Guten Morgen zusammen,
wir nutzen noch nicht so lange EO Comfort und stoßen gerade auf ein Problem, bei dem ich Ideen/Unterstützung benötige.
Wir nutzen in der Fibu folgende Aufträge:
Jetzt haben wir diverse Mandanten, wo die Rechnungserstellung jährlich z.B mit JA/ESt erfolgt, aber monatlich/vierteljährlich gebucht wird (und auch die VA entsprechend abgegeben wird) und es KEINE Vorschüsse/Pauschalen gibt.
Zum einen dienen die Aufträge natürlich den Mitarbeitenden zur Kontrolle, was noch gebucht werden muss (Stichwort: "Auftrag abgeschlossen" und Hochsetzen auf den noch aktuell zu buchenden Monat).
Zum anderen benötigen wir diese aber auch für die Fakturierung.
Also einfach den Auftrag 109 - Jährlich zu nutzen wäre für die Mitarbeitenden schwierig.
Welche Aufträge nutzt ihr in diesen Fällen, so dass die Rechnungsschreibung möglichst wenig manuell eingreifen muss?
Idee als Beispiel für monatliche Verbuchung war einen neuen Auftrag anzulegen:
- "Fibu monatlich - Rechnung jährlich (Oder auch: Rechnung jährl. mit JA)"
- Rechnungseistellung - Einzelrechnung
- Aufträge mit JA/Est-Aufträge kombinierbar
- Aufträge können von den MA monatlich hochgesetzt werden, aktueller Stand ersichtlich
- Aber: Die Monate Jan.-Nov. müssten ja jedes Mal manuell fakturiert werden
- Und im Rahmen JA/ESt muss auch dran gedacht werden, die Fibu mit abzurechnen (Was vermutlich nicht unbedingt das Problem ist, ich will nur alle möglichen Probleme ausschließen.)
Wie löst ihr das?
Mag sein ich denke zu kompliziert oder habe das System immer noch nicht verstanden, aber das Thema ist noch recht neu 😅.
Vielen Dank und liebe Grüße
Verena
Hallo @VerenaWied,
das klingt nach dem klassischen Konflikt: Abrechnung vs. Abwicklung.
Wenn ein Auftrag (z.B. Jahresfibu) nur 1x jährlich bearbeitet wird, reicht typischerweise eine Auftragsgliederung ohne Teilaufträge = nur Gesamtauftrag.
Soll dann aber plötzlich doch monatlich abgerechnet werden, brauche in zwingend Teilaufträge.
Unser Ansatz sieht so aus:
- so wenig Standardaufträge wie möglich
- Es gibt nur zwei verschiedene Fibu-Aufträge:
- a) mit Pauschalhonoraren ohne Gegenrechnung im Teilauftrag 13, damit ist dann alles abgegolten
- b) alle anderen Fälle, egal ob mit mtl. Vorschüssen etc. die eine Schlussrechnung nach Gegenstandswert erhalten
- In beiden Fällen gibt es immer 12 Teilaufträge die dem Wirtschaftsjahr entsprechen, daran hängen auch Checklisten
- Über das "Partnerfeld" haben wir den Bearbeitungsrhythmus dargestellt:
Damit sind wird zwar nicht komplett glücklich im Rahmen der Auftragsabwicklung, da z.B. auch Quartals-Buchhaltungen 12x den Status "Arbeiten abgeschlossen" verlangen, dafür sind wir aber völlig flexibel bei der Abrechnung:
- Alle Aufträge der Gruppe b) oben haben 12 Teilaufträge zzgl. Schlussrechnung
- gibt es keine Vorschüsse, werden die Teilaufträge 1 - 12 manuell fakturiert (geht massenhaft in einem Rutsch)
- gibt es Vorschüsse, kann jederzeit in jedem Monat damit gestartet werden (Vormonate = manuell fakturieren)
- es gibt nur monatliche Vorschüsse, keine Abweichungen wie quartalsweise oder halbjährlich in der Abrechnung nach außen
- wenn sich die Bearbeitung durch Vorgabe des Finanzamtes von Quartal auf Monat oder umgekehrt ändert, ändern wir nur das Partnerfeld - und nicht die ganze Struktur des Auftrags
So wie DATEV das entwickelt hat und auch in der "alten" Welt nicht mehr ändern wird, besteht also immer eine Zwangskopplung zwischen der Abrechnung (was & wie oft soll der Mandant erhalten) und der Abwicklung (wo & wie soll der Mitarbeiter Zeiten erfassen, Checklisten bearbeiten und welche Zeiträume verwalten).
