Pdf-Dateien wahlweise über Kontextmenü mit externer Anwendung öffnen können

[#1]

Als Steuerberater möchte ich folgende Funktion erhalten, um damit folgenden Zweck zu erzielen.

Wir würden Bescheide einerseits gern mit dem DATEV-Viewer betrachten und bearbeiten können (Annotationen, die beim E-Mailversand von Dokumenten abgewählt werden können), gleichzeitig aber die Wahl haben PDF-Dokumente  mit Formularen (nicht mit dem Viewer bearbeitbar) / oder andere Dokumente mit einem externen Programm öffnen und bearbeiten zu können. Wir benutzen dazu den PDF-Xchange-Editor und es funktioniert damit alles fehlerfrei beim automatischen aus- und einchecken mit den Formularen.

Da die Einstellung der Öffnungsmethode aber nur kanzleiweit einheitlich vorgenommen werden kann , ist das an der Stelle zu starr gelöst .

Unser Lösungsvorschlag: Mit einer Auswahlmöglichkeit über das Kontextmenü Dokumente mit einer externer Anwendung oder mit dem Viewer öffnen zu können, unabhängig davon wie die kanzleiweite Einstellung eingestellt ist.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Kersten

[#2]

Wenn Sie im geöffneten Dokument sind (DATEV-Viewer), dann gibt es dafür bereits einen Eintrag im Kontextmenü (mit externer Anwendung öffnen).

Wenn Sie das Menü im Arbeitsplatz selbst meinen, das ist halt echt schon umfangreich genug und alles was man sich spart wäre ein Doppelklick.

[#3]

Hallo,

ich hätte exakt den gleichen Wunsch, da mir beim Standardeditor DMS der Stift fehlt für handschriftliche Anmerkungen. 

Zwar gibt es den Eintrag zum Öffnen mit externer Anwendung im Kontextmenü, aber damit klappt das Ein-/Auschecken/Speichern beim mir nicht mehr. Ich kann ein pdf aus DMS nur mit externer Anwendung bearbeiten, wenn es so eingestellt ist, dass der Editor gar nicht erst aufgeht. 

Eine anwenderbezogene Einstellung würde schon reichen, da der Editor für manche Arbeitsplätze ausreichend ist (und die externe Anwendung nur verwirrt mit ihrem Funktionsumfang). 

Absolut bester Workflow wäre für mich die Erweiterung des Editors um Stifteingabemöglichkeit. 

Viele Grüße

Christine Wilking 

[#4]

Vielen Dank an Sie beide!

Exakt das ist das Thema, ich kann zwar aus dem Viewer in eine externe Anwendung öffnen, bearbeiten, sogar speichern. Schließe ich allerdings die externe Anwendung, drücke auch speichern im Viewer/Editor, ist die Änderung nach neuerlichem Öffnen des Dokuments nicht gespeichert.

Um Frau Wilkings Gedanken aufzugreifen ...

Würde eine Formularbearbeitung und eine Schreibmaschinenfunktion existieren, wäre das ein enormer Fortschritt.

Ideal wäre dennoch die Möglichkeit wahlweise mit einem externen Programm auszuchecken, da die Bearbeitungsvielfalt umfangreicher ist.

Einen schönen Feierabend aus Neubrandenburg

Robin Kersten

[#5]

Diesen Wunsch kann ich nur unterstützen. Auch wir haben beim DMS das gleiche Problem. Z. B. haben wir Vollständigkeitserklärungen als eFormular (ausfüllbares PDF-Dokument). Standardmäßig ist der Datev-Viewer für PDF eingestellt. Formular ausfüllen funktioniert nicht.

Wir haben dann testweise auf externe Anwendung (Adobe Reader DC) umgestellt. Daraufhin haben sich die Mitarbeiter beschwert, dass Probleme beim Einchecken auftreten und umständlich das PDF-Formular erst als PDF gedruckt werden muss. Datev warnt ja in den Einstellungen, dass dies passieren kann, aber ist das der Sinn eines modernen DMS?

Jedenfalls wäre es super, wenn der Datev-Viewer gleiche Möglichkeiten wie z. B. der Adobe Reader bieten würde. 

[#6]

Hallo zusammen,

wir haben die Acrobat Vollversion.

