Ablage und Bearbeitung digitaler Bescheide

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Hallo Community,

digitale Bescheide landen beim Abruf in meinem Dokumentenkorb und warten darauf verschlagwortet und in Post, Fristen und Bescheiden abgelegt zu werden.

Bislang war es so geregelt, das eine Mitarbeiter die Papierbescheide einscannt, in der Dokumentenablage ablegt und ins Fristenkontrollbuch einträgt.

Der Workflow mit der Ablage usw. würde ich natürlich gerne auch bei den digitalen Bescheiden so anwenden.

Allerdings quittiert mir das Programm den Wunsch den Bescheid einem "anderem Benutzer zuordnen" mit der folgenden Fehlermeldung.

Das ist leider für mich kontraproduktiv, da nun ich dazu verdonnert werden, die Bescheide zu verschlagworten und die Fristen zu erfassen. 

Gibt es einen "Trick", dies geschickt zu umgehen bzw. ohne weiteren Mühen in den Einstellungen zu regeln? Dadurch, dass ich die Bescheide "abgeholt" habe bin ich doch schon legitimiert, die Bearbeitung der Bescheide zu veranlassen.

Danke für Input oder Erfahrungen. Liebe DATEV, du darfst die auch gerne hierzu äußern.

Gruß

Martin Heim

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Eine naive Frage von mir: 

Warum rufen sie denn die digitalen Bescheide ab und nicht jemand anderes bzw. derjenige, der auch die Papierbescheide macht?

zu ihrer Frage: 

Eine Einstellung gibt es dazu nicht. Derjenige, der die abruft muss auch den Rest machen.  

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Ist bei uns auch so geregelt, dass die Damen im Sekretariat das abrufen und somit auch der Standardweg wie bei einem phys. Bescheid gegangen wird.

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Antwort:

Keine weiteren Mitarbeiter haben vollmachtsdatenbankberechtigte SmartCards und zum anderen möchte ich auch in der Urlaubszeit der betreffenden Mitarbeiterin die Bescheide, wie auch sonst, sofort sehen. 

Für mich ist es wichtig die Bescheide innerhalb von 2 Tagen in Augenschein zu nehmen und ggf. reagieren zu können. Das gleiche würde auch mit einem Papierbescheid geschehen. 

Danke für die im 2. Teil beantwortete Frage.

Martin Heim

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Ab einer gewissen Kanzleigröße kann man sich noch ein Sekretariat leisten.

Ich leider nicht 🙂

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Moin,

ich kann mir auch kein Sekretariat leisten und lege meine Bescheide eigenständig ab. Mit einem gut eingerichteten Knigge geht das in DMS schneller als es erst einem anderen Mitarbeiter zuzuordnen und demjenigen auch noch Bescheid zu sagen - sprich eine Aufgabe zu generieren. Zudem man dann mit dem Link ganz unten "Bescheid öffnen" die übermittelten Bescheiddaten zuordnen kann und die Bescheide dabei schon mal vorab einer Kurz-Prüfung unterziehen kann.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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Das mag alles sein und gut funktionieren.

Viele Daten werden korrekt in der Dokumentenablage vorbelegt. Nicht desto trotz muss der Bescheid im Fristenkontrollbuch eingetragen und in der Dokumentenablage abgelegt werden.

Wenn ich 10 Bescheide von 8 unterschiedlichen Mandanten bekomme, ist das nicht in 10 Minuten abgearbeitet.

Zehn Bescheide aber markieren und einem anderen Nutzer zuzuordnen dauert keine 20 Sekunden.

Die Mitarbeiterin, die die Bescheide einträgt, nutzt den Dokumentenkorb und findet ganz automatisch die Bescheide.

Ansonsten "rufe" ich einfach "um die Ecke" und der Vorgang ist gestartet. Da hat doch ein kleines Büro schon seine Vorteile.

Aber am Ende finde ich keine Antwort auf meine Ausgangsfrage, warum das nicht geht? Was denkt sich DATEV???

Gruß

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Man kann die digitalen Bescheide auch nicht löschen. Einmal abgerufen gleich Büchse der Pandora geöffnet: Du musst mit den Konsequenzen leben.

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i.d.R.  gibt es auch keinen Grund Bescheide zu löschen. Papierbescheide zerreißt man ja auch nicht.

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@d_brusch schrieb:

Derjenige, der die abruft muss auch den Rest machen.  

