Der Ausgabekorb ist eigentlich eine feine Sache wenn aus diversen Programmen eine pdf Datei erzeugt werden soll.
Nur die Arbeit mit diesem Tool ist sperrig und wenig durchdacht.
Der Arbeitsablauf bei einer simplen Unterlagenanforderung des FA, natürlich unter Einsatz des Spitzenprodukts 'Kommunikation mit der Finanzverwaltung - Belegübermittlung':
- Suchen der Dokumente im DMS, klappt sofort da DMS classic noch funktioniert.
- Gesuchtes Dokument im Viewer öffnen und in den Ausgabekorb drucken.
- Wieso Drucken? Eine pdf Datei mittel Sky pdf Drucken um eine pdf Datei im Ablagekorb abzulegen? Ergäbe wohl nur Sinn wenn nur eine Seite abgelegt werden soll. Rechtsklick auf das Dokument, Kopie in Ausgabekorb wäre effizienter.
- Das natürlich pro zu übertragendes Dokument.
- Mandant schickt noch einen Nachweis als pdf Dokument per Mail. Doppelklick auf des Dokument und Druck in den Ausgabkorb. Oder Variante 2, Datei speichern unter in Outlook und Improt aus Dateisystem im Ausgabekorb.
- Die von Windows seit Jahrzehnten bereitgestellte Funktion des Drag & Drop scheint bei DATEV mit einem Verbot für die Entwicklung belegt zu sein.
- Nachdem alle benötigten Dokumente zusammengestellt sind kommt der Moment der Ausgabe. Die gesammelten Dokumente müssen als Datei in das Dateisystem geschrieben werden.
- Verflixt, die letzte Zusammenstellung wurde in DMS geschrieben, also
- Den Ausgabekorb schließen,
- Das Profil ändern,
- Den Ausgabekorb öffnen,
- Das pdf Dokument für den Versand erzeugen.
Jetzt kann der Zauber mit dem optimal zu bedienenden Programm 'Belegübermittlung' gestartet werden.
Sage jetzt keiner, mit MeineSteuern wäre es besser. Es müssen nicht immer alle Belege in vollem Umfang an das Finanzamt gesendet werden. Also auch hier kann und wird selektives Handeln notwendig sein. Und welches Tool ist vom Sinn her besser als der Ausgabekorb?
Alternative?
Dokument aufrufen, Seite(n) bequem im Druckmenü auswählen, Drucken klicken, am Ende Papierstapel aus dem Drucker nehmen, in den (recht leistungsstarken) Scanner legen und zügig eine pdf Datei erzeugen. Papier in den Shredder.
Zeitaufwand?
Eindeutig gewonnen hat der Druck auf Papier mit anschließenden Scan.
Auch in der Cloud werden solche Tools benötigt, es ist nicht immer 1 Seite -> 1 Dokument.
Also muss sich ein Unternehmen welches bei jeder Gelegenheit 'Digitalsierung' schreit auch einmal mit digitalen Abläufen der zahlenden Kundschaft auseinandersetzen und für den geforderten Preis auch eine adäquate Leistung erbringen. Nur mit schnell zusammengeschusterten Programmen wird das auf Dauer nichts.
DATEV - Die Datenmanufaktur.
DATEV - Die Mehrarbeitsbeschaffer.
„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
