FP - Sign: Dokumentenmappe, mehrere Dokumente signiere: Erfahrungen und Feedback?!

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Liebe Community,

FP-Sign hat seit einigen Tagen die Dokumentenmappe als beta online. Noch funktioniert der DATEV-Connector damit nicht, aber die Grundfunktionalität ist interessant: 

Wir können jetzt mehrere Dokumente vom Mandanten unterzeichnen lassen (bspw, ESt- und USt-Erklärung separat) und diese bleiben auch dann selbständige Dokumente!

Auf diese Funktion haben wir seit über 2 Jahren gewartet!

Hat das schon wer getestet? Wie sind die Erfahrungen damit? Was könnte noch besser werden? 

Da es sich um ein "beta" handelt ist FP Sign sicher auch für Feedback dankbar! @Jakob_Rauch 

Ich will auch die Anwendungsszenarien in dem DATEV-Seminar mit einbauen und entsprechend weiterentwickeln.

Freue mich auf einen konstruktiven Austausch!

Bernhard Holleitner

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Guten Tag Herr @bernhard_holleitner 

die Dokumentenmappe wird im Portal aufgrund von Kundenfeedback weiterentwickelt und nach Abschluss im DATEVconnector zur Verfügung gestellt.

Ziel ist eine Veröffentlichung dieser Funktion im DATEVconnector vor Weihnachten.

Bisherige Funktionen:

1. Es können bis zu 10 Dokumente in die Mappe aufgenommen und getrennt signiert werden.
2. Die signierten Dokumente ersetzen in DATEV das verwendete Dokument und werden am Ursprung abgelegt.
3. Die Dokumente können sich als Einzeldokument, in einer Struktur und/oder in einer Vorgangsmappe befinden.
4. Es kommt ein Auswahldialog, falls nur einzelne Dokumente aus einer Struktur/Mappe verwendet werden sollen.
5. Es gibt eine Sortierfunktion, welche Dokumentreihenfolge der Gegenzeichner einhalten soll.
6. Die Platzhalter- sowie alle DATEVconnectorfunktionen können auf die Mappe angewendet werden.
7. Es gibt unterschiedliche Signaturniveaus der einzelnen Dokumente bis hin zur Information oder Freigabe.
8. Die Mappe funktioniert pro Mandant.
9. Über die Tagfunktion lässt sich die Dokumentenmappe zuordnen z. B. "Mappe Mandant XY"

Wir benötigen Feedback zum Namen, der in der Einladungsmail erscheinen soll, bzw. wie die Mappe heissen soll.

Im Portal kann man diese benennen. Aus Automatisierungsgründen sollten wir z. B. den Namen des 1. Dokumentes nehmen um Klicks zu sparen.

Hier und zu weiteren Themen gerne Feedback senden

VG
Jakob Rauch

[#3]

Hallo zusammen,

erstmal ist es toll, das es jetzt so etwas gibt, für Mandanten, die die einzelnen Unterlagen wie bei uns Einkommensteuer, Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer

separat haben möchten.

Allerdings ist das handling halt noch etwas „beta“-

1. Ladezeiten der einzelnen Dokumente zu lang
2. Wenn in Dokument 1 nur eine Unterschrift hinterlegt wurde, man aber im 2. Dokument eine weitere braucht – geht das nicht, denn..
3. …es gibt keinen „zurück“ button- heisst- alles wieder raus und gleich alle Unterschriften beim 1. Dokument rein
4. Allerdings bekommt scheinbar der Empfänger des ersten Dokumentes ALLE weiteren- was nicht unbedingt sein darf…
5. In der Zusammenfassung gibt es keine Möglichkeit etwas zu ändern- analog eines Warenkorbes – die einzelnen slides mit Dokumenten sind unveränderlich
6. Das Feld „Nachricht an Gegenzeichner“ ist nach wie vor unbrauchbar klein- allerdings ist es die erste Art der Kontaktaufnahme mit dem Gegenzeichner, allerdings ist das ganze Feld

vom Look her als Anwender (also mir) nur ca. 2 cm hoch—hier geht jedwede Übersicht flöten.