Wir haben in der Hauptanwendung DMS neu unter Extras / Einstellungen / Bearbeitung von PDF-Dokumenten:

• Verhalten bei Doppelklick: "Öffnen mit externer Anwendung"
• "PDF-Dokumente automatisch einchecken"

einstehen

D. h. bei einem Doppelklick öffnet sich immer Acrobat. Wir haben dort viele individuelle Stempel und wandeln auch im WP-Fall z. B. Excel-Dateien in PDF um, um dort unsere Prüfungsvermerke anzubringen (die Original-Excel-Datei des Mandanten verbleibt dann in der Dokumentenstruktur).

Wir benutzen aber auch oft im der Schnellinfo oder auch insbesondere im Arbeitsblatt "zur Kenntnis" das "Auge" (Viewer):

Damit lassen sich insbesondere bei den Dokumenten zur Kenntnis die Dokumente im Viewer (trotz obiger Einstellungen) schnell betrachten und über die kontextbezogenen Links "Kenntnis genommen" wird das nächste Dokumente angezeigt (zumindest ab der DVD 15.0 wahrscheinlich auch immer in der richtigen Reihenfolge) usw.

Das Problem mit dem automatischen Einchecken hängt damit zusammen, dass das Dokument eine bestimmte Zeit in Acrobat angezeigt werden muss, damit es automatisch eingecheckt wird. Wird das Dokument nur für 5 Sekunden geöffnet und sofort wieder geschlossen, bleibt es leider ausgecheckt und die "Automatik" funktioniert nicht. In den obigen Einstellungen im Hauptprogramm DMS neu gibt es eine versteckte Funktion, die man mit "shift + F12" aufrufen kann. Dass sieht dann wie folgt aus:

Wir haben dort 3000 ms eingetragen. D. h. die PDF-Datei wird nun automatisch eingecheckt, wenn diese etwas länger als 3 Sekunden geöffnet ist (ist bei uns zumindest auch die Zeit, die man benötigt, um festzustellen, es ist die falsche PDF-Datei ist, die man geöffnet hat). Wir haben mit dieser Einstellung und der Acrobat Vollversion gute Erfahrungen gesammelt und damit erreicht, dass alle geöffnete PDF-Dateien überwiegend automatisch eingecheckt werden. Aber Veränderungen an dieser verstecken Version alles auf "EIGENE GEFAHR"! 

Zusammenfassung bei uns:

• schnelles ansehen von allen möglichen Dateiformaten: immer über das Auge (ein Mausklick)
• PDF-Dateien zum bearbeiten öffnen: immer in der Vollversion mit einem Doppelklick

Evtl. hilft das einem der Anwender hier.

Ergänzung bzw. Erweiterung obiger Idee: Wie wäre es, wenn man z. B. durch eine zusätzliche Taste zum Doppelklick obiges Verhalten ändern könnte wie z. B.:

• Ist in den Einstellungen hinterlegt: "Öffnen mit dem Viewer" und wenn man dann die shift-Taste zu dem Doppelklick drück, öffnet Acrobat und umgekehrt:
• Ist in den Einstellungen hinterlegt: "Öffnen mit der Anwendung" und wird dann die shift-Taste zu dem Doppelklick gedrückt, öffnet sich der Viewer

Warum so: Bei mir ist oft die Maus in der rechten Hand und die linke Hand ist eher näher an der Tastatur. Der Weg von einem Dokument mit der Maus zu den "Kontextbezogenen Links" oder dem Auge" ist doch bei großen Monitoren (bei uns hat jeder zwei 27 Zöller) sehr weit. Ist nur so ergänzende eine Idee.

Gruß

Ralf Blum

[#7]

@blum :

Hallo Her Blum,

tatsächlich scheint es mit der von Ihnen geschilderten Vorgehensweise zu funktionieren. Vielen Dank für den Tipp.

Beste Grüße

Dieter Probst

[#8]

@blum 

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für die ausführliche Darstellung Ihrer Vorgehensweise, insbesondere auch den Hinweis auf die versteckte Funktion. 

Leider scheint sich Acrobat in der Nicht-Vollversion anders zu verhalten.

Unter der Voraussetzung, dass die Einstellungen angepasst sind (Dok. 1007579, welches Ihren Angaben ja entspricht), wird die Datei geöffnet und man bekommt nach dem Ändern eine Speichern-Abfrage. Die beantwortet man mit "ja" und das Dokument wird auch wieder eingecheckt. 

Aber: Die Änderung ist weder in der Revisionsabfrage ersichtlich noch ist die Datei geändert. 

Viele kleinere Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern haben keine Vollversion bzw. nicht für alle Mitarbeiter, da die Lizenzkosten doch vergleichsweise hoch sind. 

