Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen · ‎06.05.2019

Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei:

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

https://www.jurtenland.de - Scoutladen GmbH & Co. KG - Versandhandel mit JTL - Jerasoft - Datev Unternehmen - Online

metalposaunist · ‎17.12.2019

Alles andere wäre auch grob fahrlässig und hat hoffentlich so gut wie niemand mehr im Einsatz. Selbst ein Exchange verschlüsselt standardmäßig out-of-the-box.

seb_ms · ‎17.12.2019

Dieser Tatsache "Selbst ein Exchange verschlüsselt standardmäßig out-of-the-box" war ich mir bis dato gar nicht bewusst. Die Frage kam bei mir auf, da wir für einen Mandanten einen "einfachen" Scanner derart aufrüsten wollen, dass er per Knopfdruck direkt nach Unternehmen online scannt. Mit DATEV Upload Mail habe ich genau die "Gegenstelle", die ich dafür benötige. Auf Seiten des Mandanten war ein Mail-Server im Einsatz, der für den Mailtransport keine TLS out of the box vorsah. Daher gingen die E-Mails mit Anhängen plain text (base64) raus... 🙂

Franziska_Pfadenhauer · ‎17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Gelöschter Nutzer · ‎17.12.2019

@Franziska_Pfadenhauer

Wird das dann "einfach" in DUO auftauchen oder muss dies wie Meine Steuern extra angestoßen (bestellt) werden?

Ich meine damit nicht die Registrierung der einzelnen Mailadressen als Absender.

Franziska_Pfadenhauer · ‎18.12.2019

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

DATEV Upload Mail wird nach Freigabe allen DATEV Unternehmen online Anwendern zur Verfügung stehen und muss nicht extra bestellt werden.

seb_ms · ‎18.12.2019

Hallo @Franziska_Pfadenhauer,

gibt es schon eine Aussage seitens der DATEV zur Bepreisung? Aus Ihrem letzten Kommentar habe ich jetzt (implizit) verstanden, dass es keine weiteren Kosten gibt, wenn DATEV Unternehmen online bestellt ist.

Ist das so korrekt?

mosachse · ‎18.12.2019

@seb_ms schrieb:
gibt es schon eine Aussage seitens der DATEV zur Bepreisung?

Das ist doch eine absolute Basisanforderung um die Anwendung überhaupt erst halbwegs komfortabel nutzen zu können. Weshalb sollte das jetzt noch extra bepreist werden?

seb_ms · ‎18.12.2019

Hallo @mosachse,

ich bin da ganz bei Ihnen! Dennoch ist das ja nun kein kleines neues Feature, und daher kam in vielen Gesprächen mit Anwendern und auch intern in der Kanzlei die Frage auf, was es denn nun kosten würde (wahrscheinlich auch weil die Preispolitik der DATEV nicht immer von allen verstanden bzw. gutgeheißen wird).

So wie sich die Aussage von @Franziska_Pfadenhauer, "und muss nicht extra bestellt werden", liest klingt es jedenfalls so, als fielen für Upload Mail keine Zusatzkosten an. Aber ob es definitiv so ist, würde ich gerne wissen. 🙂

Franziska_Pfadenhauer · ‎19.12.2019

Hallo @seb_ms ,

DATEV Upload Mail wird im Januar 2020 als Bestandteil von DATEV Unternehmen online ohne zusätzliche Bepreisung freigegeben.

seb_ms · ‎14.01.2020

Hallo @Franziska_Pfadenhauer ,

vielen Dank für Ihre Antwort. Sehr erfreulich, dass Upload Mail als Bestandteil von UO im Paketpreis enthalten sein wird!

Vielleicht können Sie uns an dieser Stelle im Forum einen Hinweis geben, sobald Upload Mail freigegeben wurde und uns mitteilen, wie wir die Funktion für Mandanten freischalten können (sofern dies erforderlich ist - oder wird der Punkt "Upload Mail" in der Maske "Stammdaten" der Anwendung "Belege" für alle Mandanten sichtbar sein)?

Eine weitere Frage: an welcher Stelle dürfen denn Ideen / Wünsche zur Produktverbesserung / Produkterweiterung von Upload Mail vorgeschlagen werden?

Ich habe nämlich noch den Wunsch, dass von der empfangenen E-Mail auch der Absender (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Reply-To-Adresse) und - ggf. konfigurierbar ob ja/nein - der Text der E-Mail (Body) gespeichert wird (ggf. einstellbar, wie viele KiloByte des Bodys gespeichert werden, z.B. max. 100 kb).

Vielleicht finden sich für diese Ideen weitere Unterstützer 🙂

Nina_Naßler · ‎16.01.2020

Liebe Community,

es ist soweit: DATEV Upload Mail steht ab sofort allen DATEV Unternehmen online Nutzern zur Verfügung.

Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene PDF-Belege direkt - ohne vorheriges Zwischenspeichern - an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Diese weiteren Vorteile bietet Ihnen DATEV Upload Mail:

Flexibler Belegübertragungsprozess: Hinterlegen Sie eine oder mehrere Absenderadressen im System, von denen aus eine Weiterleitung nach DATEV Unternehmen online möglich ist.
Der Upload erfolgt nach erstmaliger Einrichtung ohne Authentifizierungsmedium.
Sie können mobil vom Smartphone aus Dokumente weiterleiten.
Die Übertragung von Dokumenten für alle Belegtypen ist möglich.

Alle weiteren Infos zur Einrichtung und Nutzung von DATEV Upload Mail finden Sie im Info-Dokument 1007550.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Eichenmüller

Produktmanagement Unternehmen online

DATEV eG

sabrinabernhardt · ‎16.01.2020

Vielen Dank Datev! Dieses neue Feature freut uns sehr und wir haben es bereits erfolgreich ausprobiert.

seb_ms · ‎17.01.2020

Auch von unserer Seite einen Dank die DATEV für die Freigabe von Upload Mail. Das schafft auf jeden Fall neue Möglichkeiten zur Automatisierung vom Belegzugang.

Jetzt gibt es hier in der Community schon ein paar Beiträge, in denen der Wunsch nach neuen Features aufgekommen ist...

mehr als eine PDF-Datei im Anhang
Unterstützung weiterer Formate (TIFF, PNG)
Speicherung der Absender-E-Mail-Adresse, ggf. auch des E-Mail-Bodies
...

Möchte die DATEV vielleicht selbst einen neuen Beitrag eröffnen, in dem Anwender ihre Wünsche äußern dürften, und damit es übersichtlich an einer Stelle gebündelt ist?

Zwei weitere Wünsche habe ich auch noch:

1. Wenn der Absender der E-Mails eine Maschine (Scanner, Faktura-Software) ist, die nicht auf die anfangs zugesendete Bestätigungs-E-Mail reagieren kann, finden sich zwar - umständige - Mittel und Wege, wie man die E-Mail-Adresse bestätigen kann. Einfacher wäre es, wenn die Bestätigung einer neuen, für den Versand zuzulassenden, E-Mail-Adresse auch über das Konfigurations-Interface möglich wäre (ggf. abgesichert durch die doppelte Eingabe der E-Mail-Adresse um Tippfehler zu vermeiden).

2. Ich finde es klasse, dass sich pro Absender-E-Mail-Adresse die Bestätigungs-E-Mails ausschalten lassen. Nicht ausschalten lassen sich aber die E-Mails, die über einen Fehler bei der Verarbeitung informieren. Grundsätzlich ja auch eine gute Idee - dennoch würde ich es als Anwender / Administrator lieber selbst entscheiden, ob ich bei Fehlern benachrichtigt werden möchte, oder lieber gar nicht (weil der Absender eine Maschine ist und die Fehler-E-Mails nicht bearbeiten kann). Ich würde mir wünschen, wenn ich Antwort-E-Mails komplett deaktivieren könnte.

Nina_Naßler · ‎17.01.2020

Hallo Community,

vielen Dank für das super Feedback zur neuen Anwendung DATEV Upload Mail.

@seb_ms Um Ihre Ideen und Wünsche voten zu können, bitte ich Sie Ihre Vorschläge einzeln unter der Kategorie "Belege hochladen" zu verfassen. Gerne können Sie dort auch einen Tag Upload Mail vergeben.

Harald_Koch · ‎20.01.2020

was macht die DATEV ?

Die Adresse aus UNO für die Mailweiterleitung sieht bei mir sehr sehr sicher aus ;-).

Jedenfalls kann keiner meiner Mandanten sich solche Adressen merken. Wie soll ich meinen Mandanten eine solche Adresse "verkaufen" ?

Warum setzt sich die Adresse nicht aus Beraternr MandNr zzgl Kasse, Rechnungseingang zusammen ? Zu einfach ?

Wichtiges Tool doch Umsetzung ist .....

Mit freundlichen Grüßen

Harald Koch

Steuerberater

seb_ms · ‎20.01.2020

Hallo @Harald_Koch ,

ich kann Ihren Unmut über die komplizierten E-Mail-Adresse grundsätzlich auch verstehen. Niemand kann sich das merken. Aber das muss in der heutigen Zeit ja auch niemand mehr: einfach in Outlook / Thunderbird / <beliebiges Mail-Programm> einen Kontakt mit dem Namen "Mandant - Rechnungseingang" anlegen und die E-Mail-Adresse zum Kontakt speichern.

Die Überlegung, die hinter den komplizierten E-Mail-Adressen stecken wird, ist zum einen ein besserer Schutz vor Spam (niemand kann die E-Mail-Adressen erraten, sie haben genug "Abstand" untereinander) und zum anderen eine bessere Verwaltbarkeit seitens der Datev (prüfen, welche Adresse noch frei ist). Ja, der Spam-Schutz im Postfach ist ja schon gegeben durch das Whitelisting von Sender-Adressen - aber durch die komplexen E-Mail-Adressen erreicht zunächst deutlich weniger Spam den Mailserver...

