DMS neu Vorgangsmappe 8: Suchfunktion in der Vorgangsmappe

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Als Steuerberaterin sehe ich die Vorgangsmappe als gutes Instrument, um registerkartenübergreifend alle Dokumente für einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung zu sammeln, sei es über Verknüpfungen oder mit Belegen direkt in der Vorgangsmappe.

Das Problem ist, dass die Dokumente, die direkt in der Vorgangsmappe liegen, bei der Suche im DMS nicht mit durchsucht werden.

Beispiel: Ich scanne ein Dokument, es hat die Bezeichnung 123456789. Ich ziehe es in die Vorgangsmappe und benenne es um (F2) in "Spende Tierschutzverein".

Wenn ich nun im DMS nach "Spende", oder "Tierschutzverein" suche, finde ich weder die Vorgangsmappe, noch das PDF.  (ob es mit einer Volltextsuche funktionieren würde, müsste ich ausprobieren).

Was auch praktisch wäre, wäre ein Suchfeld direkt in der Vorgangsmappe, da diese - wenn sie als Ersatz für den früheren Abschlussordner genommen werden - sehr voll werden können.

Bei unserer DMS-Schulung durch unseren Systempartner in 10/2019 wurde gesagt, dass das als Wunsch aufgenommen ist. Eine Umsetzung wäre sehr schön!

Kurzzusammenfassung meiner "Idea":

1. DMS muss auch den Inhalt der Vorgangsmappen durchsuchen
2. Die Vorgangsmappe sollte ein Suchfeld enthalten.

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Guten Morgen Frau Bernhardt,

vielen Dank für die Ideen!

Wir sind dran die Suche innerhalb Vorgangsmappen zu verbessern. Aktuell können nur Inhalte innerhalb einer Datei per Volltextsuche gefunden werden, eine Suche über den Dateinamen ist nicht möglich. 

Viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm,

wie ist denn hier der aktuelle Stand? (nach über zwei Jahren)

Viele Grüße,

Melanie Wolff

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Hallo @MellaBerlin, 

vielen Dank für Ihren Beitrag.

Die Idea ist zum Teil umgesetzt. So existiert innerhalb der Vorgangsmappe bereits ein Suchfeld zur Volltextsuche:

Die Suche im Dateinamen hingegen ist noch nicht umgesetzt und steht weiter zur Prüfung. Voten Sie die Idea daher gern weiter.

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Hallo DATEV Ideas, 

der ursprüngliche Wunsch nach einer Suche in der VGM ist umgesetzt.

Die noch zu prüfende Erweiterung nach einer Detailsuche ist hierbei nicht inkludiert und wird nach aktuellem Stand in keiner der kommenden Versionen umgesetzt. Sollte dies eine weitere Anforderung sein, öffnen Sie gern eine neue Idee. Damit kann explizit diese Suche gevotet werden.

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Ich verstehe nicht, wieso man hier so unterscheidet, wie ich suche. Ich suche was und möchte das finden. Wo das Gesuchte steht, weiß ich in diesem Moment doch gar nicht. Siehe Suche in Outlook.

Beispiel: 

Lege ich eine Mail im DMS ab, kann ich nach dieser Suchen, auch wenn es um einen Inhalt in der Mail geht. Wenn ich die Mail in einer Vorgangsmappe ablege, finde ich gar nichts mehr. Sinnvoll wäre doch, die Suche in der VGM genauso durchzuführen wie im gesamten DMS, dass es also keine Rolle spielt, ob ich in der VGM ablege oder im DMS direkt. 

Das Angebot, nach der Beschriftung der Mail zu suchen, ist doch praktisch nur beschränkt hilfreich, ebenso, die VGM zu durchsuchen.

Es wäre wünschenswert, wenn man das verbessern würde. Ich kann auch nicht nachvollziehen, warum das nicht gehen sollte.

Mit freundlichen Grüßen

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Hier ist das gleiche Problem ...und es brennt auf den Nägeln!