Dieses Feld muss meiner Ansicht nach wenigstens 7 cm hoch sein, so dass man seinen Text noch überblicken kann. Oder „ziehbar“ .

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@dn1 

zu 3 und 4:

Wird glaube ich in Verbindung mit dem Datev DMS Connector kein Problem, da die Auswahl der Empfänger ja bereits aus den Stammdaten bei der Übergabe an FP Sign erfolgt und somit alle Empfänger von Anfang an angezeigt werden.

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wir haben allerdings kein DMS - nur Dokumentenablage - daher vielleicht auch interessant für diejenigen Welchen, denen es auch so geht 😊

[#6]

Hallo @dn1 

Dokumentenablage wird genau wie DMS unterstützt, allerdings ohne Statusänderung, da dort nicht vorhanden

VG
Jakob Rauch

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Die Frage von @dn1 bzgl. der unterschiedlichen Empfänger ist interessant.

Welchen Sachverhalt trifft dies? Bspw. Gewinnermittlung / USt für Ehemann und dann ESt für EM/EF wobei EF die Gewinnermittlung und die USt nicht sehen soll? 

[#8]

Genau das meinte ich 😀

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Ich denke da macht man dann sinnvollerweise zwei Signaturvorgänge draus. Einen nur EM und einen EM und EF

[#10]

Insofern führt das ad absurdum, weil man so zweimal die gleiche Arbeit hat.

was die Mappe ja einfachst gesagt beheben könnte/sollte/müsste.

weiterhin ist es nicht möglich, den Vorgang in der Dokumentenmappe zu speichern, um z.B. später noch eine Rechnung anzuhängen. Das geht nur im "einmal alles in ein Dokument-Mode" . 

wie gesagt, ein guter Ansatz, aber noch etwas verbuggt imho

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Guten Tag @dn1 

deshalb ist es im Moment noch als beta im FP Sign Portal.

Wir entwickeln stetig weiter. Kommende Woche erscheinen weitere Funktionen im Portal.

Aus DATEV heraus geht dies dann über den DATEVconnector mit Auswahldialog und Sortierfunktion.

Wichtig ist dann in diesem Fall, dass die Platzhalter in den Dokumenten vorhanden sind, da dies viel Arbeit im Prozess erspart und bei allen Dokumenten innerhalb der Mappe die Unterschriftenpositionen automatisch gesetzt werden.

VG
Jakob Rauch

[#12]

Hallo @dn1 

weiter oben schrieben Sie, dass Sie nur die Dokumentenablage im Einsatz haben.

Dann haben Sie doch aber auch gar keine Vorgangsmappen oder strukturierten Dokumente.

Wie bekommen Sie denn mehrere Dokumente aus DATEV in einen FP-Sign-Workflow?

MfG, F.Lange

[#13]

Hallo @dn1 

es ging dabei vor allem um die Unterstützung von Vorgangsmappen/strukturierten Dokumenten von DMS.

Und wie würden Sie das Problem in Papier lösen? 2 Briefe schicken? Einen an die Frau und einen an beide?

MfG, F.Lange

[#14]

das geht ganz leicht : FP Sign - Gesendete Anfragen (fp-sign.com)

einfach online - da Workflows nicht ohne weiteres aus der Dokorg funktionieren, zumindest nicht in dem Umfang, nutze man einfach die Web-Anwendung. 

und zur zweiten getrollten Frage- natürlich zwei Briefe- aber das Digitale sollte ja nicht mehr Arbeit machen als das Analoge, sonst bräucht mans ja nicht, gell ? 😃

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Hallo @flange,

tatsächlich soll man mit den Connector auch einfach mehrere Einzeldokumente in einer Trefferliste markieren und Ri. Signatur schicken können. Das würde also auch aus der Dokumentenablage funktionieren.

Bin mir tatsächlich nicht sicher, warum @dn1 scheinbar ohne Connector arbeitet. Er verzichtet auf die komfortable Nutzung von Stammdaten aus dem DATEV-Arbeitsplatz und auf Platzhalter, auf die automatische Wandlung von DOC nach PDF und das automatische Rückschreiben des signierten Dokumentes. Aber er wird seine Gründe haben.

