Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
ich bin im Bereich Finanzbuchhaltung in einer Steuerkanzlei tätig und betreue einen Mandanten, der regelmäßig über Amazon bestellt. Im Rahmen der Belegverarbeitung stoßen wir auf wiederkehrende Probleme, bei denen ich mich über einen kollegialen Austausch freuen würde.
Ausgangslage:
Der Mandant bestellt regelmäßig über Amazon (teilweise Amazon selbst, überwiegend jedoch Marketplace-Händler).
Ich habe Zugriff auf das Amazon-Konto und lade die Belege manuell herunter.
Die Belege werden anschließend über DATEV Unternehmen online hochgeladen und dort dem digitalen Belegbestand zugeführt.
Problemstellung:
Erst im Rahmen der Buchung in Kanzlei-Rechnungswesen fällt regelmäßig auf, dass mehrere Rechnungen unterschiedlicher Lieferanten in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst sind.
Diese Sammelbelege enthalten oft Positionen mit unterschiedlichen umsatzsteuerlichen Qualifikationen (z. B. verschiedene USt-ID-Nummern, innergemeinschaftliche Erwerbe, Drittlandbezug etc.).
Die erforderliche Trennung der Geschäftsvorfälle macht eine manuelle Aufteilung der PDF-Dateien notwendig, was im laufenden Prozess zu erheblichem Mehraufwand führt.
Meine Fragen an die Community:
Haben Sie ähnliche Erfahrungen mit solchen Sammelbelegen aus Amazon-Bestellungen, insbesondere im Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen online?
Gibt es praxisbewährte Lösungsansätze, wie dieser Mehraufwand reduziert werden kann (z. B. durch bestimmte Einstellungen bei Amazon Business oder durch unterstützende Tools)?
Kommen in Ihrer Kanzlei Tools wie GetMyInvoices, Domonda oder vergleichbare Anwendungen zum Einsatz, die Belege ggf. vorab aufteilen oder strukturieren können?
Gibt es Hinweise, ob Amazon die Möglichkeit bietet, Einzelrechnungen pro Bestellung oder Händler standardmäßig zu generieren, um solche Konstellationen zu vermeiden?
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen und danke im Voraus für den fachlichen Austausch!
Hallo,
ist das Kauf auf Rechnung, SEPA oder wird selbst überwiesen?
Das hängt am Einkaufsverhalten des Mandanten. Alles was in einem Warenkorb ist, kann auf einer Rechnung landen.
Die Lösung ist dementsprechend, dass der Mandant schon im Warenkorb am besten nur ein Produkt hat.
Zum Abruf Getmyinvoices oder Invoicefetcher, die machen beiden einen guten Job. Bei der Belegablage handelt es sich um Grundaufzeichnungen, daher ist es grds. der Job des Mandanten, die Rechnungen ordentlich abzulegen. Wenn wir das tun, sind das Sekretariats-Dienste (=besonders teuer). Das Hochladen passiert hoffentlich NICHT über Unternehmen online sondern über ein geteiltes Netzlaufwerk, auf dem der DATEV Belegtransfer aktiv ist!?
Im übrigen muss man nicht unbedingt die PDF Dateien splitten, stattdessen den Buchungssatz splitten und mehrere Belege zusammenlassen. Nicht so schön, aber erfüllt weiterhin die Anforderung "retrograde" Prüfbarkeit und ist in Rechnungswesen integriert.
Einfache Anbindung aller Mandanten ans DMS mit meineKanzlei.io
Kollegenseminar buchen: Next Level Digitalisierung mit DATEV
Vielen Dank für die ausführliche Darstellung – ich möchte gerne unsere Erfahrungen ergänzen, insbesondere zur praktischen Umsetzung bei Amazon-Bestellungen.
