Rechnungsvorlagen erfordern zu viel manuelle nachbearbeitung

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Hallo Community, 

ich bin seit kurzem in einer Kanzlei, in der in Datev Anwalt Classic die Ausgangsrechnungen erstellt werden. Die Rechnugnen an die Kunden/Mandanten werden in Word erstellt. Im Nachgang muss ich noch einiges an der Rechnung anpassen, bis diese das Haus verlassen kann. Es sind nicht die RG relevante Änderungen, sondern eher kosmetische. Formatierung, Zeilenabstand, ggf. nicht benötigten Grussformeln uä.

Im Datev Hilfe Center hab ich zwar was gefunden, bin aber nicht weiter damit gekommen, da ich mich mit Datev (wie schon erwähnt) nicht so gut auskenne. Gibt es evtl. irgendwo eine etwas detaliertere Anleitung - Step-by-Step - um die Vorlagen zu erstellen? Für jeden Wink wäre ich dankbar.

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Herzlich Willkommen in der Hölle der Vorlagenverwaltung, Schriftguterstellung und Platzhaltern 😩

Um das Thema zu beherrschen kann man eine Vollzeitausbildung absolvieren. Vor vielen Jahren habe ich mich mal mit dem Thema intensiv auseinandergesetzt .... heute weiß ich so gut wie nichts mehr darüber.

mfg

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Danke für die herzliche Begrüssung 😀

Wieso stellt mich diese Aussage nicht zurfieden? Ach stimmt, es hiess ja "wir wollen digital werden"...

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Bedenken Sie, dass die DATEV-Rechnungen demnächst auf E-Rechnung umgestellt werden, wobei bis auf ein Logo keine individuellen Anpassungen mehr möglich sind. (Betrifft die Rechnungserstellung für Steuerberater)

Ich würde die E-Rechnung jetzt optimieren und keine Zeit mehr in die alte Vorlagenverwaltung investieren. Optimieren Sie die E-Rechnung und...

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Das Problem ist, dass die GL sehr hohen Stellenwert für die Optik eingeräumt hat, und das schon seit etlichen Jahren. Ich bin erst seit kurzem im Unternehmen. Das Motto des Untenehmens "wir wollen zu 110% fehlerfrei sein, um unsere Professionalität zu unterstreichen", werde ich in der kurzen Zeit nicht dazu bewegen, die Layoutkosmetik in den Hintergrud zu drängen.

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Da kann morgen @Silvia_Kubisch bestimmt Unterstützung liefern, solche einmaligen Dinge kann man aber auch gut bei DATEV kostenpflichtig in Auftrag geben, dann muss man sich da nicht einarbeiten... 

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Guten Morgen, @orzia ,

die wichtigsten Hilfe-Dokumente für die Anpassung der Rechnungsvorlagen finden Sie hier:

Rechnungs-Vorlagen für Rechtsanwälte und Notare anpassen

Zusammensetzung der Rechnungs-Dokumente

Anpassung und Erstellung von Anwalt-Vorlagen

In den Rechnungsvorlagen sind allerdings jede Menge Funktionen und Bedingungen enthalten, die dabei kaputt gehen können, wenn Sie nicht den Text, sondern die Felder ändern. Ändern Sie nur Texte, die Sie meistens daran erkennen, dass sie in Anführungszeichen "" stehen. Sie sollten auf jeden Fall vor der Änderung eine Sicherung der Datei erstellen.

Da es sich um eine einmalige Einrichtung handelt, empfehle ich Ihnen, die Einrichtung per Online-Termineservice mit unseren Servicekollegen vorzunehmen. Dieser Service ist kostenpflichtig (45 EUR pro angefangene 15 Minuten zzgl. USt): DATEV-Auftragsservice

Hier können Sie den DATEV-Auftragsservice für Ihre Rechnungsvorlagen buchen.

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Hallo Community,

wir nutzen auch Anwalt Classic. Ich habe die Rechnungsvorlage für die E-Rechnungen überarbeiten lassen mit Hilfe eines netten DATEV-Mitarbeiters (das war auch nötig, ich hätte es nicht hinbekommen).

