Upload Mail: Betreff in Notizfeld übernehmen

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Als Steuerberaterin und auch meine Mandanten möchten Belegen, die sie per Upload Mail an DUO senden, gerne Notizen/weitere Informationen hinzufügen für den Bearbeiter. Am besten ohne nachträglich die einzelnen Belege in DUO zu bearbeiten.

Wenn die Betreffzeile einfach in das Notizfeld übernommen werden könnte, wäre das eine große Hilfe.

Die Idee hatten auch bereits einige Mandanten und jedes Mal muss ich sagen, dass das nicht möglich ist.

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@Panthera schrieb:

Die Idee hatten auch bereits einige Mandanten und jedes Mal muss ich sagen, dass das nicht möglich ist.

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Und das ist auch gut so, weil man ja nicht manuell Mails weiterleitet, sondern den Prozess zu 99% automatisiert aka kommt eine Rechnung auf rechnung@firma.de rein, wird diese an uploadmail@datev.de automatisiert weitergeleitet. Ergo stünde dann in den Notizen zu jeder Rechnung sowas wie Ihre Rechnung XXXXX vom 15.06.2023 für den Vertrag ZZZZZ.

Dann kann man auch die rechtssichere E-Mail Archivierung für das Postfach rechnung@firma.de aktivieren und ist auch da §§§ auf der sicheren Seite. 

Und kann man beim Anbieter nicht sagen: Rechnungen via E-Mail bitte an diese extra Adresse (1und1 zum Beispiel), kann man sich mit E-Mail Regeln was bauen, sodass alle Mails (Hinweise, Newsletter, Bestellungen, ...) von 1und1 an vorname.nachname@firma.de gehen (weil die mit der Rechnung nichts zu tun haben) aber abweichend davon, wenn der Betreff "Rechnung" beinhaltet an rechnung@firma.de umgeleitet wird 😎. 

Zu 100% wird man das nicht schaffen aber dann leite ich nur noch Rechnungen manuell weiter, die wirklich notwendig sind. Und meine Skizze braucht IT-Expertise, KnowHow und auch einen passenden E-Mail Server (z.B. Exchange online) und nicht teils die günstigen Angebote von 1und1, strato und Co., die schon beim Weiterleiten Probleme machen. Aber Digitalisierung soll Spaß machen, soll Mehrwerte schaffen, soll Zeit schaffen, soll automatisieren - alles andere ist digital zu Fuß, wie @jjunker so schön sagt. Der reine Belegzugang und die Organisation drum herum kann man sehr, sehr gut automatisieren. 

Oder wenn man doch noch eine Papierrechnung hat, scannt der Scanner das an uploadmail@datev.de und nicht erst an sich selbst und dann leitet man manuell an DATEV weiter. Und bis man im Scanner den Betreff angegeben hat ... habe ich die Rechnung abgemalt 😅.

Die Rechnungsprüfung, wenn es eine gibt, kann in der Belegfreigabe online oder flowwer oder GetMyInvoices oder, oder, oder stattfinden. Im flowwer gibt es wie bei DATEV ein Notizfeld, dass es bis ins Rechnungswesen dann schafft. 

Für eine konkrete Beratung und Umsetzung bzw. SOLL- und IST-Zustand inkl. bildlicher Darstellung der Prozesse mit miro.com gerne eine PN / private Nachricht 🤗.

#KeineMachtDemManuel

#GetReadyForAutomation

#ProzessZuEndeGedacht

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"#KeineMachtDemManuel" 😂🤣😂👍

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Es gibt aber immer noch genug kleine Mandate mit ihrem t-online- oder sogar aol-Zugang. Wenn man denen so eine Automatisierung andrehen will, winken die ab. Bitte nicht immer nur vom Idealmandanten ausgehen, @metalposaunist .

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Eine Notiz im Rahmen des Uploads mitzugeben, wäre sicher eine nette Idee. Den Betreff hierfür zu verwenden, würde aber m.E. in mehr als 99% der Fälle unsinnigen Inhalt im Notizfeld ergeben.

Man müsste also den Betreff ggf. anpassen auf "NOTIZ: xxxxx" - und wenn ein derartiger Betreff vorliegt, liest DATEV dies aus und übernimmt "xxxxx" in das Notizfeld.