Daher würde ich mir als neues Feature wünschen, dass man einen Aliasnamen für die komplexen E-Mail-Adresse vergeben kann. Also einen beliebigen Aliasnamen, nicht zwangsweise eine Komposition aus Mandanten- und Berater-Nummer und Belegtyp.

Steuerpirat · ‎23.01.2020

Hallo,

ich habe es so gelöst (für die eigene Buchhaltung), dass ich im Outlook mehrere Makros geschrieben habe, um den Anhang einer Mail automatisiert in ein bestimmtes Verzeichnis legen zu können (= das Verzeichnis vom Belegtransfertool). Gespeichert wird mit Datum, Uhrzeit und Name. Nur so wird nichts überschrieben, wenn gespeichert wird. Dieses Skript ist mit einer Outlook-Regel(n) verknüpft, wodurch man sehr flexibel ist. Dadurch landen die Rechnungen automatisch auf DUO.

Warum flexibel:

Es gibt Lieferanten/Behörden, welche keine PDF schicken (können), sondern nur einen Link zum Download. Diese Mails landen in einem eigenen Postfach, welches ich einmal die Woche durchsehe.
Dann gibt es recht viele Lieferanten, die können für Kundenkontakt und Rechnungslegung keine getrennten Mailadressen einpflegen. Hier kann man nur mit einer spezifischen Outlook-Regel (plus Skript) arbeiten, um den Beleg automatisiert auf DUO zu bringen.
Es gibt Lieferanten, die können ihre Rechnungen nur gesammelt als ZIP-File mailen (bspw. Einkaufsgenossenschaften). Hier habe ich ein Skript, das den Anhang automatisch entpackt und speichert.
Es gibt Lieferanten, deren Fakturenprogramm die sehr lange DATEV-Mailadresse gar nicht einpflegen können.

Also ich fahre derzeit immer noch besser mit einer eigenen Lösung.

Viele Grüße

Christoph

seb_ms · ‎24.01.2020

Guten Morgen @Steuerpirat ,

ich habe auch an einer ähnlichen Lösung gearbeitet, auch aus den von Dir genannten Gründen der Flexibilität. Haben Sie in Outlook bei den Regeln die Möglichkeit zur Ausführung eines Skripts genutzt, oder wirklich ein (VBA)-Makro programmiert?

Das Problem, dass die langen E-Mail-Adressen aus DATEV Upload Mail von externen Anbietern nicht verwendet werden können (weil deren Eingabemasken in der Länge beschränkt sind), habe ich z.B. dadurch gelöst, dass ich selbst E-Mail-Weiterleitungen eingerichtet habe: rechnungseingang@domain.de leitet dann weiter auf die lange DATEV E-Mail-Adresse.

Das hat auch den weiteren Vorteil, dass ich in DATEV Upload Mail auch nur eine Sender-E-Mail-Adresse verifizieren muss (nämlich rechnungseingang@domain.de). Damit umgehe ich auch das Problem, dass es Sender-E-Mail-Adressen gibt, die kein echtes Postfach sind und dementsprechend die Verifizierungs-E-Mail der DATEV gar nicht empfangen, geschweige denn, bearbeiten können...

Steuerpirat · ‎25.01.2020

Guten Morgen,

ich habe im Outlook über Alt+F11 in einem Modul meinen VBA-Code geschrieben. Man muss mittlerweile aber in der Registry einen speziellen Key eintragen, weil sonst die Skripte nicht mehr durchgeführt werden können. M$ hat das gesperrt.

Ja, ich verwende auch eine eigene Mailadresse rechnung@. Und ja, diese trage ich in DATEV Upload Mail ein. Mittelfristig werde ich nämlich von meinem System abgehen (müssen), da die DATEV-Lösung schon ihren Reiz hat. Man kommt aber nicht umhin, weiterhin spezielle Regeln im Outlook zu erstellen, insbesondere eben die angesprochenen Weiterleitungen. Beziehungsweise wird es wohl eine Kombination aus beiden Welten sein, denn wenn ein ZIP-File eintrifft, dann kommt die DATEV-Lösung jedenfalls an ihre Grenzen.

Was aber wirklich unschön ist: Ich halte bspw. im Outlook den Ordner für die gesendeten Nachrichten clean (nur so behalte ich den Überblick). Dort sind nur Mails drinnen, die noch bearbeitet werden müssen. Bei den Weiterleitungen an DATEV Upload Mobil muss man nun händisch ständig die gesendeten Mails löschen.

Schöne Grüße und danke für deinen Input!

Christoph

Franziska_Pfadenhauer · ‎06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!