Mir stellt sich zu den E-Rechnungen nur die Frage, ob die "Betreff"-Zeile vielleicht erweitert werden könnte. Ich soll hier die Parteien angeben, Gericht und Aktenzeichen und den Zeitraum den ich abrechne. Das funktioniert nicht. Es wird automatisch die Aktenbezeichnung angegeben. In der Aktenbezeichnung ist oft nicht genug Platz für alle Parteinamen ausgeschrieben, wenn ich GmbH & Co. KG etc.pp eingeben muss. Und je umfangreicher man die Aktenbezeichnung anlegt, desto schwieriger ist es oft die Akten dann auch zu finden. Kann DATEV vielleicht hier was ändern, dass man den Betreff bei E-Rechnungen individueller anlegen kann? Oder übersehe ich etwas?

Bei den ZUGFerd-Rechnungen fällt es besonders auf. Und wir müssen viele ZUGFerd (oder wie auch immer das geschrieben wird) anlegen, weil wir nun mal viele Nicht-Kaufmänner als Mandanten haben.

Viele Grüße

J.Y.

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Hallo @janet77 ,

welche "Betreff"-Zeile meinen Sie denn, die der E-Mail oder in der Sichtkomponente?

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Hallo Frau Kubisch,

die in der Sichtkomponente (Rechnung). 

VG J. Y.

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Hallo J.Y.,

welchen Teil genau meinen Sie mit "Betreff"? Der Teil, in dem idR. die Aktenbezeichnung ausgegeben wird? Hier wollten Sie zusätzlich oder in einer Zeile darunter die Parteien, Gericht, Aktenzeichen ausgeben? Also in der Zeile darunter?

Den Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum können Sie jedenfalls nur direkt in der Rechnung einfügen, über die Position "Leistungszeitpunkt".

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Hallo Frau Kubisch,

wir machen es schon seit Jahrzehnten so:

Ist dann ja kein Leistungszeitpunkt, sondern ein Leistungszeitraum. Wundert mich eigentlich, dass sonst niemand das Problem hat, insbesondere bei Zeitabrechnungen? Ist bei uns der Hauptgrund, warum wir die Kostennoten dann noch nacharbeiten müssen.

Ich möchte auch nicht nerven oder so, ist halt so gewünscht vom Chef. Wenn man im Leistungszeitpunkt auch einen Leistungszeitraum eingeben kann, kann ich das sicher auch so angeben.

Das Gericht mit Aktenzeichen geben wir auch an, weil es ja auch des Öfteren mehrere Instanzen gibt und dann ist leichter nachvollziehbar, was abgerechnet wird.

VG + schönen Abend

J.Y.

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Hallo J.Y.

vielen Dank für die Aufklärung. 

Über den Leistungszeitraum hatten wir uns ja bereits hier unterhalten. Im Dokument

Daten der E-Rechnung zur Akte erfassen

habe ich die aktuellen Möglichkeiten in den Zeilen 22 und 23 der Tabelle beschrieben. Sie können gem. Zeile 23 auch einen Leistungszeitraum erfassen; Sie müssen dazu nur die Rechnungs-Position entsprechend anpassen: 

Eine Ausgabe außerhalb der Rechnungstabelle ist nicht möglich.

Die anderen Felder hätten Sie eigentlich in dem Termin bei der Anpassung Ihrer Rechnungsvorlage PHANRECH.docx mit einfügen können. Anstatt der Aktenbezeichnung können Sie auch die einzelnen Felder ausgeben, z. B. über den Feldassistenten:

Felder in Anwalt-Vorlagen einfügen

Allerdings empfehle ich Ihnen hierzu wieder einen Termin für einen Auftragsservice mit unserem Programmservice zu vereinbaren und diese Anforderungen zu stellen; denn Sie können hier viel kaputt machen und Sie wollen ja z. B. die Zeile für das Gericht + Aktenzeichen nur dann in der Rechnung ausgeben, wenn eins in der Akte angelegt ist und nicht immer. Dazu müssen Sie die Felder mit einer Bedingung verknüpfen:

Bedingungen in Anwalt-Vorlagen einfügen

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Guten Morgen Frau Kubisch,

vielen Dank für die ausführlichen Erklärungen! Das schau mir  genauer an, sobald wir nicht mehr im Endjahresstress sind. 

Schönen Tag und viele Grüße

J.Y.