Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen · ‎06.05.2019

Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei:

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

https://www.jurtenland.de - Scoutladen GmbH & Co. KG - Versandhandel mit JTL - Jerasoft - Datev Unternehmen - Online

Franziska_Pfadenhauer · ‎19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

seb_ms · ‎19.02.2020

Hallo @Franziska_Pfadenhauer ,

das sind ja tolle Neuigkeiten! Vielen Dank für die Information.

Darf ich an dieser Stelle die Gelegenheit nutzen und fragen, ob es in absehbarer Zukunft möglich sein wird, mehr als ein Dokument (PDF, TIFF) im Anhang einer E-Mail durch UploadMail verarbeiten zu lassen?

Gelöschter Nutzer · ‎19.02.2020

Spoiler

@Franziska_Pfadenhauer

Bitte dann noch die Info Dbˋs anpassen wie z.B. 1007550

vogtsburger · ‎19.02.2020

... nur interessehalber:

@Gelöschter Nutzer

wie und warum kommt hier die "Spoiler-Kaskade" in's Spiel ?

Gelöschter Nutzer · ‎19.02.2020

Das passiert andauernd wenn ich per iPad kommentiere.... ehrlich gesagt keine Ahnung weil auch in der Vorschau nichts angezeigt wird

Franziska_Pfadenhauer · ‎20.02.2020

Hallo @seb_ms,

aktuell prüfen wir, wie relevant das Hochladen mehrerer Anhänge mit einer E-Mail für DATEV Upload Mail Nutzer ist. Hierzu haben wir eine kurze Umfrage geschaltet, bei der Sie gerne teilnehmen können. Wir sind auf das Feedback der Anwender gespannt und werden dieses bei der Weiterentwicklung des DATEV Upload Mail berücksichtigen.

seb_ms · ‎20.02.2020

Hallo @Franziska_Pfadenhauer ,

an der Umfrage hatten wir uns schon beteiligt, und jetzt bin ich ebenfalls gespannt darauf, wie andere Anwender den Upload von mehr als einem Dokument in einer E-Mail bewerten 🙂

futuretap · ‎15.04.2020

Mein Lexmark Drucker/Scanner kann scan-to-email und ich kann damit Scans direkt per E-Mail an das DATEV-Belegmodul schicken.

Wenn ich auf diese Weise mehrere Dokumente in einem Rutsch scanne (der Drucker/Scanner hat einen Dokumenteneinzug), wird ein einziges mehrseitiges PDF verschickt.

In Datev kann ich das nicht trennen. Echt ärgerlich und ein Rückschritt gegenüber der damaligen Fax-Schnittstelle. Dort wurden mehrere Seiten im Normalfall als einzelne Dokumente behandelt und nur bei mehrseitigen Dokumenten konnte man das DATEV über eine vorweg gescannte Dokumentbeginn-Seite und eine im Anschluss gescannte Dokumentende-Seite mitteilen.

So praktisch ich scan-to-email mit DATEV finde, momentan ist es ein Rückschritt gegenüber der abgeschalteten Fax-Schnittstelle.

Gelöschter Nutzer · ‎15.04.2020

Prüfen Sie Ihre Scanneinstellungen am gerät bzw. in der Software hier muss es möglich sein auf Einzelseiten umzustellen.

futuretap · ‎15.04.2020

Nein, das Modell Lexmark X364dn kann das nicht.

metalposaunist · ‎15.04.2020

@futuretap: Deshalb Scan-to-SMB/FTP, weil man im Lexmark das schön pro Verknüpfung / Belegtyp einstellen kann. Deshalb braucht man den Belegtransfer, den DATEV beerdigen möchte 😉.

Lexmark Geräte sind mega! Mag ich viel lieber als Konica oder ähnlich. Schön 2 Verknüpfungen für RE; einmal mit heften, einmal mit trennen nach jeder Seite. Belege vorsortieren, fertig.

@Gelöschter Nutzer: Scan-to-E-Mail kann das allg. in keinem Gerät (afaik). Das geht nur bei SMB/FTP Scan.

futuretap · ‎15.04.2020

@metalposaunist Ja, zuvor habe ich es per FTP gemacht. Allerdings wird da auch alles in ein großes PDF abgelegt und ich muss es von Hand oder mit einem Tool in Einzelseiten zerlegen. Mein Lexmark hat jedenfalls weder bei FTP noch bei E-Mail eine Seitentrenn-Funktion.

Es wäre so schön, wenn DATEV die Funktion aus der Fax-Schnittstelle mit dem Mehrseiten-Handling beim E-Mail-Upload wieder anbieten würde. Da müsste man noch nicht mal das Rad neu erfinden!

