Wie verbuche ich EC Umsätze in der Kasse?

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Gibt es Richtlinien, wie ich EC Umsätze in der Kasse verbuche?

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Gesetze, Rechtsfortentwicklung, BMF-Schreiben, Urteile, Aufsätze, kaufmännische Übung, also einiges zu dem Problemfeld Kassenführung. Ihre Frage ist aber derart allgemein gefasst, dass eine präzise Antwort nicht möglich ist, z.B. was Sie mit Kasse meinen (Kassenbuch, Kassensoftware, POS, EDV-Konto "Kasse" etc.).

Eine EC-Zahlung (die Betriebseinnahme) hat nichts im Kassenbuch (Bargeldbewegungen) zu suchen.

Wenn über ein POS ein Artikel per EC-Kartenzahlung bezahlt wird, sollte die EDV-Buchung in etwa so aussehen:

Forderungen aLuL          an                Umsatz

                                                            (ggf) Umsatzsteuer

Bei Zahlungseingang auf der Bank

Bank                              an                   Forderungen aLuL

Die Kasse wird nicht berührt und die Betriebseinnahme taucht nicht im Kassenbuch auf.

Vielleicht hilft das schon.

Gruß
Kai-Holger Dostal

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Wir haben Mandanten mit EC-Kassensystemen (z.B. Friseure).

Hier ist es durchgängig gewöhnlich, dass eben auch die EC-Umsätze in der Kasse gebucht werden; dies hat wirtschaftliche Auswertungsgründe.

Stellen Sie sich vor, Sie haben an einem Tag Umsätze für Damen, für Herren, für Kinder, für Verkaufsartikel, ausgegebene Gutscheine oder sonstige Erlöse, welche Sie in der Kasse abbilden müssen, da Sie vor Ort die Eingaben machen und Belege an die Kunden überlassen.

Hier ist dann sinnvoll, auswerten zu können, auf welche Einzelumsätze sich der Tagesumsatz verteilt und nur über die Kasse können Sie dies bewerkstelligen.

Gut es gibt auch Kunden, welche per Überweisung bezahlen. Diese stellen die Ausnahme dar und werden bei Zahlung entsprechend der Rechnung zugeordnet bzw. aufgeteilt.

Die Kassensysteme wie folgt:

Alle Umsätze werden zunächst als Kasseneinnahmen erfasst und w.o. beschrieben auf die Umsatzkonten aufgeteilt. Vor Ort wird der Kunden gefragt, ob bar oder mit EC, was dann eingestellt wird. Bei EC wird die Karte genutzt und die Zahlung elektronisch ausgeführt.

Dieser Umsatz wird dann zunächst als Einnahme in der Kasse ausgewiesen, jedoch als Geldtransitbuchung bereitgestellt.

So werden alle EC-Zahlungen eines Tages kumuliert und am Ende des Tages als fiktive Ausgabe "EC-Geldtransit" in der Kasse aufgeführt, sodass die unbaren von baren sauber getrennt werden und der Kassenbestand dem physischen Bestand entsprechen.

Bei ausgegebenen Gutscheinen ist nur ein Wechsel eines Zahlungsmittels gegeben, sodass diese Einnahme zunächst auf ein ertragssteuerwirksames Erlöskonto ohne Umsatzsteuer verbucht wird. Wird der Gutschein später Teil einer Bezahlung - unterstellt mit EC - kommt es zu folgender Auslösung:

Damenbehandlung 100 € - Gutschein 50 € - EC-Zahlung 50 €

100 € werden als Einnahme "Damenbehandlung" (jetzt weiß man ja erst welcher Umsatz generiert wird) in der Kasse erfasst; abgezogen wird die Gutscheinverrechnung mit 50 € und die restlichen 50 € werden als EC-Umsatz vermerkt. In diesem Moment wird Umsatzsteuer ausgelöst, weil jetzt erst der Ausgangsumsatz erfolgt. Die Zahlung erfolgt mit der "Währung Gutschein" und EC.

Die EC-Zahlung über den Rest wird am Tagesschluss wieder auf "Geldtransit EC" ausgegeben, somit per Saldo in der Kasse alles erfasst wurde, obwohl kein Bargeld floss; der Kassenbestand blieb während des ganzen Vorganges (Tages) unberührt.

Wir haben mehrere Mandanten, die mit dieser Systematik handeln (auch Einzelhandel, Gastronomie) und es gab bisher keine Beanstandungen.

Hoffe weitergeholfen zu haben.

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Danke,

ich habe tatsächlich ein Kassenbuch gemeint.

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Im Kassenbuch (egal ob Papier oder Excel oder in UO) haben EC/Kreditkarten etc. nichts verloren - hier dürfen nur die Bareinnahmen eingetragen werden, alles andere wäre grob falsch und führt auch zu Beanstandungen.