Daher wäre für mich der optimale Workflow:

 - Den DMS-internen Editor um eine Stiftfunktion ergänzen

 - Dann könnten mit einem übersichtlichen Tool alle Standardaufgaben erledigt werden, z.B. die Lohnbearbeiter könnten mit dem Eingabestift drei Zahlen in eine individuelle Bescheinigung schreiben, die Kanzleileitung kann Notizzettel auf Dokumente mit Hinweisen anbringen, der Sachbearbeiter kann Bescheide stempeln, usw. 

 - Für Spezialfälle könnte mit einem ausnahmsweisen "Öffnen mit externer Anwendung" ein Programm mit mehr Funktionen geöffnet werden und Spezialfälle abgearbeitet werden. 

Damit müsste ich nicht z.B. eine Adobe Vollversion für alle Arbeitsplätze haben, auf allen Arbeitsplätzen ein Zusatzprogramm installieren und pflegen und alle Mitarbeiter im Umgang eines Programms schulen, deren Funktionsumfang sie überwiegend nicht brauchen. 

Und Kanzleien, welche überwiegend Spezialfälle haben, sollten natürlich weiterhin über die Einstellungen steuern können, dass immer mit externer Anwendung geöffnet wird. 

Viele Grüße

Christine Wilking

[#9]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee und die spannenden Beiträge im Nachgang!

Nachdem die Idee so viel Zustimmung in kürzester Zeit erhalten hat, werden wir das Thema in den kommenden Wochen prüfen.

Wir informieren Sie an dieser Stelle, sobald es hier Neuigkeiten gibt.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#10]

Hallo zusammen,

ich unterstütze die vorgetragenen Ideen ebenfalls sehr und würde die zügige Umsetzungen sehr begrüßen! Zugleich möchte ich in diesem Zusammenhang noch den folgenden Wunsch ergänzen:

Wir arbeiten ebenfalls mit PDF-XChange, insbesondere bei der Prüfung von Steuerbescheiden wollen wir die umfangreichen Werkzeuge des Programms nicht missen. Leider lassen sich die "Annotationen" (Kommentare, Stempel, etc.) bei dem Versand der PDF-Bescheide per E-Mail aus dem DMS an die Mandanten - im Vergleich zu der Verwendung des DATEV-PDF-Programms - nicht mit einem Klick entfernen/hinzufügen. Die Option "Annotation ausblenden" bei dem E-Mail-Versand aus dem DMS sollte auch bei der Verwendung eines Drittanbieters möglich sein.

Viele Grüße aus München

Jan Eversmann 

[#11]

Ich schließe mich den vorgenannten Ideen an: 

Ich finde es aktuell ebenso umständlich, sich zwischen ADOBE (Vollversion), PDF Annotator und dem DATEV-PDF zu entscheiden.

Aktuell gehe ich so vor: Als Standard ist DATEV-PDF eingestellt. Das reicht mir mit meinen individuellen Stempeln für die alltäglichen Standardarbeiten völlig aus.

Sobald ich in einem Dokument jedoch umfassende Kommentierungen vornehme oder ein Formular ausfülle, schiebe ich das Dokument auf das lokale Laufwerk, bearbeite es in ADOBE od. PDF Annotator und schiebe es anschließend wieder zurück.  Wenn das hin- und herschieben künftig entfallen würde, wäre es sehr erleichternd.

@DATEV: Neben "ADOBE (Vollversion)" verwende ich noch den "PDF Annotator". Bei ADOBE stören mich oftmals die Legenden/Sprechblasen die zu jeder Markierung/Ergänzung entstehen. Mit dem PDF Annotator habe ich viel mehr individuelle Möglichkeiten einer Markierung/Ergänzung. Es wäre hilfreich, wenn DATEV einige Ideen aus dem PDF Annotator in das DATEV-PDF übernehmen könnte. 

[#12]

Ist auch hier der Fall. Weil der Checkin der Dokumente aus der externen Anwendung vielleicht nicht immer so sauber klappt (bisher keine Erfahrung dazu) und weil auch nur einige wenige aus der Kanzlei KOFAX PDF zum Bearbeiten brauchen; der Rest aber mit dem integrierten Viewer gut zurecht kommt und der den Checkin in 99,5% der Fälle immer schafft, würde ich mir statt einer kanzleiweiten eine benutzerbezogene Einstellung wünschen bzw. soll die Kanzlei eine Vorgabe machen, wovon der User aber abweichen darf. 

Oder im DATEV PDF Viewer einen Button: mit externer Anwendung öffnen. Ist nur etwas umständlicher als @Robin_Kersten es sich technisch vorstellt. 

