Ihre Verunsicherung kann ich sehr gut verstehen, aber bedenken Sie stets, dass ihr Gegenüber auch den nötigen Respekt für Sie und Ihre Arbeit erweisen muss. Sie helfen ihm, unterstützen ihn so gut es geht und verlangen hier nichts mehr als ein wenig Zusammenarbeit.
Die Zeiten sind vorbei, dass man dem Steuerberater eine Fuhre Mist in die Kanzlei wirft, "mach mal" ruft und noch dumm an Leistung und Rechnung "hinschnoddert".
Bei uns ist die E-Mail-Kommunikation bereits seit etlichen Jahren fester Bestandteil unsere Auftragsbedingungen und die Verpflichtung des Mandanten den Zugang und den Abruf sicher zu stellen.
Bescheide u.ä. übersenden wir NUR via E-Mail und legen diese zusätzlich in "Meine Steuern" ab, auf was hingewiesen wird.
Aktuell gehen wir dazu über, die Dokumente nur noch in "Meine Steuern" in den "Posteingang" zu legen und eine Info-Mail diesbezüglich zu überlassen.
Es ist nicht meine Aufgabe den Leuten den "Briefkasten zu leeren" und wenn dadurch etwas "verrutscht" geht das zu Lasten der Mandanten. Das sage ich auch "frank und frei".
Wenn eine E-Mail nicht zurückkommt, kann mit hinlänglicher Sicherheit davon ausgehen, dass Sie angekommen ist und es ist mir auch mittlerweile einerlei, was unsere ignoranten Mandanten tun oder nicht tun; jedenfalls trage ich niemandem mehr den Hintern hinterher (ich muss das immer wieder erwähnen).
Zur Sicherheit wäre m.E. die Zustellbestätigung, statt der Lesebestätigung ausreichend.
Wenn jemand also seine Post einfach nicht liest, ist er selbst schuld und trägt ganz alleine die Konsequenzen und ich habe schon einige Gespräche dieser Art mit Mandanten geführt und Ihnen dabei freundlich und sachlich erklärt, dass meine Aufgabe mit Überstellung der E-Mail erledigt ist, ich auf Weiteres keinen Einfluss mehr habe und selbstredend auch nicht erinnern muss.
Welchen Ärger soll es da geben ?
Der Mandant bekommt irgendwann eine Mahnung vom Finanzamt, ruft an und wir erwidern: "
Lesen Sie einfach Ihre Post ! Sie haben alle Infos und Dokumente erhalten.
Lassen Sie Ihre Briefe auch ungeöffnet im Briefkasten liegen oder werfen Sie sie ungeöffnet in die blaue Tonne ?"
Ich versende schon seit Jahren keine Papierbescheide mehr und die, die in Papier eingehen, werden digitalisiert abgelegt und zugestellt und anschließend geschreddert.
In der ganzen Zeit hat keine Hand voll moniert, sie hätten E-Mails nicht erhalten, weil sie schlichtweg selbst wissen, wer hier zu lax gehandelt hat.
Ich hatte übrigens in den letzten Jahren feststellen müssen, dass die physische Zustellung von Post nicht mehr zuverlässig funktioniert.
So hatten wir bspw. vor zwei Jahren umfangreiche Abschlussunterlagen mit Steuererklärungen und vorbereiteten Beschlüssen per Post versandt, welche beim benachbarten, etwas zerstrittenen Unternehmen, abgegeben wurde, welcher die Post selbstverständlich öffnete. Das gab dann schon etwas Ärger . . .
Auch erhielten wir Post zurück, obwohl das Adressat korrekt aufgeführt war; insofern betrachte ich die elektronische Überlassung als schneller, sicherer und zuverlässiger.
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