Belege im Prüfungsfall und Unternehmen online

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Hallo,

wir sagen unseren Mandanten, die Unternehmen online nutzen, dass Sie die Belege weiterhin aufbewahren müssen.

Dem Prüfer reichen zunächst die digitalen Belege. Ich frage mich jetzt gerade, was ich nun mache. Ich kann zwar die GDPdU-Daten exportieren, aber die sind ja ohne Beleg. Wie stelle ich dem Prüfer nun die Belege zur Verfügung?

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Um einem Prüfer die Daten inkl. digitaler Belege zur Verfügung zu stellen, muss eine Rechnungswesen-Archiv-DVD aus dem Rechenzentrum abgerufen werden.

Die genaue Vorgehensweise ist im LEXInform Dokument Rechnungswesen-Archiv-DVD  beschrieben.

Da ist noch hinzuzufügen, dass dann nur Belege aus Belege Online auf der DVD sind. Falls auch/nur Belege aus DMS mit den Buchungssätzen verknüpft sind, sind diese Belege nicht auf der DVD. 

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Irgendwie finde ich das unbefriedigend, dass man sich das nicht offline spontan ziehen kann.

Die DVD kostet wieder EUR XX*.

*Preisnennung (nicht öffentliche DATEV-Preise) von @Katharina_Schoenweiss entfernt.

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Deshalb gibt es meist überall einen Prüferuser im AD/DATEV/UO (SmartCard), mit dem sich der Prüfer wie ein Mitarbeiter einloggt aber nur die zu prüfenden Mandate und Anwendungen öffnen kann und sich via SmartCard auch die Belege im UO dazu passend ansehen kann. Der Zugriff im UO wird natürlich auch nur auf die zu prüfenden Mandate und Anwendungen (mit Lohn oder ohne) gewährt. 

Dann braucht man keine DVD abrufen und alles kann da bleiben, wo es ist. 

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Ja, das ist unbefriedigend. Man bestellt ein Stück Plastik für viel Geld um dieses dann im eigenen Netzwerk als Image auf ein Laufwerk zu legen.

Bei der Sozialversicherungsprüfung ist es ähnlich:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Vollst%C3%A4ndigkeit-der-Belege-bei-Elektronisch-unterst%C3%BCtzter/m-p/132541/highlight/true#M30007

So langsam komme ich zu dem Ergebnis, dass es am einfachsten und günstigsten ist, dem Prüfer einen Rechner mit Internetzugang, Sicherheitspaket und einem alten Handy mit SmartLogin zur Verfügung zu stellen. Dann spart man auch die Gebühren für die Archiv DVD.

Wenn die Auswertungen von Lohn und Finanzbuchhaltung vollständig dem Mandanten in Unternehmen online zur Verfügung gestellt wurden, kann der Prüfer dort mit der entsprechenden Administrierung auch alles sehen, herunterladen und mit einer kostenlosen E-Mail-Adresse an seine eigene E-Mail-Adresse schicken.

Alles papierlos, aus nur einer Anwendung heraus mit minimalem Einrichtungsaufwand.

Wenn der Prüfer noch Zugang zum Kanzleinetzwerk bekommt, kann er auch den Export für steuerliche Außenprüfung von dort aus machen.

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Ich glaube nicht, dass der Weg über Rechtevergabe und direkten Zugriff des Prüfers in jedem Fall sinnvoll ist.

Die Archiv DVD (ich meine Sie kostet auch weniger als hier behauptet) ist bestimmt insgesamt kostengünstiger als die ganzen rechtlichen und technischen Vorbereitungen bei einem Direktzugriff des FA. Zudem bietet Sie eine höhere Rechtssicherheit durch transparentere/einfachere Vorgänge (Bestellung vs Rechtevergabe) bei weniger technisch vorgebildeten Personen.

In Fällen vieler BP´s und entsprechend fachlich sehr fitter Mitarbeiter/Berater kann das natürlich anders aussehen. Aber auch da bedeuten die Vorbereitungsarbeiten und das vorgelagerte/nachgelagerte Qualitätsmanagement einen gewissen Zeiteinsatz.

Ob dieser am Ende tatsächlich geringer als die Kosten einer (sehr einfachen) DVD-Bestellung ist und somit den Mandanten weniger belasten (der muss doch beides auch bezahlen) bleibt fraglich.        

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Die Archiv-DVD mit digitalen Belegen kostet XXX* € lt. aktueller Datev-Preisliste. (Musste ich selber Heute noch recherchieren.)

