Rechnungseingang über Email-Konto

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Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen. 

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail 

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

• Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
• Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
• Übertragung der Rechnung im Anhang
• Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei: 

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

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Klingt super. Danke

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Danke!!! Hört sich sehr gut an!

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Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee: Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rechnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

• Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
• Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
• Übertragung der Rechnung im Anhang
• Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei: www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

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Super, finde ich ein wirklich nützliches Produkt, nur würde ich direkt folgende Veränderungen vorschlagen:

• Ein Absender sollte nicht beschränkt werden müssen, falls man die Emailadresse direkt weiter geben will.
  • Edit: Noch besser wäre die Möglichkeit, neben einer Whitelist, auch eine Blacklist zu definieren.
• Das Program unterstützt nur ein Dokument per Email. Manchmal erhalten wir mehr als eine Rechnung per Email, sodass wir dann hier einen Fehler erhalten würden.

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Super, finde ich ein wirklich nützliches Produkt, nur würde ich direkt folgende Veränderungen vorschlagen:

• Ein Absender sollte nicht beschränkt werden müssen, falls man die Emailadresse direkt weiter geben will.
  • Edit: Noch besser wäre die Möglichkeit, neben einer Whitelist, auch eine Blacklist zu definieren.

Und das hat welchen Sinn? Ich kann Ihre Gedanken dazu verstehen, dass es in größeren Umgebungen schwer wird, alle einzelnen Absender zu pflegen aber da muss man sich dann besser organisieren oder allg. anders.

Sonst könnte ich ja von meiner privaten E-Mail-Adresse, wenn ich den Empfänger kenne, ja auch Rechnungen hinschicken. Oder noch 1000. andere Absender. Eine Art DDoS Angriff also.

@DATEV: Wird geprüft, ob es sich bei der PDF tatsächlich um eine Rechnung handelt oder wird einfach der PDF Anhang genommen und ins UO übersetzt?

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Hallo,

der Inhalt der PDF (Rechnung/keine Rechnung) wird vorab nicht geprüft.

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Wird hierbei dann auch eine GoBD Konformität erhalten?

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Ich gehe stark davon aus, ansonsten wäre das gesamte Programm DUO für die Tonne

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Solange in DUO kein Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozeß implementiert ist, halte ich es nicht für sinnvoll Rechnungen vom Lieferanten direkt in DUO senden zu lassen.

Die Implementierung eines solchen Prozesses finde ich dafür um so dringlicher.

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Hallo Frau Pfadenhauer,

dürfen wir (Mandant) an der Pilot-Phase teilnehmen, und parallel dazu das funktionierende Transfer-Programm nutzen ?

Wir würden vorerst nur eine(n) MitarbeiterIn fürs Upload freischalten.

Danke für Ihre Rückmeldung

D.Guitton

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Die Implementierung eines solchen Prozesses finde ich dafür um so dringlicher.

Das heißt bei DATEV SmartTransfer und kann auch mit UO reden. Über Sinn und Zweck und Einstellungsmöglichkeiten wurde schon viel diskutiert.

dürfen wir (Mandant) an der Pilot-Phase teilnehmen, und parallel dazu das funktionierende Transfer-Programm nutzen ?

Dann muss Ihr Steuerberater auch mitmachen und das für Sie wieder in die Wege leiten. Der Belegtransfer muss unabhängig davon funktionieren. Sonst kann man ja nur noch manuell umständlich Belege hochladen. Das wird zu 99% parallel laufen können.

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Hallo Herr Guitton,

selbstverständlich dürfen Sie parallel zur Teilnahme an der Pilotphase von DATEV Upload Mail den Belegtransfer weiterhin verwenden.

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Vielen Dank für den Hinweis auf SmartTransfer, aber wenn ich das nutze brauche ich auch den Rechnungsupload per E-Mail nicht, denn den bietet SmartTransfer auch.

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Hallo,

die GoBD-Konformität wird durch DATEV Upload Mail nicht beeinflusst. Es handelt sich hierbei ja lediglich um eine weitere Upload-Möglichkeit, um Belege nach DATEV Unternehmen online zu übertragen. Vergleichbar mit DATEV Dokument-Upload online oder DATEV Upload mobil. Eine vorhandene Verfahrensdokumentation muss natürlich entsprechend angepasst bzw. erweitert werden.

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Hallo Frau franziskapfadenhauer​: Können Sie schon sagen, ab wann man sich "bewerben" darf? Wir würden das gerne testen wollen. Laut Webseite Anfang Oktober aber ich habe keinen Link dazu finden können? Wird der auch auf der Übersichtsseite zu sehen sein?

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Hallo,

Sie können sich ab sofort zur Pilotierung anmelden. Auf www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail sind eine E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer unter dem Punkt 'Kontakt' angegeben. Wenn Sie an der Pilotierung teilnehmen möchten, schreiben Sie einfach eine kurze Mail oder melden Sie sich telefonisch bei uns.

