#DigiCamp: Session "Ein digitaler Prozess zur elektronischen DATEV Rechnung"

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Liebe Session-Teilnehmer:innen, 

hier findet Ihr die Präsentation zu unserer Session "Ein digitaler Prozess zur elektronischen DATEV
Rechnung". 

Wenn Ihr Fragen rund um die elektronische DATEV-Rechnung, zur Umstellung auf den elektronischen Zustellweg oder zur Funktion "Kostenweiterverrechnung an Mandanten" habt, meldet euch gern bei uns. 

Die anhängende Präsentation ist wie in der Community üblich, im PDF-Format. 

Viele Grüße

Andreas Löhr und Michael Schnepf

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Ich hatte letzte Woche eine mandantengenutzte Beraternummer angelegt; schon mal die Lohndatenservices drauf gebucht und kurz darauf DUO. Ich habe dem Mandat dann gesagt, dass wir die DATEV Bürokratie einmal zusammen durchgehen und erledigen. Habe dem Mandat auch gesagt, dass wir aktiv auf die elektronische Rechnung umstellen müssen, bevor das Mandat noch Post bekommt. Bin also ab auf die Webseite, die ich auch schon nicht schnell in Google gefunden habe, auf der DATEV Seite selber suche ich schon lange nicht mehr und musste dann feststellen: Rechnungsstellung stand schon auf E-Mail unverschlüsselt 😳. 

OK? 🤔 Also ist das jetzt der neue Standard bei mandantengenutzten Beraternummern? Dazu braucht es also keine AGB Änderung? Was ist mit mandantengenutzten Beraternummern samt DUO Vertrag aus geraumer Vorzeit? Muss man hier aktiv umstellen? Wenn ja, brauche ich umso mehr eine Liste, welche Mandate ich anspreche und welche nicht, weil die schon die Rechnung als PDF bekommen. Wenn ja, kann man das anhand der mandantengenutzten Beraternummer festmachen? Ab mandantengenutzter Beraternummer X hat DATEV automatisch PDF eingestellt? 

Sorry, langsam blicke ich da nicht mehr durch 😶. Komme mir immer ziemlich dumm vor, wenn ich gegenüber dem Mandanten Aussagen treffe, die nicht stimmen. Das Mandat denkt dann auch: Weiß er, wovon er redet? 😢

Und sorry, wenn ich's auf Euch DATEV dann schiebe. Wenn ich dem Mandat dann noch erkläre, dass ich das nicht mal ohne Fernwartung oder Abfrage nachschauen kann und ich bis heute keine Liste habe, welche Mandate noch umzustellen sind ... tut mir leid. Wir haben keine Lust Manuel 👨 ans rosa Telefon ☎️ zu setzen, der fragt: Bekommst Du noch Post von DATEV? Oder schon eine E-Mail? Bist Du Dir nicht sicher? OK, lass mal zusammen eben schauen. Ah, OK - steht schon E-Mail drin. War schön mit Dir zu quatschen aber leider "sinnlose" Zeitverschwendung. 

Und das Mandat so: Weiß er das nicht? 🤔

Ganz anders das Apple 🍏 Problem beim Kanzleiinhaber. Problem erkannt, Problem verstanden, im Kopf die Steps durchgegangen, was man wo wie tun muss, um ans Ziel 🏁 zu kommen und auf Nachfrage des anderen Kanzleiinhabers sagte er ihm: Ja, hat er sehr gut gemacht und alles, was wir besprochen / er mir erzählt hat, ist exakt so eingetroffen. Was'n das für ein geiles Lob? 😍 DATEV? Wundertüte. 

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Nach aktueller Anfrage aus 09/2022 bei Datev.

Sehr geehrter Herr XXXXXXXX,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Bitte entschuldigen Sie die späte Rückantwort. 

Der Standardzustellweg für die DATEV-Rechnung ist aktuell lt. AGB der Zustellweg per Post. Da wir unterschiedliche elektronische Zustellwege mit unterschiedlichen technischen Voraussetzungen Anbieten, ist eine Auswahlmöglichkeit in der Anlage einer Beraternummer z.B. nicht direkt möglich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Zustellweg für Ihre Kanzleiberaternummer in der Onlineanwendung "Rechnungsdaten online" auf diese umzustellen bzw. über ein WEB-Formular die Rechnung per E-Mail zu beauftragen. Dieses WEB-Formular finden Sie im Hilfecenter im Dokument 1080680. Ein ausgedrucktes, unterschriebenes Formular ist nicht notwendig. 

Bei der Umstellung auf den Zustellweg Unternehmen online ist zum heutigen Zeitpunkt leider noch ein Medienbruch vorhanden. Hier ist nach der Anlage der Kooperation eine Teilnahmeerklärung an DATEV zu senden. Diese kann jedoch auch elektronisch signiert werden und muss ebenfalls nicht zwingend handschriftlich Unterschrieben werden. Wir sind aktuell dabei, diesen Medienbruch zu beseitigen und einen durchgängigen digitalen Prozess zuschaffen. 

