DMS neu: Fristen und Fälligkeiten in die Übersicht der Dokumente

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In die Übersicht der Dokumente, insbesondere bei "zur Erledigung", wünsche ich mir eine Frist oder Fälligkeit, nach der ich sortieren kann. Es würde sich dann das zusätzliche Anlegen von Aufgaben zu den Dokumenten erübrigen, was gerne auch vergessen wird.

Anstelle des DMS könnte auch der DATEV Arbeitsplatz alle Informationen der Dokumente, Aufgaben, Aufträge, ProCheck-Listen und Erinnerungen gebündelt zusammenführen. Hier sollten alle Termine und Fristen zusammenlaufen und über unterschiedliche Filter für Sachbearbeiter oder Kanzleileitung angezeigt werden können, so dass im Urlaubs- und Krankheitsfall nichts übersehen wird.

Ein tabellarischer Aufbau wäre wünschenswert:

Oben links                                                          Oben rechts

dringend und wichtig                                         dringend, aber unwichtig

Unten links                                                          Unten rechts

nicht dringend, aber wichtig                               nicht dringend und auch nicht wichtig

Die aktuelle Bearbeitung ist dann immer oben links, wobei unwichtiges per Zeitablauf automatisch verschwindet, alles andere langsam nach oben wandert.

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@freiburgersteuermann ist das die Auswahl an Spalten im DMS neu? ...wir nutzen noch DMS alt, da man uns "Individuelle" noch nicht umstellen kann... Denn in meiner Ansicht gibt es noch die hübschen Spalten mit Fristdatum, WV-Datum etc. - die wir auch rege nutzen.....Gibt es die im neuen DMS etwa wirklich nicht mehr? das wäre ja schwach

BG Annika

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Ich kann nur noch mit den erweiterten Listeneinstellungen dienen, auch dort finde ich nichts.

Wir legen jetzt wieder Aufgaben zu den Dokumenten an, so wie früher mit der Dokumentenablage. Blöderweise muss man dann zwei mal erledigen.

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Ja schade, das ist leider ein Rückschritt. Trifft mich zwar erst voraussichtlich Ende nächsten Jahres, aber wer weiß, vielleicht gibt´s die dann auch schon wieder...

#DieHoffnungStirbtZuLetzt

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Der Fortschritt ist die direkte Integration in die DATEV-Umgebung. Mich hat zuvor immer gestört, dass DMS auf separaten Servern mit eigenen Aktualisierungsroutinen lief. Deshalb bin ich von Dokumentenablage direkt zu DMS neu umgestiegen. Eine kostspielige Entscheidung, da außer der nicht gut funktionierenden Texterkennung und einem fehlerhaften Ablageknigge fast keine weiteren Funktionen drin sind.

Wir haben auch kurz danach noch ProCheck dazugenommen, nur um zu merken, dass alle anderen Kollegen Recht hatten. Mit Arbeitsabläufen hat das alles nichts zu tun.

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/idi-p/142038

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

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Wir waren eine der ersten Kanzleien, die DMS im Einsatz hatten.... daher kenne ich die Dokumentenablage als Programm gar nicht. Die meisten unserer Mitarbeiter nutzen seit der Einführung auch schon die integrierte Lösung des DMS im Arbeitsplatz - also das DMS neu. Nebenher haben wir natürlich noch den DMS Client (als DMS alt) im Einsatz, weil man hier deutlich mehr Funktionen hat, die das neue DMS derzeit noch gar nicht abbilden kann. Daher können wir ja auch noch gar nicht in Gänze auf das neue DMS nutzen - wir nutzen daher so zusagen die Vorteile einer abgespeckten Integration und das alte DMS - das ist alles in allem ziemlich gut.

ProCheck nutzen wir selbst sehr aktiv schon seit vielen Jahren. Was ist denn da ihr Problem? Bei uns läuft das eigentlich fantastisch. Also selbstverständlich kann man die Checklisten und Prozesse, die die DATEV mit der Erstauslieferung mitgibt so nicht übernehmen, aber sie können durchaus als erster Anhaltspunkt für eigene Checklisten und Prozesse nützlich sein. Die Datev kann hier natürlich kaum etwas anbieten, dass zu 100% in irgendeine Kanzlei und deren Abläufe passt - dazu ist jede Kanzlei viel zu individuell unterschiedlich strukturiert.

🙂 Annika

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Hallo Annika,

vor Jahren schon sollte aus ProCheck die Vorgangssteuerung werden. Entwickler aus Nürnberg hatten mich sogar in Freiburg besucht und Dr. Krug schrieb mir eine Nachricht, dass es ein großes Projekt sei.

ProCheck ist ein Gemeinschaftsprojekt mit der Bundessteuerberaterkammer und dem Steuerberaterverband, weshalb kein direkter Bezug zu DATEV Programmen hergestellt werden darf.