Also das wäre wirklich sehr wichtig dass sich eine Suche erfolgreich ist auch wenn das Dokument oder das Mail in einer VGM liegt.

Merkwürdigerweise scheint ein Unterschied zu sein bei VOR 2023 und Dokumente in VGM von 2023? Kann das sein?

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Hallo Frau @sabrinabernhardt,

nachdem es zu diesem Beitrag ja immer noch weitere Kommentare gibt, habe ich mir die Wünsche nochmal in der Chronologie angesehen.

Ein Dokument, das direkt in der Vorgangsmappe gespeichert ist (nicht verknüpft!) wurde schon immer per Volltextsuche im Inhalt des Dokumentes gefunden. Ihr Wunsch bezog sich dann auf den Dateinamen des Dokumentes. Diesen haben wir mit den Programmen 17.0 (August 2023) in die Volltextsuche mit aufgenommen.

@KH_HK: Ihrem Hinweis folgend habe ich gerade mal eine E-Mail in eine Vorgangsmappe abgelegt (keine Verknüpfung!) und natürlich finde ich bei einer Volltextsuche z.B. im Filter "Alle Dokumente (ohne Belege)" auch diese Vorgangsmappe und damit die darin abgelegte E-Mail.

Was ich tatsächlich NICHT finde, sind Volltexttreffer in den eingebetteten Anlagen der E-Mail. Wenn das gelingen soll, dass müssten die Anlagen bitte zusätzlich nochmal neben die E-Mail in die VGM gezogen werden.

Das Angebot, den Dateinamen mit zu durchsuchen, hilft alle denen, die im Dateinamen wichtige Informationen unterbringen, die nicht im Dokument selber enthalten sind. Die Möglichkeit innerhalb der Vorgangsmappe zu suchen, ist quasi unendlich wertvoll, wenn größere Mappen im Einsatz sind und diese nicht jedes Mal geschlossen werden sollen, um wieder neu nach einem Volltext zu suchen. 

Die einzige Lücke, die ich aktuell noch wahrnehme, betrifft die Suche nach verknüpften Dokumenten. Wenn ich ein Dokument separat in DMS ablege und es zusätzlich in eine Vorgangsmappe reinziehe, dann würde ich erwarten, dass ich bei einer Volltextsuche beide Treffer finde. Das ist aktuell nicht der Fall und das sehen wir uns nochmal an. Hier befürchten wir in größeren Beständen wiederum Performance-Probleme, wenn eine Volltextsuche viele "direkte" Treffer ergibt und wir dann zusätzlich auch noch alle Vorgangsmappen/Dokumentstrukturen anzeigen sollten, in denen die gefundenen Dokumente verknüpft sind. Mal schauen, ob uns dazu noch eine gute Lösung einfällt. Ich werde berichten.

@prugger: Wie geschrieben, ist dieser Wunsch bereits heute Realität. Wenn Sie anderes erleben, dann wenden Sie sich damit bitte an den Service. 

Beste Grüße - Nicola Teich

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Sehr geehrte Frau Teich,

danke für die schnelle Reaktion. 

Leider kann ich Ihre Ausführungen nicht bestätigen.

Ein Dokument, das direkt in einer Vorgangsmappe gespeichert ist, hier eine Email, finde ich anhand eines in der Email befindlichen Wortes oder Namens weder in der Volltextsuche im DMS noch in der Volltextsuche in der Vorgangsmappe selbst. Falls dazu besondere Einstellungen oder Vorgangsweisen notwendig sind, bitte ich um Hinweis. Tatsächlich zeitigt eine Volltextsuche in der Vorgangsmappe selbst überhaupt keine Reaktion, also nicht einmal ein Hinweis, dass nichts gefunden wurde.

Insofern kann ich Ihre Ausführungen nicht bestätigen:

"@KH_HK: Ihrem Hinweis folgend habe ich gerade mal eine E-Mail in eine Vorgangsmappe abgelegt (keine Verknüpfung!) und natürlich finde ich bei einer Volltextsuche z.B. im Filter "Alle Dokumente (ohne Belege)" auch diese Vorgangsmappe und damit die darin abgelegte E-Mail."