Es wäre eher wünschenswert, dass @Gelöschter Nutzer  einen Export aus Rewe anbietet, der (in irgendeiner Art und Weise) dann auch die Belege mit exportiert oder eine Liste erstellt, die nachträglich einen Download der Belege veranlassen kann. Aber hier sind die Programmierer von @Gelöschter Nutzer gefragt. Somit wäre auch gewährleistet, dass man relativ kurzfristig Daten für einen Prüfer bereitstellen kann.

*Preisnennung (nicht öffentliche DATEV-Preise) von @Katharina_Schoenweiss entfernt

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Die Preise hier einfach rauszuhauen dürfte der DATEV nicht gefallen und widerspricht auch den Vereinbarungen.

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Die Archiv DVD (ich meine Sie kostet auch weniger als hier behauptet) ist bestimmt insgesamt kostengünstiger als die ganzen rechtlichen und technischen Vorbereitungen bei einem Direktzugriff des FA. Zudem bietet Sie eine höhere Rechtssicherheit durch transparentere/einfachere Vorgänge (Bestellung vs Rechtevergabe) bei weniger technisch vorgebildeten Personen.    

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Nein, auf lange Sicht ist das die bessere Option. Man richtet ja Gruppen extra dazu ein und dann muss man im Optimalfall nur die Mandantennumern ändern und ist fertig damit. UO Gruppe Prüfer einrichten, Prüfer SmartCard rein, Mandanten freigeben und in der DATEV-Welt genauso. 

Aber kann ja jeder machen wie er will 😉.

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dabei darf man aber nicht den Kollegen vergessen, der dem Prüfer zur Seite gesetzt werden muss um zu zeigen  wie DATEV funktioniert.

Es mag Prüfer geben die das schon wissen, aber unsere "Leuchten" ganz bestimmt nicht.

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Die beste Option wäre es, einfach den Datenbestand für den Prüfer aus Rechnungswesen heraus erzeugen zu können. Belegverknüpfungen, welche in Rechnungswesen bestehen, werden dabei berücksichtigt. Der Datenbestand kann für mehrere Jahre in einem Rutsch erzeugt werden. Die notwendigen Daten sind alle über ReWe erreichbar und Würgarrounds könnten entfallen. Damit müssen auch keine Pseudobenutzer erzeugt werden. Für Liebhaber der DVD / Archivzwecke bleibt die DVD-Bestellmöglichkeit erhalten.

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Wie gesagt, mag das beim IT-Experten und entsprechenden Größenordnungen vielleicht zutreffen.

Der doofe "nur" Steuerberater wie ich ist aber normalerweise kein IT-Experte, der solche Dinge mal eben abfrühstückt. Meiner Erfahrung nach kann ein nicht ganz unbedeutender Anteil der DATEV-Nutzer schon mit den Standardanwendungen nicht richtig umgehen, da sind Rechtevergabestrategien schon eine große Herausforderung.

Wenn dann am Ende der Prüfer doch auf den gesamten Mandantenbestand zugreifen kann - prost Mahlzeit...

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Wer es schafft, eine Archiv DVD aus Rechnungswesen abzurufen, der ist auch in der Lage, die Daten über andere Programmpunkte zu exportieren.

Ich hatte erst gestern wieder das Vergnügen, Anlagebuchungssätze von mehreren Jahren festzuschreiben, dann alles senden, Passwörter immer wieder eingeben. Eine halbe Stunde ist da rum wie nix - und das nur für einen Mandanten.

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Was ist denn mit den unangekündigten "spontanen" Umsatzsteuer- / Lohnsteuernachschauen oder Zollprüfungen`?

Da kann ich nicht erst drei Tage warten bis die DVD per Post kommt, da muss was kurzfristiges - einfaches - von der Datev ermöglicht werden. Ähnlich einer Bestandssicherung inkl. Belege egal ob DMS oder DUO was ich kurzfristig erstellen kann. 

Ein Problem wird bzgl. der Dateigröße des Bestandes dann bleiben. Dieser kann sicher nicht als Mail versandt werden, da müsste es dann einen Link zum Download vom Datev RZ geben - Problem auch hier wird sein das es dann nur mit SmartLogin oder SmardCard möglich sein wird den Link aufzurufen......

@metalposaunist 

Das mit dem Prüferprofil erscheint mir aktuell auch am schnellsten zu gehen, bleibt je nach System die Frage ob das Extraprofil dann auch Extrakosten (ASP, Offfice, Datev,...) verursacht werden die natürlich dann jeden Monat anfallen......

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Im Falle von Nachschauen steht man erst einmal da.

