Ausgabekorb - oder wie DATEV die Digitalsierung kompromittiert

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Der Ausgabekorb ist eigentlich eine feine Sache wenn aus diversen Programmen eine pdf Datei erzeugt werden soll.

Nur die Arbeit mit diesem Tool ist sperrig und wenig durchdacht.

Der Arbeitsablauf bei einer simplen Unterlagenanforderung des FA, natürlich unter Einsatz des Spitzenprodukts 'Kommunikation mit der Finanzverwaltung - Belegübermittlung':

• Suchen der Dokumente im DMS, klappt sofort da DMS classic noch funktioniert.
• Gesuchtes Dokument im Viewer öffnen und in den Ausgabekorb drucken.
  • Wieso Drucken? Eine pdf Datei mittel Sky pdf Drucken um eine pdf Datei im Ablagekorb abzulegen? Ergäbe wohl nur Sinn wenn nur eine Seite abgelegt werden soll. Rechtsklick auf das Dokument, Kopie in Ausgabekorb wäre effizienter.
• Das natürlich pro zu übertragendes Dokument.
• Mandant schickt noch einen Nachweis als pdf Dokument per Mail. Doppelklick auf des Dokument und Druck in den Ausgabkorb. Oder Variante 2, Datei speichern unter in Outlook und Improt aus Dateisystem im Ausgabekorb.
  • Die von Windows seit Jahrzehnten bereitgestellte Funktion des Drag & Drop scheint bei DATEV mit einem Verbot für die Entwicklung belegt zu sein.
• Nachdem alle benötigten Dokumente zusammengestellt sind kommt der Moment der Ausgabe. Die gesammelten Dokumente müssen als Datei in das Dateisystem geschrieben werden.
• Verflixt, die letzte Zusammenstellung wurde in DMS geschrieben, also
• Den Ausgabekorb schließen,
• Das Profil ändern,
• Den Ausgabekorb öffnen,
• Das pdf Dokument für den Versand erzeugen.

Jetzt kann der Zauber mit dem optimal zu bedienenden Programm 'Belegübermittlung' gestartet werden.

Sage jetzt keiner, mit MeineSteuern wäre es besser. Es müssen nicht immer alle Belege in vollem Umfang an das Finanzamt gesendet werden. Also auch hier kann und wird selektives Handeln notwendig sein. Und welches Tool ist vom Sinn her besser als der Ausgabekorb?

Alternative?

Dokument aufrufen, Seite(n) bequem im Druckmenü auswählen, Drucken klicken, am Ende Papierstapel aus dem Drucker nehmen, in den (recht leistungsstarken) Scanner legen und zügig eine pdf Datei erzeugen. Papier in den Shredder.

Zeitaufwand?

Eindeutig gewonnen hat der Druck auf Papier mit anschließenden Scan.

Auch in der Cloud werden solche Tools benötigt, es ist nicht immer 1 Seite -> 1 Dokument.

Also muss sich ein Unternehmen welches bei jeder Gelegenheit 'Digitalsierung' schreit auch einmal mit digitalen Abläufen der zahlenden Kundschaft auseinandersetzen und für den geforderten Preis auch eine adäquate Leistung erbringen. Nur mit schnell zusammengeschusterten Programmen wird das auf Dauer nichts.

DATEV - Die Datenmanufaktur.

DATEV - Die Mehrarbeitsbeschaffer.

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@einmalnoch: statt des Ausgabekorbs gibt es auch gute Software für einen schmalen Taler:

Kofax Power PDF | Kofax

Der Ausgabekorb ist von der Bedienbarkeit und Funktionsumfang mit Word 1998 vergleichbar.

Moment die kommen ja wohl aus dem gleichen Jahr. Dann darf man auch nicht mehr erwarten! Ironie off.

Die Belegnachreichung kann ja auch Anhänge vom Desktop weg nehmen. Und bei der von dir beschriebenen Vorgehensweise bekommt man gerne mal ein PDF größer 5 MB. Dann ist die Übermittlung schon wieder Essig. Mit Kofax kann man da an der Qualität gut drehen, dass man innerhalb dieser bescheuerten Grenze bleibt.

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@einmalnoch  schrieb:

Der Ausgabekorb ist eigentlich eine feine Sache wenn aus diversen Programmen eine pdf Datei erzeugt werden soll.

Nur die Arbeit mit diesem Tool ist sperrig und wenig durchdacht.

Der Arbeitsablauf bei einer simplen Unterlagenanforderung des FA, natürlich unter Einsatz des Spitzenprodukts 'Kommunikation mit der Finanzverwaltung - Belegübermittlung':

• Suchen der Dokumente im DMS, klappt sofort da DMS classic noch funktioniert.
• Gesuchtes Dokument im Viewer öffnen und in den Ausgabekorb drucken.
  • Wieso Drucken? Eine pdf Datei mittel Sky pdf Drucken um eine pdf Datei im Ablagekorb abzulegen? Ergäbe wohl nur Sinn wenn nur eine Seite abgelegt werden soll. Rechtsklick auf das Dokument, Kopie in Ausgabekorb wäre effizienter.
• Das natürlich pro zu übertragendes Dokument.
• Mandant schickt noch einen Nachweis als pdf Dokument per Mail. Doppelklick auf des Dokument und Druck in den Ausgabkorb. Oder Variante 2, Datei speichern unter in Outlook und Improt aus Dateisystem im Ausgabekorb.
  • Die von Windows seit Jahrzehnten bereitgestellte Funktion des Drag & Drop scheint bei DATEV mit einem Verbot für die Entwicklung belegt zu sein.