Und was wir unbedingt vermeiden wollten, ist in die Situation zu kommen, Fibu-Aufträge neu anlegen zu müssen, weil sich am Rhythmus und/oder der Zahlungsart/Rechnungsart - am besten noch unterjährig - etwas ändert. Dann sind individuelle Notizen weg, die Checkliste muss gelöscht werden (kann nicht kopiert werden auf andere Aufträge), die Vorgängeraufträge müssen neu verknüpft werden usw.
@marcohüwe Vielen Dank für deine ausführliche Erklärung.
Das mit dem Partnerfeld ist eine interessante Lösung, die ich Mal im Hinterkopf behalte. Dann müsste ich hier aber wieder das komplette System umändern und ich glaube, dann bin ich meinen Job los 😅.
Wir lösen das durch Anpassung der Bezeichnung, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie zu buchen haben. War die Empfehlung unseres Systempartners, der EO Comfort eingeführt hat und das scheint auch zu funktionieren.
@marcohüwe schrieb:
Unser Ansatz sieht so aus:
- so wenig Standardaufträge wie möglich
- Es gibt nur zwei verschiedene Fibu-Aufträge:
- a) mit Pauschalhonoraren ohne Gegenrechnung im Teilauftrag 13, damit ist dann alles abgegolten
- b) alle anderen Fälle, egal ob mit mtl. Vorschüssen etc. die eine Schlussrechnung nach Gegenstandswert erhalten
- In beiden Fällen gibt es immer 12 Teilaufträge die dem Wirtschaftsjahr entsprechen, daran hängen auch Checklisten
- Über das "Partnerfeld" haben wir den Bearbeitungsrhythmus dargestellt:
Damit sind wird zwar nicht komplett glücklich im Rahmen der Auftragsabwicklung, da z.B. auch Quartals-Buchhaltungen 12x den Status "Arbeiten abgeschlossen" verlangen, dafür sind wir aber völlig flexibel bei der Abrechnung:
- Alle Aufträge der Gruppe b) oben haben 12 Teilaufträge zzgl. Schlussrechnung
- gibt es keine Vorschüsse, werden die Teilaufträge 1 - 12 manuell fakturiert (geht massenhaft in einem Rutsch)
- gibt es Vorschüsse, kann jederzeit in jedem Monat damit gestartet werden (Vormonate = manuell fakturieren)
- es gibt nur monatliche Vorschüsse, keine Abweichungen wie quartalsweise oder halbjährlich in der Abrechnung nach außen
- wenn sich die Bearbeitung durch Vorgabe des Finanzamtes von Quartal auf Monat oder umgekehrt ändert, ändern wir nur das Partnerfeld - und nicht die ganze Struktur des Auftrags
So wie DATEV das entwickelt hat und auch in der "alten" Welt nicht mehr ändern wird, besteht also immer eine Zwangskopplung zwischen der Abrechnung (was & wie oft soll der Mandant erhalten) und der Abwicklung (wo & wie soll der Mitarbeiter Zeiten erfassen, Checklisten bearbeiten und welche Zeiträume verwalten).
Und was wir unbedingt vermeiden wollten, ist in die Situation zu kommen, Fibu-Aufträge neu anlegen zu müssen, weil sich am Rhythmus und/oder der Zahlungsart/Rechnungsart - am besten noch unterjährig - etwas ändert. Dann sind individuelle Notizen weg, die Checkliste muss gelöscht werden (kann nicht kopiert werden auf andere Aufträge), die Vorgängeraufträge müssen neu verknüpft werden usw.
