Garbage-In-Vermeidung

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Als Steuerberater möchte ich vermeiden, dass Dateimüll in Meine Steuern landet, um damit eine zügige und sichere Bearbeitung sicherzustellen.

Hierzu ist es m.E. notwendig:

• Bilddateien ab einer bestimmten Größe (500 kB?) abzulehnen - mehrseitige TIFs mal ausgenommen ist in einer PNG/JPEG immer nur eine Seite enthalten, und wenn eine Seite > 500 kB ist, ist etwas systematisch falsch.
• auch PDFs sind sicherlich ab einer gewissen Größen abzulehnen.
• alle Dateien außer PDFs und Bilddateien (von mir aus auch die) abzulehnen - wenn ich keine Vorschau in meine Steuern ansehen kann, dann kann ich die Datei auch nicht vorsortieren.

Klar geht das auch alles über Mandanteninformation, aber die kann ich gar nicht so häufig wiederholen wie "mir doch egal" einsetzt.

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xls u. ggf. doc soll der Mandant nicht einreichen dürfen?

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DOC/XLS kann er als PDF abspeichern. Dann können wir es auch in ein paar Jahren so ansehen, wie es gedacht war.

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Aber nicht ohne weiteres weiterbearbeiten. 

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@theo schrieb:

Aber nicht ohne weiteres weiterbearbeiten.

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... nein, nicht weiterbearbeiten, sonst müsste man ja wieder verwalten und dokumentieren, wer wann was und warum geändert hat.

MS-Office-Dateien sind auch aus anderen Gründen heikel und suspekt.

Eine Weile hatte ich den E-Mail-Empfang/die Zusendung von MS-Office-Dateien (im Original-Format) technisch blockiert. 

Aber das Geschrei war groß und hat letztlich zu mehr Aufwand und Diskussionen geführt

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Wenn der Mandant mir eine nett formatierte Excel Tabelle schickt, ist mir das lieber als 5 Seiten pdf Susa doch wieder selber abtippen zu müssen. 

Oder Klassiker: Individuelle Anlage Arbeitszimmer kommt ausgefüllt zurück. 

Soll der Mandant dann, nachdem er eine Fehlermeldung bekommen hat, mir eine Email schreiben?

Die Original-xlsx kann ja gerne unverändert im Portal bleiben.

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Moin Moin

Wenn Dateien zu groß sind, wäre es doch schön, wenn diese verkleinert werden. Auf die von Datev empfohlene Auflösung reicht meist auch. Das wäre insgesamt (also auch in DUO) eine wirklich gute Funktion. Denn das wirklich interessante Merkmal ist doch, dass man Belege einfach abfotografieren kann und dann direkt hochladen. Die Auflösung auf das notwendige Maß zu reduzieren ... vergeßt es. Will Datev Kohle mit der Dateigröße machen, dann ist es für den Steuerberater doof aber ist dann so. Will Datev aber einen Standard setzen, dann wäre eine solche Speicherplatzreduktionsfunktion ein wichtiges Argument für viele Mandanten - und Steuerberater, die den Mandanten sonst erklären müssen, warum ihre Megabyte-Fotos Mist sind.

Da Freeware-Programme dieses Eindampfen beherrschen, stehen die entsprechenden Algorithmen also kostenfrei zur Verfügung. Das ist also kein Hinderungsgrund.

BTW, Ein PDF in Einzelseiten aufzuspalten ist auch keine Hexenwerk, die Freeware PDF Split and merge zeigt, wie es geht. Warum also bietet Datev nicht auch in den Belegen diese Funktion an? Mandant muss nicht mehr drauf achten, Belege einzeln in Dateien zu verpacken (wenn denn die IT das kann), Der Sachbearbeiter muss nicht mehr die Datei herunterladen und die Seiten aufteilen. 

Es sind für mich unnötige Stolpersteine, die gar nicht geben sollte.

DUO oder Meine Steuern, der Mehrwert für Steuerberater und Mandant liegt im Komfort.

QJ

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@quantenjoe:

Egal, ob es die Leute interessiert

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Beleg-Upload-mobil-kleinere-Belegbilder-bei-besserer-OCR/idi-p/123383/jump-to/first-unread-message

oder auch weniger interessiert

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Speicherplatz-f%C3%BCr-gro%C3%9Fe-Belege-wird-nach-der-OCR-in-Belege/idi-p/124102/jump-to/first-unread-message

es wird nichts in diese Richtung umgesetzt. Bei Unternehmen Online nicht, und bei Meine Steuern sicher auch nicht.

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Dafür 👍! Damit es nicht heißt: Nur wegen der EDV Abteilung geht das mal wieder nicht 🙄. Wenn sich EDV Abteilungen / Solution Partner technisch einig sind, kann man solche Entscheidungen deutlich besser "verkaufen" als wenn man gegen Windmühlen kämpft!

Arbeiten mit DATEV Meine Steuern

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Das Hochladen der folgenden Dateitypen ist möglich: CSV, JPG, JPEG, PDF, PNG, TIF, TIFF, TXT, DOCX*, XLSX*.

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* Dieser Dateityp kann in der Belegvorschau nicht dargestellt werden. Laden Sie das Dokument herunter und öffnen Sie es in Microsoft Office.

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Das heißt, für Office Formate verkommt meineSteuern nur zum Übertragungskanal, sodass man statt einer E-Mail meineSteuern nutzen kann; man dann aber die Daten aus der Cloud herunterladen muss, damit sie überhaupt anzusehen sind? Da ich den "Prozess" zu meineSteuern nicht im Kopf habe aber aus dem Bauch heraus würde ich sagen: uncool 👎.

