DMS neu Vorgangsmappe 9: Zusammenführung "Dokumentstruktur" und "Vorgangsmappe"

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Als Steuerberaterin sehe ich die Vorgangsmappe als gutes Instrument, um registerkartenübergreifend alle Dokumente für einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung zu sammeln, sei es über Verknüpfungen oder mit Belegen direkt in der Vorgangsmappe.

Dieser Punkt 9 ist eher ein kleines Ärgernis, das man aber m.E. leicht aus dem Weg schaffen könnte: Der Unterschied zwischen Dokumentstruktur und Vorgangsmappe.

Bei der Einführung von DMS im Oktober 2019 haben wir mit dem Systempartner sicherlich eine halbe Stunde diskutiert, ob wir nun die Dokumentstruktur oder die Vorgangsmappen nutzen sollten.

Nachdem ich beides ausprobiert habe, bin ich zur festen Überzeugung gekommen, dass sich diese beiden Sachen einzig und allein durch das Symbol in DMS unterscheiden. Während die VGM ein graues Symbol hat, sieht man in der Dokumentstruktur (PDF (2x), DOC (10x), …).

Öffnet man die VGM bzw. die Dokumentstruktur, sieht das Fenster exakt gleich aus und sie verhalten sich gleich.

Der große Nachteil der Dokumentenstruktur ist, dass, wenn man das Feld "Symbol" im DMS relativ klein schiebt (sodass man wirklich nur das Symbol sieht und nicht mehr (PDF 2x, DOC (10x), …), kann man nicht mehr erkennen hinter welchem Dokument sich eine Dokumentstruktur verbirgt.

Ich würde daher die Begriffe "Dokumentstruktur" und "Vorgangsmappe" zusammenführen und konsequent graue Symbole vergeben, sobald mehrere Dokumente hinter einer Zeile in der DMS stehen.

Das erleichtert auch den Erfahrungsaustausch mit Kollegen. Denn schon öfter ist es mir passiert, dass andere sagten "mit Vorgangsmappen kenne ich mich nicht aus, wir nehmen die Dokumentstruktur", und dann konnten wir unsere Erfahrungen doch austauschen, da wir genau die gleichen Probleme haben bzw. eigentlich das gleiche Fenster nutzen.

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Hallo Frau Bernhardt,

wir haben zur Zeit noch die DMS classic, wir haben aber einen Testserver mit der DMS neu um den Umstieg vorzubereiten. Daneben haben wir noch EO-Comfort im Einsatz.

EO Comfot hat den Ansatz auftragsorientiert zu arbeiten. So können wir im Arbeitsplatz weitere Arbeitsblätter aufmachen und dort über Filter z. B. mir alle von mir angefangenen Jahresabschlussaufträge (d. h. alle abgeschlossenen und noch nicht begonnenen Aufträge werden ausgeblendet). Auch kann ich z. B. mir alle Jahresabschlussaufträge eines Mandanten anzeigen lassen. Dann sehe ich z. B. den JA-Auftrag 2015 - 2018 in einem Arbeitsblatt untereinander. Und nun kommt der Vorteil von EO-Comfort (auftragsorientiert). In diesen Arbeitsblättern bekomme ich in den Schnellinfos dann nur noch die zu dem jeweiligen Auftrag zugeordneten:

• Dokumente
• ProCheck-Checklisten
• Aufgaben
• PFB
• etc.

angezeigt. Bei vielen Auftragssichten kann ich dann wie z. B. auch bei der DMS umschalten: "Bitte alle Dokumente zum Auftrag anzeigen" und wieder zurück: "Nur Dokumente zum Auftrag anzeigen".

Über diese Kernfunktion von EO-Comfort haben wir dann bei einem Jahresabschlussauftrag in der Schnellinfo der Auftragssicht (nicht Mandantenübersicht) nur die Dokumente (der Auftrag muss bei der Ablage in der DMS natürlich mit dem Dokument "verknüpft" werden), die zum konkreten Jahresabschlussauftrag gehören! Genau das, was Sie mit den Vorgangsmappen abbilden möchten.

Der Nachteil Ihrerer Vorgehensweise ist aus meiner Sicht z. B.:

• Ein Dokument, welches bei Ihnen nur in der Vorgangsmappe liegt, wir nicht direkt angezeigt, sondern nur über die Vorgangsmappe. Beim Suchen von Dokumenten müssen Sie zuerst die Vorgangsmappe öffnen und dann das Dokument)
• Sie können dieses Dokument (Z. B. Gesellschaftsvertrag der Tochter) nicht direkt auch bei der Muttergesellschaft verknüpfen.

Wir verwenden die Vorgangsmappe nur, wenn wir Dokumente zusammenstellen möchten, die zu mehreren Aufträgen gehören oder zu mehreren Mandantennummern wie z. B.:

• Beratungsaufträge: Hier werden dann evtl. mehrere Jahresabschlüsse mehrerer Jahre, mehrere Steuererklärungen mehrerer Jahre, ggf. Gesellschaftsverträge verknüpft
• Erbschaftsteuererklärungen: die ganze Vorgangsmappe (z. b. Jahresabschlüsse mehrerer Jahre mehrerer Gesellschaften und die dazugehörigen Steuererklärungen, alle Feststellungsbescheide etc.) werden dann bei uns bei allen betroffenen Gesellschaften und beim Erblasser sowie bei allen Erben verknüpft. D. h. bei jeder Mandantennummer kann ich dann den kompletten Vorgang einsehen.

