DATEV Rechnungsschreibung E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.x Standardformular

[#1]

Hallo liebe Nutznießer des Datev-Systems,

wir nutzen die Datev Rechnungsschreibung (EO classic) inkl. eigens erstellter Vorlage des Briefpapiers im Berichtseditor. Aktuell werden die "digitalen Rechnungen" per Mail verschickt. Freigabeprozess passiert komplett in der Rechnungsschreibung. 

Mit Blick auf den 01.01.2027 wollte ich auf E-Rechnungen umstellen, bin jedoch ziemlich schnell an eine Grenze gekommen. Die digitale Rechnung laut Datev Rechnungsschreibung ist nichts Greifbares im Sinne der E-Rechnungs-DIN. Sie erfüllt weder das Format ZUGFeRD noch die X-Rechnung. Bleibt also nur das Datev Format E-Rechnung, eigentlich ganz einfach.

Jetzt zum eigentlichen Problem:

Wir wollen Rechnungen im Sinne der DIN mit Sichtkomponente (ZUGFeRD 2.x) verschicken, sobald ich jedoch die E-Rechnung in den Stammdaten aktiviere, aktiviert sich auch ein Standardformular für Rechnung. Dieses finde ich jedoch unschön und will weiterhin meine eigene Vorlage verwenden. Im Sinne von ZUGFeRD 2.x auch ohne Probleme möglich, jedoch nicht bei Datev....laut Dokument 9262724 wird aus "Faulheit" wohl auf das Standardformular abgestellt.

Ich finde es Schade, dass bei der Gestaltung sowie dem Versand keine Freiheit geboten wird. Wie läuft es bei euch in der Praxis ab, fügen müssen wir uns so oder so....aktuell stehe bei uns dann ein Wechsel der Rechnungsschreibung im Raum.

Wie handhabt ihr das in der Praxis?

• Nutzt ihr das Standardformular, oder habt ihr einen Workaround gefunden?
• Ist jemand auf eine andere Lösung umgestiegen, und wenn ja, auf welche?

Danke vorab für eure Erfahrungen!

[#2]

Wir haben das Standardformular soweit möglich angepasst (z.B. Logo und ergänzende Infos) und verwenden dieses. Workaround m.E.n. nicht möglich.

Hat mich am Anfang auch genervt, mittlerweile sehe ich das völlig entspannt, weil "es hat noch nie jemand eine Rechnung lieber bezahlt, weil die schön(er) aussieht." 

Wieso man als Kanzlei als aktiver DATEV-Anwender eine andere Lösung suchen sollte, erschließt sich mir nicht. Durch die direkt Anbindung an DMS und die Fibu sehe ich da eigentlich nur Vorteile im Gegensatz zu einem externem Tool, wenn das mit auf "eine andere Lösung umgestiegen" gemeint ist. Und bezahlt ist es ja auch schon.

Ja es gab zwischenzeitlich echt nervige Störungen mit dem E-Rechnungsservice, aber wo stört es bei der DATEV nicht immer Mal wieder?

[#3]

Die paar Anpassungen habe ich auch schon getätigt, dadurch wird es etwas individueller. Da wir nicht viel klassisches Geschäft abrechnen sondern viel Planung etc, haben wir immer mehr Wert auf diese persönliche Individualität gelegt. Ausführung etc.; Vielleicht müsste man dies dann in Anlagen verlagern. Bleibt trotzdem der Versand über DATEV mit irgendwelchen Haken.

Genau deswegen wollen wir ungern auf Drittanbieter umsteigen, da alle Schnittstellen Benefits verloren gehen.

[#4]

Ok, dann macht es vllt. wirklich Sinn sich umzuschauen. Alternativ testen und wenn der Schmerz zu groß ist -> Wechseln.

An sich läuft der Versand über den E-Rechnungsservice wirklich reibungslos (bis auf die eine dicke Störung mit Nachwehen). Die Akzeptanz auf Mandantenseite ist auch kein Problem (ich habe aber auch alle darüber informiert).

[#5]

---

@VerenaWied  schrieb:

Wir haben das Standardformular soweit möglich angepasst (z.B. Logo und ergänzende Infos) und verwenden dieses. Workaround m.E.n. nicht möglich.

Hat mich am Anfang auch genervt, mittlerweile sehe ich das völlig entspannt, weil "es hat noch nie jemand eine Rechnung lieber bezahlt, weil die schön(er) aussieht." 

---

Das ist auch unsere Lösung gewesen. Genau so ist es.

[#6]

Uns stört vor allem der Versand der Rechnungen über den E-Rechnungsservice der DATEV. Wir würden unsere Rechnungen gerne selber von unserer Adresse verschicken. Viele Mandanten sind bei uns schon älter und so misstrauisch, dass die selbst auf E-Mails von anderen Kollegen nicht reagieren, weil e war ja nicht ihr Standard SB. Gerade diese Mandanten werden also aus unserer Sicht dann erstmal keine Rechnung bezahlen, wenn dieser nicht von unserer E-Mailadresse kommt.

Wie habt ihr solche fälle gelöst oder gabs bei euch keinen großen Gegenwind? @VerenaWied @andrereissig 

[#7]

---

@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Wie habt ihr solche fälle gelöst oder gabs bei euch keinen großen Gegenwind? @VerenaWied @andrereissig 

---

Wir haben das vor der Umstellung mit einer Rundmail angekündigt.