Ich weiß, dass es für Zwecke der Abstimmung einfacher wäre, aber es hilft nichts...

Sie werden feststellen, dass die Abstimmung zwischen der Registrierkasse und den Bareinnahmen im Kassenbuch richtig schwierig wird.

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"Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein." BMF2010/0946087 26.11.10.

Dies erfüllen wir. Die eingesetzte Software ist von einem großen Softwareanbieter für PC-Kassen für die Frisörbranche und ist "finanzamtkonform".

Der Monatskassenbericht weist alle Beträge nebst Kontierungen aus; die Verbuchung erfolgt kongruent. Es gibt kein gesondertes Kassenbuch. Ja der Ausdruck mit den EC und Transitwerten heißt eben "Kassenbuch". Die Daten in der Kasse gespeichert (mit Einzelbuchungen) und werden per Datev-Export-Schnittstelle 1:1 eingespielt. Eine Abstimmung ist damit irrelevant und überflüssig.

Die eine Mandantin zählt jeden Monat ca. 1.000 der in meinem Vorbeitrag beschriebenen "Kassenbewegungen" (bar/unbar) und ist vielbeschäftigt.

Ich sehe dies daher etwas anders und werde meinen Mandanten hier keine überflüssigen Hausaufgaben geben

Beanstandungen ergaben sich bis heute keine.

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Hallo Deus Ex,

"Dieser Umsatz wird dann zunächst als Einnahme in der Kasse ausgewiesen, jedoch als Geldtransitbuchung bereitgestellt."

Diese durchaus praktische Art ist trotzdem grundlegend falsch und ist ein Verstoß gegen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze , da rettet auch nicht das altbekannte "Hatten wir nie Probleme mit" - was allerdings bislang durchaus so war. Der Teil der Tages-Einnahme der unbar gezahlt worden ist, darf nicht als Bareinnahme (Kasseneinnahme) dargestellt werden.

Wenn EC-Zahlungen und Barzahlungen über den POS mit abgerechnet werden, müssen diese halt über ein Zwischenkonto abgerechnet werden. In der einzelnen Kassentageseinnahme darf nur der Baranteil enthalten sein.

"Finanzamtskonform"? Woher sollte dieses Prädikat kommen? So etwas gibt es nicht.

Gruß

Kai-Holger Dostal     

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"Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein." BMF2010/0946087 26.11.10.

Nun, mehr als die Vorgaben des BMF muss und möchte ich nicht erfüllen. Die einzelnen Tageskassenaufzeichnungen über das System werden ja einzeln gespeichert, in den Datensätzen für die Buchführung konsolidiert. Über die GdpdU-Schnittstelle erhält der Prüfer ggf. die Einzelbuchungen, welche dann natürlich auch nach "bar" und "EC" getrennt sind.

Der kumulierte Tagesbericht weist dann die Einzeleinnahmen nach Sparten aus sowie ergänzend die EC-Transit oder bar-Transit-Bewegungen.

Fahrtenbücher werden ebenso als "finanzamtkonform" in " ", beschrieben; mir ist auch klar, das dies kein Prädikat ist.

Eine andere Lösung ist bei einer Vielzahl von Tagesbuchungen schlichtweg praktisch nicht möglich.

Würden Sie dem Mandanten bspw. empfehlen, einen Export nach UO vorzunehmen und alle Tagesposten manuell auf bar vorzunehmen? Nein, wenn er ihr Mandant bleiben soll. Das muss die Kassensoftware können.

Bsp.:

http://kassensysteme-gebert.de/gdpdu-finanzamttauglichkeit-kassen

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Hallo Frau Meschede,

folgender Literaturbeitrag behandelt diese Fragestellung:

• BBK Nr. 16 vom 21.08.2015 - NWB DokID [BAAAE-98688]

Hier finden Sie auch die Verweise auf entsprechende BMF-Schreiben und Urteile.

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Wir müssen unterscheiden in Aufzeichnungen in der Kasse (Einzelaufzeichnungspflicht) und Kassenbuch. Im Kassenbuch sind nur die Bareinnahmen aufzuzeichnen.

Wie lösen wir das? Nein, es geht nicht jeder Umsatz einzeln nach UO, sondern wir arbeiten mit Verrechnungskonten. Der Monatsumsatz wird über die Schnittstelle in DATEV eingespielt und gegen das Verrechnungskonto gebucht. Die Eingänge im Kassenbuch und auf der Bank werden dann gegen das Verrechnungskonto gebucht. Dazu gleichen wir die Angaben über die Finanzwege ab und stellen so fest, ob es Abweichungen gibt.

