Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen · ‎06.05.2019

Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei:

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

https://www.jurtenland.de - Scoutladen GmbH & Co. KG - Versandhandel mit JTL - Jerasoft - Datev Unternehmen - Online

chrisocki · ‎20.11.2019

Hi,

ich bin einer der Pilotanwender. Derzeit ist es nicht möglich externe (Bsp. Lieferanten) überhaupt zu berechtigen.

Der Berechtigungsablauf ist derzeit wiefolgt:

1. Angabe der berechtigten Mail-Adresse (Absender-Adresse) --> Bsp. erika.mustermann@musterholz.de

2. DATEV versendet an die angegebene Adresse eine Registrierungsmail

3. In der Mail muss ein Registrierungslink aufgerufen werden, der ins DUO führt. Hier ist dann auch eine DUO-Anmeldung notwendig (mIDentity oder SmartLogin).

4. Mit erfolgreicher Registrierung kann der Absender (erika.mustermann@mustermann.de) nunmehr Mails an die generische E-Mail-Adresse im DUO senden.

Da die Lieferanten keinen Zugang zum DUO haben, wird also die Registrierung fehlschlagen. Direkter Weg scheitert also.

Von der weitergeleiteten Mail wird NUR der Anhang (PDF) übernommen. Die Mail an sich wird von DUO gelöscht.

Ob dies in Zukunft geändert wird, ist mir nicht bekannt.

Meines Erachtens muss der Mandant die Mail manuell archivieren, wenn in der Mail tatsächlich steuerrelevante Informationen stehen sollten (dürfte wohl die Ausnahme sein).

Grüße

Chr.Ockenfels

seb_ms · ‎20.11.2019

Hallo @chrisocki,

vielen Dank für Ihre Mail. Wenn ich Sie richtig verstehe, kann nur derjenige E-Mails an das entsprechende E-Mail-Postfach bei der DATEV senden, der sich mittels seinem SmartLogin / seiner SmartCards in DUo authentifiziert hat? Das wird also in der Regel nur der Unternehmer sein - nicht aber seine Lieferanten... Schade!

Ich hatte Upload mail ebenfalls pilotiert und hatte nur wahrgenommen, dass man unter Einstellungen -> "Berechtigte Absender" -> E-Mail-Adressen hinzufügen konnte. Auch das ein Aktivierungslink an diese E-Mail-Adresse geschickt wurde, hatte ich gesehen. Nur war mir entgangen, dass sich die Adressen nur mit DATEV-Konto aktivieren / nutzen lassen...

Wenn also nur der Unternehmer selbst senden kann, und nicht seine Lieferanten auf direktem Wege, erübrigt sich natürlich auch die Protokollierung der "E-Mail-Adresse des Absenders", sowie weiterer Meta-Informationen, die man für eine GoBD-konforme Archivierung benötigen würde: denn in dem Moment, wo der Unternehmer die E-Mail weiterleitet, leitet er ja eine Kopie weiter (und nicht das Original). Und damit ist eine GoBD-konforme Archivierung von E-Mails via Upload mail in DUo nicht möglich.

seb_ms · ‎20.11.2019

Da mit der neuen Community-Software ein Bearbeiten meines oben geschriebenen Beitrags technisch nicht möglich ist (wenn ich bei meinem Beitrag auf "Antwort bearbeiten" klicke, kommt nur ein leeres Beitragsfenster, ohne meinen ursprünglichen Beitrag): Herr @chrisocki es sollte natürlich heißen "Vielen Dank für Ihre Antwort" (und nicht "Vielen Dank für Ihre Mail") 😀

chrisocki · ‎20.11.2019

Hi,

Jaein.... Der Registierungslink inkl. dem DUO-Aufruf muss mit einer SmartCard/SmartLogin autorisiert werden. D.h. die Mail könnte entweder an den Unternehmer weitergeleitet werden oder an dem Platz des Mitarbeiters mit SmartLogin aufgerufen werden.

Alle danach folgenden Aktionen gehen ohne SmartCard/SmartLogin. Der Mitarbeiter kann also mit seiner dann berechtigten Adresse Mails dorthin senden.