Nach der Umstellung gab es dann ein paar Rückfragen, weil die Optik abweicht und sicherheitshalber nochmal nachgefragt wurde (was ja eher positiv ist), aber echte Beschwerden gab es nicht wirklich.

Ich glaube irgendein einzelnes ESt-Privatmandat hat rumgenörgelt, aber das bekommt dann eben eine Papierrechnung um die Ohren gehauen.

Die Unternehmen waren da geschmeidig.

Ich habe jetzt natürlich nicht den Gesamtüberblick über alle 70 Mitarbeiter, aber grundsätzlich sind mir keine großen Beschwerden zugetragen worden.

[#8]

Danke für die schnelle Rückmeldung.

Also eine Rundmail/Rundschreiben werden wir auf jeden Fall auch rum schicken. Ich bleibe mal gespannt wie es sich verhält. An sich sind wir nicht ganz so viele, vielleicht muss ich dann nicht soviel davon mitbekommen. 

Wir haben auch schon gesagt, dass die ESt fälle weiter ihre PDF-Rechnung bekommen, damit wir mit denen schon mal keinen unnötigen Stress haben. Bin dann mal gespannt wie es mit unseren, sagen wir etwas engstirnigeren, Unternehmern läuft.

[#9]

---

@andrereissig  schrieb:

---

@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Wie habt ihr solche fälle gelöst oder gabs bei euch keinen großen Gegenwind? @VerenaWied @andrereissig 

---

Wir haben das vor der Umstellung mit einer Rundmail angekündigt.

Nach der Umstellung gab es dann ein paar Rückfragen, weil die Optik abweicht und sicherheitshalber nochmal nachgefragt wurde (was ja eher positiv ist), aber echte Beschwerden gab es nicht wirklich.

Ich glaube irgendein einzelnes ESt-Privatmandat hat rumgenörgelt, aber das bekommt dann eben eine Papierrechnung um die Ohren gehauen.

Die Unternehmen waren da geschmeidig.

Ich habe jetzt natürlich nicht den Gesamtüberblick über alle 70 Mitarbeiter, aber grundsätzlich sind mir keine großen Beschwerden zugetragen worden.

---

Hier auch keinerlei Probleme. Die Zahlungsmoral hat sich nicht verändert. Wir haben wie gesagt auch alle Mandanten informiert, dass die Mail nicht mehr von der bekannten Kanzleiadresse sondern von der DATEV kommt.

Es gab eine Unternehmerin, die wollte gerne wieder eine PDF. Haben auf die Gesetze verwiesen 🤣.

[#10]

Wir haben die E-Rechnung auch mit dem angepassten DATEV Standard nach einer Ankündigung eingeführt. Nach einer längeren Gewöhnungsphase vermisst nun keiner mehr den alten Briefkopf. Anfangs gab es einige Probleme mit den Mandanten, aber auch die haben sich mittlerweile daran gewöhnt. Wir haben aber auch ältere Unternehmer ohne E-Mail Adresse - da wird die Umstellung schwierig.

Unseren Mitarbeitern haben wir Mustertexte für die häufigsten Probleme vorgegeben, damit man den Mandanten schnell helfen kann. Meistens ist entweder die Mail von DATEV im Spam oder sie finden den Anhang nicht. Also ein bisschen mehr Zeit muss man nach der Umstellung einplanen.

Es gibt allerdings jetzt vermehrt Sonderfälle, bei denen die Mandanten das Format der XML monieren. Einige nutzen nun Validator-Tools. Ein Unternehmen bekommt bspw. mittlerweile statt ZUGFeRD das X-Rechnung Format mit der "Dummy" Leitweg ID 00-98. Also falls ihr Sonderfälle habt, meldet euch gern bei mir. 🤓

[#11]

---

@Jannick  schrieb:

Wir wollen Rechnungen im Sinne der DIN mit Sichtkomponente (ZUGFeRD 2.x) verschicken, sobald ich jedoch die E-Rechnung in den Stammdaten aktiviere, aktiviert sich auch ein Standardformular für Rechnung. Dieses finde ich jedoch unschön und will weiterhin meine eigene Vorlage verwenden. 

.

.

.

Ich finde es Schade, dass bei der Gestaltung sowie dem Versand keine Freiheit geboten wird.

.

.

.

Wie handhabt ihr das in der Praxis?

• Nutzt ihr das Standardformular, oder habt ihr einen Workaround gefunden?
• Ist jemand auf eine andere Lösung umgestiegen, und wenn ja, auf welche?

Einfach:

• Datevs Rechnungen in CI der DATEV: klar - du zahlst es
• Du Rechnungen in deiner CI mit Rechnungschreibung der Datev: nah - zu gut für dich (den wahrnehmbaren Effekt "ich bekomme meine Steuerberaterrechnungen von der Datev" bei Versand von einer Datev-Mailadresse mal ignorierend)

Lösung: anderes Rechnungschreibungsprogramm, ich habe nur noch nichts gescheites gefunden, was die StBVV beherrscht (ich steige trotzdem um, und wenn ich jede Position von Hand tippe - notfalls per Word)

Edit: oder auf die Sichtkomponente verzichten.