@metalposaunist : Ja, bei automatischer Weiterleitung spielt dies alles keine Rolle. Aber wenn der Mdt. mal einen einzelnen Beleg schickt, zu dem eine Info erforderlich ist, wäre die Möglichkeit schon nett. Schließlich ist in der Buchhaltung nicht alles automatisierbar und auch nicht alles immer sofort ersichtlich, so dass zusätzliche Infos notwendig sind.

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@wwinkelhausen schrieb:

Es gibt aber immer noch genug kleine Mandate mit ihrem t-online- oder sogar aol-Zugang. 

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Wenn man davon ausgeht: sorry aber gute Nacht 😶. KI geht durch die Decke, Technik allgemein geht durch die Decke aber man soll sich auf AOL: ich bin drin "herablassen"? Ähm, nö? Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit. Bei solch Sachen bin ich eher der Meinung diesen T-Shirts. 

Und getreu dem Motto von t3n.de: repariere die Ursache, nicht das Symptom können wir gerne aus AOL mal ins 21. Jahrhundert springen und nicht irgendwie uns was mit IT / Technik zurechtbasteln 😉.

Also lasst uns alle an einer geilen Lösung arbeiten. Es gibt sie. Ich setze sie auch gerne um 😍.

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@Uwe_Lutz schrieb:

Man müsste also den Betreff ggf. anpassen auf "NOTIZ: xxxxx" - und wenn ein derartiger Betreff vorliegt, liest DATEV dies aus und übernimmt "xxxxx" in das Notizfeld.

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Das käme der Sache schon näher. Digitalisierung braucht Standards, damit Automatismen bei DATEV greifen können.  

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@Uwe_Lutz schrieb:

Aber wenn der Mdt. mal einen einzelnen Beleg schickt, zu dem eine Info erforderlich ist, wäre die Möglichkeit schon nett.

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Dann sind wir wieder bei: Online Lösungen endlich auf Höhe der Zeit bringen!...  Warum? Weil ich in flowwer in 15 Sekunden den Beleg dank genialer OCR gefunden habe, nach dem ich gesucht habe. DUO OCR im Posteingang? Darstellung der OCR- Ergebnisse in UO / Belegansic...

Komme mir ja schon ein bisschen vor wie: I have a (IT) dream 🤓. Wer Hilfe & Unterstützung braucht: here I am. 

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Und das ist auch gut so, weil man ja nicht manuell Mails weiterleitet, sondern den Prozess zu 99% automatisiert aka kommt eine Rechnung auf rechnung@firma.de rein, wird diese an uploadmail@datev.de automatisiert weitergeleitet. Ergo stünde dann in den Notizen zu jeder Rechnung sowas wie Ihre Rechnung XXXXX vom 15.06.2023 für den Vertrag ZZZZZ.

Ja, da hast du allerdings Recht, vielen Dank noch mal für die Erinnerung an diese Workflows. 😀

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@metalposaunist schön ist nicht wenn Leute ihre Belege manuell weiterleiten. Der Aufwand liegt aber dann beim Mandanten. Mehr als den Hinweis, dass man das automatisieren kann, den ggf auch zwei dreimal liegt nicht in meiner Verantwortung.

Viele, gerade kleinere Mandante haben ein beliebiges GMX oder web.de Postfach....und sind damit latent überfordert... 

Wo ich es immer dringend empfehle ist wenn der Versand der Rechnungen per Mail stattfindet. Wer da Rechnungausgang@uploadmail.de nicht im BCC hat ist selber Schuld.

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@jjunker schrieb:

Wer da Rechnungausgang@uploadmail.de nicht im BCC hat ist selber Schuld.

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Ohyeah! 💪 Wobei manche da auch Cc vorschlagen und sich die Kunden dann wundern, wer denn komisches im Cc noch diese Rechnung bekommt 😶.  

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Gerade von 1und1 bekommen: 

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ab sofort können Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang und alle zahlungsrelevanten Informationen angeben. Wir senden Ihnen dann automatisch eine Kopie Ihrer Rechnungen an die zusätzliche E-Mail-Adresse.

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Gut, dann kann man auf die Exchange online Regeln dann jetzt wieder verzichten, weil 1und1 offenbar verstanden hat, wie das in Deutschland so läuft 😅.