Macht es überhaupt Sinn, so viele Dateitypen zuzulassen? Wo ist da der Standard? Upload Mail dagegen akzeptiert nur PDF/TIFF. meineSteuern hält sich da nicht dran. 

Nur weil da draußen in meinen Augen jeder arbeitet, wie er will, schafft DATEV hier einen Blumenstrauß an Formaten? Warum prescht die DATEV nicht vor auch schiebt dem einen Riegel vor? Es gibt gewisse IT Standards und die kann man technisch auf etlichen Wegen umsetzen. Microsoft Lens, Upload mobil und Co. sind nur zwei Beispiele.

Wenn ich sehe, dass uns > 30MB PDFs für 2 Seiten vom FA erreichen, weil man ja unbedingt in 12MP Vollfarbe abfotografieren muss - Exchange: deny - return to sender. Punkt! Aber selbst das kann man nicht immer verkaufen. 

BTW DATEV: Hat man in Zukunft 2026/2029 die Möglichkeit, sich Word und Excel Dokumente online anzuschauen? Microsoft365 kann das. 

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... ich habe es noch nicht getestet, aber vermutlich kann man auch noch ganz andere Dateien übertragen, z.B. Audio- und Video-Dateien, wenn man ihnen eine 'gültige' Dateiendung mitgibt und sich der StB nach dem Download und nach der Rückänderung der Dateiendung dann einen halbstündigen Monolog anhören oder ein paar abgefilmte Wirtschaftsgüter anschauen darf 😄

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Moin Moin,

da sind sie wieder: unsere Standard-Probleme mit dem fehlenden Standards bzw. der unterschiedlichen Definition von Begriffen. Angefangen bei Garbage hin zum Übertragungskanal.

Mit den zulässigen Dateiformaten "kämpfen" wir auch, da viele Mandanten ein Upload-Portal als Übertragungskanal verstehen. Ist ja auch nachvollziehbar, dass sie nicht für jeden Nachrichtentyp an den StB ein separates Medium nutzen wollen/sollen. Ich kann noch ein Beispiel hinzufügen: Ein Gastro-Mandat einer unserer Kunden hat zwei MP3-Dateien hochgeladen 🙄😲. Es handelte sich dabei um zwei Werbespots, die auf eine Rabattaktion aufmerksam machen sollten. Eigentlich eine gute Idee, seinen StB davon in Kenntnis zu setzen Ist doch zu erwarten, dass während des Aktionszeitraums die sonst übliche Marge nicht erreicht wird, so kann der StB bei einer BP dem Prüfer schnell den "Wind aus den Segeln" nehmen. Aber solche Dateien haben natürlich nichts in einem Upload-Portal für Rechnungen verloren (<- im wahrsten Sinne des Wortes).

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Das heißt, für Office Formate verkommt meineSteuern nur zum Übertragungskanal, sodass man statt einer E-Mail meineSteuern nutzen kann; man dann aber die Daten aus der Cloud herunterladen muss, damit sie überhaupt anzusehen sind? Da ich den "Prozess" zu meineSteuern nicht im Kopf habe aber aus dem Bauch heraus würde ich sagen: uncool 

Man könnte einfach den Viewer erweitern. Ansicht für Office-Formate ist bei CRM (bspw. Bitrix24) doch Standard?

Macht es überhaupt Sinn, so viele Dateitypen zuzulassen? Wo ist da der Standard? Upload Mail dagegen akzeptiert nur PDF/TIFF. meineSteuern hält sich da nicht dran. 

Man muss hier unterscheiden. UO/Upload Mail etc. ist nur für Belege, d.h. Kopien einer Rechnung. Die sind statisch und müssen unveränderbar sein. Da macht pdf Sinn.

Bei Datev ESt hingegen spielen xls/x eine große Rolle. Damit kann man alle möglichen Erfassungen/Berechnungen dynamisch gestalten u. einbinden.

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@theo   schrieb:

Bei Datev ESt hingegen spielen xls/x eine große Rolle. Damit kann man alle möglichen Erfassungen/Berechnungen dynamisch gestalten u. einbinden.

Wenn man die Dateien denn direkt in Meine Steuern bearbeiten könnte und Meine Steuern ein Protokoll der Änderungen (wie z.B. Sharepoint) hätte. Wie sieht den momentan Ihr Workflow dazu aus? XLS aus MS herunterladen, im DMS ablegen, Änderungen einarbeiten, Wieder in MS hochladen, alte Datei in MS löschen, Mandant nimmt noch Änderungen vor, wieder runterladen, wieder DMS, wieder ändern, wieder hochladen, alte Datei in MS löschen? Die Hälfte der Änderungen ist nicht protokolliert, die Dateilöschungen und Uploads in MS sowieso nicht... Good luck. Da haben wir dann nicht nur Garbage-In sondern auch noch einen Garbage-Prozess.

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Wie sieht den momentan Ihr Workflow dazu aus?

Nicht vorhanden. Wir haben kanzlei.land u. Bitrix24 als Austauschplattform. Datev Meine Steuern wird erst gegen Ende des Jahres interessant, wenn kanzlei.land die Schnittstelle implementiert hat.

 Wieder in MS hochladen, alte Datei in MS löschen, Mandant nimmt noch Änderungen vor, wieder runterladen, wieder DMS, wieder ändern, wieder hochladen, alte Datei in MS löschen? 

Bitrix24 oder MS (Microsoft) haben Workflows um kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten. Da müsste Datev das Rad nichtmals neu erfinden.