Frage ist, ob die Mail an sich zwecks GoBD archiviert werden muss oder nur der PDF-Anhang. Was mir im DUO derzeit fehlt, ist in der Protokollierung ein eindeutiger Hinweis, dass der Beleg über den Upload-Mail eingegangen ist. Und die entsprechende Absenderadresse ist auch nicht vermerkt (zumindest hab ich es nicht gesehen).

Grüße

Chr.Ockenfels

seb_ms · ‎20.11.2019

Ah, super, das habe ich eben getestet und in der Tat: der Absender muss zwar seine E-Mail-Adresse bestätigen und dafür eine SmardCard / SmartLogin verwenden - dazu reicht es aber in der Tat, wenn die Autorisierung ein mit SC / SL ausgestatteter Mitarbeiter des Mandanten durchführt.

Damit ist es also doch möglich, in Absprache mit Lieferanten deren Rechnungen per E-Mail in Upload mail direkt zu empfangen.

Wenn jetzt noch sichergestellt wäre, dass

die Absender-Adresse (ggf. weitere relevante Meta-Informationen aus dem E-Mail-Header)
das Empfangs-Datum der E-Mail (wenige Bytey)
und der Body-Text der E-Mail (i.d.R. rund 10 oder 20 Kilobyte)

gespeichert würde in DUo, hätte man doch ein schönes, einfach zu bedienendes und revisionssicheres Archiv für elektronisch per E-Mail empfangene Rechnungen / Buchungsbelege).

Und hoffentlich wird die Beschränkung auf eine PDF Datei pro Mail aufgehoben, so dass auch mehrere PDF-Dateien pro E-Mail nach DUo übernommen werden.

chrisocki · ‎20.11.2019

Hi,

ich würde die Lieferanten hier außen vor lassen. Das müsste ja sonst mit jedem einzelnen Lieferanten durchgekaut werden.

Hier würde ich in dem Mandantenbetrieb eine rechnungen@musterholz.de anlegen und von dort entweder automatisch oder manuell die Rechnungen an DUO weiterleiten. Hierzu natürlich die rechnungen@musterholz.de in DUO als Absender registrieren.

Das kann z.B. ein Exchange mit entsprechenden Regelwerk durchführen...

Die fehlenden Metadaten in DUO wären natürlich klasse, da hoffe ich einfach mal auf die Entwicklung.

Grüße

Chr.Ockenfels

seb_ms · ‎20.11.2019

Aktuell haben wir es auch so umgesetzt (Rechnungen@musterholz.de) und der Mailserver leitet eine Kopie aller eingehenden E-Mail an das DATEV-Postfach weiter.

Damit archiviert der Unternehmer Musterholz dann auch seinen Rechnungs-Posteingang und die Rechnung ist gleichzeitig automatisch in DUo vorhanden.

Setzt aber voraus, dass auf dem Rechnungen@ kein Spam ankommt und dass der Unternehmer Musterholz nicht einfach ungeprüft in DUo alle Rechnungen zahlt, die per Upload mail reingekommen sind. Wenn also die Workflows zur Rechnungseingangsprüfung außerhalb von DUo stattfinden, ist das schon ein gewisses Risiko. Denn die Mitarbeiter des Unternehmers haben bisher in DUo immer die Zahlungen vorbereitet für die Belege, die in DUo vorhanden waren (weil die Rechnungsprüfung vorher stattgefunden hatte und nur die Belege, die gezahlt werden sollten auch in DUo landeten...

Daher ist eine manuelle Weiterleitung meiner Meinung nach sinnvoll, wenn nicht anderweitig verhindert werden kann, dass Rechnungen in DUo landen, die dann (ungeprüft) gezahlt werden aus DUo heraus.

metalposaunist · ‎25.11.2019

Das heißt was? Wir haben uns als Kanzlei inkl. 2 Testmandanten angemeldet. Heißt das, dass ich nun keine weiteren Testmandanten via SK freischalten lassen kann? Oder lassen sich nur keine weiteren Kanzleien freischalten?

chrisocki · ‎26.11.2019

Hi,

soweit ich weis, wird die Pilotphase in den nächsten Tagen/Wochen beendet und die Funktion an alle ausgerollt.