Damit bestätigst du mir letztlich meinen Grundgedanken, dass ich hier ohne manuellen Aufwand gar nicht weiter komme.
In meinem Fall müsste ich also die "falschen" Vorschuss-Aufträge rausnehmen und Pauschal-Aufträge daraus machen (ich habe zwei Kanzleien unter meiner Obhut. Die eine nutzt auch vierteljährliche Pauschalen, so ist zumindest hier ein Auftrag vorhanden). Somit will das System dann zumindest keine Gegenrechnung schreiben.
Diese werden monatlich/vierteljährlich von den Mitarbeitenden bebucht und die Teilaufträge abgeschlossen.
Und wir müssen dann alle Aufträge manuell fakturieren.
Wenn wir die Kurzbezeichnung wie o.a. ändern, würde sich das ja zumindest schnell filtern und erledigen lassen. Und das Sekretariat weiß dann auch, dass sie trotz "Auftrag abgeschlossen" keine Rechnung schreiben müssen.
Wobei mir hier auch dein Ansatz gefällt, einfach nur monatliche Pauschalaufträge anzulegen. Ändert sich was muss ich keinen neuen Auftrag anlegen. Und die Mitarbeitenden sind angewiesen auch die Monate abzuschließen, die sie nicht verbuchen, weil quartale VA.
In den Rechnungseinstellungen:
Macht das nicht, dass der (Teil)Auftrag automatisch zu einem bestimmten Termin (bei uns Monatsletzter) abgerechnet wird?
Bei uns wird die Fibu, selbst vor der Umstellung auf EO comfort schon, halt grundsätzlich pauschal abgerechnet. Den Auftrag für Jahresfibu gibt es nur noch bei den Mandaten, die tatsächlich einmal jährlich die Unterlagen rein bringen und wo die Fibu zusammen mit Jahresabschluss/Steuererklärung erstellt wird.
Vorschüsse hatten wir nur bei den Lohn-Rechnungen, die sind mit dem ersten Jahreswechsel nach Umstellung aber auf Gegenstandswerte umgestellt worden. Einfach weil die Gegenrechnung zu stressig war. 😄
@rschoepe schrieb:In den Rechnungseinstellungen:
Macht das nicht, dass der (Teil)Auftrag automatisch zu einem bestimmten Termin (bei uns Monatsletzter) abgerechnet wird?
Ja das sind die Rechnungseinstellungen der Automatiker.
Meines Erachtens nach muss hier aber noch eingegriffen werden. Zumindest wurde uns nicht gesagt, "Ich braucht da nix machen, das System macht alles selbst". In unserem Fall läuft es so, dass die Automatikrechnungen in einem extra Filter auftauchen und es egal ist, ob die Kolleg:innen den Auftrag abgeschlossen haben oder nicht. Der aktuelle Monat steht automatisch auf "Rechnung freigegeben". Das Sekretariat fakturiert diese manuell, muss die also anpacken. Der Auftrag zählt sich nach Fakturierung automatisch in den nächsten aktuellen abrechenbaren Monat hoch und kann dann im Folgemonat fakturiert werden.
Auszug aus dem Handout zur Vorschussrechnung / Vorschussautomatikrechnung:
Die vorzutragenden Buchungen werden in den nächsten Teilauftrag verschoben, bis die Schlussrechnung erreicht ist. Aus dem letzten Vorschussteilauftrag werden die Buchungen in die Schlussrechnung verschoben - ein Verschieben aus der Schlussrechnung heraus ist nicht mehr möglich.
Mir fällt auch gerade ein: Wir haben noch (wenige) Mandanten, die die Rechnung gerne per Post hätten. Da würde der Drucker ja dann irgendwann einfach loslegen und Rechnungen ausspucken, wenn das System die automatisch selber fakturiert. 🤣
Aber korrigiere mich gerne, wenn ich falsch liege und es doch ohne Eingreifen funktioniert (ich kanns mir nur bei der DATEV nicht vorstellen).
