Buchungsdatenservice und Anzahl der Belegdateien = 1

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Hallo,

wir sind Anbieter einer Software für die Reisekostenabrechnung online.

Unsere Kunden erstellen Reisekostenabrechnungen und laden dazu Belege hoch, z.B. Hotelbelege, Taxi aber auch einzelne Belege, z.B. ein Drucker für das Homeoffice oder eine Schulung, also durchaus auch Rechnungen über 250 Euro.

Wir haben diverse Schnittstellen zu Herstellern von Buchhaltungssoftware und sind gerade in der produktiven Testphase für den DATEV Buchungsdatenservice. 

Für manche Belege generieren wir zusätzliche PDFs, z.B.

• Für Bewirtungen einen Bewirtungsspesennachweis
• Für einzelne Belege eine "Belegabrechnung"
• Oft laden Benutzer auch für einen Beleg mehrere Dateien hoch (z.B. einen eigenen Bewirtungsspesennachweis bzw. den vom Restaurant).

Aktuell "mergen" wir all diese Belege zu einem Beleg. Wir erstellen also aus mehreren Dateien ein (1) pdf und übergeben dieses pdf an die Buchhaltungssoftware. Das funktioniert soweit wunderbar.

Das dürfen wir aber in Zukunft so nicht mehr machen, wenn es sich um eine Zugferd Rechnung handelt, da der XML Anteil der Zugferd Rechnung verloren gehen würde und man sowieso diese e-Rechnungen nicht mehr verändern darf. Man könnte eine neue mit XML erstellen aber das entspräche sicherlich nicht den GoB.

Jetzt ist es ja leider so, dass man per Buchungsdatenservice pro Beleg nur eine Datei anhängen kann.

Die einzige Lösung, die mir hier einfällt ist, dass wir kurz vor der Übertragung ermitteln, ob es sich in den in unserer Software vorhandenen N Belegbildern eines vorhanden ist, das eine Zugferd Rechnung ist und dann in diesem Fall eben nur diesen einen Beleg zu übertragen. 

Das hätte zur Folge, dass manche der vom User angehängten Belege oder manche zusätzlichen Dokumente von uns (z.B. der Bewirtungsspesennachweis) nicht in die Buchhaltung übertragen werden, sondern in unserer Software "hängen bleiben". Kann man so machen, aber ist eigentlich schade. 

In manchen anderen Buchhaltungs Software Lösungen kann man pro Beleg Mehrere Files hoch laden. Da diese aber am Ende auch nach DATEV exportieren ahne ich, dass man sich dort diese Frage auch stellt.

Ich würde mich hier über einen Austausch freuen, wie andere das sehen und lösen. 

Ideal wäre doch eigentlich, wenn mann mehrere Belege nach DATEV exportieren könnte, einen "Hauptbeleg" und dann noch "Zusatzbelege". Aber das ist sicher nur Fiktion.

Wahrscheinlich wird es auf das "verlieren" der zusätzlichen Belege raus laufen bzw. man könnte argumentieren, dass es sich "bei dem anderen Gedöns" gar nicht um Belege handelt.

Viele Grüße

Reisekostenrechner  

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@Reisekostenrechner  schrieb:

Ideal wäre doch eigentlich, wenn mann mehrere Belege nach DATEV exportieren könnte, einen "Hauptbeleg" und dann noch "Zusatzbelege". Aber das ist sicher nur Fiktion.

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Grundsätzlich ist es schon möglich mehrere Belege nach DUO/Belege online hochzuladen und zu einem "symbolischen" Beleg zusammen zu heften. D.h. auf Datei-Ebene sind weiter n verschiedene Belege vorhanden, die aber für die Verknüpfung mit dem Buchungssatz als einer behandelt werden. (Beim Export dagegen nicht, aber das ist eine andere Baustelle.)

Wenn der Buchungsdatenservice das nicht bietet und es auch sonst keine Schnittstelle gibt, über die man das "von außen" machen kann, wäre das in der Tat eine sinnvolle Ergänzung.

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Hallo,

die Frage wäre, ob es überhaupt Sinn und Zweck ist die Belege zu mergen.

Im Moment sind die Dateiformate (ZugFeRD und XRechnung) eher so aufgebaut:

Mehrere Bestellungen = eine Lieferung = eine Rechnung

Ich denke, daran wird sich so schnell auch nichts ändern.

Deshalb können Sie auch einfach jeden Beleg einzeln liefern und haben dann keine Probleme.

Viele Grüße

Ingo

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Bei Abrechnung von Reisekosten kommst du i.d.R. kaum drumherum mit mehreren Belegen zu arbeiten. Wenn es nur Fahrtkosten und die Pauschale sind, reicht vielleicht der Erstattungsantrag des Unternehmens. Aber wenn individuelle Hotel-, Seminar- und Verpflegungskosten erstattet werden sollen, hast du automatisch mehrere Rechnungen von mehreren Ausstellern. Wobei da eigentlich keine E-Rechnungen drunter sein sollten, der Arbeitnehmer ist (in der Rolle) ja kein Unternehmer. Aber erstens kommt es anders, zweitens als man denkt …

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@Dworzak  schrieb:

Deshalb können Sie auch einfach jeden Beleg einzeln liefern und haben dann keine Probleme.

