Kanzleiübernahme - Hier: Übernahme der Dokumentenablage

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Hallo Community,

wir haben eine kleine Kanzlei übernommen und die Daten aus den leistungserstellenden Produkten (REWE und ESt im Wesentlichen) durch Kopieren und Einspielen in unser Beraternummer/Mandantennummersystem schon integriert. Das war wegen des geringen Mandatsbestands kein großer Akt.

Wir würden nun gerne die Dokumente (der letzten 3 Jahre zumindest) aus der in der „Altkanzlei“ geführten Dokumentenablage in unsere DATEV DMS übernehmen. 

Hat hier jemand Erfahrung mit diesem Vorgehen - es geht um ca. 100 Mandate mit durchschnittlich 50 Doks der letzen Jahre - also ca. 5-7000 Dokumente.

Die Hilefedoks zu Ex- und Import sind bekannt. Einzeldokumente sind des Umfangs wegen eher nicht machbar, Dokumentensammlung ist wegen der Veränderung des Dokumentendatums nicht gewünscht.

Ob die Anlage eines 2. Datenpfads und Übernahme der gesamten DokAblage-Datenbank überhaupt funktioniert, weil es die „Alt-Mandantennummer“ bei uns nicht gibt oder diese sich mit unseren Mandantennummern überschneidet, habe ich noch nicht geprüft! 

Gibts hier irgendeine Idee, wie das evtl. Intelligent und ohne relevanten DATENVERLUST erledigt werden könnte?

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Guten Morgen, @Michael-Renz , ja, wenn Sie es nicht selbst probieren wollen, kann ich die Dienstleistung der Consultingabteilung der DATEV empfehlen.

Namen der entsprechenden Personen kann ich Ihnen gern per PN senden, wenn Sie Interesse haben. Das klappte wunderbar seinerzeit, selbst bei Integration von EO-Classic nach EO-Comfort.

[#3 · Accepted solution]

Hallo @andreashofmeister 

das wäre toll - bitte PN an mich senden, einen Servicekontakt und Info an meine (extrem gute) Kundenberantwortiche habe ich auch schon gemacht.

GANZ HERZLICHEN DANK VORAB!

PS: EO war dort nicht eingesetzt - in keiner Form es geht nur um Dok-Ablage

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Evtl. per API: Document Management - Überblick - DATEV Developer Portal

Wobei die Frage wäre, ob es sich für eine Einmalaktion lohnt und es vollumfänglich per API machbar ist.

[#5 · Accepted solution]

@Michael-Renz ,

... mit Hilfe der "Dokumentensammlung" habe ich auch schon wesentliche größere Bestände von einer "Dokumentenablage" in eine andere Dokumentenablage (einer anderen Kanzlei) übertragen

Hierbei wird die Ablage-Struktur der "Quelle" gespeichert und am "Ziel" wiederhergestellt

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Hallo Herr @vogtsburger ,

lt. Hilfedok wird jedoch das Erstellungsdatum auf den Importtag gelegt - das wäre für mich ein No-Go, wenn es einen angemessen aufwändigen Weg zur Vermeidung dieser Datumsänderung gibt.

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… mein Gedächtnis sagt, dass unter „Erstellungsdatum“ bzw. „Änderungsdatum“ das „abgelegt am“- oder „geändert am“-Datum für den Eintrag in der Dokumentenablage gemeint ist

Das Originaldokument wird dadurch nicht geändert.

… aber es gibt sehr viele Dokumenteigenschaften …

… daher sollte man ggfs. vorab mit einer schnuckelig kleinen, aber repräsentativen Dokumentensammlung testen, ob man damit „leben“ kann

… daher alles ohne Gewähr und ohne Gewehr …

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Nachtrag:

... mich hatten die Dokumentensammlungen auch zum Zweck der Archivierung der Dokumentenablage interessiert.

... im Export-Konvolut finden sich alle Informationen und die Originaldateien, sogar strukturiert, aber eben in der Struktur der Dokumentenablage.

Man kann in diesem Konvolut auch nach spezielle Kriterien suchen, aber nicht so komfortabel, wie man es gern hätte.

Diese Methode ist eben nicht für die Archivierung und externe Verwaltung vorgesehen, sondern (nur) für die Übertragung von einer Datev-Umgebung in eine andere Datev-Umgebung.

... könnte aber ein 'gefundenes Fressen' für das Datev-Consulting sein 😉

Nachtrag 2:

.... habe 'spaßeshalber' mal in das tabellarische 'Inhaltsverzeichnis' (eine sehr große Html-Datei) einer solchen "Dokumentensammlung" geschaut.

