Neugründung mit Digitaler Ausrichtung

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Hallo,

erstmal möchte ich mich kurz vorstellen: Ich bin seit 3,5 Jahren Steuerberaterin, arbeite bisher als Syndikus bei einem Industrieunternehmen und mache mich nun als Steuerberaterin mit einer eigenen Gesellschaft auf der “grünen Wiese” selbstständig. Der Fokus meiner Kanzlei soll auf einer spezialisierten und individuellen Beratung von Unternehmen aus der Industrie liegen, hierbei werde ich mich zunächst auf den Bereich internationales Steuerrecht konzentrieren, überlege aber bereits an einem stärkeren Ausbau des Bereichs Tax Compliance. Parallel werde ich auch klassische StB-Dienstleistungen anbieten, um einen gewissen Grundumsatz zu generieren und eine Skalierbarkeit der Kanzlei zu ermöglichen. 

Für eine Neugründung habe ich mich bewusst entschieden, da ich mich mit den mir bekannten Kanzleien bzw. denen die ich bzgl. Kauf besichtigt hatte nicht identifizieren konnte. Meine Arbeitsweise ist stark prozessorientiert und ich möchte eine sehr moderne Arbeitskultur entwickeln.

Daher sind für mich moderne Technik, digitalisierte Prozesse und anwenderfreundliche Programme (Mitarbeiter wie auch Mandanten) wichtig. In meinem bisherigen Berufsleben hat SAP eine große Rolle gespielt, somit sind meine bisherigen Berührungspunkte mit Steuerberatungssoftware nur sehr begrenzt vorhanden.

Ich bin abschließend noch nicht sicher, ob DATEV für mich die richtige Wahl ist. Ich habe DATEV seit 3,5 Jahren im Rahmen meiner Freiberuflichkeit mit wenigen Mandaten im Einsatz und bin mit der Software noch nicht ganz warmgelaufen. Zudem musste ich feststellen, dass einige Funktionalitäten wie bspw. eine moderne Kommunikationslösung (z.B. via Messenger oder Chat), ein vollwertiges CRM-System oder eine Preisstruktur, die Kalkulationssicherheit in der Businessplanung ermöglicht, bei den Mitbewerbern meiner Ansicht nach deutlich besser umgesetzt wurden oder bei DATEV nur über zusätzliche Kosten und über einen zusätzlichen Software-Marktplatz-Partner möglich sind.

Daher habe ich mir überlegt direkt hier im Forum bei den wirklichen Anwendern der Software nach Meinungen und Empfehlungen zur Umsetzung zu fragen.

Ob hierbei auch die Frage der Software selbst offen diskutiert werden kann bin ich mir nicht sicher – ggf. ist ein konkreter Austausch über Vor- und Nachteile bzw. Lösungsansätze konkreter Mitbewerbersoftware nicht gewünscht. Ich würde mich aber auch über einen offenen Austausch hierzu freuen. 

Zusätzlich interessiert mich natürlich, wie ihr als DATEV-Erfahrene die Software optimal zum Einsatz bringt und worauf ihr aus heutiger Sicht bei einer Neugründung achten und was ihr von vornherein empfehlen würdet, um eine optimale Nutzung der Software, schlanke klare Prozesse und zufriedene (wenn möglich sogar glückliche) Mitarbeiter wie auch Mandanten zu erzielen.

Ich werde zu den Nachfolgenden Themen in den nächsten Tagen im Forum eigene Beiträge schreiben um hier eine sinnvolle thematische Trennung und späteren Nutzen für andere Forenmitglieder zu ermöglichen.

1. Hardwareaufbau
   • Netzwerkaufbau und Server
   • Arbeitsplatzausstattung, Telefonie und Scanner
2. Prozessablauf in der Kanzlei
3. Programmstruktur und ergänzende Softwarekomponenten
4. Mal sehen, was mir noch einfällt 😊 

Ich freue mich auf den Austausch mit euch! 