Haben die noch nie beanstandet - bei uns in Sachsen schon und bei einem Mandanten habe ich diesen Hinweis auch schriftlich im BP Bericht - was das nächste Mal passiert ist schon klar. Hier handelt es sich um einen Großgastronomen, also viele nette Einzelbuchungen pro Tag. Die Mitarbeiter haben dann am Gast das Problem, wenn der von bar auf EC für die Bezahlung entscheidet - meistens vergessen die umzubuchen und schon stimmen meine Finanzwege nicht mehr - viel Vergnügen, genau das haben die Prüfer moniert und das zu recht. Wenn ich die Werte aus der Kasse übernehmen würde, dann wäre ja meine Kasse erkennbar nicht kassensturzfähig gewesen, denn da hätte das fehlende Bargeld auffallen müssen. Ein echtes Kassenbuch ist bei bilanzierenden Mandanten unverzichtbar und ein gravierender formeller Mangel, wenn es nicht vorhanden ist. Unsere Mandanten müssen das führen und das hat nichts mit vorauseilendem Gehorsam zu tun, sondern schlichtweg mit der Sicherung der Existenz des Mandanten.

Mit winterlichen Grüßen aus Dresden

Claudia Thaller-Birkigt

[#11]

Sehr richtig, da liegt das Problem:

dann wäre ja meine Kasse erkennbar nicht kassensturzfähig gewesen, denn da hätte das fehlende Bargeld auffallen müssen. Ein echtes Kassenbuch ist bei bilanzierenden Mandanten unverzichtbar und ein gravierender formeller Mangel, wenn es nicht vorhanden ist.

Dies muss natürlich sitzen, ansonsten ist die Kasse schlichtweg fehlerhaft und wird zurecht beanstandet.

Diese Auswertung "Kassenbuch" gibt doch das Kassensystem her. Der Kassensaldo der Buchführung entspricht täglich nach Kassensturz dem Stand der physischen Kasse. Die Kassendaten werden via GdpdU-Export vom Prüfer ausgewertet. Genau das sollen doch die GdpdU-fähigen Kassensysteme leisten.

Nur nochmals zum Verständnis: Ihr Mandant muss dann täglich manuell noch ein Kassenbuch in Printform erstellen (oder Excel oder ähnlich) ? Ich will es wohl einfach nicht verstehen...

Ich betreue ein größeres Mandat, für welches das FA Dresden Süd zuständig ist und gerade weil wir hier sehr komplexe Vorgänge haben, führe ich hier monatlich mit verschiedensten Zuständigkeiten Gespräche. Diese "Härte" in Sachsen bei der BP/Veranlagung, die Sie hier und in anderen Beiträgen z.T. vorbringen, kann ich leider nicht bestätigen.

Wie wäre es mal mit einem Gang zum Finanzgericht oder einem Klimagespräch?

Ich möchte Ihnen nicht zu nahe treten und ich möchte nicht, dass Sie mich falsch verstehen, aber "vorauseilender Gehorsam" kam mir da schon in den Sinn; es ist das BMF nicht der BFH. Das FG musste ich dort noch nicht bemühen.

Das Mandat betreue ich seit 10 Jahren ohne Probleme in der Veranlagung oder in den letzten beiden Betriebsprüfungen; außer den üblichen "Leichen" gab es keine wesentlichen Beanstandungen.

Ich werden dennoch Ihre und Herrn Dostals Bedenken berücksichtigen und werde voraussichtlich zum Thema eine verbindliche Auskunft einholen; ich denke die Investition lohnt sich.

Sächsisches FG Beschluss vom 04.04.2008 - 5 V 1035/07 Auszug: Die Prüferin hatte in ihrem Bericht ausgeführt, der Antragsteller habe die Kassenbewegungen nicht ordnungsmäßig aufgezeichnet. Ein Abgleich des tatsächlichen mit dem buchmäßigen Kassenbestand sei nicht möglich. Denn nach Auskunft von Frau K würden die Tageseinnahmen eingetragen, ohne dass eine Herausrechnung von enthaltenen EC-Karten- oder Scheckzahlungen erfolge...

Genau dies erfolgt in unserem Fall.

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Der DATEV-Kollege hatte oben einen Artikel verlinkt:

BBK Nr. 16 vom 21.08.2015 - NWB DokID [BAAAE-98688]

In dem Artikel wird Ihr Sachverhalt exakt behandelt. Ohne für den NWB-Verlag jetzt hier werben zu wollen: es könnte sich lohnen, den Artikel zu lesen.

Der Autor Teutemacher ist Dozent im Bereich "Risikomanagement bei Bargeschäften" an der Bundesfinanzakademie. Er vertritt exakt die Rechtsauffassung, die Frau Thaller-Birkigt und Herr Dostal schildern. Fakt ist, dass die BPs langsam aber sicher mit genau der Auffassung losgeschickt werden und dank der Auswertungsmöglichkeiten im Rahmen der BP ganz simpel auf diese Probleme stoßen. Klar, Sie können dann den Rechtsweg beschreiten...

