Einfach in die Dokumentenablage schieben.... hier wäre ich für einen Tip dankbar, wo ich das finde bzw. was dafür installiert werden muss. Ich kann bei uns im Rechnungswesen Pro nichts finden.
Die Dokumentenablage ist ein eigenes Programm, das vom DATEV-Arbeitsplatz erreicht werden kann. Entweder wird in der Mitte beim Kartenreiter Unternehmensübersicht (unten, unterhalb Anwendungen/Buchführung 2018) die Dokumentenablage angeklickt oder ganz links unten "Dokumente" (unterhalb "Unser Unternehmen"; hier ist die Dokumentenablage direkt im DATEV-Arbeitsplatz integriert).
Darüber Hinaus ist es für einen Warenwirtschaftsprogramm natürlich blöde, die PDF zu exportieren, auf eine GUID des Datev zu warten, und diese dann zu verwenden.
Das Erzeugen der GUID wird direkt beim Import in die Dokumentenablage gemacht. Das ist ansich der einfachste der ganzen einzelnen Schritte. Wegen der fehlenden Schnittstelle nach außen liegt der eigentliche Aufwand darin, diese GUID-Daten in die eigentlichen Buchungssätze zu kopieren.
Mit ein bisschen Übung geht es zwar schnell, und zwar völlig unabhängig davon, ob es jetzt nur fünf oder 500 PDF-Dateien sind, die man verknüpft. Natürlich lohnt sich diese Prozedur nur, wenn man viele PDF-Dateien auf einmal hat, die man automatisch mit den Buchungssätzen verknüpfen will. Also nicht wegen fünf PDF-Dateien wie im nachfolgenden Beispiel 🙂
Vorgehensweise ist wie folgt:
1. Die Buchungssätze müssen als ASCII-Daten vorliegen. Hier z. B. als CSV-Datei in Excel beispielhaft gezeigt:
2. Die zu importierenden PDF-Dateien nun allesamt in ein separates Verzeichnis kopieren.
3. Die DATEV-Dokumentenablage öffnen. Links unter Dokumente "Alle Dokumente anklicken" (und zwar deswegen, weil damit man später die nachfolgenden Einstellungen nicht jedes Mal anpassen muss, wenn man PDF-Dateien in verschiedenen Ordnern bei "Lieferanten" und "Kunden" ablegt).
Nun den Ordner der Ablagestruktur auswählen, "Neues Dokument ablegen" anklicken, Dateien auswählen (am besten mit CTRL-A alles auf einmal markieren), unten ggf. gleich ankreuzen, dass die Dateien danach gelöscht werden sollen. Dann auf OK klicken.
In der Dokumentenablage sind die Dateien nach dem Import nun markiert:
4. Jetzt mit rechter Maustaste das Kontextmenü aufrufen und "Liste drucken" wählen.
Einstellungen wie folgt:
Druckbereich: Markierte Zeilen
Spalten: Bestimmte Spalten (Dateityp, GUID). "Dateityp" deswegen, weil man später einfacher Suchen/Ersetzen durchführen kann im Texteditor.
Seite einrichten: Ausrichtung Hochformat, Kopf- und Fußbereich ausschalten
5. anschließend bestätigen, so dass die Daten in eine PDF-Datei geschrieben werden (hab hier PDF-Creator, der danach über den Adobe Viewer die Daten sofort anzeigt).
6. Nun der umständlichste Teil: Man legt mit dem Texteditor Notepad++ eine neue Datei an, z. B. mit dem Namen dokumente.csv (csv deswegen, damit Excel später diese Spalte in die Datei mit den Buchungssätzen kopiert)
- mit CTRL-A den Textteil der PDF-Datei kopieren mit CTRL-C
- mit CTRL-V den Inhalt der PDF einfach in die Textdatei reinkopieren (die Überschrift "Dateityp/GUID" löschen)
Diese zwei Schritte muss man übrigens für alle PDF-Seiten machen. Sind es also mehr als ca. 52 GUID-Zeilen (also 52 PDF-Dokumente) vorhanden, blättert man in die nachfolgenden PDF-Seiten.
Nach der letzten Zeile sollte nochmals eine neue leere Zeile eingefügt werden, sonst funktioniert das Suchen/Ersetzen nicht. Jetzt hat man z. B. im Texteditor stehen:
7. Mit CTRL-H wird in Notepad++ der Ersetzen-Modus aufgerufen. Insgesamt finden zwei verschiedene Ersetzen-Vorgänge statt.