Wir hoffen, Ihre Fragen beantwortet zu haben und stehen für weitere Fragen gern zur Verfügung. 

Bei Rückfragen beziehen Sie sich bitte auf den Kontakt XXXXXXX vom 01.09.2022 zur Berater-Nr. XXXX.

Freundliche Grüße

DATEV eG

XXXXXXX

Signatur Diese E-Mail wurde mit einem Zertifikat der DATEV eG signiert. Damit können Sie sicher sein, dass die Nachricht so von uns gesendet wurde. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass die Signatur ungültig ist oder nicht geprüft werden kann, fehlt das Zertifikat zu dieser Signatur auf Ihrem Rechner. Informationen zu Zertifikaten und zur digitalen Signatur finden Sie unter https://www.datev.de/zertifikate im Internet.

DATEV eG 90329 Nürnberg		Sitz: 90429 Nürnberg, Paumgartnerstraße 6 - 14 Registergericht Nürnberg, GenReg Nr. 70
Telefon +49 911 319-0		E-Mail info@datev.de Internet https://www.datev.de

Vorstand
Prof. Dr. Robert Mayr (Vorsitzender)
Prof. Dr. Peter Krug (stellv. Vorsitzender)
Julia Bangerth
Prof. Dr. Christian Bär
Diana Windmeißer

Vorsitzender des Aufsichtsrates: Nicolas Hofmann

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Das mag für Kanzleien stimmen. Und für Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft? 

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Angefragt wurde für die Datev Rechnungen an Mandanten......

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Hallo metalposaunist, 

danke für deinen Beitrag. 

Der Standardzustellweg ist, wie tu_heggi geschrieben hat, der Zustellweg per Post. Dies gilt sowohl für Mitglieder als auch für Mandanten. 

Wenn ein neuer oder bestehender Mandant ins mitgliedsgebundene Mandantengeschäft geht, erhält dieser ein Begrüßungsanschreiben mit allen wichtigen Informationen. Hier kann der Mandant dann verschiedene Angaben machen wie z.B. die Rechnung per Mail auswählen oder ein Sepa-Lastschriftmandant hinterlegen. Der besagte Mandant hat somit vermutlich in der Antwort an DATEV angegeben, dass er die Rechnung per Mail erhalten möchte. Gibt er in der Antwort nichts zur Rechnung an, erhält er diese per Post. 

Zu deiner zweiten Frage: 

Die Kanzlei kann nicht einsehen, welche Zustellwege die Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft ausgewählt haben. Dies hat den Hintergrund, dass der Mandant im direkten Vertragsverhältnis zu DATEV steht und die vertraglichen Entscheidungen selbst treffen darf. (siehe auch Antwort aus folgendem Thread auf eine ähnliche Frage von dir: https://www.datev-community.de/t5/DATEVdigicamp/DigiCamp-Session-quot-Die-elektronische-DATEV-Rechnung-quot/m-p/298038/highlight/true#)

Viele Grüße

Andreas

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@Andreas_Löhr  schrieb:

....

Wenn ein neuer oder bestehender Mandant ins mitgliedsgebundene Mandantengeschäft geht, erhält dieser ein Begrüßungsanschreiben mit allen wichtigen Informationen. Hier kann der Mandant dann verschiedene Angaben machen wie z.B. die Rechnung per Mail auswählen oder ein Sepa-Lastschriftmandant hinterlegen. Der besagte Mandant hat somit vermutlich in der Antwort an DATEV angegeben, dass er die Rechnung per Mail erhalten möchte. Gibt er in der Antwort nichts zur Rechnung an, erhält er diese per Post. 

....

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Guten Morgen @Andreas_Löhr 

ist denn hier auf absehbare Zeit eine Modernisierung angedacht? Wenn Mandanten ja "Ihre Emailadresse" bei Bestellung einer Unterberaternummer durch den "Hauptberater" angeben, sollte doch nichts gegen die Kommunikation per Email für allen solch "wichtigen Informationen" mehr im Wege stehen.

Oder?

Das geht selbst bei Versicherungsunternehmen, bei denen man online eine Versicherung abschließen kann.....

Kein Papier mehr!

Warum also nicht bei DATEV?

Zumal der "Hauptberater" das ja auch in "sein Portal" "DATEV-Mitteilungen" als PDF bereitgestellt bekommt.

Danke für Feedback!

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@Andreas_Löhr schrieb:

Hier kann der Mandant dann verschiedene Angaben machen wie z.B. die Rechnung per Mail auswählen oder ein Sepa-Lastschriftmandant hinterlegen. Der besagte Mandant hat somit vermutlich in der Antwort an DATEV angegeben, dass er die Rechnung per Mail erhalten möchte.

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Klasse! Und ich als Steuerberater bzw. Partner des Mandanten muss das also nicht wissen 🤔? Wir brauchen dringend die Übersicht als Steuerberater, wo noch Post unterwegs ist und wer schon umgestellt hat, damit man erst gar nicht ins Portal muss, um dort nichts umzustellen, weil alles schon passt! 