Viele Grüße 

din 

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Hallo,

aus meiner 25-jährigen Berufserfahrung als Angestellte finde ich DATEV trotz einiger Baustellen definitiv besser als andere Software. (Eurodata, Navision,  Addison,SBS-Lohn  Curadata gehabt). Mit DATEV remote zu arbeiten ist gut möglich. Mit DATEV-DMS und UO kann man schon Vieles digital intern und extern regeln. Da DATEV weit verbreitet ist, sind Mandantenübertrage von anderen Kanzleien viel einfacherer und die meisten Prüfer kommen gut mit DATEV-Daten zu Recht. Außerdem kann man etliche Dateiformate von Warenwirtschaftssystemen und Zeiterfassungsprogrammen importieren und exportieren.. Klar ist etwas Bastelarbeit zu Anfang nötig,, aber das Endergebins zählt. Internationale Sachverhalte kann DATEV auch meist gut umsetzten. Für die direkte Kommunikation von Problemen mit dem Mandanten  braucht man andere Wege, da DATEV noch keine komfortable App dafür entwickelt hat. Aber aus meiner Sicht hängt vieles von guter Weiterbildung im Bereich Softwareprogramme ab, Ich hätte etliche Kollegen, die sich mit Digitalisierung und Arbeitsprozessoptimierung schwer getan haben.. 

Gruß

AK

Unterstreichung des gesamten Textes, zur besseren Lesbarkeit, durch @Dirk_Jendritzki gelöscht.

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Hallo,

ich habe vor einem Jahr vor dem selben Problem gestanden und die Themen Digitalisierung, Tax Compliance und Prozessberatung in der Vordergrund gerückt.

Ergebnis: Fast keine Resonanz. Jetzt kannst Du sagen, dass ich ein schlechter Vertriebler bin, was sein kann.

Allerdings habe ich nach einem Jahr (und dem zwischenzeitlichen Kauf einer Kanzlei) eine nüchterne Inventur gemacht.

Leider ist es so, dass die Kunden, die ich als Neugründer und jetzt als Eigentümer einer kleinen Kanzlei von 6 Mitarbeitern, das Thema digitale Zusammenarbeit überhaupt nicht interessiert. Und Prozessorientierung sind kleine und mittlere Unternehmen fast gar nicht. Da darf man sich nichts vormachen, die Erfahrungen in größeren Konzernen sind leider überhaupt nicht repräsentativ für das Marktumfeld, in dem Du Dich als Neugründer bewegst.

Da war ich nach 12 Jahren bei einer Big4 und 5 Jahren in Industrieunternehmen blauäugig, weil da die Kunden und die GF das Thema brennend interessiert.

Mein Rat, über den wir uns auch gerne persönlich austauschen können: Überleg Dir, eine Kanzlei zu kaufen. Ich habe meine nach 4 Monaten so gedreht, dass ich das Siegel Digitale Kanzlei nächsten Monat bekommen werden und die Mitarbeiter machen die digitale Arbeitskultur mit. Das ist nur eine Frage des persönlichen Einsatzes und der Fähigkeit, den Mitarbeitern die Vorteile klarzumachen. Mir hat natürlich geholfen, dass bis auf eine Mitarbeiterin alle Mitte 30 sind. Wenn die Mitarbeiter im Großteil > 60 sind, war das für mich ein klares No-Go.

Zur Frage der Software:

Ich habe mir ein paar andere Anbieter angesehen, nur hat es am Ende einen Grund, warum Datev bei >80% der Steuerberater im Einsatz ist. Die Datev ist manchmal langsam und es ist nicht verständlich, warum manche low-hanging fruits nicht geerntet werden. Am Ende ist die Software für die allermeisten Zwecke sehr gut.

Die Zusammenarbeit mit den Mandanten kannst Du über externe Anbieter sicherstellen, die Schnittstellen in DMS haben (5F, Kanzleiland, FastDocs). Das kostet alles ein bißchen was, aber knapp 1.000 € für 5F bringen keinen um.

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@din schrieb:]
[...] 

Der Fokus meiner Kanzlei soll auf einer spezialisierten und individuellen Beratung von Unternehmen aus der Industrie liegen

[...]