Bei uns wird die Fibu, selbst vor der Umstellung auf EO comfort schon, halt grundsätzlich pauschal abgerechnet. Den Auftrag für Jahresfibu gibt es nur noch bei den Mandaten, die tatsächlich einmal jährlich die Unterlagen rein bringen und wo die Fibu zusammen mit Jahresabschluss/Steuererklärung erstellt wird.
Vorschüsse hatten wir nur bei den Lohn-Rechnungen, die sind mit dem ersten Jahreswechsel nach Umstellung aber auf Gegenstandswerte umgestellt worden. Einfach weil die Gegenrechnung zu stressig war. 😄
Gegenstandswerte beim Lohn wollte man hier nicht. Habe da in meiner Anfangszeit Mal zu recherchiert (und weiß gar nicht mehr genau, worum es geht).
EO Comfort hat für uns auf jeden Fall schon den Vorteil, dass man gewisse Prozesse und auch Mandantenvereinbarungen noch Mal überdenkt. Ich will auch weg von individuellen Lösungen hin zu kanzleiweiten einheitlichen Vorgängen, aber ich hab nix zu melden. 🙃 Wir nähern uns aber....
Es stimmt! Um Rechnungen zu erzeugen muss immer manuell eingegriffen werden, hier darf man den Betriff "Automatik" nicht ganz wörtlich nehmen. Wenn der Mensch hier nicht klickt, bekommt der Mandant keine Rechnung.
Auch bei der z.B. schon erwähnten Vorschussautomatik (die wir auch nutzen).
Über den richtigen Filter (da käme übrigens mein Partner-Feld wieder ins Spiel, was gegenüber der Auftragsbezeichnung leicht auswertbar ist) ist das monatlich wirklich in wenigen Minuten zu schaffen.
Wichtig finde ich hier, die Vereinfachungen zu kennen & zu nutzen, um z.B. massenhafte Aktionen (Mandantenaufträge umbeschriften, Positionen hinzufügen/löschen, Teilaufträge fakturieren, Status auf arbeiten abgeschlossen setzen....) durchzuführen.
Zusätzlich nutzen wir noch die Optionen SEPA-Lastschrift, wo bei gleichbleibenden Beträgen nur die erste Rechnung als Dauerrechnung/Ankündigung generiert wird:
Was uns noch geholfen hat:
Und zum Druck für die Papier-Fraktion nutzen wir DATEV Geschäftspost Druck
@marcohüwe schrieb:
Zusätzlich nutzen wir noch die Optionen SEPA-Lastschrift, wo bei gleichbleibenden Beträgen nur die erste Rechnung als Dauerrechnung/Ankündigung generiert wird:
Ach was, wieder was gelernt. D.h. Ihr schickt quasi nur eine Rechnung raus, für den Rest nur Lastschriften und dann die Gegenrechnung wieder mit Rechnungsversand? Wusste gar nicht, dass es das gibt 😅.
Gerade Mal ein bisschen gesucht und das noch gefunden:
Ausgabeoption Dauerleistungen ohne Rechnung - DATEV Hilfe-Center
Werde mich mit dem Thema Mal ein bisschen beschäftigen.
Eine Frage diesbezüglich: Welchen Vorteil seht ihr darin? Nicht so ein aufgeblähtes DMS? Aktuell hängen bei uns noch alle an DMS (und nicht jeder schreibt Rechnungen). Wollen/Müssen wir was nachschauen geht's schnell über DMS. Vorteil für die Fibu wäre natürlich, dass die keine Belege mehr zu den Kanzlei-Rechnungen brauchen.
EDIT: Die Postmenschen entfallen dann natürlich auch.
Post gibt es zum Glück noch wenige und das wird im Rahmen der Umstellung auf E-Rechnung noch Mal weniger plus, dass alle angewiesen sind die Mandanten zu nerven :D.