Mich interessiert, welches Vorgehen die DATEV bei einem solchen Szenario sieht.

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für den Fall, dass Dokumente spontan benötigt werden gibt es im DUO immer noch die Möglichkeit diese als PDF zu exportieren.

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Jetzt ist genau mein worst case eingetreten. Der Prüfer steht gleich vor der Tür und die DVD, die schon letzte Woche hätte ankommen sollen ist nicht da.

Ich bekomme ja nur 100 exportiert? Jedoch kann ich ja nicht mal sukzessive die Belege exportieren!?

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Hallo, 

damit ich Ihr eiliges Anliegen schnellstmöglichst klären kann, wenden Sie sich bitte über den Servicekontakt an den Programmservice Rechnungswesen und nehmen bezug auf die Community und auf mich. 

Vielen Dank! 

Mit freundlichen Grüßen, 

DATEV eG

Selina Gottwald 

Programmservice Rechnungswesen (FIBU) 

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Hallo, 

nach 1,5 Arbeitstagen hat sich das Thema erledigt. 
Die Hotline hatte leider keinen Rat. 

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Und was hat der Prüfer gesagt?

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Ein Mitarbeiter musste Ihm permanent Belege ausdrucken. 
Die DVD wird im Nachgang noch zur Verfügung gestellt. 

Das ist noch zu de Grundproblematik am 02.03. dazugekommen... 

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Ach du sch**** 😞

Gibts das schon als Datev Idea? Da muss @datev aber nochmal ran - oder wird das mit Nachdigal irgendwie möglich sein?

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Aber was sprach dagegen, den Prüfer mit Rechner und SmartLogin zu versehen, damit er selbst die Belege auf einen Wechseldatenträger herunterlädt?

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Wenn der Prüfer spontan kommt und der Admin nicht da ist, kanns keiner konfigurieren.

Auch mit Standardrechten kann der Prüfer mehr als nur die Belege einsehen. Gibt Leute die wollen das nicht.

Und dann muss man dem Prüfer auch noch DUO zeigen und erklären........

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Das ist leider die Preispolitik der DATEV. Ich halte die Preise für eine DVD absolut überteuert, zumal man das (wenn es denn endlich mal möglich sein sollte) schnell und einfach (wenn das Programm dazu endlich einmal bereitgestellt werden würde) selbst am eigenen Netzwerk machen könnte.

Aber dies scheint eine Cash-Cow der DATEV zu sein, die so schnell nicht frei gelassen wird.

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Alter Thread, ich weiß. Vielleicht darf ich trotzdem nochmal ein paar Verständnisfragen zum Thema Prüferuser stellen:

Da Kanzlei-Rechnungswesen keine Cloud-Lösung ist, muss der Prüfer ja praktisch in der Kanzlei sitzen, um Belege zu einer Buchung finden zu können? Oder richtet man für den Prüfer einen mobilen User ein?

Exportierte GDPdU-Daten enthalten ja keine Verknüpfung zu Belege online?

Kann man die Rechte des Prüfer-Users auf kleinere Zeiträume, also weniger als ein Wirtschaftsjahr, begrenzen, z. B. für USt-Sonderprüfungen?

Kleine Kanzleien oder EDV-Spezialisten haben manchmal blöde Fragen, aber vielleicht hast du ja Lust, zu antworten...

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Hallo, 

Einschränkungen auf weniger als 1 Jahr ist über die Rechteverwaltung nicht möglich. Nur in der Archiv-DVD kann der Zeitraum auf weniger als 1 Jahr eingeschränkt werden. 

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@Selina_Gottwald 

und was macht die generelle Bereitstellung von Daten bei einer (unangekündigten) Prüfung?

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Hallo, 

aktuell arbeiten wir an einer zukünftigen Online-Bereitstellung der Prüfungsdaten. Durch den Entfall von Postlaufzeiten, … können hierdurch – bspw. im Zuge einer unangekündigten Prüfung – kurzfristig die Prüfungsdaten zur Verfügung gestellt werden.

Sobald wir hier erste Informationen bzgl. der Umsetzung haben, wird eine zentrale Kommunikation erfolgen.

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Ich warte immer noch auf die Möglichkeit eine Archiv-DVD selbst in der Kanzlei erstellen zu können, die die Belege (entweder aus UO oder der lokalen Dokumentenverwaltung) mit speichert. Technisch sicherlich keine große Herausforderung, aber ich befürchte, dass die DATEV diese lukrative Geschäft mit der ARCHIV-DVD nicht aus der Hand geben möchte........