@agmü schrieb:
@einmalnoch schrieb:
...
Was aber nicht die Eingangsfrage war. Es geht hier um die Frage, wie es richtig gemacht wird und nicht darum, welche Umwege DATEV aus Tradition geht.
Auf diese Frage gibt es keine allgemein verbindliche Antwort:
Was genau in der DMS an Informationen hinterlegt wird, kann ich nicht beurteilen. Wir setzen "nur" die DokAblage ein.
Also keine Antwort auf die Frage des Themenstarters.
@agmü schrieb:
@einmalnoch schrieb:
...
Sobald etwas schief läuft dient die Postein- und -ausgangsdokumentation dem Nachweis, dass ich/wir als Kanzlei alles sorgfältig abgearbeitet und durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt haben, dass Fehler nicht passieren bzw. rechtzeitig erkannt wurden.
In der analogen Welt diente das Postausgangsbuch gemeinsam mit der Glaubhaftmachung, dass Eintragungen nur erfolgen durften, wenn da Schreiben tatsächlich zur Post gegeben wurden, einerseits dem Nachweis, dass ein Dokument die Kanzlei zu einem bestimmten Zeitpunkt verlassen hat. In Kombination mit der Vermutung, dass mit der Zustellung am nächsten Tag gerechnet werden kann, konnte das fehlende Verschulden an einer Fristversäumung nachgewiesen werden.
Es ist daher letztlich egal, wie der Nachweis erfolgt, es muss nur die sorgfältige Bearbeitung und Kontrolle nachgewiesen werden.
Im Hinblick auf die elektronische Kommunikation hat jüngst das LAG Köln (Urteil v. 10.01.22; Az. 4 Sa 315/21) für die E-Mail-Kommunikation vor Augen geführt, dass der - aus der analogen Welt - bekannte Grundsatz, dass der Absender einer Nachricht notfalls auch den Zugang nachweisen muss, auch in der digitalen Kommunikation gilt.
Meines Erachtens ist und bleibt das führen eines Postaus-/-eingangsbuch das Mindestmaß an Organisation und Dokumentation für den worst case.
Wie die Dokumentation erfolgt ist dann eine Frage der Umsetzung. Sofern die DMS hier ausreichend Funktionalitäten bereit stellt, mag dies genügen. Mir persönlich wäre es wahrscheinlich zu wenig.
Ein DMS ist per Definition revisionssicher, das gilt nicht nur für das abgelegte Dokument sondern auch für die das Dokument beschreibenden Daten. In der DATEV Welt werden nun die Daten bei Ablage im DMS erfasst, auch die für PFB notwendigen. Die Daten werden nach PFB übergeben und PFB reicht die berechnete Fristdaten in das DMS zurück. Fehleranfällig da die Schnittstelle zu überwachen ist.
Also, wo gehört in einer digitalisierten Welt Postein- und -ausgang hin?
Wie weise ich in der analogen Welt denn einen verspäteten Zugang nach? Ich erfasse das Datum des Dokuments und des Eingangsdatums, ob im Programm oder auf Papier. Welchen Beweiswert hat der Eingangsstempel?
Viele Fragen, wenig Antworten.
In einem DMS, also keine Dokumentenablage, werden diese Daten bei Eingang des Dokuments erfasst, der Poststempel kommt dazu, fertig.
In einem DMS ist der Ablauf eines fristgebundenen Dokuments genau festgelegt, von der Eingangsbearbeitung über die Kontrolle der angelegten Frist bis zur Bearbeitung und eskalation bei drohendem Fristablauf. Wenn man das einmal in Betrieb gesehen hat, dann gibt es nur ein Verlagen, das will ich auch. Kein Stückwerk mehr, alle Dokumente und alle Vorgänge unter einem Dach.
Oder, mit anderen Worten, alles, was der DATEV Arbeitsplatz einmal versprochen und nicht gehalten hat.
