Umwandlung von farbigen in schwarze-weiße PDFs

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Hallo alle zusammen,

ich habe eine Frage zur Umwandlung von farbigen in schwarz/weiße PDFs.

Hintergrund der Frage

Wir wollen nur schwarz/weiße Belege zur DATEV ins RZ schicken wegen den Speichergebühren.

Sachverhalt

Mandanten haben in ihren Warenwirtschaftssystemen oft Ausgangsrechnungen farbig abgespeichert. Wenn diese nun auf Knopfdruck alle in den Belegtransfer übergeben werden, ist das Problem, dass im Belegtransfer eine Umwandlung von farbigen in schwarz/weiße PDFs nicht möglich sind. Die uns bisher bekannt einzige Möglichkeit besteht darin, den Beleg einzeln über drucken in eine schwarz/weiße PDF umzuwandeln. Uns ist nicht bekannt, dass das mit mehreren PDFs möglich ist. Einzeln ist das zu zeitaufwendig, wenn man mehrere hundert Ausgangsrechnungen pro Monat hat. Ausdrucken und wieder einscannen ist für uns auch keine Lösung.

Frage

Hat jemand eine Idee, wie man größere Mengen an farbigen PDFs in schwarz/weiße PDFs umwandelt und dann in den Belegtransfer übergibt. Da muss es doch ein Programm dazu geben. Wie macht Ihr das? Das Problem hat doch jeder, der eine Warenwirtschaft nutzt oder der farbige PDFs als Rechnung per Mail erhält.

Vielen Dank im Voraus.

fefe

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Das Problem hat doch jeder, der eine Warenwirtschaft nutzt oder der farbige PDFs als Rechnung per Mail erhält.

Das kommt ganz auf die Größe der PDF an. Wenn da nicht allzu viel Farbe drin ist, würde ich den Aufwand scheuen.

Anders: Ich denke, Sie haben die Größe in Farbe und nach dem Drucke in SW schon verglichen und hochgerechnet, sodass am Ende die Ersparnis noch immer existiert, wenn man die Belege umwandelt?

Auch mit einem Programm, dass das massenweise kann, ist es min. 1 Schritt mehr.

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Meiner Ansicht geht das nur immer für einzelne Dateien. Ich finde, dass die Belegbereitstellung eine Aufgabe des Mandanten und nicht eine Aufgabe der Kanzlei ist. Es muss ja schließlich im Interesse des Mandanten liegen, so wenig Speicherplatz wie möglich im RZ zu verbrauchen; er zahlt ja dafür.

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Wenn Sie so argumentieren, kann der Mandant ja auch die Belege in SW bereitstellen bzw. in seiner Warenwirtschaft den Export auf SW mal prüfen .

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Ist das zulässig i.S.d. GoBD? Wenn der Originalbeleg digital ist und in Farbe vorliegt, kann man ihn ja nicht plötzlich in schwarz/weiß weiterverarbeiten. Oder?

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Hallo Herr Böhnke,

eine sehr gute Frage. Ich weiß es nicht. Wie sehen es die Anderen? Wenn es jemand genau weiß (am besten mit Fundstelle), würde mich das brennend interessieren.

Beste Grüße

fefe

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Gebe ich Ihnen Recht. Aber wenn man ihn in SW ausdruckt und eingescannt, ist es wieder möglich? Oder hat das bei bereits digitalen Belegen dann keine Belange mehr.

Wünschte, da gäbe es ein Info-DB Dokument der DATEV zu.

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Es ist zulässig, sofern die Farbe nur da ist um schön auszusehen. Wenn negative Beträge bspw. ohne Minus-Zeichen in rot dargestellt werden, wäre es nicht zulässig, im Allgemeinen ist das kein Problem.

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Ich war auch mal auf der Suche nach einem Tool, das aus riesigen farbigen pfd's kleine in s/w macht. Ich bin auf das Programm eCopy pdf Pro Office aus dem Haus Nuance gestoßen.

Das Programm hat auch einen Batch-Modus, mit dem man allerdings nur in das TIFF-Format konvertieren kann.

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Hallo,

wir haben Ihren Wunsch in unserem GoBD Überblick in der  Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1080608  im Kapitel 4.3.7 schon erfüllt

Viele Grüße

Silvija Radicek

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Wo ist der Gewinn, wenn man jeden Beleg vorher einmal händisch noch nachbearbeiten muss?

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Wo ist hier der Workflow? Wo die Effizient? Wo der durchgängige digitale Prozess?

Naja, wenn es denn ein Programm gibt, kann man das sicherlich auch automatisieren. Also ähnlich wie im Belegtransfer: wenn im Ordner XY *.PDFs liegen, dann öffne, drucke mit den Einstellungen aus, speichere im Belegtransferordner, fertig.

Aber kenne so ein Programm leider nicht. Noch fehlen ja auch Angaben zur Belegmenge und Größe.

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Ich hab das gleiche Problem.

Ad 1: ich finde es suboptimal, dass DATEV hier keine Lösung anbietet. Facebook kann das ja auch (Ich weiß jetzt kommt wieder das mimimi, dass die kein GoBD müssen. Bitte nur als Beispiel verstehen)

Ad 2: ich hab mir eine Batch mit einem PDF-Kompiriierungorgramm geschrieben, der wandelt das um und verkleinert das. Leider kann er nicht von Farbe in Graustufe. Von Farbe in S/W habe ich getestet, das ist aber von der Darstellung her sehr einfach und hat mir nicht gefallen.

Ad 2.1: wenn jemand einen Programm kennt das mitels Batch PDFs aus Farbe in Graustufen umwandeln kann, würde ich mich sehr dafür interessieren.

Programm heisst "PDFVerkleinerer" von CadKas --> Google hilft weiter

Batch-Code:

set InputFolder=O:\Datev\RgGlimsAusgang\2018

set OutputFolder=O:\Datev\RgGlimsAusgang\Optimiert

set BackupFolder=O:\Datev\RgGlimsAusgang\Backup

set Programm=C:\Program Files (x86)\PDF Verkleinerer 2\PDFVerkleinerer.exe

set logfile="O:\Datev\gescant\Backup\backuplog.txt"

echo Konvertierung gestartet %date% - %time% >> %logfile%

for /R %InputFolder% %%a in (*.pdf) do (

"%Programm%" "%%a" "%OutputFolder%\%%~nxa" 0 7 300 >> %logfile%

xcopy "%%a" %BackupFolder% /c /r /y

del "%%a" /Q /f)

pause

[#14]

Ich würde es einmal mir IrfanView versuchen. Das kann auch im Batchbetrieb genutzt werden. An dieser Stelle möchte ich auch noch einmal an den  PDF-XChangeviewer erinnern. Das Tool ist genial und kann IMO auch im Batch genutzt werden.

Ich habe aber jetzt keine Zeit/Lust zu recherchieren. Einfach einmal googeln. Da gibt es bestimmt haufenweise Infos.

Gruß A. Martens

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michael​​: Ich glaub genau die Einstellung führt dazu, dass in DUO nix passiert.

Warum auch? es ist ja das Problem des Mandanten.

Der Mandant kann Zahlen.

Der Mandant kann sich mit halbfertigen Bankmodulen rumärgern.

Der Mandant kann sich mit den Ausfallzeiten abfinden.

Der Mandant kann sich mit einem Beleguploud abfinden.

die Liste könnte verlängert werden.