Hallo Community,
bei uns sieht das so aus:
Genereller Umgang im Kanzlei-Team:
- Sind die Platzverhältnisse so großzügig, dass alle Mitarbeiter unter Wahrung des Sicherheitsabstands wieder in der Kanzlei arbeiten können?
Fast alle hätten einen eigenen Raum - Sekretariat ist Großraumbüro und Empfang gleichzeitig, ca. 55 qm, Sicherheitsabstände leicht einzuhalten. ABER: außer den Partnern sind alle im HomeOffice
- Wer bleibt im Homeoffice und warum?
Bis zum 10.5. bleiben alle Mitarbeiter im HomeOffice - einmal die Woche (Donnerstags) kommt eine Sekretariatsmitarbeiterin - hauptsächlich um die aufgelaufene (Anwalts-)Papierpost den (zusätzlich geführten) Anwalts(papier)akten zuzuordnen. Führende Akte ist elektronisch - seit langem.
- Haben Sie Mitarbeiter, die zur Risikogruppe zählen und wie gehen Sie damit um? (Weiterhin im Homeoffice? Kontakt mit Mandanten nur online?)
Ja - Risikogruppen sind die Partner und etwa die Hälfte der MA.
- Wie regeln Sie „Wechselschichten“ aufgrund räumlicher Gegebenheiten?
Wir werden ab 11.5. Wechselschicht fahren, so dass immer eine Raum zwischen den ohnehin räumlich einzeln sitzenden Kolleginnen und Kollegen frei bleibt.
- Wird auch in Zukunft die Ausstattung in den Homeoffices Anwendung finden? Überdenken Sie Regelungen zu flexibleren Arbeitszeiten/-orten?
Ja - das stand ohnehin an und wird jetzt wahrscheinlich noch relevanter. Allerdings legen die meisten Kolleginnen und Kollegen durchaus Wert auf die Office-Zeiten. HomeOffice wird eher als Ergänzung betrachtet.
- Ein naher geregelter Beginn der Schulen / Kitas ist nicht in Aussicht, viele Familien kommen bereits an ihre Grenzen, das Jonglieren zwischen den Partnern in der Betreuung wird durch das Anlaufen der Wirtschaft immer schwieriger. Gibt es Konzepte, wie Sie Ihre Mitarbeiter vor gesundheitlichen Risiken schützen können?
Wo diese Problematik auftaucht, finden wir mit HomeOffice etc. einen passenden Weg. Im Office ist für alle Hygieneanforderungen mit Masken, Desinfektionsmitteln und Abstandsmöglichkeiten gesorgt.
Technischer Umgang mit der Situation:
- Arbeiten Sie bereits mit einem Videokonferenzsystem? (Welches?)
im Bürointerenenbereich mit MS-Teams, für Mandantenkonferenzen Bluejeans. Da würde ich mir wünschen, dass aus dem DATEV-Terminkalender direkt eine Konferenz geplant werden könnte, zumal Bluejeans auch von DATEV eingesetzt wird. (Übernahme der Termindaten und Mail-Adressen des/der Mandantenansprechpartner und Speicherung der KonferenzID und des Passwortes im Kalender 😀 dann wär´s schon fast die eierlegende Wollmilchsau.
- Wie werden arbeitsteilige Prozesse geregelt? Wie koordinieren sich die Mitarbeiter, ohne sich zu sehen?
Über MS-Teams - geht gut und reibungslos, weil bei uns GANZ VIEL (fast alles) schon digital läuft.
- Werden Sie verstärkt die Digitalisierung von Prozessen in der Kanzlei angehen?
Ja - wir führen jetzt signotec ein und machen noch mehr "Meine Steuern" - DUO ist schon (fast) 100% - beim Personalwesen gibts noch deutlichere Digitalisierungsrückstände (der Fisch stink vom Kopf - wir Partner sind da zu wenig im Personalwesen involviert - auch das muss sich ändern - wenn endlich Beratungstools der DATEV kommen würden. In die "Niederungen der Lohn-Leistungserstellung" wollen und können wir Partner nicht auch noch eintauchen - sonst geht die Zeit aus.
Fragen zum ansteigenden Publikumsverkehr in der Kanzlei:
- Steht ausreichend Desinfektionsmittel und ggf. Masken für Besucher und Mitarbeiter zur Verfügung?