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.. da stellt sich mir selbst sofort die Frage, ob man mit dieser Zielrichtung bei der Datev-Software nicht 'im falschen Film' (bzw. hier in der falschen Community) sitzt

Nachtrag: (im Spoiler, da off topic)

Spoiler

übrigens gefallen mir die Begriffe "Syndikus", "Syndizi" und "Syndikusse" schon immer sehr gut 😎

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Hallo @din ,

“…

Zusätzlich interessiert mich natürlich, wie ihr als DATEV-Erfahrene die Software optimal zum Einsatz bringt und worauf ihr aus heutiger Sicht bei einer Neugründung achten und was ihr von vornherein empfehlen würdet, um eine optimale Nutzung der Software, schlanke klare Prozesse und zufriedene (wenn möglich sogar glückliche) Mitarbeiter wie auch Mandanten zu erzielen.…“

Da sprichst Du ein DATEV-Kernproblem an. Wir „Insider“  sind mit DATEV „groß geworden“ und verstehen uns auf die vielen Workarrounds, Prozessbrüche und sind gewohnt, dass zwar alles irgendwie miteinander kommuniziert, aber weit weg von intuitiv und zeitgemäß ist.

DATEV bietet seit den 60er Jahren eine in Einzelprozessen gewachsene Softwarestruktur an. Die ist zwar echt umfassend und löst die meisten StB-Anforderungen, aber sie ist nicht mehr zeitgemäß. Prozessorientiert sollte die in den 2000endern angefangen PRO-Linie werden. Damals wurde angefangen, die auch völlig einzel nund unabhängig voneinander aufgebauten Programme unter eine gemeinsame Stammdatenverwaltung zu hängen. Das CRM wurde ein wenig aufgehübscht - im Kern ist es aber aus den 80er ganzbesonders, was die Workflows anbelangt.

DATEV ist mit uns in einer Zeit groß geworden, in der der EDV-Workflow den Kanzleiprozess bestimmen durfte. Das aber ist längst vorbei - heute muss der Kanzleiworkflow in der EDV abbildbar sein. Darum bemüht sich DATEV noch und hoffen wir, dass es in der Cloud dann besser wird.

Zum Thema Preisstruktur sei darauf hingewiesen, dass die derzeitige Preisstruktur der DATEV auslaufen wird. Künftige Software wird per Benutzerlizenz (personalisiert) ausgegeben werden. Das kommt sehr spezialisierten Kanzleien entgegen- für die Generalisten dürfte es teurer und deutlich komplexer zu verwalten sein. Auch dort ist - soweit bisher kommuniziert - nicht von einem prozessorientierten Modell die Rede.

Bitte nicht falsch verstehen, ich bin eingefleischter und (ein Leben lang) nutzender DATEVanwender - wer heute eine Entscheidung zu StB-Software trifft, muss wissen, dass DATEV derzeit einen technologischen und Preisstruktur-Wandel plant und gemeinsam umsetzt. Das kann klasse werden, taugt aber nicht für die gewünschte Planungs- und Kalkulationssicherheit.

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<DATEV ist mit uns in einer Zeit groß geworden, in der der EDV-Workflow den Kanzleiprozess bestimmen durfte. Das aber ist längst vorbei - heute muss der Kanzleiworkflow in der EDV abbildbar sein. Darum bemüht sich DATEV noch und hoffen wir, dass es in der Cloud dann besser wird.>

Das wird in der Cloud nicht "besser" werden, ganz im Gegenteil.

Ich habe in meinem früheren Berufsleben genügend ERP-Einführungen mit verantwortet und eine Sache war da ein ganz klare Ansage: Ihre Prozesse müssen sich der Software anpassen, alles andere kostet Geld und gefährdet das Projekt.

Die 3 Projekte, die out-of-scope, out-of-lan und out-of-budget gelaufen sind, waren genau die, die gegen diese Kernprämisse verstoßen haben. Es wurde da auf Biegen und Brechen versucht, die alten Prozesse in der neuen Software abzubilden.

Bei Cloud-Applikationen wird es nicht mal die Möglichkeit zum Customizing geben. Wer das will, kann mE froh sein, wenn es unterschiedliche Prozessmodell gibt.

Ansonsten werden wir uns den Datev-Prozessen unterordnen müssen. Das ist bei SAP schon heute oftmals so, die bieten KMU nur ein Standardpaket an.