Man erhält eine Html- und eine XML-Datei mit Verweisen (GUIDs) auf die Originaldateien.

Das Feld "creation date" ist das "Abgelegt am"-Datum, also das Erstellungsdatum des Dokumentenablage-Eintrags, nicht das Erstellungsdatum des Dokuments

Vielleicht kann man ja die alte Datenbank der Dokumentenorganisation direkt an den SQL-Server anhängen, ohne Export-/Import-Aktion.
Falls das ginge, hätte man unveränderte Daten

... ob das geht, wissen nur die Götter oder die Halbgötter des Datev-Consultings oder Datev-Enthusiasten, die das getestet oder tatsächlich gebraucht haben😎

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Lieber Herr @andreashofmeister ,

wenn auch ein anderer Kontakt - trotzdem war das die perfekte und gewünschte Lösung.

nochmals herzlichen DANK.

Die Lösung über Dokumentensammlung geht auch, ist aber maximal anfwändig.

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Guten Morgen, @Michael-Renz ,

danke für das Feedback. 

Freut mich, dass das dann letztendlich passte!

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@Michael-Renz ,

mich würde es stark interessieren, ob es für Kanzleiinhaber überhaupt eine akzeptable, effektive Lösung mit den 'Bordmitteln' gibt, die einem als Datev-Kanzlei zur Verfügung stehen oder ob man wegen der unzureichenden 'Werkzeuge' quasi gezwungen ist, in solchen Fällen das Datev-Consulting einzuschalten.

Dass die Datev-Entwickler und das Datev-Consulting ganz andere technische Möglichkeiten, Zugänge und Werkzeuge zur Verfügung haben, ist klar, aber soll man schon bei kleinen und kleinsten  Daten-Volumina nach dem "Datev Consulting" rufen ? 

Es gibt ja auch Fälle, bei denen nicht die ganze Kanzlei, sondern nur ein paar Mandate 'mit Sack und Pack' (mit ihren Daten) zu einer anderen Kanzlei umziehen wollen.

"DUO"-Daten sind ja z.B. auch nicht gerade 'reisefreudig', sondern eher 'ortsgebunden' bzw. 'fest verwurzelt in der Erde' der Datev 😎

Mir wäre es Recht, wenn ich wenigstens die freie Wahl hätte, ob ich lieber mehr Zeit oder mehr Penunzen investiere, wenn ich schon 'eine Kröte schlucken' muss. 'Froschschenkel wären mir natürlich lieber 😎

.. oder anders gefragt:

wie wurde das Problem jetzt eigentlich technisch gelöst ?

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Es wurde gut, einfach und schnell gelöst

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@Michael-Renz  schrieb:

Es wurde gut, einfach und schnell gelöst

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... mit sooo viel technischen Details hatte ich gar nicht gerechnet 😉

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@vogtsburger  schrieb:

mich würde es stark interessieren, ob es für Kanzleiinhaber überhaupt eine akzeptable, effektive Lösung mit den 'Bordmitteln' gibt, die einem als Datev-Kanzlei zur Verfügung stehen oder ob man wegen der unzureichenden 'Werkzeuge' quasi gezwungen ist, in solchen Fällen das Datev-Consulting einzuschalten.

was fehlt an Tools? Der DokOrgDataManager ist ja inzwischen kennwortgeschützt aber zumindest als wir nachgefragt haben wurde das Kennwort raus gegeben, denke mal dass das bei anderen Kanzleien auf Nachfrage auch so ist.

Ausser die EODB Zusammenführung der Zeiten/Rechnungen die durch Datev erledigt werden muss kann man doch alles andere selbst problemlos übernehmen? (ausser eben die Dinge die definitiv gar nicht gehen wie Post/Fristen/Bescheide was aber auch für Datev Consulting nicht lösbar ist)

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@ulrichwurst , danke !

(übrigens auch mit einem 'hidden-champion'-Datev-Tool erstellt)

Ja, die Datev hat einige schöne Tools im Gepäck (Nadeln im Heuhaufen),
man muss nur wissen, dass es sie gibt, wo man sie findet und ob und wie man sie auch selbst anwenden kann.

Bei "EO Comfort" habe ich sofort eingesehen, dass ich ohne das Datev-Consulting nicht weiterkomme, aber bei 'Kleinigkeiten' will ich mir auch selbst helfen können

... hoffentlich ist die Herausgabe der Passwörter für ein paar hilfreiche Tools nicht vom Wetter, von der Jahreszeit oder von der Laune des jeweiligen Datev-Mitarbeiters abhängig 😅