Steht zwar zur Verfügung - aber außer Paketpost gibt´s bei uns im Moment keine Besucher - schon gar nicht Mandanten - ich wüsste auch nicht, warum die aktuell kommen wollten oder müssten.
- Wie regeln Sie die Platzverhältnisse, wenn Mandanten in die Kanzlei kommen?
Wenn je einer unerwartet kommen sollte, steht er im großen Empfang mit Maske und auf Abstand - das habe ich im Einzelfall schon durchgezogen- er hatte Verständnis und kommt jetzt nicht mehr, weil´s ihm auch zu blöd ist.
- Gehen Sie dazu über, Mandanten im Unternehmen aufzusuchen, um die Kanzleiräume von der anwesenden Personenanzahl zu entlasten?
Aber ganz sicher nicht! Im Einzelfall gebe ich dort die aktuell fertig werdenden Jahresabschlüsse ab - falls der Mandant "auf dem weg liegt" - aber Besprechungstermine finden telefonisch/videokonferenzmäßig statt = 100% - in allseitigem Interesse und Verständnis sowie Zustimmung.
Die Anforderungen der Mandanten / Fragestellungen haben sich gegenüber der Zeit vor der Pandemie verändert. Betriebswirtschaftliche Beratung ist stärker gefragt denn je:
- Haben Sie in Zeiten vor der Pandemie die Beratung bereits fest als Geschäftsfeld in Ihrer Kanzlei etabliert?
Ja - trotzdem (oder gerade deshalb) sind im Moment die besorgten Anrufe und die Bitte um Analyse der Zahlen und die Mithilfe bei Lösungsansätzen mehr gefragt als sonst.
- Sehen Sie im Bereich der betriebswirtschaftlichen Beratung einen neuen Ansatz für sich und Ihre Kanzlei?
Neuen Ansatz? eher nein! Aber es zeigt sich, dass der Ansatz extrem wichtig ist und SEHR vom Mandant geschätzt wird, auch wenn oft erwartet wird, dass das als Komplettleistung zu einer Qualitäts-fibu dazugehört, also nicht ein jedem Anruffall "bepreist" ist.
- Welche Quellen zum Wissensaufbau sind für Sie in dem Zusammenhang wichtig?
Überwiegend Online-Medien - die DATEV-Homepage ist zur täglichen Pflichtlektüre geworden -> DAFÜR und insbesondere die Qualität der dortigen Beiträge HERZLICHEN DANK!!!
- Sehen Sie einen Austausch mit anderen bereits erfahrenen Steuerberatern als hilfreich?
Oh-ja, sehr sogar! Und wenn es nur im Einzelfall dazu dient, die eigenen Überlegungen kritisch hinterfragt zu wissen.
Einige Mandanten werden trotz Fördermittel die Krise nicht überstehen. Dies erfordert neben fachlichem Wissen sehr viel persönliches Engagement und emotionale Abgrenzung.
Mitunter sind Menschen betroffen, die Sie schon sehr lange in ihrem Leben begleiten, deren Erfolge Sie mitgestaltet haben.
- Wie gehen Sie mit Wünschen zum Aufschub/Aussetzung von Honoraren um?
Das machen wir schon immer sehr flexibel. Unsere Mandanten bezahlen uns gerne. Und wenn sie es nicht können, sind wir die ersten, die sie darauf aufmerksam machen. Leider im Insolvenzfall - der zum Glück bisher extrem selten eintrat - dann ein Problem.
Wir haben 100% Lastschrifteinzug bei laufenden Honoraren (FiBu / Lohn) und daher ohne jede "Bedürftigkeitsprüfung" den Einzug für die Januar und Februar-Fibu ausgesetzt - wer diese Monate bezahlen kann und will, soll es manuell tun. Wir setzen uns im Herbst wegen evtl. Außenstände mit den Mandanten in Verbindung - entsprechende Mitteilung ging per Rundschreiben an alle "Betroffenen".
- Wie können ihre Mitarbeiter geschützt werden, damit sie Schicksale nicht mit nach Hause nehmen?
Zum Glück - "noch nichts" - akute Insolvenzgefahren konnten wir bisher abwenden - hoffen, dass es so bleibt.
Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