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Hallo @StB-Stadtkrone ,

die alles entscheidende Frage ist, ob die EDV-Prozesse "im Kopf der Anwender" gedacht und entwickelt sind - oder ob diese vom "EDV-Techniker" nach seinen Bedürfnissen gebaut wurden!?

Ansonsten bin ich bei Ihnen. Je näher der Software-Hersteller an seiner Zielgruppe ist, umso weniger gibt es das Workflow-Problem. 

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Das unterstütze ich vollkommen.

Der Entwickler ist der Kunde (also wir), die IT hat das umzusetzen.

Nur: Sind wir uns über den Standardprozess einig 🙂

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Hallo @StB-Stadtkrone ,

über den Standard-Prozeß sind wir uns in mindestens 80% der Fälle einig.

Das ist eine Erkenntnis aus einer Vielzahl von echten Kundeneinbezugsmaßnahmen und der Arbeit in der Beratungsteams des Vertreterrats an denen Kleinst- Mittel- und Großkanzleien teilnehmen. 

Die relevanten Abweichungen betreffen oft keine systematischen sondern "liebgewonnene" Eigenarten. Grade als Neugründer hat man´s da viel einfacher, weil man die sich erst gar nicht "angewöhnen" muss. Der Rest der Welt verabschiedet sich davon, sobald er erkennt, dass es mit einem durchgängigen Workflow ohne diese "Sonderlocke" noch besser läuft.

Der Mensch ist zwar "ein Gewohnheitstier" aber in aller Regel deutlich flexibler, als häufig nachgesagt wird. 

FAZIT: Wenn der idealtypische Prozess ohne Medienbruch super durchläuft, gewöhnt sich jeder gerne seine wenigen Sonderlocken ab. 

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... die Thread-Erstellerin kam mit viel Verve in die Datev-Community gestürmt ... und ward' seither nicht mehr gesehen 😉

... vielleicht erscheint ihr inzwischen eine andere Software oder ein anderes Geschäftsmodell oder eine andere Community geeigneter für ihre Ziele 😎 

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Es gibt einen anderen Thread zum Thema Server-Ausstattung.  

Ohne ihr das Geschäftsmodell madig machen zu wollen: Eine Kundeninventur ist sehr ratsam. Ich habe das versäumt, bin blauäugig an mein Geschäftsmodell rangegangen, war 4 Monate komplett im Leerlauf (egal, weil ich als Syndikus gut verdient habe in der Zeit) und habe nach dem Kanzleikauf gesehen, dass Erfahrungen aus Big4 und Großkonzernen im "meinem" Marktumfeld nichts wert sind. Da gibt es ganz andere Probleme, bei denen ich mit meiner Erfahrung gut helfen kann.

Mittlerweile habe ich mich damit arrangiert und komme mit der Arbeit aus den Neuakquisen kaum noch hinterher.

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@StB-Stadtkrone  schrieb:

Bei Cloud-Applikationen wird es nicht mal die Möglichkeit zum Customizing geben. Wer das will, kann mE froh sein, wenn es unterschiedliche Prozessmodell gibt.

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Ja, wenn es denn überhaupt eines gibt, ist ja schon mal vieles gewonnen!

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Hallo Zusammen - ja es gibt mich noch 🙂

Leider kommt meine Rückmeldung etwas spät - im Moment habe ich alle Hände voll zu tun (Vollzeit Syndikus und nebenbei Gründer, dabei so viele Fragen und "Aha-Momente" sobald ich etwas Neues in DATEV tue) und komme daher eher zu untypischen Zeiten dazu, mich hier wieder zu Wort zu melden.

Insgesamt finde ich es sehr interessant, dass auch (oder gerade) DATEV-Erfahrene die Tücken der Software ähnlich sehen 😉 Und ja, auch mit SAP habe ich schon den ein oder anderen Kampf ausgetragen und gerade die vielen Anpassungsmöglichkeiten bedingen genau die beschriebenen Probleme. Nichtedestotrotz muss eine Sofware, wenn sie eben nicht angepasst werden soll sondern der Prozess der Software folgt, nunmal extrem gut durchdacht sein. Hier bin ich mit DATEV noch nicht in allen Bereichen Freund geworden.