Unten im Ersetzen-Auswahlfeld muss Suchmodus "Erweitert" eingestellt werden und darüber "Am Ende von vorne beginnen", damit nichts vergessen wird, wenn der Cursor nicht gleich am Anfang der Datei steht
Vorgang 1: PDF (mit einem Leerzeichen danach!) ersetzen durch DDMS "
Dann einmal auf "Alle ersetzen" klicken
Vorgang 2: Der String \r\n muss ersetzt werden durch "\r\n
Das Zeichen \r\n ist nix anderes als ein Zeilen-Ende-Zeichen (Carriage Return/Linefeed, also CR/LF), das beibehalten wird und an jedem Zeilenende einfach ein Anführungszeichen setzt, um die GUID abzuschließen.
Dann wieder einmal auf "Alle ersetzen" klicken. Das Ergebnis in der Textdatei sieht wie folgt aus:
Diese Datei speichert man nun ab und beendet den Texteditor.
8. Nun öffnet man mit Excel (Doppelklicken der Dateien genügt) sowohl die ursprüngliche CSV-Datei mit den Buchungssätzen als auch die Datei mit den GUID-Codes.
Die Spalte der GUID-Datei dokumente.csv wird mit CTRL-C kopiert und einfach als neue Spalte bei der Buchungssätzen-Datei eingefügt. Das ergibt nun folgendes:
Die Datei speichern und Excel beenden (sonst kann es sein, dass DATEV die Datei nicht importieren will). In der CSV-Datei sind bedingt durch Excel ggf. mehrere doppelte Anführungszeichen hintereinander enthalten (hinter DDMS). DATEV stört sich beim Import aber nicht daran.
9. Der Import im DATEV-RW geht dann recht schnell. Als erstes einen neuen Buchungsstapel eröffnen (damit hat man später in der Primanota eine bessere Übersicht), dann Bestand -> Import -> ASCII-Daten.
Das Import-Format sollte natürlich vorher festgelegt werden. Dann erscheint bei Auswahl der Datei alles schön sortiert (Festschreibekennzeichen am besten immer 0, falls man nach dem Import noch was anpassen will):
Danach auf "Verabeiten und schließen". Das war's auch schon 🙂
Wichtig ist natürlich, dass die Buchungssätze in genau der gleichen (aufsteigenden) Reihenfolge vorliegen wie die Namen der PDF-Dateien, sonst gibt's Durcheinander bei der Verknüpfung. Bei Rechnungen eines Lieferanten bzw. den eigenen Ausgangsrechnungen ist das ja auch in der Regel der Fall.
Mit ein bisschen Übung (das Ganze mach ich seit zwei Jahren, als ich das andere Thema hier im Forum eröffnete) klappt die Prozedur in ein paar Minuten. Nach dem Importieren sollte man in der Primanota nochmals die Gruppensumme vergleichen (z. B. mit Excel oder der Warenwirtschaft) und vielleicht mal auf die erste und letzte PDF-Datei im Buchungssatz klicken, um zu sehen, ob die Verknüpfung geklappt hat.
Tja, und viel einfacher wäre es natürlich, gäbe es in der Dokumentenablage bei den Schritten 4 bis 7 einen Menüpunkt im Kontextmenü wie etwa "Eigenschaften exportieren", um die reinen Daten der markierten PDF-Zeilen direkt in eine CSV oder Text-Datei zu schreiben, wobei vor GUID natürlich gleich "DDMS..." stehen sollte. Denn in diesem Fall könnte man diesen Bearbeitungsteil doch stark verkürzen.
Was mir gerade einfällt: DATEV-RW merkt zwar richtigerweise, wenn Buchungen bereits vorher schon importiert wurden und zeigt beim Import einen Warnhinweis an. Klickt man diesen weg, um das (falsche) Importieren sehr vieler zu importierender Buchungen mit GUID abzubrechen, kann es sein, dass sich das DATEV-RW komplett aufhängt. Zumindest war das gestern bei mir der Fall...
Bei einer ordnungsgemäßen Installation von Datev Mittelstand RW sollte die Dokumentenablage normalerweise mitinstalliert worden sein.
Der Datev-Arbeitsplatz sieht (etwas komprimiert) normalerweise so aus wie im folgenden Bild. Die Dokumentenablage lässt sich auf drei unterschiedliche Weisen starten (rot umrandet):
Welches Modul hier möglicherweise fehlt und nachinstalliert werden muss, wenn diese drei Links nicht erscheinen, können wohl nur die Experten sagen.
Angeblich ist die Installationshotline von Datev dieses Jahr kostenlos. In einem anderen Thema hieß es: "Wenn Ihre Mandanten bei der Installation von „DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" Unterstützung benötigen, können Sie im Jahr 2018 die Installationshotline unter der Telefonnummer 0800 1014248 für Fragen zur Installation kostenfrei nutzen". Ein Anruf bei der Hotline wegen dem möglicherweise fehlenden Modul würde sich hier also lohnen 🙂