Ich muss zugeben, dass wir in der Vergangenheit tlw. auch gehandelt haben wie Sie. In der Zukunft werden wir es wohl nicht mehr tun.

Dieser Umsatz wird dann zunächst als Einnahme in der Kasse ausgewiesen, jedoch als Geldtransitbuchung bereitgestellt.

Das ist das Problem. Von vornherein darf im Kassenbuch i.S.d. AO der EC-Umsatz nicht auftauchen. Nach Auffassung bspw. des Autors des genannten Artikels verstößt der Steuerpflichtige gegen die GOB, weil das Kassenbuch als Grundbuch im Falle der Aufzeichnung von unbaren Umsätzen die Grundsätze von Wahrheit und Klarheit nicht erfüllt. Tatsächlich gab es in der Barkasse zu keinem Zeitpunkt einen Geldeingang i.H. der eingetragenen Umsatzerlöse. Mit Herausrechnung ist nicht gemeint, dass man hinterher fiktive Barumsätze über Geldtransit liquiditätsmäßig aus der Kasse herausbucht. Das, was die Registrierkasse erzeugt, ist wiederum nicht unbedingt das Kassenbuch. Ein Kassenbuch enthält die Bargeldbewegungen, mehr nicht. Darum geht es.

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Vielleicht sollte man diese Problematik auf die Agenda der DATEV-Veranstlung "Tatort-KAsse" setzen. Hier zumindest der Link:

https://www.xing.com/m/p_3EKRvcoS8wLiPFRp07AH%20/t%20_blank

Vielleicht  liest die Dozentin, Frau Stbin Evelyn Oettinger,  ja hier mit?

Dieses Seminar findet ab 1.2.2016 bundesweit statt!

MfG

A. Hofmeister

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Nun, dann hatten Sie Glück. Im Mai letzten Jahres ist ganz klar über die Steuerberaterkammer Sachsen kommuniziert worden, was die Verschärfungen angeht. Also mit Verlaub: Die Klimagespräche mit dem Steuerberaterverband Bereich Dresden und dem Dresdner Sprengel der Finanzämter funktioniert sehr gut. Im letzten Jahr hatten wir hierzu hitzige Gespräche und einen netten  Vortrag von den zwei Hauptsachgebietsleitern BP für Dresden.

Nochmal: Ohne ein Kassenbuch (Papier/Kassenbuch über UO/Excel mit zusätzlichen Sicherungsfunktionen) ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Das Kassenbuch in der Kassensoftware der Anbieter ist nicht vollständig oder werden in jeder Kasse die Ausgaben in dem jeweiligen Geschäft mit eingetragen - bei den Kassensystemen, die ich kenne (und das sind nach 23 Jahren sehr viele) klappt das nicht.

Wenn ein Steuerpflichtiger überwiegend Bargeschäfte betreibt ist das Kassenbuch Bestandteil der Buchführung (BFH 20.06.1985).  Das geht sogar so weit, dass man darüber nachdenken müsste, ob man für jede Kasse ein Kassenbuch führen müsste. Auch Geldtransite zwischen den Kassen müssen aufgezeichnet werden. Alternativ wäre das Aneinanderreihen von täglichen Kassenberichten erlaubt - was aber heißt für jede Kasse ein solche Berechnung zu führen.

Wir unterscheiden also mehrere Ebenen:

Registrier-/PC Kasse

Transaktionsberichte/Kassenbücher aus den Kassen

Kassenbuch oder aneinandergereihte Kassenbericht pro Kasse

Ohne Kassenbuch möchte ich in keine BP gehen und das werden auch unsere Mandanten nicht. Das von Ihnen genannte FG Urteil geht aber in seiner Begründung so weit zu sagen, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und die Schätzungen korrekt sind. Vor allem die Begründungen, warum das FG es ablehnt dem Kläger recht zu geben, sind mehr als deutlich und sagen ganz klar, was droht, wenn der Steuerpflichtige nicht so handelt - blutige Nase vor dem Finanzgericht und da ist Sachsen nicht alleine.

Eine verbindliche Auskunft dazu einzuholen ist eigentlich nicht notwendig, denn Literatur, Rechtsprechung (FG und BFH seit Jahrzehnten) sowie die Verwaltung sagen ganz klar was zu tun und zu lassen ist.

Mit freundlichen Grüßen aus Dresden

Claudia Thaller-Birkigt

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Ich bin eben ein Glückspilz...Spaß beiseite.