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Ist das also immer noch so, ja 🤔? Die DATEV hatte mal ein DHC mit aktuellen Einschränkungen zu DIVA II notiert. Da stand das auch mit drauf. Habe das DHC Dokument nicht (mehr) gefunden. Dachte daher, dass man nun auch Bescheide zwischen den Dokumentenkörben der Mitarbeiter verschieben kann, ohne, dass der Bescheid beim nächsten Mal wieder auftaucht.   

[#11 · Accepted solution]

Hallo @martin65 

die Weiterleiten-Funktion für die digitalen Bescheide ist aus folgendem Grund nicht möglich:

Beim Abruf von digitalen Bescheiden muss gegenüber der Finanzverwaltung der Eingang in der Kanzlei quittiert werden. Nur eine authentifizierte Person mit den notwendigen Rechten (in der Vollmachtsdatenbank und in der Rechteverwaltung online) kann/darf den Eingang der digitalen Bescheide quittieren.

Die Schnittstelle im Dokumentenkorb ermöglicht aktuell die Quittierung erst nach der Ablage bei einem Mandanten. Nach dem Weiterleiten können wir deshalb nicht mehr sicherstellen, dass die empfangende Person die notwendige Authentifizierung für die Bestätigung gegenüber der Finanzverwaltung hat.
Perspektivisch wollen wir die Reihenfolge der Quittierung und der Ablage umdrehen bzw. in einem Schritt zusammenfassen. Wir benötigen dafür aber noch Zeit, da wir aktuell an anderen Themen arbeiten.
Tipp:
Sie können alle abgerufenen und den Mandanten zugeordneten Bescheide in DATEV Kommunikation Finanzverwaltung unter Eingehende Dokumente einsehen.

Freundliche Grüße

Susanne Götz

DATEV eG

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Hallo @Susanne_Goetz ,

vielen Dank, dass Sie das technische Problem erklärt haben und dass die Datev auch erkannt hat, dass die Rheinfolge der technischen Arbeitsschritte falsch ist.

Allerdings befürchte ich, dass

"Perspektivisch wollen wir die Reihenfolge der Quittierung und der Ablage umdrehen bzw. in einem Schritt zusammenfassen. Wir benötigen dafür aber noch Zeit, da wir aktuell an anderen Themen arbeiten",

bedeutet, dass vor Fertigstellung des Stuttgarter Bahnhofes nicht mit einer Anpassung zu rechnen ist. Eigentlich gibt es immer noch wichtigere Themen bei Datev zu bearbeiten. Wow, das ist echt ätzend. 

Ich habe Ihren Beitrag dennoch als Lösung markiert, weil es ja meine Frage beantwortet hat, auch wenn mir das Ergebnis nicht gefällt.

Martin Heim

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Hallo @Susanne_Goetz ,

Beim Abruf von digitalen Bescheiden muss gegenüber der Finanzverwaltung der Eingang in der Kanzlei quittiert werden.

Warum MUSS der Empfang quittiert werden? Gibts da irgendeine gesetzliche Grundlage oder Durchführungsbestimmung der Finanzverwaltung?

Beim Papierbescheid gibts ja auch keinerlei Quittierung.

MfG, F.Lange

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@flange schrieb:

Warum MUSS der Empfang quittiert werden?

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Damit an die FV gemeldet werden kann: wurde zugestellt. Andernfalls wird der gleiche Bescheid dann täglich als neu nochmal zum Abruf bereitgestellt. 

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Hmmm…

Brief: wird abgeschickt und kommt mit gewisser Wahrscheinlichkeit auch an. Was dann mit dem Ding passiert interessiert nicht.

beSt-Nachricht: wird abgeschickt, Gesetzgeber definiert: das ist somit verbindlich zugestellt.

DIVA-Bescheid: wird abgeschickt und dann interessiert sich der Absender dafür, was innerhalb der Verfügungssphäre des Empfängers damit passiert?

Das ist unplausibel.

MfG, F.Lange

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„In Augenschein nehmen“ würde ich so abbilden:

Die Mitarbeiter*innen rufen den Bescheid ab (täglich!) und legen - unter Zuhilfenahme eines sauber konfigurierten DMS-Knigge - ab. Im DMS-Knigge wird in jeder Bescheidart Partner/Kanzleileitung als Kenntnisnehmer eingetragen, damit das bei der Ablage nicht versäumt wird.

