktuell?  0,0

User Erfahrungen heute Schulnote 4,0. Für mehr als eine 4,0 darf es keine Unterbrechungen wie die beiden oben aufgeführten geben. Das könnt Ihr besser.