Outlook Schnittstelle für DATEV

Lutz13 · ‎10.02.2023

Als Rechtsanwalt möchte ich eine Schnittstelle zu Outlook, um damit die E-Mails nicht einzeln in der E-Akte ablegen zu müssen.

Ich kann mir kaum vorstellen, dass ich der einzige/erste bin, der das gerne hätte, aber ich habe bei der Suche diese Idee nicht gefunden - neu wird sie vermutlich nicht sein.

Ich habe bei einer neuen Kanzlei angefangen, die DATEV nutzt und ich bin relativ entsetzt, dass man nicht einmal Outlook-Ordner mit einzelnen DATEV-Ordnern verknüpfen kann. Ich habe zuvor mit dem englischen Programm "DM" gearbeitet, das so eine Schnittstelle angeboten hat.

Noch besser wäre zusätzlich die Möglichkeit die E-Mails mit einem einfachen Knopfdruck in Outlook in eine Akte abzulegen (per Add-In oder ähnlich) - und zusätzlich beim Versenden einer E-Mail nach dem speichern gefragt zu werden. So ist es bei "iManage" möglich, das ich auch zuvor einmal genutzt habe. (Nur) Bei letzterem kann ich aber verstehen, dass das nicht gewünscht ist und viele nerven würde.

Technisch möglich ist das also alles, daher Frage ich mich, warum DATEV das nicht hat...

Vielen Dank!

quantenjoe · ‎10.02.2023

Moin Herr Lutz

Ordnerweise Emails im DMS ablegen? Ich das wirklich eine gute Idee?

OK, wenn die Ordner gute strukturiert sind und nach Ordnungsbegriffen differenziert sind vielleicht. Wenn denn mehr als die neuesten Emails abgelegt werden sollen. Bleibt aber das Problem: Ablage-Knigge! Und der ist wichtig, Denn die Zuordnung zu Jahren und Vorgängen ist wichtig. Einmal um gut Vorgänge im DMS nachvollziehen zu können und dann um ein Löschkonzept (->Datenschutz) umsetzen zu können.

Die Verknüpfung von Outlook-Ordner mit Ordner im DMS, erfordert auch eine große Disziplin in den Outlook-Ordnern. Sonst findet sich im DMS sehr schnell jede Menge Müll.

Hingegen, wenn es nur darum geht, ein revisionssicheres Email-Journal anzulegen: Das kann auch der Exchange. Das ist m.E. aber auch nicht der Anspruch von DMS oder Dokumentenablage von Datev. Und wiederum m.E. zu Recht.

Und ehrlich gesagt, 1 Klick mehr zum Abspeichern einer versendeten Email im DMS, ist das Gemecker m.E. nicht wert.

Dass die Schnittstelle Outlook Datev DMS/Dokumentenablage besser sein könnte ... Ja, natürlich. Die Frage ist aber, was man wirklich braucht und wie man eine Vermüllen des DMS verhindert.

QJ

metalposaunist · ‎11.02.2023

DATEV Anwalt E-Mail Tool aktivieren ist bekannt aber löst das Problem nicht?

Das lokal installierte Office ist Stand heute ab 10/2026 Geschichte. Dann gibt es nur noch Office im Browser, in Teams und Co. Daher hat DATEV aktuell ganz andere Probleme: Wie will man ohne lokalem Word Rechnungen schreiben? Das wäre meine 1. Priorität, damit zumindest der Workflow nach Oktober 2026 noch läuft. Viele andere Tools (lexOffice, sevDesk, ...) können das bereits und haben damit mehr Kapazitäten frei für andere Probleme.

Außerdem ist die E-Mail von 1971. Aktuellere Methoden zur Kommunikation gibt es bei Ihnen nicht? Wir als Kanzlei nutzen http://kanzlei.land - da gibt es im Bereich RA für die Masse der Kommunikation sicher auch smarte Möglichkeiten. Ja, nicht von DATEV, weil DATEV selbst meint, dass E-Mail das Format von 2023 überhaupt ist aber mich auf E-Mail zu verlassen würde ich nicht. Privat nutzen wir heute alle WhatsApp - keine E-Mail mehr.

siro · ‎11.02.2023

@metalposaunist schrubte:
DATEV Anwalt E-Mail Tool aktivieren ist bekannt aber löst das Problem nicht?

