Aufbewahrung nach einer Liquidation

[#1]

Hallo zusammen,

ich habe eine GmbH in der Liquidation. Nun möchte der Mandant, dass wir die Daten im Rahmen der Aufbewahrungsfrist für ihn sichern. Der Mandant hat eine eigene Beraternummer. Sobald die Geschäftsbeziehung mit der Datev endet, werden die Daten im Rechenzentrum gelöscht. Eine DVD ist nun auch nicht so sicher durch äußere Einflüsse. Wie handhabt ihr sowas? 

Danke und liebe Grüße 🙂 

[#2]

Es gibt die Möglichkeit den DUO-Bestand in einen Archiv-Bestand umzuwandeln. Dieser bleibt dann zu einem Festpreis bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht nur lesend zugreifbar.

[#3]

@mkinzler ,
… es geht nicht nur um den DUO-Bestand, sondern um sämtliche Mandantendaten.

Hier stellt sich (mir) immer wieder die Frage, wer die (nicht unerheblichen) Einmalkosten (Vorauszahlung an die DATEV) zu tragen hat.

… zu diesem Punkt gibt es immer wieder unterschiedliche Meinungen

… und die nächste Frage wäre, ob der Mandant auf diese Art der Langzeitarchivierung bestehen kann

[#4]

---

@vogtsburger  schrieb:

@mkinzler ,
… es geht nicht nur um den DUO-Bestand, sondern um sämtliche Mandantendaten.

Hier stellt sich (mir) immer wieder die Frage, wer die (nicht unerheblichen) Einmalkosten (Vorauszahlung an die DATEV) zu tragen hat.

… zu diesem Punkt gibt es immer wieder unterschiedliche Meinungen

… und die nächste Frage wäre, ob der Mandant auf diese Art der Langzeitarchivierung bestehen kann

---

Naja, breche ich die Kosten auf die Gesamtarchivierungszeit (=14 Jahre) runter sind es letztlich knappe 38 EUR im Jahr (und monatlich günstiger als Belege online selbst), für den inaktiven DUO- und Rewe-Bestand. Wäre es mir als Mandat wert. 

[#5]

---

@VerenaWied  schrieb:

---

Naja, breche ich die Kosten auf die Gesamtarchivierungszeit (=14 Jahre) runter sind es letztlich knappe 38 EUR im Jahr (und monatlich günstiger als Belege online selbst), für den inaktiven DUO- und Rewe-Bestand. Wäre es mir als Mandat wert. 

---

... heruntergebrochene Gesamtkosten wirken immer 'harmlos' 😎

Solange sich ein(e) Freiwillige(r) findet, der/die das halbe Kilo an Euros zahlt, gibt es keine Probleme, aber z.B. im Insolvenzfall findet sich meist kein Zahlungswilliger ... und der Insolvenzverwalter gehört nach meiner Erfahrung in die Gruppe der Zahlungsunwilligsten😎

Es wurde hier schon die Meinung vertreten, dass Archivierungskosten schon im Buchführungshonorar enthalten sind, dass also die Kanzlei dafür zu sorgen und zu zahlen hat

[#6]

Danke für die Antworten.

Also gehen wir mal davon aus, dass der Mandant das alles zahlt.

Bei uns werden alle Bestände im RZ gesichert. Theoretisch würde man über die Datev einen Mandantenübertrag von der mandantengenutzten Beraternummer auf die Kanzleiberaternummer machen und über unsere Beraternummer im RZ speichern, da nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zwischen Datev und Mandant die Daten gelöscht werden. Handhabt ihr das ebenfalls so? Oder habt ihr noch einen anderen Lösungsvorschlag?

Danke 🙂

[#7]

@NathalieGre ,

ich hatte mich erinnert, dass das Thema der Übernahme der Archivierungskosten hier in der Community schon mal diskutiert wurde ...

... und habe den passenden Beitrag tatsächlich auf Anhieb wiedergefunden ...