Beste Grüße - Nicola Teich

[#16]

Hallo @dn1 

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das geht ganz leicht : FP Sign - Gesendete Anfragen (fp-sign.com)

einfach online - da Workflows nicht ohne weiteres aus der Dokorg funktionieren, zumindest nicht in dem Umfang, nutze man einfach die Web-Anwendung. 

Alles klar - also ohne den FP-Sign-Connector. Dann gibt's aber auch kein automatisches Zurücksynchronisieren in die Dokumentenablage.

und zur zweiten getrollten Frage- natürlich zwei Briefe- aber das Digitale sollte ja nicht mehr Arbeit machen als das Analoge, sonst bräucht mans ja nicht, gell ?

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Ich wollte sicher nicht trollen!

Ich wollte aber tatsächlich illustrieren, dass so ganz irdische Probleme (wie: die Frau darf nicht alles sehen, was der Mann bekommt) in digital auch nicht einfacher werden.

Wenn diese Vertraulichkeit gewünscht ist, kann man nur 2 FP-Sign-Vorgänge draus machen. Wie sollte das denn anders zu bewerkstelligen sein?

MfG, F.Lange

[#17]

Hallo @Nicola_Teich ,

tatsächlich soll man mit den Connector auch einfach mehrere Einzeldokumente in einer Trefferliste markieren und Ri. Signatur schicken können. Das würde also auch aus der Dokumentenablage funktionieren.

das hab ich gerade mal ausprobiert - funktioniert nicht. Es wird nur das erste gewählte Dokument übertragen.

Bin mir tatsächlich nicht sicher, warum @dn1 scheinbar ohne Connector arbeitet. Er verzichtet auf die komfortable Nutzung von Stammdaten aus dem DATEV-Arbeitsplatz und auf Platzhalter, auf die automatische Wandlung von DOC nach PDF und das automatische Rückschreiben des signierten Dokumentes. Aber er wird seine Gründe haben.

Ja. Scheint so.

Ich bin auf jeden Fall schon auf den neuen Connector gespannt, der dann endlich die VGM/strukturierten Dokumente unterstützt.

@Jakob_Rauch : kann man da eigentlich schon mal Beta-Tester werden?

MfG, F.Lange

[#18]

Hallo @flange 

den DATEVconnector kann man nicht Vorab testen, da DATEV erst die fertige Version auf Herz und Nieren prüft und im Anschluss zur Verwendung freigibt.

Nach Freigabe hat man dann ein fertiges Produkt, das dann funktionell nach Kundenwünschen weiterentwickelt wird.

Aber jede Version muss erst durch DATEV geprüft und freigegeben werden

VG
Jakob

[#19]

Kommt wohl noch 2023!

Unterlagen gebündelt versenden: Dokumentenmappe im DATEV Connector (fp-sign.com)

[#20]

Sehr geehrter @Jakob_Rauch 

ich habe jetzt mal ein wenig mit dem Web Interface gespielt.

Was ich immer noch nicht abdecken konnte, ist der Fall, dass nicht alle Personen alle Dokumente signieren müssen

Beispiel:

Dokument 1 unterzeichne nur ich (z.B. Mein Anschreiben an Mandant)

Dokument 2 unterzeichnet nur Mandant (z.B. seine Steuererklärung)

Es gibt zwar die Möglichkeit beim Empfänger "nur zur Information" einzustellen, das wirkt sich dann aber auf alle Dokumente  der Mappe einheitlich aus.

Haben Sie Lösungsvorschläge?

Grüße

[#21]

Hallo @total_chris 

Zur Information betrifft alle Dokumente innerhalb der Mappe.

Wenn Sie "Bestätigung" eingeben, kann er Dokumente mit unterschiedlichen Signaturniveaus signieren oder eben ohne Signatur erhalten.

Im Workflowbericht wird dann ebenfalls die Lesebestätigung festgehalten

VG
Jakob Rauch

[#22]

@Jakob_Rauch 

Wenn ich im Feld "Signatur-Einstellungen" die Einstellung "Lesebestätigung (ohne Unterschrift)" wähle, bezieht sich das bei mir aber auch auf alle Dokumente der Mappe, so dass Dokument 2 nicht anders signiert werden kann.

Grüße

[#23]

Genau mein Reden. 