Bei uns läuft der Belegimport über DATEV Belegtransfer, daher ist eine Vorab-Sichtung oder Trennung der PDF-Dateien vor dem Hochladen nicht möglich. Genau hier entsteht das Problem: In vielen Fällen sind mehrere Einzelrechnungen (von unterschiedlichen Amazon-Lieferanten mit jeweils eigener USt-ID) in einer PDF-Datei zusammengefasst, was eine automatische und korrekte Weiterverarbeitung deutlich erschwert.
Das manuelle Aufsplitten der Buchungssätze kommt für uns nicht infrage, da wir den DATEV Buchungsautomat nutzen möchten. Ziel ist es, eine durchgängige Automatisierung zu erreichen – einschließlich der korrekten Anlage von Kreditoren mit vollständig befüllten Adressdaten.
Angesichts der Tatsache, dass sich Amazon- Rechnungen nicht täglich ändern, wäre dies aus meiner Sicht eine realistische Anforderung an die DATEV-KI.
Ich spiele aktuell mit dem Gedanken, alternativ den Upload über DATEV Unternehmen online abzuwickeln, um dort vorab auf Belegebene eingreifen zu können. Das ist allerdings ein zusätzlicher Aufwand.
Meine Frage dazu:
Gibt es seitens DATEV oder in der Community Erfahrungen oder automatisierte Ansätze, wie mit typischen Amazon-Multi-Belegen und den daraus resultierenden "Wegwerf-Kreditoren" mit USt-ID besser umgegangen werden kann?
GetMyInvoices und Invoicefetcher schaue ich mir gern an – danke für den Hinweis!
ist das Kauf auf Rechnung, SEPA oder wird selbst überwiesen?
Es handelt sich um Bankeinzug, also die Zahlungen erfolgen automatisch per Lastschrift durch Amazon. Die Verwendungszwecke sind in der Regel sauber strukturiert und enthalten die Amazon-Referenzen, sodass die DATEV-KI die Zuordnung zu den per Buchungsautomat erfassten Belegen eigentlich problemlos vornehmen <sollte> – zumindest in den meisten Fällen.
@martinkolberg schrieb:
ist das Kauf auf Rechnung, SEPA oder wird selbst überwiesen?Es handelt sich um Bankeinzug, also die Zahlungen erfolgen automatisch per Lastschrift durch Amazon. Die Verwendungszwecke sind in der Regel sauber strukturiert und enthalten die Amazon-Referenzen, sodass die DATEV-KI die Zuordnung zu den per Buchungsautomat erfassten Belegen eigentlich problemlos vornehmen <sollte> – zumindest in den meisten Fällen.
Es ist nicht der Job der KI, hinter "Schlampen" aufzuräumen. Es liegt an Amazon, hier endlich ordentliche eRechnungen(!) bereitzustellen - so wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Stattdessen gibts so einen Quatsch und wir sollen es aufräumen...
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Es ist nicht der Job der KI, hinter "Schlampen" aufzuräumen. Es liegt an Amazon, hier endlich ordentliche eRechnungen(!) bereitzustellen - so wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Stattdessen gibts so einen Quatsch und wir sollen es aufräumen...
Wer kann Amazon eigentlich verbindlich dazu bewegen, gesetzeskonforme eRechnungen bereitzustellen – also für jede Buchung eine einzelne PDF, idealerweise im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format?
Es kann doch nicht sein, dass wir als Kanzleien oder Mandanten täglich diesen Beleg-Müll händisch sortieren und aufbereiten müssen, während Amazon (trotz mehrfacher Hinweise) weiter Sammelabrechnungen oder unvollständige PDFs ohne Bestellbezug liefert.
Gibt es bekannte Stellen (z. B. Finanzbehörden, Bundesnetzagentur, Verbraucherschutz etc.), die man hier einschalten kann oder die schon tätig geworden sind?
Oder bleibt es an der Berufspraxis hängen, den Druck aufzubauen?
Solche „Beleg-Wüsten“ stehen doch völlig im Widerspruch zu den Anforderungen der GoBD und den Erwartungen an Digitalisierung und Automatisierung.