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Guten Tag,

wie von DATEV angekündigt, wurde mittlerweile die Pilotphase zu dieser Idea gestartet.

Wir haben das Glück in dieser begrenzten Pilotphase dabei zu sein und haben die Funktion heute getestet.

Kurzfeedback: Sehr gut in allen Belangen. So haben wir uns das vorgestellt. Eventuell könnte man diskutieren, ob man auch mehr als einen Anhang mit einer Mail einsenden kann, aber die Umsetzung des Features hat erstmal voll überzeugt.

PS.: Es war 2011, als wir dieses Feature an zwei DATEV-Vertreter gemeinsam mit einem Mandanten herangetragen haben. Die Umsetzung hat jetzt fast 10 Jahre gedauert. Aber wie es aussieht hat es sich wenigstens gelohnt.

DANKE sehr!

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Die Idee ist super!

Was ich nicht als Information gefunden habe:

1) Wie wird geregelt welche Mail Adressen für Belege sendeberechtigt ist?

  Gedanke hierzu: Der Mitarbeiter erhält die Rechnung seines Hotels per Mail. Wenn er diese dann selbstständig in den Belegtyp "Kreditkarte Herr Mustermann" senden könnte wäre das ein Traum. Damit würde die Person entlastet die aktuell die Belege "zu sortiert".

2)gibt es eine Überprüfung ob Belege doppelt eingegangen sind (gleicher Name inkl. Nummer?)

3) Aktuell ist nur geplant den RE Eingang per Mail zu "füllen". Mein Vorschlag die Belege zu differenzieren wären verschiedene Empfangsmailadressen:

Rechnungseingang.beispielfirma@datev

Rechnungsausgang.beispielfirma@datev

Mustermann.beipspielfirma@datev

schlicht Belegtyp.beispielfirma@datev

Damit könnte das Vorschlagswesen des Mailprogramms vom genutzt werden. Eine Differenzierung der Belege über den Betreff halte ich für nicht praktikabel. --> Da müsste selbstständig getippt werden.

4)Verknüpfung des Belegtyps mit sendeberechtigen Mailadressen? --> Der Mandant kann festlegen wer in welchen Belegtyp ablegen darf. Die Cloud ist geschützt vor unberechtigten "Uploads".

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Hallo Community,

eine Frage in Zusammenhang mit DATEV Upload mail und den Aufbewahrungspflichten aus den GoBD RZ 131:

Wenn ein Unternehmen, welches DUo und dann später - sobald es produktiv verfügbar ist - DATEV Upload mail nutzt, seine Lieferanten instruiert, alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format an die DATEV-E-Mail-Adresse rechnungseingang.unternehmen@uploadmail.datev.de zu senden, kann man dieses Verfahren dann als "GoBD-konform" werten?

So wie ich es verstehe, ist ja nicht in jedem Fall zulässig, dass die Rechnungs-E-Mail als solche gelöscht werden darf (wenn also nur der Anhang der Rechnungs-E-Mail archiviert wird). Denn in der E-Mail selbst, im Text, könnten ja noch relevante Informationen zur Rechnung enthalten sein, die auf der eigentlichen Rechnung im Anhang nicht vorhanden sind.

Ich weiß, in der Praxis wird wohl kaum ein Unternehmen in seinen Rechnungs-E-Mails Skontobedingungen in den Text der E-Mail schreiben und die eigentliche Rechnung im PDF-Format ohne diese Skontobedingungen in den Anhang packen. Aber um z.B. später den Absender einer Rechnungs-E-Mail identifizieren zu können, oder das Datum des Zugangs, müssen ja mehr Informationen archiviert werden als der bloße Anhang.

Daher empfehlen wir unseren Mandanten, lieber die E-Mail komplett (Meta-Informationen, Text und Anhänge) zu sichern.

So wie ich es in Upload mail jetzt testen konnte, wird beim Empfang die PDF-Datei aus der E-Mail extrahiert und lediglich das Datum des Rechnungseingangs wird "protokolliert".

Mir fehlt noch die Absender-E-Mail-Adresse, um DATEV Upload mail als GoBD-konform zu akzeptieren. Oder sehe ich das zu streng?

Ansonsten wäre Upload mail meiner Meinung nach eine super Sache für kleine Unternehmen, die keine aufwändige eigene Sicherung ihrer E-Mail-Postfächer betreiben wollen / können und die dennoch GoBD-konform elektronisch empfangene Buchhaltungsbelege archivieren wollen!

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@seb_ms 

Das mit der Absendeadresse sehe ich genauso wie Sie.

Eine Mail blind an die Rechnungsmail von DUO zu senden halte ich auch für problematisch sei es wegen den GoBD bzw. des IKS. Allein in der Mail können auch nicht steuerlich relevante Sachen drinstehen: "Lieferung verzögert sich; Wir machen Betriebsferien,....."📍