[#24]

Hallo @total_chris 

ich prüfe das. Wenn der beta flag entfernt wird sollte das Verhalten so funktionieren wie beschrieben

VG
Jakob Rauch

[#25]

Kurzes Update:

In Dokument 1 wähle ich Lesebestätigung für mich und bspw. den Empfänger aus.

Dann komme ich auf Dokumente 2. Hier bearbeite ich den Empfänger und/oder mein eigenes Signaturniveau und wähle z. B. Signieren aus.

Funktioniert 

Im FP Sign DATEVconnector kann dann mit dem Update alles vorkonfiguriert werden

VG
Jakob Rauch

[#26]

hallo @Jakob_Rauch 

Ja, jetzt konnte ich Ihr Vorgehen nachvollziehen. Man muss beim 2. Dok. bei Empfänger auf das kleine Stiftsymbol klicken und dann bearbeiten. Das funktioniert.

Allerding wir für das Dokument, mit "Lesebestätigung" beim Empfänger (Mandant) im Workflow eine Abfrage  "Zustimmen" oder "ablehnen" angezeigt.

Eigentlich muss er dem Inhalt des Dokuments 1 doch gar nicht zustimmen, er soll es ja nur lesen. Zustimmen beinhaltet eine Willenserklärung. Lesebestätigung nur eine Empfangsbestätigung.

Evtl ist die Wortwahl da nicht Ideal und gar abschreckend. Der Mandant will meinen Anschreiben vielleicht gar nicht zustimmen. Er soll nur bestätigen dass er es bekommen hat.

Grüße

[#27]

Liebe Community

Versprochen ist versprochen und wird nicht gebrochen.

Der FP Sign DATEV Connector ist so weit fertig und mit einigen neuen Features, unter anderem der Dokumentenmappe, als inoffizielle Beta verfügbar.

Warum Beta.

Die Dokumentenmappe ist noch in der Beta und wird vom FP Sign Team fertigentwickelt.

Dies hatte zur Folge, das wir den Connector nicht mit allen Features testen konnten. Es gibt einen kleinen Bug, bei dem automatischen Setzen der Signaturpositionen bei >3 Dokumenten. Dies muss vom FP Sign Team nachgezogen werden.

Da im Moment viele Mitarbeiter im Urlaub sind, können wir über Weihnachten und Neujahr nicht in gewohnter Weise entwickeln. Dies hat mich dazu bewogen, die offizielle Version erst ab dem 08.01. zu veröffentlichen

Für alle die den neuen Connector gerne testen wollen, haben wir eine Möglichkeit dies zu tun..

Senden Sie mir eine E-Mail an jakob.rauch@fp-sign.com. In der automatischen Antwort finden Sie den Downlink für die Beta Version.

Anbei eine kurze Vorstellung der neuen Features von unserem professional Service

FP Sign DATEV Connector Changelog - V_2.0 

In diesem Sinne verabschiede ich mich ebenfalls in den Weihnachtsurlaub und wünsche der gesamten Community erholsame Festtage, eine besinnliche Weihnachtszeit und viele magische Momente.

Ab dem 08.01.2024 bin ich wieder für Sie da

VG

Jakob Rauch

[#28]

Hallo Herr @Jakob_Rauch 

ich habe die beta jetzt etwas getestet und das funktioniert auch ganz gut.

Problempunkt für mich bleibt, wie oben beschrieben, dass auch Dokumente mit "Lesebestätigung" vom Mandanten eine "Zustimmung" im Prozessablauf verlangen.

Bitte hier nochmal unbedingt prüfen, ob nicht der Text einfach in "ich habe zur Kenntnis genommen" geändert werden kann.

Ich befürchte, dass einige Gegenzeichner aussteigen, wenn Sie einem Dokument zustimmen sollen, dass tatsächlich nur der Information dient (z.B. unser Anschreiben zur Steuererklärung).

Beste Grüße

[#29]

@total_chris 

Ich rege es bei uns noch einmal an

VG
Jakob Rauch

[#30]

Hallo @Jakob_Rauch,

beim aktualisieren erhalten wir maximal die Version 1.7.1.2 und nicht die 2.0

Gibts da ein Problemchen?

MFG