An Ihrem Arbeitsplatz wird das „Kenntnisnahme“-Register zum Öffnen beim Start konfiguriert und unter diesem Register wird die Schnellinfo „Fristen/Bescheide“ eingeblendet…

Nach erfolgter Kenntnisnahme werden die entsprechenden Bescheide zusammen markiert und rechts über die eingeblendeten kontextbezogenen Links als „Kenntnis genommen“ markiert. That‘s it. 

So hat man die Bescheide wirklich schnell im Griff…

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Genau.

Das ist die Beschreibung, wie es derzeit gemacht werden muss. Derjenige der "zufällig" die Bescheide abruft muss wohl oder übel dieses Prozedere durchführen. 10 Bescheide - That's it.

Warum kann der Empfänger nicht selbst entscheiden wer genau diese Arbeit machen soll?

Das passiert mit dem Papierbescheid ja auch. Oder trägt bei Ihnen in der Kanzlei @janbeckmann der Chef die Bescheide ins Fristenkontrollbuch ein, scannt die Unterlagen und legt diese in DMS ab?

Natürlich muss man unterscheiden welche Größenordnung und Mitarbeiter eine Kanzlei hat. Mit Sekretariat und Abruferlaubnis des/der Sekretär/in ist das sicher easy.

Ich glaube, dass dieses Problem in der nächsten Zeit hochkochen wird, weil immer mehr Kanzleien die Bescheide elektronisch empfangen.

Aber DATEV hat das Thema nicht auf der Prioritätenliste im oberen Teil. Also grüßt weiterhin täglich das Murmeltier.

Gruß

Martin Heim

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Eine Weiterleitung im Dokumentenkorb ist zwar vielleicht wünschenswert - jetzt, wo sie aber nicht vorhanden ist, kann man sich doch entsprechend darauf einstellen…!?

Wenn ein Sekretariat mit Abruferlaubnis vorhanden ist, ist das „easy“. Stimmt. Wenn das nicht vorhanden ist, ist doch eh niemand sonst zur Ablage da!? 🙂

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Ich kann mich nicht darauf einstellen; ich muss mich darauf einstellen.

Wenn man von Hamburg nach München fährt, kann man auch über Saarbrücken fahren. Muss es aber nicht.

Da wir kein Sekretariat haben, macht es eine "normale" Kollegin, die auch die Papierbescheide bearbeitet. Die hat jetzt weniger zu tun, weil ich ihr die Arbeit abnehme.

Fazit: Ich möchte es nicht, muss es aber machen. Datev hat das Problem erkannt (das sagt ja schon einmal viel aus) und möchte es ändern. Wann auch immer.

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Das Ganze ist leider sehr ärgerlich, auch die Begründung ist sachlich nicht nachvollziehbar. Abgerufen ist abgerufen, was ich in der Kanzlei dann damit mache ist allein meine Sache. Ich hoffe, nein, ich erwarte, dass die Datev das ganz schnell in Ordnung bringt. 

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Ich hänge mich hier mal dran.

Bin der gleichen Meinung wie@martin65

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Perspektivisch wollen wir die Reihenfolge der Quittierung und der Ablage umdrehen bzw. in einem Schritt zusammenfassen. Wir benötigen dafür aber noch Zeit, da wir aktuell an anderen Themen arbeiten.

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Lässt sich "Perspektivisch" in eine Anzahl von Tagen umrechnen?

VG

Tax

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Bei uns werden Bescheide vom Sekretariat abgerufen und aus dem dokumentenkorb, über Knigge in dms abgelegt, Posteingang und Frist werden dabei erfasst. 
Partner bekommt die Bescheide zur Kenntnis, jeder andere kann über den Filter Posteingänge des Tages die neu eingegangenen Bescheide sichten. 

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@Susanne_Goetz  schrieb:

Hallo @martin65 

...

Die Schnittstelle im Dokumentenkorb ermöglicht aktuell die Quittierung erst nach der Ablage bei einem Mandanten. ...

Freundliche Grüße

Susanne Götz

DATEV eG

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Mein Problem: Das Sekretariat ruft die Bescheide ab. Nun liegen sie dort im Dokumentenkorb und die Mitarbeiterin merkt, dass sie zur Ablage dieser Bescheide keine Rechte hat (Mandat ist für sie gesperrt).
Und nun? 

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Ablage Mustermandant, derjenige der Rechte hat, verschiebt den dann und passt auch Posteingang und Frist an. Easy.

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DMS? Da kann man einstellen, dass Benutzer auf gesperrte Ordnungsbegriffe ablegen dürfen.

MfG, F.Lange