Mir ist das Thema ernst und ich werde die Ausführungen und Verweise ernsthaft prüfen und natürlich auch entsprechend handeln, damit meinen Mandanten kein Nachteil entsteht.

Ich bin jedoch andererseits verpflichtet, meine Mandanten vor finanziellen Nachteilen zu bewahren, soweit mir dies möglich ist.

Hierzu gehört auch  die Vermeidung von u.U. aufgeblähten bzw. überflüssigen Hausaufgaben, Strafarbeiten, Fleißarbeiten oder jedwelcher Beschäftigungstherapien (Zeit=Geld).

Insofern muss mein Ansporn sein, meinen Mandaten die verwaltungsökonomischste Lösung anzubieten.

Danke für Ihre wertvollen Hinweise. Ich werde der Sache nochmals intensiv nachgehen.

Sollte ich Ihrer Ausführungen gegenläufige Fakten erhalten, werde ich Sie zu gegebener Zeit  mitteilen.

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"Sächsisches FG Beschluss vom 04.04.2008". 2008 ist hier eben nicht vor ein paar Jahren sondern "Steinzeit". Es ist zudem auch immer zu Bedenken, dass die Betriebsprüfung in der Regel Jahre später kommt. Das lässt dem BP wesentlich mehr Zeit als dem Berater, der von Monat zu Monat am Puls der Zeit bleiben muss. Ich kann aber auch bestens nachvollziehen, dass dem Mandanten eine praktikable und ökonomische Lösung angeboten werden muss, ein ständiger Eiertanz zwischen Praxis / Unglück des Mandanten / Beraterhaftung. Trotzdem gilt eine goldene Regel - die Kassenführung bei bargeldintensiven Betrieben ist die Haupt-Gefahrenquelle für Hinzuschätzungen und sollte somit im Fokus liegen - Leider fehlt es an mehreren Stellen hier aber an der Sensibilisierung (gerade bei den Softwareherstellern, die mich bei entsprechenden Hinweisen als Spinner hinstellen), es muss halt immer erst die Katastrophe eintreten.

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Guten Abend,

ich würde gerne hier den Thread nochmal aufgreifen und eine Problemstellung ins Rollen bringen:

bei einem Blumenladen werden Umsätze für 19% und 7% gemischt gebucht und können auch somit gemischt von einem Kunden als gemeinsame EC Kartenzahlung bezahlt werden.

Auf dem Z-Bon des Tagesabschlusses wird detailliert aufgelistet welche Umsätze zu welchem Steuersatz, allerdings nicht mehr, wie die Umsätze / Steuersätze sich auf Bar- und EC Kartenzahlung aufteilen.

Wie können also hier die Buchungen korrekt erfolgen wenn die EC Belege nicht als Geldtransit gebucht werden dürfen?

Ich hoffe, das war soweit verständlich 😉

Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Herzliche Grüße

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Im Kassenbuch (egal ob Papier oder Excel oder in UO) haben EC/Kreditkarten etc. nichts verloren - hier dürfen nur die Bareinnahmen eingetragen werden, alles andere wäre grob falsch und führt auch zu Beanstandungen.

Ich weiss nicht wo Sie diese Information herhaben

Wenn Sie die EC Einnahmen oder Kreditkarte nicht die Kasse eintragen dem Kunden aber einen Beleg mitgegeben haben und den Umsatz wie es sich gehört in die Registierkasse eingegeben haben dann haben Sie ein Problem- weil nun stimmen die getippten Umsätze nicht mehr mit dem Eintrag im Kassenbuch überein.

Richtig ist vielmehr Erfassung im Kassenbuch und Austrag als GEldtransit- Kreditkarte- EC Cash wie auch immer.

Damit kann die Fin.verw. überprüfen ob der Z-Bon der Kasse = Tageseiinnahmen mit den im Kassenbuch aufgeführten Einnahmen übereinstimmt und damit richtig versteuert wurde.

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Hallo,

Ich weiss nicht wo Sie diese Information herhaben

Die Meinung wurde und wird leider tatsächlich oft in der Literatur und wohl auch von Prüfern vertreten. Zum Glück gibt es auch Gegenstimmen, aber seltener. In der NWB-Datenbank gibt es einen Artikel vom 21.04.2017, der dieses 'Hin-und-Her' beleuchtet: https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/692271/

Was für Sie, dasyork, bedeutet, dass man Ihnen auf die Frage leider gar keine sichere Antwort geben kann. Aus meiner Sicht ist die von meinem Vorredner beschriebene Variante die praktikabelste. Die Tagesumsätze müssen eben nur korrekt (und täglich) eingetragen werden und die EC-Umsätze sauber (und täglich) als Geldtransit wieder raus.

Viele Grüße & schönes Wochenende.