Auf jeden Fall wäre der Weg per E-Mail eigentlich bequemer, weil der Schritt mit der Belegtransfer-App entfallen kann. Zumal ich als Mac-User dafür erst mal Windows in einer VM hochfahren muss.

metalposaunist · ‎15.04.2020

@futuretap: Oh, dann ist der Lexmark wohl aus dem Steinzeitalter. Dann kann der das ggf. wirklich nicht. Wundert mich zwar etwas aber mag sein. Dann kann man auch gleich einen reinen Dokumentenscanner anschaffen, wenn man wirklich noch scannen muss und auch Quittungen und Co. scannt. Am Brother ADS-2800W kann man's einstellen.

Und wenn es nicht mal gute Tools kostenlos auf dem Markt können, sondern nur gegen Zahlung - ist eine Trennung von PDFs wohl nicht so einfach. Und nein, PDF24 ist kein gutes Tool. Das sieht aus wie Steinzeit und bedient sich auch so. Ich rede von Adobe oder KOFAX Power PDF.

Zum Belegzugang via E-Mail: DATEV Upload Mail ist bekannt? Klappt auch via SmartLogin am MacOS. Für reine MacOS User würde ich es ganz ohne Windows VM und ohne mIDentity versuchen.

futuretap · ‎15.04.2020

@metalposaunist Datev Upload Mail ist bekannt, ja. Darum geht es ja hier in dem Thread.

Ich suche halt nach einem eleganten Weg, die (gottseidank wenig gewordenen) Papierbelege effizient in DUO zu bringen. Und sehe nicht ein, meinen ansonsten perfekt funktionierenden Drucker/Scanner zu ersetzen, nur weil DUO nicht in der Lage ist, Dokumente zu trennen.

Übrigens die alte Silverlight-Version der Belegverwaltung konnte das zumindest händisch für einzelne Belege. Vielleicht hat DATEV ja irgendwann mal ein Erbarmen und fügt die Funktion hinzu. Wäre ohnehin sinnvoll, weil es ja immer mal wieder vorkommt, dass man ein Dokument mergen oder splitten möchte.

metalposaunist · ‎15.04.2020

Wenn man Papierbelege effizient ins DUO bringen muss - dann möchten Sie die Belege händisch im UO wieder "entheften"? 🤔 Wenn das effizient bei Ihnen ist - okay. Ist für mich Zeitverschwendung, weil der Scanner beim Scannen alles für mich erledigen soll, dass ich danach nicht nochmal Hand anlegen muss und entweder fertig bin, weil der StB alles macht oder ich direkt die Kasse führen oder Belege bearbeiten kann. Manuell jede PDF anfassen und Rechtsklick > entheften und dann am Ende doch wieder Seite 1 mit 3 heften ...

Und der Lexmark X364DN ist aus 2009 und damit nun 11 Jahre alt. Freut mich, dass er noch so gut funktioniert aber wenn es UKW nicht mehr gäbe und nur DAB - Sie kaufen ja auch nicht ein Auto aus 2020 (hier DUO) und wollen aber unbedingt noch UKW nutzen (hier der Scanner).

So sehe ich das. Und nur für DUO - ja wenn man sonst nichts scannt, aber der Scanner kann ja noch alles andere außer DUO digitalisieren und das sehr effizient in TIFF für DUO, in PDF für alles andere, in SW und Farbe mit Leerseitenerkennung ...

Ihrem Nick zu urteilen, müsste man eigentlich alles einfach nur oben wild in den Scanner legen und der sortiert nach Belegtyp, mehrseitig, einseitig und Co. - das wäre Zukunft 😊.

futuretap · ‎15.04.2020

So wie Sie es beschreiben, lief es ja tatsächlich damals mit der Fax-Schnittstelle. Deckblätter für Rechnungsein- und Ausgang oder andere Kategorien, Trennblätter für mehrseitige Dokumente. Alles rein in den Einzug und das Ding rödelte und machte alles automatisch. Es war nahezu perfekt.

Insofern kann ich das jetzige System mit scan-to-email beim besten Willen nicht mit einem Auto aus 2020 vergleichen. Es ist letztlich ein Rückschritt. Neue Technik ja, aber nicht wirklich benutzerfreundlicher.

Eine manuelle Merge- und Heften-Funktion sehe ich eher als Ergänzung, falls man einen Fehler erst in DUO bemerkt. Da heißt die Lösung nämlich momentan PDF runterladen, bearbeiten, in DUO löschen und erneut hochladen. Und das in 2020.

Frank_Kirschner · ‎23.09.2020

Hallo Community,

wir haben positive Nachrichten für Sie.

Ab sofort können mit DATEV Upload Mail bis zu zehn PDF- und/oder TIFF-Dokumente pro Mail nach DATEV Unternehmen online übertragen werden.