... und zwar hier: https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/FiBu-Export-nach-Agenda/m-p/477895/highlight/true#M63741:~:text=Zun%C3%A4chst%20einmal%3A%20Kein%20***bleep***%2C%20die%20f%C3%BCr%20den%20Mandanten%20kostenfreie%20Aufbewahrung%20haben%20Sie%20am%20Hals%20(was%20meinen%20Sie%2C%20warum%....

Für Kanzleien spielt es schon eine große Rolle, wer im Zweifel diese Archivierungskosten zu tragen hat ...

... da kann schon 'ein hübsches Sümmchen' zusammenkommen 😎

... es stellt sich nur noch die Frage, welche 'Aufbewahrungsmethode' für die ausgeschiedenen Mandate am geeignetsten, am 'günstigsten', am sichersten und vor allem rechtssicher ist 😉

[#8]

---

@NathalieGre schrieb: Theoretisch würde man über die Datev einen Mandantenübertrag von der mandantengenutzten Beraternummer auf die Kanzleiberaternummer machen und über unsere Beraternummer im RZ speichern,

---

Hallo @NathalieGre , warum so kompliziert.

Wenn die Daten auf der Mandantenberaternummer liegen und auch Mitgliedsgebundenes Mandatsgeschäft vereinbart ist (=> Mandant erhält die Rechnung direkt von der DATEV), brauchen Sie gar nichts machen.

Der Mandant kann/muss die entsprechenden Produkte bei der DATEV bestellen, zahlt die entsprechende Vergütung und die Daten werden als Inaktiv entsprechend der Aufbewahrungsfrist archiviert. 

Meiner Meinung nach brauchen auch nicht alle Daten bei der DATEV gelöscht werden.

Die GmbH in Liquidation ist weiterhin rechtsfähig, sie erhält nur, wg. Bestellung des Archivprodukts dann keine weitere Rechnung mehr von der DATEV. Wird die GmbH im Handelsregister gelöscht, geht die Unterberaternummer auf den Gesellschafter über, der die Aufbewahrung der Bücher übernimmt. § 74 II GmbHG.

Wer für die Archivierung verantwortlich ist, sollte entweder in der Satzung stehen oder durch Gesellschafterbeschluss festgelegt werden. Soll der Steuerberater die Aufbewahrung übernehmen, erfordert dies daher einen gesonderten Beschluss und ein Steuerberater wird diese Pflicht sicher nicht unentgeltlich übernehmen (Achtung: Unterlagenarchivierung kann eine gewerbliche Tätigkeit darstellen)

Zur Aufbewahrung allgemein:

Die Bundessteuerberaterkammer hat im Hinweis vom 13.01.2022 deutlich gemacht, dass die Aufbewahrung der Belege ausschließlich Aufgabe des Mandanten ist

https://www.berufsrecht-handbuch.de/i-berufsrechtlicher-teil/5-verlautbarungen-und-hinweise-fuer-die-berufspraxis/52-hinweise-der-bundessteuerberaterkammer/525-hinweise-der-bundessteuerberaterkammer-zumzurueckbehaltungs-und-leistungsverweigerungsrecht/5251hinweise-zur-mandatsbeendigung-und-zum-manda...

Dieser Hinweis ist im berufsrechtlichen Handbuch veröffentlicht und sollte daher allen Berufskollegen bekannt sein. Falls Sie entgegen dieses Hinweises oder für darin nicht erwähnte Unterlagen der Meinung sind, dass als Steuerberater für bestimmte Unterlagen des Mandanten eine Aufbewahrungspflicht haben, können Sie sich dieser Pflicht durch eine Aufforderung gemäß § 66 II 2 StBerG entledigen. 

Fazit: Die Rechtslage ist eindeutig. Der Mandant muss nur rechtzeitig informiert werden, damit es keine Überraschung ist. Unterlagen sind vom Mandanten aufzubewahren. Der Mandant hat sich darum zu kümmern und die Kosten direkt zu tragen. Ob Papier im Keller oder digital im Onlinearchiv spielt keine Rolle. 

[#9]

Danke für Ihren Kommentar, @noescher 

Man sieht, dass das Thema nicht so ganz trivial ist und dass sozusagen 'noch und noescher' Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um den Status der Rechtssicherheit zu erreichen 😊