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Mag sein, aber die EC Zahlung ist kein Bargeld und in einem Kassenbuch taucht nur Geld auf.

Es ist die Unterscheidung der Zahlungswege in der Registrierkasse von entscheidender Bedeutung, daraus geht auch hervor wie sich der in der Kasse verbuchte Umsatz in den Zahlungswegen zusammensetzt.

Wir lösen das, indem wir mit Transitkonten arbeiten und entsprechend abstimmen.

Wenn Sie die Erfahrungen in den Prüfungen machen, die Meinungen der Finanzverwaltung kennen, dann denkt man darüber nach und kommt zu dem Schluss, dass das im Kassenbuch nichts verloren hat.

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Genau diese Vorgehensweise ist die oft praktische aber dennoch auch die generell falsche Vorgehensweise.

Betrachten Sie bitte diesen fiktiven Vorgang als Beispiel:

01.01.2017

Geschäftsvorfall a) Kunde 1 zahlt Ware per EC (zweifelsfrei unbar) 50,00€
Geschäftsvorfall b) Kunde 2 zahlt Ware in bar 50,00€

Eintrag Kassenbuch (Zusammenfassung der Bar-Einnahmen)

Datum                    Einnahmen          Text                          Konto
01.01.2017               100,00€             Tageseinnahme       Erlös

Ungeachtet dessen, dass Sie in einer zweiten Buchung den Vorgang per "Geldtransit" korrigieren, ist die (zunächst losgelöste) Aussage, dass am 01.01.2017 100,00€ in bar vereinnahmt wurden nicht richtig. Es wurden tatsächlich nur 50,00€ in bar vereinnahmt.

Bei der reinen "Hilfsbuchung" per Geldtransit wird natürlich logisch und vielleicht sogar nachvollziehbar die Aussage 100,00 Bareinnahme wieder korrigiert, dennoch ist bei Einzelbetrachtung der Tageseinnahme dieser Wert zunächst unrichtig. Hier wird auch eine Art Verrechnung vorgenommen, die generell in der Buchführung unbeliebt ist.

Auch das Konto "Erlös" zeigt falsche Tatsachen. Denn wenn Sie sich dieses EDV-Konto ansehen erhalten Sie folgende Information:

Datum: 01.01.2017 Betrag 100,00€ - in Kasse vereinnahmt (Gegenkonto Kasse)

Daraus ist dann abzuleiten:

Am 01.01.2017 wurden als Erlös 100,00€ Tageseinnahmen in bar vereinnahmt!

Eine falsche Aussage.

Bei Miterfassung auch unbarer Vorgänge in der Kasse werden faktisch zwei verschiedene Vorgänge vermischt (unbar/bar), die dann mit einer Hilfsinformation wieder aufgelöst werden. Dies ist ein "Missbrauch" der Kasse und sollte m.E. vermieden werden.

Insbesondere im Lichte elektronischer Auswertbarkeit einzelner Konten, bzw. einzelner Buchungssachverhalte sollten diese auch 100% richtig sein.

Technisch ist die Verbuchung doch gar kein Problem, im oben genannten Beispiel müsste nur wie folgt aufgeteilt werden:

Kasse 50,00 an Verrechnung 50,00

Forderung (EC) 50,00 an Verrechnung 50,00

Verrechnung 100,00 an Umsatz 100,00

Bank 50,00 an Forderung 50,00

Hört sich nach viel an, ist aber 1. Richtig und 2. Programmtechnisch kein Problem

Das Kassenbuch sieht dann so aus:

Datum          Einnahme   Text

01.01.2017    50,00           Tageseinnahme

Somit wird auch das Kassenbuch verschlankt und weist nur noch tatsächliche Barvorgänge aus. Mithin ein korrektes Kassenbuch.

[#22]

Ich möchte bezüglich dieser Problematik auf folgenden Artikel von Dr. Bernhard Bellinger verweisen:

BBK Nr. 8 vom 21.04.2017 - NWB DokID [LAAAG-42325]

"Bargeldlose Zahlungen mit EC-Karten im Rahmen der Kassenführung"

Aus meiner Sicht muss man die Diskussion in zwei Fragestellungen Teilen:

Frage 1: Ist es prinzipiell möglich, ausschließlich bar getätigte Umsätze im Kassenbuch zu dokumentieren?

Diese Frage möchte ich anhand eines weiteren Beispiels diskutieren:

Gast A verzehrt in einer Gaststätte ein Essen und ein Getränk. Bevor er geht bestellt er ein weiteres Essen, das er für seine Frau mit nach Hause nehmen möchte. Anschließend zahlt er.

