Wir haben unseren Prozess inzwischen tatsächlich über die Interessenverwaltung und das Onboarding von DATEV abgebildet. Dort lassen sich verschiedene Formulare hinterlegen und auch individuelle Abfragen ergänzen, sodass man den Prozess mittlerweile recht gut an die eigenen Anforderungen anpassen kann.
Wenn sich bereits im Erstgespräch abzeichnet, dass daraus ein Mandat wird, füllen wir die Angaben teilweise direkt gemeinsam mit dem Mandanten aus. Ist nach dem Erstgespräch noch nicht klar, ob das Mandat zustande kommt, schicken wir dem Interessenten im Anschluss einen Link. Darüber kann er seine Stammdaten selbst erfassen und uns gleichzeitig die benötigten Unterlagen, z. B. Verträge, Handelsregisterauszüge oder weitere Dokumente, zur Verfügung stellen.
Wir nutzen dabei auch die Möglichkeit, über individuelle Abfragen zusätzliche Informationen einzuholen. Besonders praktisch finde ich, dass die Kommunikation und die Unterlagen anschließend – wenn das Mandat zustande kommt – direkt in DATEV weiterverarbeitet bzw. im DMS abgelegt werden können. Dadurch ist der Ablauf inzwischen deutlich weniger umständlich als früher.
Ganz rund ist der Prozess allerdings noch nicht. Verbesserungspotenzial sehe ich insbesondere dann, wenn hinter einer E-Mail-Adresse mehrere Mandate bzw. Personen angelegt werden sollen. Ein typischer Fall ist ein Mandant mit einem Unternehmen, der zusätzlich noch als Privatperson geführt wird. Hier können die zusätzlichen Daten zwar über individuell gestaltete Abfragen eingeholt werden, sie müssen anschließend aber teilweise noch manuell in die DATEV-Stammdaten übernommen werden.
Insgesamt haben wir das DATEV-Onboarding mittlerweile aber fest im Einsatz. Es ist sicherlich noch nicht perfekt, bietet durch die individuell gestaltbaren Abfragen und die direkte Weiterverarbeitung in DATEV bzw. im DMS aus meiner Sicht aber inzwischen eine durchaus brauchbare Lösung.