Es wird weder die Vorgangsmappe noch die darin abgelegte Mail gefunden. Falls das bei Ihnen tatsächlich anders ist, wäre interessant zu klären, wo der Fehler liegt.

Soweit, auch in den in der Mail eingebetteten Ablagen zu suchen, wären meine Wünsche gar nicht gegangen, obwohl das vielleicht künftig auch nochmal interessant wäre.

Ich würde mich über eine kurze erneute Rückmeldung freuen.

Vielen Dank. 

Schöne Grüße

Harald Kern 

[#10]

Hallo,

ich kann Herrn Kern nur zustimmen.

Was merkwürdig ist:

in VGMs mit Datum bis 2022 funktioniert das schon. Die VGM aus diesem Jahr werden nicht aufgezeigt.

Ich habe das jetzt extra nochmal mit der gleichen Betextung von pdf-Dateien in den VGMs in 2022 und in 2023 ausprobiert: die 2022 erscheint und die 2023 nicht.

Grüße

Renate Prugger-Ebert

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Guten Tag Herr Kern,

das ist dann definitiv nicht richtig und erfordert vermutlich einen Servicekontakt.

Ich zeige nochmal, was ich gemacht habe. Eine Vorgangsmappe, in der aktuell nur genau diese Mail direkt abgelegt ist:

Ich suche im Filter "Alle Dokumente (ohne Belege)" nach dem Volltext-Begriff "Bauprojekt" und finde diese Vorgangsmappe:

Wenn ich die Vorgangsmappe per Doppelklick öffne, dann wird der Suchbegriff in das Feld Volltext übernommen und dadurch das betroffene Dokument auch in der Mappe fett markiert:

Ich habe extra noch zwei andere Mails aufgenommen, um zu zeigen, dass diese nicht fett markiert werden, weil eben der Suchbegriff darin nicht vorkommt. Im Viewer rechts kann der Treffer bei Office-Formaten leider nicht markiert werden, weil wir nur bei Bildformaten und PDF-Dateien fixe Positionsdaten ermitteln können.

Bitte prüfen Sie doch mal, ob für die Vorgangsmappe überhaupt Volltext da ist -> Dokument markieren | Menü Bearbeiten | Volltext | Volltext anzeigen (evtl. Admin-Recht notwendig). 

Sie könnten auch über die Erweiterten Listeneinstellungen (Kontextmenü | Liste | Erweitere Listeneinstellungen) die Spalte Volltext ermittelt am einblenden und schauen, ob die Volltextermittlung stattgefunden hat.

Es gibt zum Thema Volltext tatsächlich keine weiteren Einstellungen, die man hier anpassen könnte/müsste.

Falls die Hinweise nicht auf die richtige Spur führen, dann wenden Sie sich bitte an den Service.

Beste Grüße - Nicola Teich

[#12]

@prugger: Vielleicht auch bei Euch? Monitoring OCR-Warteschlange Datev DMS 

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Hallo in die Runde,

das von mir oben aufgeworfene Thema "auch Vorgangsmappen als Treffer anzeigen, wenn Dokumente verknüpft sind"  haben wir nochmal lange und intensiv besprochen.

Durch die Art und Weise der Verknüpfung sehen wir aktuell keine Möglichkeit auch die Verknüpfungsorte als Treffer anzuzeigen. Wenn man ein Dokument per Volltextsuche findet, kann man durch die Funktion Verknüpft in auch die zugehörigen Verknüpfungsorte ermitteln. 

Beste Grüße - Nicola Teich

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Sehr geehrte Frau Teich,

danke für Ihre hilfreichen Hinweise. Ich habe inzwischen dank Ihrer Hinweise den Fehler gefunden, und mit Hilfe des EDV-Partners das Problem lösen können.

Es ist sehr erfreulich, dass das dann doch so funktioniert wie erhofft und erwartet. Damit ist die Vorgangsmappe ein sehr brauchbares Instrument.

Danke nochmal.

Mit freundlichen Grüßen

Harald Kern