Auf der Rechnung stehen folgende Artikel

Essen I      19%     14,50€

Getränk I    19%      3,50€

Essen II        7%    12,00€

Er bezahlt folgendermaßen:

Gutschein               25,00€

Bar                           5,00€

Hier ist es bei einer saldierenden Darstellung am Tagesende nicht mehr möglich, den bar erzielten Umsatz mit korrektem USt-Satz in einem Kassenbuch darzustellen. Wäre hier der Umsatz mit 7% oder 19% im Kassenbuch anzugeben?

Antwort zu Frage 1: Es ist nicht prinzipiell möglich, in einem Kassenbuch ausschließlich bar getätigte Umsatze darzustellen.

Hr. Dr. Bellinger führt dies sehr ausführlich in dem Artikel aus.

Frage 2: Muss ein Kassenbuch die Kassensturzfähigkeit auch bei Akzeptanz unterschiedlicher Zahlarten belegen?

Antwort zu Frage 2: Ja, das Kassenbuch muss die Kassensturzfähigkeit belegen.

Das Problem bei Akzeptanz alternativer Zahlarten ist häufig, dass der Bezahlprozess folgendermaßen verläuft:

1) Die Kasse hat die Standardeinstellung Barzahlung

2) Der Kunde sagt zur Bedienung: "Bitte zahlen"

3) Die Bedienung lässt den Bon aus der Kasse und geht zum Tisch des Kunden mit einem Bon der bereits eine voreingestellte Zahlart enthält.

4) Der Kunde zahlt u.U. mit EC-Karte

5) Die Bedienung übergibt den Kassenbon an den Kunden ohne die Zahlart zu korrigieren

Diese Vorgehensweise führt zum zweiten wichtigen Aspekt. Der / die Kassenbediener / -in muss die tatsächliche Zahlart an der Kasse einstellen, da sonst auch bei Verrechnung der Zahlart im Kassenbuch keine Kassensturzfähigkeit mehr belegt werden kann.

Bei Einsatz von Registrier- und PC-Kassen und Akzeptanz eines Zahlartenmixes an der Kasse würde ich folgendes Fazit ziehen:

1) So lange es zulässig ist, unterschiedliche Umsätze mit mehreren USt-Sätzen und mehreren Zahlarten (EC, Gutschein, Kreditkarte, Bar etc.) auf einem Kassenbeleg auszugeben, ist es nicht möglich, nur bar vereinnahmte Umsätze im Kassenbuch darzustellen.

2) Das Kassenbuch muss in der Lage sein, die Kassensturzfähigkeit der Kasse zu belegen. Aus diesem Grund ist eine korrekte Bedienung der Kasse erforderlich. Aus diesem Grund ist das korrekte Auszählen des Bargeldes aus der Kasse unerlässlich, da auch die Abweichung des Ist-Bestandes vom Soll-Bestand zu dokumentieren ist.

[#23]

DAs Problem das auf dem Z- Bon ein anderer Tagesumsatz steht als in ihrem nur baren Kassenbuch haben sie nun geschickt ausgelassen.

Sie verlagern das Abstimmproblem mit ihrem Verrechnungskonto.

Zudem die Aussage am 1.1. 100 EUR eingenommen stimmt. Die Interpretation von Ihnen 100 EUR bar eingenommen ist insofern falsch denn wenn Sie vom Erlöskonto zum Gegenkonto Kassenbuch sehen ist dort ersichtlich das von den Erlösen 50 EUR auf die Bank ( EC oder however) gegangen snd.

Ich kann nur aus meiner Sicht sagen, dass ich mit der Variante 100 Einnahmen und 50,-- via Geldtransit bislang ausgesprochen gut gefahren bin bzw. meine Mandanten. Die Probleme lagen bei der Bargeschäften immer wo anders nicht an dieser Stelle.

Hört sich nach viel an, ist aber 1. Richtig und 2. Programmtechnisch kein Problem

Ich weiss nicht wie groß ihrer Kassenbuchhaltungen sind, aber bei mir ist es durchaus so das die monatliche Kassen 12 und mehr Din A 4 Seiten mit min 2 Einnahmen pro Tag 7%/19% vorhanden sind. Wenn hier überall die Zusatzbuchung und Abstimmung erfolgt wird die Buchhaltung vermutlich nicht mehr über mich als Stb finanzierbar sein.

[#24]

Auch auf dem Z-Bon kann zwischen bar und unbar unterschieden werden - neben der Kernfrage ob hierin unbare Umsätze überhaupt etwas verloren haben.

Die Buchung Kasse an Umsatz - in der auch unbare Bestandteile enthalten sind, ist eine unrichtige Aussage. Erst in Kombination mit der zweiten Buchung X an Kasse ist hier eine richtige Aussage getroffen worden. Dies ist gefährlich bei der selektierten Datenanalyse und bietet Konfliktpotential.