Das ist genau der richtige Ansatz !

Das komplette Paket ist hier beschrieben:

DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1008585 , da geht eine menge.

Lutz13 · ‎11.02.2023

Danke für eure Antworten und Hinweise! Ablage-Knigge find ich gut, das werd ich mir merken 🙂

Und vielen Dank für den Hinweis DATEV Anwalt E-Mail Tool aktivieren. Das muss ich mir im Büro dann mal genauer ansehen.

Ob das mit der automatischen Ablage eine gute Idee ist, kann ja jeder selbst entscheiden... Wenn man das gerne selbst macht, kann man das ja so machen. Ich finde es unpraktisch und es dauert deutlich länger - auch wenn es dann besser abgelegt ist. Ich selbst habe ohnehin eine Ordner-Struktur in Outlook für die Mandate, wenn ich nun noch die Ordner verknüpfen könnte. Ohne Ordner-Struktur würde das natürlich keinen Sinn machen...

Das Problem ist auch, dass es so Kollegen und auch Vorgesetzte einfach gar nicht machen, weil es zu umständlich ist aktuell. Ist natürlich auch nicht gesagt, dass es dann klappt, aber es wäre unkomplizierter. Ich befürchte, dass das auch bei dem E-Mail Tool das Problem werden könnte, wenn da die Aktennummer im Betreff der E-Mail stehen muss.

Dass 10/2026 alles online sein soll, wusste ich nicht, aber das ist für mich auch kein Argument bis dahin nichts zu machen. Eine entsprechende Lösung bräuchte man dann eben ab dem Zeitpunkt auch - und es sind ja noch 3,5 Jahre bis dahin.

janm · ‎11.02.2023

Auch wenn es nicht ganz hier her passt: Das mit "kein lokales Office mehr ab 10/206 bzw. dann nur noch die Anwendungen im Web" ist derzeit erst mal ein Gerücht. Die Microsoft 365 Apps (for Business / Enterprise) haben derzeit (mit aktuellem Client Betriebssystem) kein Support Ende Datum. Das Microsoft Office 2021 LTSC (und Office auf Server OS) hat derzeit 10/2026 alt Support Ende. MS hat allerdings ein Office 2021 LTSC Nachfolger angekündigt, der dann über 10/2026 hinaus supported wird.

HTH

Jan

metalposaunist · ‎11.02.2023

@Lutz13 schrieb:
aber das ist für mich auch kein Argument bis dahin nichts zu machen.

Kann ich nachvollziehen - man muss es aber im "größeren" Kontext sehen: Microsoft Cloud First & Auswirkungen auf DATEV

@Lutz13 schrieb:
Eine entsprechende Lösung bräuchte man dann eben ab dem Zeitpunkt auch - und es sind ja noch 3,5 Jahre bis dahin.

3,5J sind ein Wimpernschlag auf DATEV-Zeiten umgerechnet. Sorry. 3,5J sind für DATEV bei der aktuellen Entwicklungsgeschwindigkeit 🐌: keine Zeit für Experimente. Wir aus der Community wären froh, wenn DATEV in 3,5J dann "fertige" Lösungen hätte 😶.

Kannst ja mal ein paar Ideas durchgehen und schauen, wie viele 👍 es gibt und von wann der Originalpost ist. Da sind welche dabei, die bis heute kein abgelehnt haben aber bald 3J Geburtstag feiern.