Vieles dazu steht in diesem Artikel:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111486#M8182

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Hallo Herr Lemler,

danke für den Hinweis auf den Artikel - hab ich gelesen, aber der Kommunikation mit der Datev entnehme ich, dass Sie da noch in jahrelangen Entwicklungen stehen, um das ProCheck umzubauen. Meiner Erfahrung nach heißt dass von DATEV-deutsch in Deutsch übersetzt - das passiert nicht oder nicht mehr zu meinen beruflichen Lebzeiten. 

Allerdings kann ich Ihnen nur empfehlen dem Programm eine Chance zu geben, gerade nach der neuerlichen Aktualisierung. Es kostet zwar Zeit alle CL und Prozesse so hinzubauen, dass Sie einen Mehrwert im Arbeitsalltag darstellen - aber vermutlich nur in Verbindung mit EO-comfort. Dann kann man die Prozesse und CL an die Aufträge anheften und durch weiterleiten von Aufträgen an Mitarbeiter auch einen gewissen workflow organisieren. Das erfordert aber den Willen und die Bereitschaft der ganzen Mannschaft - sowohl bei der Einführung und Erarbeitung eigener Prozesse, als auch bei der stetigen Anpassung der selben. Wenn die Mitarbeiter dazu nicht bereit sind, ist es von vornherein ein Todläufer und dann braucht man es auch gar nicht angehen. 

Randnotiz: Unsere Art der Nutzung der ProCheck Möglichkeiten hat die Prüferin des TÜV auch sehr beeindruckt und sicher auch zur positiven Zertifizierung verholfen. Es ist brauchbar - im Rahmen seiner Möglichkeiten, sogar mittlerweile recht passabel. Und diese Meinung teilen nun auch alle Mitarbeiter unseres Büro´s... Aber wir nutzen das auch bestimmt schon seit 8 Jahren und haben es vor gut 4 Jahren wiederbelebt, nachdem es so ein bisschen versandet war.

BG Annika 🙂  

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Wurde dies immer noch nicht umgesetzt? Kann doch nicht so schwer sein das Feld Frist dazu zu nehmen!?

Das ist eine enorme Einschränkung beim Bearbeiten der Dokumente und eine Downgrade zur alten DMS...

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Hallo,

gibt es zu dem Thema mittlerweile etwas Neues?

Es kann doch nicht sein, dass alles Mögliche im Arbeitsplatz bei den zu erledigenden Dokumenten angezeigt wird, aber keine Fristen?

Es wäre nett, wenn von Datev jemand sich dazu mal äußert!

VG

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Aus dem Punkt 3.4 könnte man optimistisch herauslesen, dass es dann damit klappen könnte: DATEV DMS: Ausblick auf geplante Neuerungen - DATEV Hilfe-Center

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Danke für die Info!

Dann hoffe ich mal, dass es damit besser wird.
Habe versucht etwas herauszufinden: Ich denke, das Release soll am Wochenende installiert werden - ich werde mich wieder melden, falls es klappt 🙂

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Wir konnten keine Verbesserung feststellen. Nach wie vor müssen Aufgaben zu den Dokumenten angelegt werden, damit die Fälligkeiten kanzleiweit im Blick bleiben.

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Ich konnte leider auch keine Fortschritte feststellen. Individuelle Felder bringen mich nicht weiter.

Es ist weiterhin im Vergleich zu unserem früheren DMS in diesem Punkt ein Rückschritt...😣

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Sie können inzwischen sogenannte „Individuelle Standardgelder“ aktivieren.

Da können Sie z.B. einem Datumsfeld die Bezeichnung „Fälligkeit“ geben.

Oder einem Nachschlagefeld die Bezeichnung „Dringlichkeit“ und es mit mehreren Werten vorladen.

Diese Felder tauchen dann in den Ablage- und Indexdialogen auf. Sie können sie als Spalte einblenden und in Filtern verwenden.

Auf diese Weise lässt sich auch die gute alte Wiedervorlage reanimieren. 😉

Beste Grüße aus Berlin,

F.Lange

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Gibt es zu diesem Vorschlag mittlerweile etwas neues?

Wir haben das gleiche Problem. Für die Frsiten müssen wir "raus" aus dem DMS und mit Aufgaben arbeiten. 

Kann man denn bei Bescheiden nicht das Feld "Fristende" aus PFB in die Dokumentenübersicht integrieren?

Supertoll wäre dann wenn man aus PFB aus der Bescheidliste das Feld "Abweichungen" ebenfalls in der Dokumentenübersicht des DMS anzeigen lassen könnte.

diese beiden Felder zusammen in der Dokumentenliste wären schon fast ein Quantensprung.

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Aus den einzelnen Insellösungen soll eine einheitliche Oberfläche werden. Die Bemühungen sind da.

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Bei nur aktuell 14 Zustimmungen wird die Umsetzung aber noch Jahre dauern.