Kassensysteme/-Programme stellen die Geschäftsvorfälle auf dem Kassenbuch / Z-Bons / Einzelaufzeichnungen getrennt nach bar/unbar dar bzw. das Programm lässt sich entsprechend einstellen. Die in der Buchführung eingespielten Datensätze hierzu sind deutlich und sehr nachvollziehbar.

Das Kassenkonto "1000" spiegelt unmissverständlich, dem eigentlichen Zweck entsprechend und un-interpretierbar nur die Barvorgänge wieder.

Finanzierbarkeit, Wirtschaftlichkeit und praktische Überlegungen sowie individuelle Lösungen sind natürlich ein wichtiger Bestandteil. Es geht aber auch darum die aktuelle Sichtweise der Finanzverwaltung zu kennen, zu analysieren und ggf. präventiv (soweit dies die Praxis zulässt) gegenzuarbeiten.

[#25]

Das ist doch kein Problem:

Verkauf 19% = 119,00€ / 07% = 107,00€ = 226,00€

150,00 bar / 76,00 EC

Kasse

Kasse 150,00 an Verrechnung

EC

76,00 Forderung an Verrechnung

Verrechnung

119,00€ Verrechnung an Erlös 19% (und USt)

107,00€ Verrechnung an Erlös 07% (und USt)

EC-Zahlungsausgleich

76,00 € Bank an Forderung

Kasse = S 150,00€ und somit nur die Barvorgänge

Verrechnung 0,00€

Forderung 0,00€

Bank = S 76,00€

Zugegeben, wenn das so manuell erfasst werden soll, ist der Aufwand enorm. Ich denke dabei natürlich an eine Kassensoftware, die einen entsprechenden Datensatz erstellt.

[#26]

Das Kassenkonto "1000" spiegelt unmissverständlich, dem eigentlichen Zweck entsprechend und un-interpretierbar nur die Barvorgänge wieder.

Das sehe ich nicht so, die Aussage ist vielmehr ( vom Umsatzkonto her kommend). Der Umsatz ist im Kassenbuch eingetragen. Aus dem Kassenbuch ist ersichtlich das nur 50,-- ( 100 - 50 Geldtransit) bar vereinnahmt ( Nebenbuchführung Kassenbuch) wurden. Damit ist m.E. dem Gesetz genüge getan. So alle Prüfungen in der Vergangenheit.

Mir ist durchaus bewußt dass in Zukunft aufgrund der Kassenvorschriften, der Finanzverwaltung ein sehr großzügiger Handungsspielraum gegeben wurde und wir Berater mit unseren Mandanten sehen müssen wie wir das präventiv so umsetzen können das sowohl dem Gesetz genüge getan wird als auch die praktische Handhabung möglich ist.

Daher wird auch hier die Praxis zeigen,wie in Zukunft mit Kassenbuchhaltungen von der Fin.verwaltung umgegangen wird,  bzw. welche konkreten Anforderungen zu erfüllen sind.

[#27]

Natürlich, was am Ende wirklich passiert weiß keiner. Nach über einem Vierteljahrhundert in der Steuerberatung habe ich aber eines gelernt:

                                             "Einfacher wird es nicht"

[#28]

Da kann ich Ihnen leider nur Recht geben .

Ich glaube es war 1980 als einer meiner Ausbilder damals meinte:

Es gibt nächstes Jahr eine große Steuerreform, danach soll alles einfacher werden.

Ich weiss mittlerweile nicht mehr wieviel Reformen ich mitgemacht habe seit damals, aber es wurde definitiv nie einfacher.

[#29]

[#30]

Dem ist nichts hinzuzufügen - ich ackere an dem Thema seit 1996 und bin bei jeder Schulung oder manchem Aufsatz/Fachbuch baff, womit man noch alles um die Ecke kommen kann.

Eine ist mir aber nach den letzten Prüfungen klar, die formelle Ordnungsmäßigkeit ist, wenn man das Bild so darstellt, meine massive Stadtmauer und die Finanzverwaltung hat alles versucht, um sie sturmreif zu schießen. Nicht geklappt, jetzt sind wir in Runde zwei - materielle Angriffe, aber da wird es schon schwerer für die Verwaltung, denn mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit heißt, dass die schon sehr genau vorarbeiten muss. Was sie nicht schafft, denn wir sind alle nur Menschen.

Wer sich um das Thema Kassen nicht kümmert, der hat auch ein Haftungsproblem im Haus (siehe Aufsätze von Teutemacher z.B. in Praxis Steuerstrafrecht).

Die Prüfungen bis 2014 und auch teilweise noch 2015 (Übergangsjahr GoBD) sind überschaubar, aber ab 2016 herrscht richtig Ballett und die Kassennachschau ab dem 01.01.2018 macht es nicht besser.