PDF-Datei aus Dokument generieren und als neue Revision ablegen

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Ich möchte aus einer Word-Datei eine PDF-Datei erstellen und diese als aktuelle Revision ablegen, am besten über ein Kontextmenü.

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Hallo in die Runde,

alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen. 

Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst

• PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0)
• beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0)
• beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )

Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig:

• Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.)  -> Tendenz: ersetzen
• Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge
• Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen
• Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende)

Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

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Hallo @Nicola_Teich ,

ich habe ein konkretes Anwendungsszenario für den ursprünglichen Wunsch: Ich stelle meinen Mandanten Dokumente über die Schnittstelle meiner Software bereit. Die sollen aber meine Schreiben nicht als Office-Datei erhalten.

Deshalb muss ich aktuell ein Schreiben über "Dokumente erstellen" anlegen, um es anschließend (nach Drucken ins DMS) vollständig neu zu verschlagworten! Neuer Knigge und neuer Mandant. Dazu erzeuge ich einen neuen DMS Eintrag, der mir die Übersicht vollmüllt.

(Ich weiß, dass ich das letzte Problem über die Dokumentenzuordnung lösen kann, dies ist aber m.E. den Aufwand nicht wert und ich wüsste so gar nicht, ob das über den Druck-Workflow funktioniert... bestimmt. 

Ich möchte auch PDF-Dateien in PDF Dateien umwandeln:

Denn das gleiche gilt für Annotationen. Da ich in der Schnittstelle immer die original-Datei übermittle, werden Annotationen und Co nicht mit übermittelt. Wenn ich also dem Mandanten einen Bescheid mit einen "geprüft-Stempel" schicken möchte, muss ich das PDF erst ins DMS drucken und neu verschlagworten, nur hab ich dann den ESt-Bescheid doppelt drin. 

Die Herausforderung kann auch nicht allzu groß sein, da die Werkzeuge alle vorhanden sind. Gerne einfach den Drucken Dialog bentzen, nur dass das Ziel aus dem Aufruf mitgenommen wird. So kann der Anwender wählen, ob denn Notiz und Co mit auf den PDF Druck soll. 

Im übrigen weiß ich aktuell gar nicht, ob ich dem Mandanten eine Mail mit Annotationen und Co oder ohne geschickt habe oder ob es gar die Word-Datei selbst war, es sei denn ich speichere die gesendete Mail mit dem tatsächlich übermittelten Dokument erneut. Auch wieder doppelt oder schlecht dokumentiert. 

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Guten Abend in die Runde,

zu dem Thema möchte ich einen Fortschritt vermelden: zur 18.0 (August 2024) wird es eine entsprechende Funktion geben.

Word, Excel, PowerPoint Dateien müssen dann nicht mehr über Umwege in PDF exportiert und eingefügt werden, diese können in einem Schritt in PDF konvertiert und in der Struktur ersetzt oder hinzugefügt werden. 

In Dokumentstruktur können auch mehrere Word, Excel, PowerPoint Dateien ausgewählt , diese in PDF konvertiert und in der Struktur ersetzt oder hinzugefügt werden.

Beste Grüße - Nicola Teich

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Super, ich freu mich! Vielen Dank für die Umsetzung! 

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Vielen Dank!

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Ich freue mich über die Umsetzung!