Bei Listen mit Dokumenten hilft uns daher das gesonderte Symbol, da bei uns die Vorgangsmappe (in der Zwischenzeit rd. 1.000 Stück) nur für obige Sepzialfälle verwendet wird.

Für EO classic Anwender mit Ihrer Arbeitsweise kann ich aber Ihr Anliegen nachvollziehen.

Ein Umstieg auf EO-Comfort muss aber gut überlegt werden, da der Name "comfort" leider es nicht richtig trifft. Es ist ein auftragsorientiertes Arbeiten mit vielen Informationen zum Auftrag und der Möglichkeit die Rechnungserstellung z. B. über von uns so genannte "Schablonen" weitestgehend zu automatisieren und auch eine gewisses prozessorientiertes arbeiten wird über individuell erstellbare "Bearbeitungsstände" und Filtermöglichkeiten in obigen Auftragssichten ermöglicht. Das Programm ist sehr "mächtig" und komplex und ohne intensive Beschäftigung mit den umfangreichen Möglichkeiten werden nicht viele Vorteile entstehen. Leider wird es nicht mehr weiterentwickelt (übliche DATEV Baustelle: gut anfangen, dann nachlassen, dann verstehen die zweite Generation der Programmierer die komplexen Programme nicht mehr und dann ziehen dann wie Nomaden zur nächsten neuen DATEV Baustelle).

Gruß

Ralf Blum  

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Hallo Frau Bernhardt,

vielen Dank für Ihre Idee.

Technisch gibt es hier aktuell keine Unterscheidung. Beide Funktionen sind im Untergrund identisch. 

Die unterschiedliche Kennzeichnung ermöglicht ein unterschiedliches Verhalten beim Öffnen. Eine Vorgangsmappe öffnet sich ohne das sich direkt das erste Dokument mit öffnet (wie bei einer Struktur). 

Die Arbeitsweise in den Kanzleien unterscheidet sich unserer Erfahrung nach zwischen Struktur und Vorgangsmappe:

- Strukturen werden dazu genutzt, weitere Informationen an ein "führendes" Dokument anzuhängen (häufig nachträglich)

- Vorgangsmappen werden von Anfang an als "Klammer" für eine Vielzahl an Dokumente angelegt. Häufig werden auch für bestimmte Vorgänge eine Art "Mustervorgangsmappen" vorgehalten und dann kopiert. 

Die unterschiedlichen Symbole helfen dann bei der Identifikation. 

Wie sieht das bei Ihnen in der Kanzlei aus? Wie werden diese beiden Varianten genutzt?

Danke und viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Community,

mein Vorschlag wäre hier, daß man jederzeit zwischen VGM und strukturiertem Dokument wechseln könnte. Auch wenn beides technisch quasi des Selbe sind, kann es für beides Gründe geben.

Entweder als ein Attribut des Dokumentes oder über die Dokumentenklasse.

Freundliche Grüße,

F.Lange 

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Hallo Herr Lange,

vielen Dank für Ihre Idee!

Sehen wir auch so und planen für die DATEV-Programme 14.0 die Möglichkeit eine Struktur nachträglich in eine Vorgangsmappe umzuwandeln.

Viele Grüße und einen guten Start in die Woche,

Helmut Lerm

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Hallo DATEV community,

die Umwandlung einer Dokumentstruktur in eine Vorgangsmappe hat es nicht auf die DATEV-Programme 14.0 geschafft.

Eine mögliche Umsetzung wird für Folgeversionen geprüft.

Viele Grüße

Helmut Lerm

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Hallo DATEV Ideas, 

mit der aktuellen Version hat es dieser Wunsch nicht ins DATEV DMS geschafft. Auch eine Umsetzung zum kommenden SR ist nicht wahrscheinlich. Daher möchte ich diese Idee aktuell ablehnen. 

Auch konnte die Folgeidee der Umwandlung von Dokumentstrukturen in Vorgangsmappen nicht in der jetzigen Version umgesetzt werden. 

Der Beitrag kann dennoch weiter mit Kudus versehen werden und kann so für eine der nächsten Versionen nochmals geprüft werden.

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Hallo @Franziska_Hackner ,

mich würde ja wirklich mal interessieren, was daran so kompliziert ist.

Es ist doch vermutlich nicht mehr als ein internes Attribut, welches eine VGM von einem Dokument unterscheidet.

Das umwandeln VGM<->Dokument dürfte einen großen Gewinn mit wenig Aufwand bedeuten.

Ich frage mich immer wieder, warum DATEV solche tief hängenden Früchte nicht pflückt.

mfG, F.Lange

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Hallo @flange, 

vielen Dank für Ihre Beteiligung. Eine technische Umsetzung wäre möglich. Leider hat es das Thema aufgrund anderer Umsetzungen nicht in die Version geschafft.

Jedoch verstehen wir, dass eine Umwandlung sinnvoll ist und prüfen die Umsetzung zu einer der nächsten Versionen. Sobald hier Details feststehen, informiere ich gern an dieser Stelle. 

Viele Grüße

Franziska Hackner