[#13]

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@metalposaunist schrieb:

Oder im DATEV PDF Viewer einen Button: mit externer Anwendung öffnen.

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Rechtsklick > mit externer Anwendung öffnen ist zu umständlich. Ich würde mir auch einen extra Button gleich beim Rechtsklick der Dokumente in den Schnellinfos mit diese Möglichkeit wünschen. 

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@Helmut_Lerm schrieb:

Wir informieren Sie an dieser Stelle, sobald es hier Neuigkeiten gibt.

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Im Westen also nichts Neues? Wenn jetzt immer mehr auf DATEV DMS umstellen, wird die Idea wohl noch mehr Zustimmung erlangen. 

Meine Stimme zählt aktuell 3x für 3 Kanzleien 😇.

[#14]

Hallo zusammen,

ich habe Eure sehr interessanten Beiträge gelesen und schließe mich den Wünschen an. Ob Rechtsklick oder eigenem Button ist Geschmackssache. Das Öffnen einer PDF  aus der Schnellansicht am Arbeitsplatz würde sehr viele Klicks ersparen. Aus der DMS das Dokument zu öffnen halte ich für zu umständlich, da der Arbeitsplatz immer geöffnet ist.

Seit Corona und dem Home-Office-Arbeiten habe ich die elektronische Unterschrift mit SignoSign eingeführt. Hier konnte ich über den Arbeitsplatz sofort das PDF-Dokument öffnen, prüfen und mit meiner elektronisch  Unterschrift versehen.
Jetzt muss ich das umständlich über im Programm DATEV-DMS das Dokument suchen um es zu ergänzen.

Ich gebe zu, dass ich die neue DMS noch nicht kenne, da ich dieses  Wochenende erst umgestellt habe. Doch die gezielte Suche nach meinen Wünschen war nur teilweise erfolgreich.

Vorteil der neuen DMS ist das sofortige Einchecken!

Nachteil, das gesuchte Dokument in DATEV DMS, unter allen Mandant zu finden,  ist viel umständliche als über die bereits "geöffnete" Schnellansicht des Arbeitsplatzes. 

Für mich ist es unlogisch, das Dokument durch Doppelklick mit dem DATEV-Viewer zu öffnen obwohl hierfür ein eigener Button zur Verfügung steht. Zwei Wege führen zum selben Ziel obwohl ich ein anderes gerne hätte.

Eine Änderung wäre super, wenn das Dokument über den Arbeitsplatz sofort extern zu öffnen wäre. 

[#15]

Hallo DATEV Ideas,

die Umsetzung ist für das Service Release von DATEV DMS Ende November 2021 geplant.

Mit dieser Version können dann über das Kontextmenü PDF-Dokumente in einer externen Anwendung (in Windows verknüpft) geöffnet werden. Bei einem Doppelklick werden die Dokumente weiterhin über den DATEV Viewer geöffnet.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#16]

Guten Tag @Helmut_Lerm ,

danke, dass diese Idee schnell umgesetzt wurde.

Viele Grüße

Christine Wilking

[#17]

Hallo DATEV-Ideas,

seit dem DATEV DMS Service-Release Ende November 2021 steht die Funktion zur Verfügung.

Sie können PDF-Dokumente wahlweise mit der externen, in Windows mit dem Dateityp verknüpften, Anwendung öffnen. Sie finden die Möglichkeit im Kontextmenü (Rechtsklick) von PDF-Dokumenten unter Bearbeiten | In externen Anwendung bearbeiten. Bei einem Doppelklick auf das Dokument wird dabei weiterhin der DATEV-Viewer geöffnet. 

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#18]

Hallo zusammen,

ich hätte eine kurze ergänzende Frage.

Wir würden gerne PDFs weiter Standardmäßig mit einem externen Programm öffnen.

Gibt es z.B. für das stempeln und prüfen digtitaler Bescheide auch die Möglichkeit einzelne Dokumente mit dem DMS-Viewer zu öffnen? Also gerade anderst herum.

Viele Grüße

Christoph Gerhart

[#19]

Hallo @C_Gerhart,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Die Möglichkeit gibt es aktuell nicht und eine Umsetzung ist für die kommenden Versionen nicht geplant. Legen Sie gerne eine eigenständige Idea dazu an.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#20]

Hier geht es mit der "umgekehrten Idee" weiter: Pdf-Dateien wahlweise über Kontextmenü mit internem DATEV Viewer öffnen können (Bescheidprüfung)