@janm: Mag sein. Mich "beunruhigt" aber:

Office 2016 EOL: 14.10.2025

Office 2019 EOL: 14.10.2025

Office 2021 EOL: 13.10.2026

Office 202X EOL: 12.04.2027 (reine Mutmaßung) - oder meinst Du Microsoft wird dann plötzlich wieder 10J Support geben? 🤔

Der Weg ist gezeichnet und es wird sich was ändern (müssen). Besser man passt sich frühzeitig an, um nicht "Kante auf Kante" Probleme zu bekomme. lexOffice und sevDesk lächeln nur müde 😅. Da kann man Rechnungen auch in 2027 per Browser schreiben.

janm · ‎12.02.2023

@metalposaunist : Nein, am 5 Jahre Support wird Microsoft sicherlich nicht rütteln, was ich aber auch gar nicht schlecht finde, wenn man die üblichen Optionen bei Hardwarewartung und den Mainstream Support der Server OS mit einbezieht. Office 202x wird vermutlich - wenn es wie 2013, 2016, 2019, 2021 weitergeht - 2024 kommen und dann Support bis 2029 haben.

Bei 5 Jahren Support und deiner Rechnung, müsste wir schon seit 2022 ein Office 202X haben. 😉

Stefan_Poersch · ‎23.02.2023

Hallo @Lutz13 ,

wie es scheint, war der Hinweis der Community bzgl. DATEV Anwalt E-Mail Tool aktivieren und dem Ablage-Knigge die passende Lösung auf Ihre Frage. Ebenfalls suchen wir hier Microsoft 365 spezifische Anforderungen und freuen uns über jede neue Anforderung in diesem Bereich. Sollten Sie also auch zukünftig Anforderungen haben, freuen wir und diese hier zu lesen.

Schöne Grüße aus Nürnberg 🙂

Lutz13 · ‎01.03.2023

Hallo Herr Pörsch,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Das DATEV Anwalt E-Mail Tool ist interessant und hilft das bestehende Problem ein wenig abzuschwächen, es kann das Problem aber nicht lösen.

Das Anwalt-Tool funktioniert nur, sofern die Aktennummer im E-Mail Betreff enthalten ist. Wenn eine E-Mail vom Mandanten kommt, ist dies nicht gewährleistet und die E-Mail muss wieder neu abgelegt werden. Das gilt zumindest für neue Anfragen von Mandanten, die zumindest in meinem Bereich häufig sind.

Auch bei Antworten von Mandanten oder dritter Stelle ist nicht gewährleistetet, dass die Aktennummer im Betreff enthalten bleibt, da jeder diese ändern kann.

Könnten Sie mir daher bitte erläutern, warum die gewünschte Schnittstelle - unter Berücksichtigung dass das Problem nicht gelöst ist - nicht erfolgen soll bzw. weshalb dies nicht möglich ist?

Vielen Dank,

Beste Grüße

Carsten_Groß · ‎02.03.2023

Hallo @Lutz13 ,

ich bin der fachlich verantwortliche Mitarbeiter für das Anwalt E-Mail Tool. Wir setzen in der Tat für eine automatische Ablage die Aktennummer im Betreff voraus. Im Ausgangsfall generieren wir einen passenden Betreff, so dass hier E-Mails automatisch abgelegt werden können. Oftmals antworten Mandanten einfach auf diese E-Mails, so dass der Betreff mit der Aktennummer erhalten bleibt und auch die Antworten automatisch abgelegt werden.

Neue Mails von neuen potentiellen Mandanten könnten Sie beispielsweise über die Mandatsanbahnung nach Datev holen und nach Prüfung und Annahme des Mandats automatisch in die neue Akte übernehmen.

Für verbleibende Fälle gibt es mehrere Möglichkeiten einer manuellen Ablage zur richtigen Akte. Sicherlich könnte man sich hier auch Mechanismen vorstellen, die passende Akte herauszufinden. Die Fehlerquote erscheint uns allerdings doch sehr hoch, so dass die dann erforderlichen Kontrollen und Nacharbeiten den Mehrwert auffressen.

Wenn Sie möchten können wir zu Ihren Ideen gerne kurz telefonieren. Schreiben Sie mir einfach eine PM mit Ihren Kontaktdaten.Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

Hinweis:

Outlook Schnittstelle für DATEV