Grüße

Chr.Ockenfels

Gelöschter Nutzer · ‎26.11.2019

Quasi ein Weihnachtsgeschenk? 😉

Gerlinde_Huebl · ‎26.11.2019

Hallo,

Kanzleien, die bereits an der Pilotphase teilnehmen, können weitere Mandaten jederzeit per Servicekontakt melden.

tobias_heinrich · ‎29.11.2019

Der Link auf die Pilotierung läuft leider auf einen Fehler. Kommt man da noch rein?

Franziska_Pfadenhauer · ‎29.11.2019

Hallo,

die Teilnehmerzahl für die Pilotierungsphase ist erreicht, eine Anmeldung ist nicht mehr möglich.

Sollten Sie selbst bereits Teilnehmer der Pilotphase von DATEV Upload Mail sein, können weitere Mandantenbestände aufgenommen werden. Bitte melden Sie uns diese direkt per Servicekontakt.

tobias_heinrich · ‎29.11.2019

@Franziska_Pfadenhauer Leider nein.

Wird in diesem Beitrag eine Mitteilung erfolgen, wenn die Pilotierung abgeschlossen ist und es eine Freigabeversion gibt?

Franziska_Pfadenhauer · ‎29.11.2019

Hallo @tobias_heinrich,

selbstverständlich! Wir werden weiterhin alle Infos zu DATEV Upload Mail hier in diesem Beitrag kommunizieren und Sie auf dem Laufenden halten.

seb_ms · ‎29.11.2019

Hallo zusammen,

mich würde - als Frage in die Runde - eure und Ihre Meinung interessieren, wie es um das Thema Datenschutz beim Versand von Rechnungen per E-Mail bestellt ist.

Der Mandant oder sein Lieferant sendet von seiner E-Mail-Adresse die Rechnung als PDF-Datei unverschlüsselt an die DATEV-E-Mail-Adresse. Also weder die PDF-Datei noch der Übertragungsweg sind verschlüsselt (zumindest habe ich nirgendswo gesehen, dass man z.B. ein SSL-Zertifikat für eine verschlüsselte Übertragung zwischen den E-Mail-Servern hochladen kann).

Sieht da jemand von euch / Ihnen Risiken oder Vorbehalte? Denn schließlich möchte nicht jeder, dass empfangene Rechnungen - theoretisch - von jedermann einsehbar sind. Die Frage, ob eine Rechnung auch personenbezogene Daten enthalten kann, die der DS-GVO oder dem BDSG unterliegen, mal ganz außen vor...

Ich frage vor dem Hintergrund, da ich gerade dabei bin diverse Scanner auf das Scannen und Versenden an die DATEV Upload Mail E-Mail-Adresse vorzubereiten. Technisch, ja, machbar - aber rechtlich sicher und sauber?

Wie seht ihr bzw. wie sehen Sie das?

tobias_heinrich · ‎29.11.2019

Kurzfassung:

Ausgangs-Connector für die Datev-Adresse konfigurieren, dort das gewünschte Sicherheitslevel einstellen (m.E. TLS-Zwang, Zertifikat muss vertrauenswürdig sein und CommonName im Certifikat muss datev.de sein bzw. datev-rechnungen.de etc.).

und schwups (sofern der rest der eigenen IT sauber konfiguriert ist) passt das.

Natürlich in der Annahme, dass die Datev einen sauberen TLS-Empfang liefert

seb_ms · ‎29.11.2019

Hallo @tobias_heinrich ,

vielen Dank für Ihre Erläuterungen. Zusätzlich, und jetzt wird es sehr technisch, müssten alle Beteiligten sich auf ein TLS >= Version 1.2 einigen, um wirkliche Sicherheit gegen Mitlesen auf dem gesamten Transportweg zwischen zwei Mailservern gewährleisten zu können.

Was sagt denn die DATEV zum Thema TLS (1.2 oder höher)?

Franziska_Pfadenhauer · ‎16.12.2019

Hallo,

bei uploadmail.datev.de werden eingehende Mails ausschließlich dann angenommen, wenn TLS1.2 oder TLS1.3 zum Einsatz kommt.

seb_ms · ‎17.12.2019

Hallo @Franziska_Pfadenhauer,

vielen Dank für Ihre Antwort - damit ist also sichergestellt, dass der Übertragungsweg zwischen den beteiligten Mailservern verschlüsselt ist. Sehr gut!