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Aber nur, wenn der Arbeitnehmer kein Problem damit hat, auf seinem Konto ein halbes Dutzend Überweisungen "Reisekostenerstattung" zu finden (und die Firma nicht pro Überweisung zahlt). 😉

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Die Bezahlung mehrerer Rechnungen in einer Summe bzw. Überweisung hat jetzt nichts mit der eRechnung zu tun. 😉

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Hallo miteinander und danke für Euer Feedback, @rschoepe und @Dworzak .

Es gab mehrere inhaltliche Feedbacks, auf die ich hier in einer Antwort reagiere.

Thema 1)  "eine Reisekostenabrechnung, einen oder N Belege und die Auszahlung"
Eine Reisekostenabrechnung führt in der Regel zu N Belegen (Pauschalen, Taxi, Hotel, Bewirtung ... jedes ein Beleg, also N). Diese werden dann nicht einzeln an den Mitarbeiter bezahlt, sondern über den Kreditor oder über eine entsprechende Lohn Schnittstelle (LODAS oder LuG).

Allerdings ist mein Punkt darauf bezogen, dass wenn einer dieser Belege, z.B. eine Bewirtung aus mehreren "Seiten Papier" besteht.

Thema 2) interessant, @rschoepe was Du über die Möglichkeit schreibst, mehrere Belege nach DUO hochzuladen und dann zu einem "symbolischen" Beleg zusammen zu heften.

Wenn ich mal die Primanota aus einem unserer Exporte von unserem System in den Buchungsdatenservice anschaue, dann sieht das so aus wie im angehängten Screen. Dort ist je Buchung genau ein Symbol in der Spalte "BL" zu sehen. Verstehe ich das richtig, dass sich dort mehrere Dateien verbergen könnten?

Meinst Du damit, dass man mehrere einzelne Seiten über den Stapled Endpoint hochlädt? https://accounting-documents.api.datev.de/platform/v2/clients/455148-1/documents/stapled und dann im csv die dort generierte UUID verwendet?

Ich frage mich, was DATEV dann mit diesen mehreren Dokumenten macht in Bezug auf die E-Rechnungen. Vielleicht erlaubt es nur einen Beleg mit xml Anreicherung?

Was meinst Du mit "beim Export dagegen nicht", welchen Export meinst Du?

Wir haben demnächst unseren Freigabetermin, das wird auf jeden Fall eine unserer Fragen sein.

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Komisch, kann meinen Beitrag nicht bearbeiten.

Ich meinte diesen Endpunkt:

https://developer.datev.de/datev/platform/de/product/58944/api/29463#/accountingdocuments_20/operation/%2Fclients%2F%7Bclient-id%7D%2Fdocuments%2Fstapled/put

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@Reisekostenrechner  schrieb:

Meinst Du damit, dass man mehrere einzelne Seiten über den Stapled Endpoint hochlädt?

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Das scheint die entsprechende API dafür zu sein, ja. In KaReWe kann man das auch noch manuell mit den hochgeladenen Belegen machen.

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@Reisekostenrechner  schrieb:

Dort ist je Buchung genau ein Symbol in der Spalte "BL" zu sehen. Verstehe ich das richtig, dass sich dort mehrere Dateien verbergen könnten?

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Genau, zusammengeheftete Belege werden behandelt, als wären sie eine Datei.

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@Reisekostenrechner  schrieb:

Was meinst Du mit "beim Export dagegen nicht", welchen Export meinst Du?

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Geheftete Belege exportieren: Nur der erste Beleg wird exportiert 

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@rschoepe herzlichen Dank für diese wertvolle Information!

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Hallo @rschoepe ,

ich wollte heute Deinen Vorschlag umsetzen und wie bereits im Thread beschrieben, anstatt einer Datei zuerst einen Stapel generieren und dann die StapelId im CSV mitgeben. Allerdings erhalte ich, wenn eine der Dateien für den Stapel eine ZUGFeRD Datei ist, die unten stehende Fehlermeldung "Es dürfen keine ZUGFeRD Dateien zusammengefügt werden. Übertragen Sie die Dateien einzeln". https://apps.datev.de/help-center/documents/1046334  Fehler Nummer DCO01250

Sieht also so aus, dass man mit dem DATEV Buchungsdatenservice pro Buchung nur eine Datei mit senden kann, wenn es sich bei einer der Dateien um eine ZUGFeRD Datei handelt.

Schade. Mich interessiert nun die Meinung der Community zu folgender Idee:

Wir generieren in Spesenfuchs übersichtliche Abrechnungstabellen zu jedem Beleg. Z.B. hingekritzelter Taxibeleg erhält noch eine Übersichtsseite mit den Daten.
Ausserdem generieren wir Bewirtungsspesennachweise zu Bewirtungsbelegen.

Beides ist äusserst beliebt bei den Usern.

Gesetzt den Fall, dass jetzt so ein Beleg eine ZUGFeRD Rechnung ist, könnten wir aus beiden Dateien (Übersichtsdatei und Zugferd Datei) eine einzige neue Datei erzeugen, die beide PDFs und das Zugferd XML der einen Datei enthalten würde.

Wenn wir das nicht machen, können wir an DATEV nicht mehr unsere schönen Reports schicken, sondern nur die blanken ZUGFeRD files. 

Frage: ist das erlaubt (GoB)? Gibt es Alternativen?

Ich bin gespannt auf die Meinungen der Community. Am besten wäre für uns ein Link der sagt, dass das erlaubt ist oder eben nicht. Meiner Recherche nach ist da nicht eindeutig geregelt.