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Also bei mir ist drag & drop in den Ausgabekorb kein Problem... Einfach mal den Korb öffnen.

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Es geht um einen Mailanhang aus Outlook.

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Da muss man DATEV ein Stück weit in Schutz nehmen. Ein Mail anhang ist technisch nicht so einfach wie eine Datei vom Desktop per Drag an Drop. Ist vielleicht dem Alter/der Struktur des Ausgabekorbs geschuldet. Könnte natürlich auch einfache Nachlässigkeit sein. Zumal Drag & Drop ja an verschiedenen Stellen funktioniert.

Das sich mal einer die Mühe macht die Programm abzuklopfen und zu suchen "Wo wäre Drag and drop noch gut?" Dafür gibt es ja die kostenlosen Testhasen aus der Community. 

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@jjunker schrieb:

Da muss man DATEV ein Stück weit in Schutz nehmen. 

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Aber gleichzeitig beschwerst Du Dich, dass drag&drop aus einer E-Mail heraus zwar nach Upload Online geht, wenn man es manuell öffnet aber nicht, wenn man es aus dem Lohnprogramm aufmacht 😜? Du musst Dich schon für eine Seite entscheiden.

@einmalnoch: Es ist so vieles, so unglaublich bescheuert 😖. Aber leider habe ich das Gefühl, fragt da niemand nach 🤔. So viele nehmen es einfach so als Gott-gegeben hin und fragen erst nicht: geht das einfacher/schneller/effektivier? 

Wenn ich mich wirklich neben jemanden mal 8,5h am Tag setzen müsste - glaube, da kann man so viel Zeit, Nerven und Ärger ersparen, wenn man sich das mal genau anschaut, zusammen was ausprobiert und ändert. 

Ich hatte erst am FR den Fall 😲: Wir buchen einen Mandanten mittels Belege im DMS. Die Rechnung der Kanzlei landet aber unter Dokumente im DMS. Jetzt hat die Mitarbeiterin Rechtsklick > Export > in den Dokumentenkorb und das gleiche Dokument nochmal unter Belege archiviert, damit es in REWE zum Buchen auftaucht 😵. Himmel! Rechtsklick > kopieren > Rechtsklick > einfügen, DMS Ablagedialog geht auf, schnell füllen, fertig. 

Aber man muss eben auch mal selbst auf die Idee kommen: Das muss einfacher gehen! 💪

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@metalposaunist  schrieb:

😵. Himmel! Rechtsklick > kopieren > Rechtsklick > einfügen, DMS Ablagedialog geht auf, schnell füllen, fertig. 

Ja, und wenn dann noch die Ordner im DMS/DokAblage nicht Ordner sondern Kategorien wären, von denen wir einem Dokument mehrere zuordnen könnten, dann hätten wir nicht einmal Dateiredundanz! Oh, welch Funke der Hoffnung, der von dem grünen Logo im kalten Staub der Realität erstickt wird...

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@cwes schrieb:

dann hätten wir nicht einmal Dateiredundanz!

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Das war auch mein nächster innerer Monk 😶. Und in der DSGVO steht etwas von Datenminimum, oder wie man das auch immer nennt 😄 . Aber ich hab' mir den Gedankengang einfach geklemmt, weil ich den großen Nutzen noch nicht gesehen habe. Wenn man nur eine Hand voll Mandate ohne DUO bucht - das lohnt sich nicht.

Aber dann sind wir auch wieder beim fehlenden M in DMS, richtig? Mit Management hat das dann ja wenig zu tun, wenn es so unflexibel ist? Oder auch: Dann müsste man in EOcomfort sagen können: Bei Mandant ABC (oder besser Gruppe): Rechnung bitte in Dokumente & zusätzlich unter Belege ablegen - wenn man's so lösen will aber EOcomfort? Kann bestimmt viel aber bis man das findet ... 

Unabhängig davon scheint DUO dann zu teuer für alle Fälle zu sein, wenn man es nicht zu 100% überall einsetzt. Das sollte ja das Ziel sein, finde ich, damit man nicht zweigleisig fährt und solche Probleme erst gar nicht entstehen. 

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Das war dann aber DMS classic.😀 Im neuen D(M)S gibt es meines Wissens keinen extra Belegebereich - oder doch, heißt nur Unternehmen Online.

Aber bei DATEV ist ja effektive Handarbeit gefordert.

Und darum

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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@einmalnoch schrieb:

Im neuen D(M)S gibt es meines Wissens keinen extra Belegebereich - oder doch, heißt nur Unternehmen Online.

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Veto 🚫! Im DATEV DMS gibt es Dokumentenklassen: Dokumente, Belege und Telefonnotizen. Alles also wie gehabt, mehr oder minder. Nur, dass Du z.B. in allen drei Klassen nicht gleichzeitig der Bearbeiter ändern kannst und alles 3x machen musst: 1x für Dokumente, 1x für Belege, 1x für Notizen. 

Also ja: Manuel halt 👨.  

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Moin,

deshalb nutze ich bei Kleinstmandaten - ohne UO - nicht die Kategorie Belege zum Buchen, sondern die Kategorie Dokumente. Das hat den Vorteil, dass man viele Dateien nicht doppelt ablegt. Es hat auch Nachteile, die mir aber nicht mehr geläufig sind, da ich den Vergleich seit längerer Zeit schon nicht mehr habe.

Viele Grüße,

bfit