Bisher habe ich mich noch nicht für einen anderen Anbieter entschieden, tatsächlich spricht für mich vor allem die große und aktive Community gerade noch sehr für DATEV. Hier geschieht ein laufender reger Wissensaustausch, was nunmal ein enormer Vorteil für alle Nutzer ist und mir einfach vom Typ her sehr liegt. Meine ersten Begegnungen mit UO und der OCR am vergangenen Sonntag wiederum waren ein wirklich merklicher Dämpfer 😉

Die Überlegungen bzgl. Kanzleistrategie und ob diese zu DATEV "passt" kann ich nachvollziehen, tatsächlich wird der Bereich spezialisierte Beratung sicherlich weitestgehend ohne DATEV laufen. Daneben bin ich allerdings auch sehr interessiert daran eine funktionoierende Kanzlei mit digitaler Ausrichtung zu etablieren (die mittel- bis langfristig sicherlich einen weiteren StB erfordert).

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Hallo @din ,

Es gibt - neben der Community- noch weitere sehr gute Gründe, sich für DATEV zu entscheiden. Aber um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, muss man eben gerade auch die Negativpunkte kennen und danach die Prioritätenliste setzen oder ggf. anpassen. 

Dass die Community hier herausgehoben wird, freut mich persönlich sehr. Es ist eine wirklich hochkarätige Einrichtung mit EXTREM vielen engagierten Nutzern und mE zwischenzeitlich tatsächlich ein Markenkern der DATEV.

Das geht aber einher, mit dem - ebenfalls nur bei Datev zu findenden - Genossenschaftsgedanken. Allein der Umstand, dass die in der DATEV Cloud von uns Berufsträgern gespeicherten Daten und damit die „Verkörperung“ unseres KnowHows keinem Unternehmen mit dem Ziel der Shareholdervalue zufällt, ist schon Grund genug, sich als Berufsangehöriger - auch wenn’s tierisch langweilig klingt - der Genossenschaft anzuschließen.

Zudem ist DATEV der Plattformhersteller und Partner der BStBK für die kommende StB-Plattform. Wer das Drama um beA der Anwälte erlebt hat, wird froh sein, hier einen seriösen, leistungsfähigen und sicherheitsverpflichteteten Partner an der Seite der Kammer und des Berufsstands zu finden, der dann eine zentrale Rolle im „Steuergeschehen“ und der zugehörigen Kommunikation haben wird.

Es bleibt die Kröte, dass die derzeitige Produktwelt alles abdeckt aber „in die Jahre gekommen“ ist und dass derzeit keine verlässliche Preisstruktur für die Zukunft feststeht.

Dem steht aber gegenüber, dass die absolute Mehrzahl der Kolleg:innen auf dieses System bauen, die meisten Mitarbeiter - wenn sie denn welche akquirieren können - sich echt gut damit auskennen und - ganz wichtig für Neugründer - die Mandate, die sie vermutlich weitgehend über Verdrängungswettbewerb erlangen werden, mit dem System schon vertraut sind, jedenfalls nicht mit Chicy-Micky vom eigentlichen Sinn abgelenkt werden.

Unternehmen-Online ist zwar ein wenig altbacken, die meisten Mandanten sind es aber auch und kommen sehr gut klar damit. Neugründer-Mandate sind zwar anspruchsvoller, aber wenn Sie echte Partnerschaft ihren Mandanten anbieten, können Sie das leicht kompensieren. Und die Anbieter von „Ergänzungsprodukten“ mit Schnittstellen oder gar künftig eine Integration in die Öko-Plattform ist groß und wächst deutlich. Alles Gesichtspunkte, die DATEV als gute Zukunftsentscheidung erscheinen lassen.

Und - ich bin ziemlich überzeugt, dass die Cloudlösungen der DATEV gut werden, sie entstehen gerade mit gaaaanz viel Input aus dem Kreis der Berufsangehörigen und den Vertreterrats-Beratungsteams. Wenn Sie also nicht vom Stand weg gleich Cloud wollen, sind Sie bei DATEV (falls Sie Geduld haben) richtig.