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@Andreas_Löhr schrieb:

Die Kanzlei kann nicht einsehen, welche Zustellwege die Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft ausgewählt haben. Dies hat den Hintergrund, dass der Mandant im direkten Vertragsverhältnis zu DATEV steht und die vertraglichen Entscheidungen selbst treffen darf. 

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Ich habe eine Vollmacht! Sorry DATEV aber das ist krank! Wir als Digitalisierungspartner an der Seite des Mandanten müssen sowas wissen! Um das Mandat auch digital entwickeln zu können, um zielgerichtet Informationen ausgeben zu können. Aber DATEV meint, wenn die Kanzlei einen Newsletter an alle verschickt mit: stellt doch mal auf eRechnung um, ist es damit getan. #Service? 

DATEV bremst mich zumindest aktiv in meiner Arbeit aus und lässt mich zusätzliche, teils sinnlose Arbeit machen!

Ihr macht Euch selbst bei unseren Mandaten, die voll digital unterwegs sind, "lächerlich" ...  

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DATEV bremst mich zumindest aktiv in meiner Arbeit aus und lässt mich zusätzliche, teils sinnlose Arbeit machen!

Kommt ständig vor!

Ihr macht Euch selbst bei unseren Mandaten, die voll digital unterwegs sind, "lächerlich" ...  

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Kommt ständig vor!

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Hallo zusammen, 

von 1und1 haben wir die Tage folgende E-Mail erhalten: 

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[...] aufgrund der gesetzlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen wir unseren Rechnungsversand zum 1. Dezember 2022 umstellen. Ab diesem Zeitpunkt schicken wir Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine neue Rechnung für Sie bereitsteht. Ihre Rechnungen können Sie jederzeit in Ihrem IONOS Kundenkonto unter Rechnungen & Zahlungsdetails bequem einsehen und herunterladen.

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Ist die DSGVO hier ein Deckmantel oder wie ist das zu verstehen? Wenn's wirklich die DSGVO wäre, dann dürfte auch DATEV keine Rechnungen als PDF Anhang einer E-Mail an unsere Mandanten schicken?

Bitte um Aufklärung! 

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Das hier hatte ich im Sommer von 1&1 Telecom erhalten:

Guten Tag Marco Brunzendorf,

herzlichen Dank für Ihre Frage zum Rechnungsversand. Der monatliche Versand per E-Mail ist leider nicht mehr möglich.

Ich bin der Meinung, dass die damit nur ihr "Control-Center" pushen wollten...

Nachdem ich nachbohrte, bekam ich nachfolgende Antwort:

Guten Tag Marco Brunzendorf,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Es tut mir leid, dass Sie mit unserer Entscheidung zur Versendung der 1&1 Rechnungen nicht einverstanden sind.

Um möglichst wenig persönliche Daten in E-Mails zu verwenden, verzichten wir künftig auf den Rechnungsversand per E-Mail. Im 1&1 Control-Center sind alle Rechnungen hinterlegt und Ihre Daten bestmöglich geschützt.

Natürlich informieren wir Sie weiterhin, wenn eine neue Rechnung zum Abruf bereitsteht. Wir passen uns dazu dem marktüblichen Ablauf an.

Ich bedauere sehr, dass ich Ihnen keine Ausnahme anbieten kann.

Danach bin ich zur Telekom gewechselt und erhalte wieder (bis heute) meine Rechnungen per Email.

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Hallo,

wenn ich mich richtig erinnere kann man allerdings im Control-Center zwischenzeitlich selbst umstellen, dass die Rechnung doch wieder als E-Mail versendet wird.

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@m_brunzendorf schrieb:

Danach bin ich zur Telekom gewechselt und erhalte wieder (bis heute) meine Rechnungen per Email.

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Unser invoicefetcher ruft alle Rechnungen bei 1und1 automatisch ab 🤓. Kein Grund zum Wechseln nötig. 

Klingt für mich aber nach Deckmantel DSGVO - oder 1und1 legt sie anders aus. Scheint DATEV Rechnungen ja nicht zu betreffen. Sehr seltsam. 

@Andreas_Löhr: Weil unsere DATEV Rechnung in 11/22 mal eben 1,4k höher war (Gott weiß warum, ich gehe auf die Suche 🙄), lade ich mir aus den Service Anwendungen die Daten herunter. Wenn ich aber die XLS aufrufe, bekomme ich:

Kann DATEV da mal XLSX draus machen? XLS ist ja oldschool Office 1997 Format. Und wenn ich speichern unter sage, steht vorausgefüllt TXT als Dateiformat drin, obwohl's eine XLS ist?! Sehr seltsam. 

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Ich prüfe gerade unsere Rechnung schon mal vorab via Service Anwendungen. Da fällt mir das auf: 

Menge x Preis = Betrag hätte ich gedacht. Bei 1,00 geht das noch auf aber dann wird's komisch?! Wieso steht denn da 200,00 statt 2,00? Noch eine Position weiter habe ich 143,00 statt 1,43, um auf den Betrag zu kommen?

Bitte um Erklärung. Wenn Auftragswesen next so rechnen würde 🤣 ...